Trọn bộ 10 câu hỏi phỏng vấn hành chính nhân sự ứng viên nên biết
Hành chính nhân sự được coi là “mắt xích” quan trọng trong công ty, bất kể quy mô lớn hay nhỏ cũng cần đến vị trí này. Chính bởi vậy mà một bộ câu hỏi phỏng vấn hành chính nhân sự sẽ rất cần thiết cho nhà tuyển dụng và ứng viên tham khảo để lựa chọn được nhân tố sáng giá.
Hãy tham khảo trọn bộ 10 câu hỏi phỏng vấn vị trí hành chính nhân sự cùng trong bài viết dưới đây nhé!
7 Câu hỏi phỏng vấn nhân viên hành chính nhân sự cơ bản
Khi bắt đầu cuộc phỏng vấn, nhà tuyển dụng có thể hỏi những câu hỏi phỏng vấn cơ bản như: sự hiểu biết của ứng viên về ngành nhân sự, điểm mạnh điểm yếu, kinh nghiệm, kỹ năng của ứng viên, v.v..
Câu 1: Bạn biết gì về công việc hành chính nhân sự? Tại sao bạn ứng tuyển vào vị trí này?
Đây là câu hỏi mà nhà tuyển dụng sẽ đánh giá được bạn quan tâm đến nghề thế nào và khả năng đánh giá, thu thập thông tin của bạn.
Để trả lời câu hỏi này tốt, bạn nên tìm hiểu kỹ càng các thông tin về hành chính nhân sự. Hỏi han các anh chị, bạn bè trong nghề để biết rõ thực tế công việc. Hoặc đơn giản hơn là lên tìm kiếm các trang tuyển dụng để xem những mô tả công việc hành chính nhân sự của các công ty ra sao.
Đồng thời việc đưa ra những mục tiêu nghề nghiệp, kỹ năng của bạn phù hợp với công việc, sẽ là cách để bạn ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng.
Câu trả lời mẫu:
Công việc hành chính nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo các hoạt động của bộ máy nhân sự của công ty diễn ra trôi chảy. Đồng thời nhân viên hành chính nhân sự góp phần vào xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
Tôi đã có kinh nghiệm và kiến thức vững về các quy trình hành chính nhân sự như quản lý thông tin nhân viên, kỹ năng xử lý các vấn đề nhân sự liên quan đến lương thưởng, chế độ, bảo hiểm, cũng như hỗ trợ trong quá trình tuyển dụng và đào tạo nhân sự mới. Tôi tin rằng vị trí này sẽ cung cấp cho tôi cơ hội phát triển kỹ năng và đóng góp tích cực vào sự thành công của công ty. Đồng thời, tôi cảm thấy hứng thú và tự tin vào năng lực của mình có thể đóng góp xây dựng bộ máy nhân sự vững mạnh của công ty.
Câu 2: Điểm mạnh và điểm yếu của bạn là gì?
Một dạng câu hỏi giúp nhà tuyển dụng có thể khai thác phần nào về con người, năng lực của ứng viên.
Bởi vậy khi trả lời câu hỏi này bạn cần làm nổi bật được điểm mạnh sẽ giúp ích cho công việc. Đồng thời không nên đưa những điểm yếu gây bất lợi, hay câu trả lời quá chung chung đại trà.
Bạn có thể áp dụng cách trả lời như trong mẫu dưới đây:
Điểm mạnh của tôi là khả năng quản lý thời gian tốt. Tôi ít khi trễ hẹn. Tôi luôn chú trọng đến việc lập kế hoạch và sắp xếp công việc hiệu quả. Ngoài ra tôi là người kiên trì luôn cố gắng tìm hiểu gốc rễ của vấn đề.
Điểm yếu của tôi là thường tập trung cao độ vào công việc khi có dự án mới nên tôi thường xao nhãng trong việc chăm sóc bản thân, không thường xuyên rèn luyện thể chất. Tuy nhiên tôi đã nhận ra vấn đề này và đang học cách thiết lập ranh giới rõ ràng giữa công việc và cuộc sống cá nhân, cũng như sắp xếp thời gian một cách hiệu quả.
Câu 3: Theo bạn, kỹ năng mềm nào quan trọng đối với nhân viên hành chính nhân sự?
Với vị trí hành chính nhân sự, kỹ năng mềm rất quan trọng, đánh giá được khả năng giải quyết vấn đề, cũng như khả năng quản lý nhân sự.
Đối với câu hỏi này, bạn nên đưa ra những kỹ năng liên quan đến vị trí hành chính nhân sự có thể kể đến như:
- Kỹ năng giao tiếp
- Kỹ năng lắng nghe
- Kỹ năng đánh giá, đàm phán…
Bạn có thể liệt kê thêm nhiều những kỹ năng khác vì vị trí này đòi hỏi “đa kỹ năng” để giúp bổ trợ nhiều trong công việc.
Tuy nhiên, lưu ý nhỏ ở đây là bạn nên nêu những kỹ năng mềm là điểm mạnh của bạn, không nên lan man quá nhiều. Vì rất có thể, nhà tuyển dụng sẽ hỏi những điểm mạnh bạn nêu ra nhưng bạn lại không có. Điều này rất khó xử và sẽ ghi dấu không tốt với nhà tuyển dụng.
Câu trả lời mẫu
Theo quan điểm của tôi, một nhân viên hành chính nhân sự cần sở hữu những kỹ năng mềm sau đây:
- Thứ nhất, khả năng giao tiếp. Việc giao tiếp hiệu quả không chỉ giúp tôi tương tác tốt với đồng nghiệp và nhân viên mà còn giúp tôi hiểu được nhu cầu, mong muốn của họ. Từ đó giúp tôi có thể kịp thời hỗ trợ, giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả nhất.
- Thứ hai, là khả năng lắng nghe. Bằng cách lắng nghe chân thành, cởi mở giúp tôi nắm bắt được tình hình tổ chức một cách chi tiết hơn, đồng thời giúp tôi xây dựng môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ cho mọi người
- Thứ ba, kỹ năng đánh giá và đàm phán cũng rất quan trọng đối với một nhân viên hành chính nhân sự. Việc nhìn nhận khách quan, đa chiều để đưa ra đánh giá chính xác tạo điều kiện đem lại cách giải quyết hiệu quả. Đồng thời việc đàm phán giúp tôi xử lý các tình huống xung đột, tạo ra môi trường đàm phán tích cực, mọi người đều cảm thấy hài lòng và tôn trọng.
Câu 4: Bạn hãy chia sẻ về kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực hành chính nhân sự của mình. Những đầu việc bạn đã làm ở công việc trước đó
Khi đặt ra câu hỏi phỏng vấn hành chính nhân sự này, nhà tuyển dụng muốn kiểm tra năng lực, kinh nghiệm của bạn như thế nào.
Để trả lời câu hỏi này bạn cần chia sẻ quá trình làm việc trước đó, những nhiệm vụ cụ thể và đặc biệt nêu bật những kết quả mà bạn đã đạt được. Đồng thời đưa ra những tình huống cụ thể mà bạn đã sử dụng những kỹ năng của mình để xử lý vấn đề như việc giảm thiểu thời gian xử lý hồ sơ nhân viên, cải thiện quy trình đào tạo, hoặc thúc đẩy sự hài lòng của nhân viên về chính sách phúc lợi.
Câu trả lời mẫu
Tôi có hơn 4 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính nhân sự, trong đó tôi đảm nhận quá trình tuyển dụng và đào tạo cho hơn 50 nhân viên mới. Đồng thời tôi cũng tham gia vào việc truyền thông nội bộ, triển khai các chương trình phúc lợi nhằm tăng cường sự hài lòng của nhân viên và tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên đến 80% trong 2 năm liên tiếp.
Xem thêm: TOP 5 phần mềm kế toán được sử dụng phổ biến hiện nay
Câu 5: Theo bạn thế nào mà môi trường làm việc lý tưởng?
Với câu hỏi này nhà tuyển dụng muốn biết ứng viên có phù hợp với môi trường, văn hóa của công ty hay không. Hơn nữa với vai trò của nhân viên hành chính nhân sự là người đóng góp vào việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp, nên khi đặt câu hỏi phỏng vấn này nhà tuyển dụng muốn biết xu hướng xây dựng môi trường làm việc mà bạn sẽ tạo dựng ở công ty.
Câu trả lời mẫu:
Đối với tôi, môi trường làm việc lý tưởng là nơi mà mọi người được tôn trọng và ghi nhận. Môi trường mà mọi người hợp tác, hỗ trợ cùng nhau phát triển. Đồng thời sự nỗ lực của mỗi cá nhân đều được ghi nhận, giúp tạo động lực để phát triển bản thân cũng như đóng góp vào sự thành công của tổ chức.
Câu 6: Bạn có thể đóng góp gì cho công ty khi ứng tuyển vào vị trí nhân viên hành chính nhân sự?
Chắc hẳn doanh nghiệp nào cũng mong muốn tuyển được người có sự đóng góp tích cực cho sự phát triển chung. Vậy nên nhà tuyển dụng rất kỳ vọng vào sự cống hiến của bạn đối với sự phát triển của công ty như thế nào.
Câu hỏi này là cơ hội để bạn tự tin vào điểm mạnh, kiến thức, kỹ năng của mình cũng như mức độ phù hợp của bạn với công việc. Tuy nhiên bạn nên lưu ý không nói lan man dài dòng, mà hãy thật ngắn gọn, súc tích.
Câu trả lời mẫu:
Nếu được chọn tôi tin rằng với những kinh nghiệm, kỹ năng tích lũy được sẽ giúp tôi tạo ra giá trị cho công ty. Cụ thể là tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, giảm thiểu thủ tục và thời gian tuyển dụng để cải thiện hiệu quả, giảm chi phí tuyển dụng. Đồng thời, thúc đẩy sự hài lòng của nhân viên thông qua việc triển khai các chính sách phúc lợi linh hoạt và chương trình đào tạo nội bộ. Bằng những kỹ năng giao tiếp, kỹ năng đàm phán, quản lý thông tin nhân viên sẽ giúp tôi tạo ra các giải pháp quản lý nhân sự hiệu quả.
Câu 7: Bạn đang tìm kiếm những thách thức gì ở công việc này?
Đây là một câu hỏi mà nhà tuyển dụng muốn nghe về sự cầu tiến của bạn trong công việc, đồng thời hiểu được mức độ bạn quan tâm đến công việc thế nào. Ví dụ bạn hãy thử nghĩ và viết ra những trải nghiệm công việc sắp tới tại công ty mới để thử thách bản thân có đạt được những yêu cầu của công việc mà mình kỳ vọng hay không. Từ đó rút ra bài học cho bản thân và đưa ra hướng giải quyết.
Câu trả lời mẫu:
|
Tôi muốn đối mặt với các tình huống mới, những vấn đề phức tạp trong mối quan hệ giữa con người, để từ đó có thêm trải nghiệm và kinh nghiệm phát triển bản thân tốt hơn. Từ đó sẽ giúp tôi có những sáng kiến, đề xuất để xây dựng bộ máy nhân sự ngày càng vững mạnh, tinh nhuệ, đóng góp vào sự thành công của công ty. |
Bộ 10 câu hỏi phỏng vấn đánh giá năng lực của ứng viên hành chính nhân sự
Để có thể khai thác thông tin của ứng viên, nắm bắt khả năng đáp ứng công việc, sự am hiểu của ứng viên thì dưới đây là bộ câu hỏi phỏng vấn vị trí hành chính nhân sự thường được các nhà tuyển dụng sử dụng.
Câu 1: Hãy kể tên một trang tuyển dụng mà bạn biết. Đánh giá của bạn như thế nào về trang tuyển dụng đó?
Đây là một câu hỏi khá bất ngờ với nhiều ứng viên nhưng nếu bạn làm trong lĩnh vực tuyển dụng thì nên lưu ý. Câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng đánh giá được mức độ quan tâm, yêu thích của bạn về công việc. Đồng thời thể hiện được nhiều kỹ năng mềm của ứng viên như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng phân tích vấn đề, kỹ năng tìm hiểu thông tin, kỹ năng đánh giá.
Vì thể hiện được nhiều kỹ năng của bạn, nên trước đó bạn hãy tìm hiểu những trang tuyển dụng miễn phí phổ biến, cập nhật các thông tin, so sánh và đánh giá với nhau để đưa ra lời nhận xét khéo léo.
Cách trả lời mẫu:
|
Một số trang tuyển dụng nổi tiếng mà tôi biết là TopCV, VietnamWorks và LinkedIn. Trong các trang tuyển dụng thì tôi đánh giá cao nhất về trang tuyển dụng của TopCV vì đây là trang web cung cấp nền tảng thuận tiện cho nhà tuyển dụng để tìm kiếm và tiếp cận các ứng viên chất lượng, phù hợp với các doanh nghiệp tổ chức. |
Câu 2: Để gắn kết các nhân viên trong công ty, bạn sẽ làm thế nào?
Thông qua câu hỏi này nhà tuyển dụng muốn biết được khả năng tổ chức và lên ý tưởng của bạn ra sao. Để trả lời câu hỏi này, bạn hãy nhớ không gì thay thế được sự tương tác cá nhân giữa người với người. Đây là điểm cốt lõi trong lĩnh vực hành chính nhân sự. Dựa vào đó bạn hãy sáng tạo những ý tưởng của riêng mình để nhà tuyển dụng đánh giá cao.
Bạn cũng có thể đề xuất sử dụng công nghệ để hỗ trợ quá trình này – như phần mềm quản lý và gia tăng trải nghiệm nhân viên HappyTime. HappyTime không chỉ có đầy đủ các tính năng giúp doanh nghiệp quản trị nhân sự, mà còn ứng dụng Gamification để mang lại cảm giác “happy” cho nhân viên tại nơi làm việc, từ đó gia tăng sự gắn kết trong doanh nghiệp.
Hiện HappyTime đang miễn phí phí sử dụng cho cho các doanh nghiệp dưới 50 nhân sự. Hãy đăng ký ngay để được TƯ VẤN & TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ.
Câu 3: Đặc thù công việc hành chính nhân sự thường sẽ lặp đi lặp lại những kiện văn thư, giấy tờ. Vậy bạn sẽ duy trì động lực của mình thế nào để làm việc tích cực?
Câu hỏi này sẽ cho thấy bạn có phải là người tâm huyết và quyết tâm với công việc hay không. Từ đó, các nhà tuyển dụng sẽ biết được định hướng công việc cụ thể và khả năng tự tạo động lực để cải thiện hiệu suất, phát triển bản thân của bạn. Vì thế, bạn cần thể hiện sự yêu thích của bạn với lĩnh vực này ra sao để bạn tạo động lực, nhìn nhận vấn đề và đưa ra phương hướng điều chỉnh công việc.
Câu trả lời mẫu:
Đối với tôi, những văn thư, văn kiện, giấy tờ không chỉ là nhiệm vụ trong công việc mà còn là những tài liệu đóng góp vào hoạt động vận hành của công ty. Tôi luôn quan niệm dù các nhiệm vụ có lặp đi lặp lại nhưng đây là cơ hội để cải thiện và tối ưu quy trình làm việc, đóng góp vào sự phát triển của công ty. Đó chính là động lực thúc đẩy bản thân mình phát triển tốt hơn mỗi ngày.
>> Nhân viên hành chính nhân sự là gì? Chi tiết công việc và kỹ năng
TOP 5 phần mềm kế toán được sử dụng phổ biến hiện nay
Câu 4: Theo bạn, đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên nên thực hiện bao nhiêu lâu một lần? Ai sẽ đánh giá hiệu suất này?
Đối với nhà tuyển dụng khi đặt câu hỏi này họ mong muốn một ứng viên có khả năng phân tích và giải quyết vấn đề, cũng như đưa ra đề xuất giải pháp phù hợp với nhu cầu của công ty.
Việc đánh giá hiệu suất của nhân viên trong công ty là công việc quan trọng trong việc thúc đẩy động lực làm việc của nhân viên. Bởi vậy để trả lời câu hỏi này bạn cũng nên khéo léo đưa ra nhận định của cá nhân về việc đánh giá hiệu suất công việc.
Câu trả lời mẫu:
Theo tôi, việc đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên giúp tổ chức và cá nhân cùng nhìn nhận lại hiệu quả công việc để có sự hỗ trợ hay ghi nhận kịp thời. Tần suất đánh giá hiệu suất công việc còn phụ thuộc vào bản chất công việc, vị trí cụ thể. Tuy nhiên, hầu hết việc đánh giá hiệu suất nên diễn ra ít nhất 1 năm 1 lần để đảm bảo tính liên tục trong cải thiện và phát triển bản thân của mỗi cá nhân.
Câu 5: Làm thế nào để bạn đảm bảo thông tin nhân viên được bảo mật và tuân thủ theo các quy định về bảo mật thông tin?
Một trong những công việc của nhân viên hành chính nhân sự đó chính là tiếp cận với số lượng tài liệu lớn như hồ sơ nhân viên, hợp đồng, lương thưởng, chế độ, v.vv.. Bởi vậy khi đặt câu hỏi này, nhà tuyển dụng muốn biết khả năng bảo mật thông tin của ứng viên như thế nào, có đáng tin cậy và tuân thủ các quy định của công ty hay không.
Bạn nên đề cập đến sự am hiểu của mình về tầm quan trọng của việc bảo mật thông tin, thể hiện kinh nghiệm bạn đã trải qua giúp thông tin nhân viên được bảo mật như thế nào.
Câu trả lời mẫu:
Trong công việc trước đó tôi đã tham gia vào việc xây dựng quy trình và giải pháp đảm bảo thông tin nhân viên. Bằng cách sử dụng công nghệ thông tin, sử dụng hệ thống quản trị nhân sự và áp dụng các biện pháp mã hóa dữ liệu và quyền truy cập. Bên cạnh thiết lập các chính sách, quy trình rõ ràng về bảo mật thông tin, tôi còn thực hiện biện pháp kiểm tra định kỳ để đảm bảo tính hiệu quả của những công cụ bảo mật thông tin.
Câu 6: Cách bạn cập nhật những thay đổi trong luật lao động, luật liên quan đến tiền lương, bảo hiểm
Đây là câu hỏi dành cho vị trí đảm nhận công việc liên quan đến chính sách, chế độ, lương thưởng của người lao động, như vị trí C&B. Với câu hỏi này, nhà tuyển dụng muốn biết bạn có phải là người luôn cập nhật kiến thức, thông tin liên quan đến công việc hay không.
Câu trả lời mẫu:
Tôi luôn duy trì việc đọc các tài liệu liên quan đến luật lao động, các thông tin về chính sách tiền lương, bảo hiểm. Bên cạnh đó tôi cũng thường tham gia các khóa học, trao đổi trong các nhóm chuyên môn, thảo luận cùng đồng nghiệp về những thay đổi trong luật có ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động.
Câu 7: Bạn có kinh nghiệm sử dụng phần mềm nhân sự nào không? Bạn thích phần mềm nào nhất và tại sao?
Trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay, việc sử dụng phần mềm nhân sự là vô cùng cần thiết giúp quản lý thông tin, dữ liệu nhân sự dễ dàng. Đây cũng là câu hỏi để giúp nhà tuyển dụng kiểm tra mức độ hiểu biết, kinh nghiệm sử dụng phần mềm nhân sự.
Khi trả lời câu hỏi phỏng vấn này bạn nên nêu những tính năng của các phần mềm bạn đã sử dụng và kết quả bạn đạt được thông qua phần mềm. Còn nếu bạn chưa từng trải nghiệm thì cũng nên đưa ra những nền tảng hỗ trợ tốt nhất cho công việc. Nhà tuyển dụng sẽ đánh giá cao về mức độ hiểu biết của bạn.
Câu trả lời mẫu:
Trong quá trình làm việc của mình, tôi đã từng sử dụng các phần mềm nhân sự như: HappyTime, Workday và ADP.
Với HappyTime tôi có thể quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý giờ giấc chấm công dễ dàng. Còn đối với Workday tôi sử dụng để quản lý tuyển dụng cũng như chọn lọc ứng viên phù hợp. Và trong các phần mềm trên tôi thấy thích nhất tính năng của HappyTime giúp tôi tối ưu công việc quản lý nhân sự, chấm công. Đồng thời giao diện thân thiện giúp tăng cường sự hiệu quả và linh hoạt trong công việc.
Câu 8: Bạn quản lý thời gian và sắp xếp độ ưu tiên trong công việc như thế nào?
Kỹ năng quản lý thời gian là vô cùng cần thiết trong mọi vị trí, đặc biệt là vị trí hành chính nhân sự. Vậy nên khi được hỏi câu hỏi này bạn cần đưa ra phương pháp quản lý thời gian mà bạn áp dụng, cách xác định mức độ ưu tiên trong công việc và mô tả cách bạn đã thực hiện ra sao.
Câu trả lời mẫu:
Để quản lý thời gian hiệu quả tôi thường áp dụng nguyên tắc Pareto hay 80/20. Theo đó tôi sẽ tập trung vào các công việc có mức độ quan trọng nhất. Đồng thời tôi sử dụng công cụ lập kế hoạch để rút ngắn thời gian dành cho những công việc không quan trọng. Và để xác định được mức độ ưu tiên trong công việc, tôi thường bắt đầu bằng việc xem xét toàn bộ nhiệm vụ cần hoàn thành trong ngày và trong tuần, sau đó sẽ ưu tiên cho những việc quan trọng. Đến cuối ngày, tôi thường dành thời gian để đánh giá lại kế hoạch và điều chỉnh mức độ ưu tiên nếu cần thiết.
Câu 9: Bạn sử dụng phương pháp nào để thông báo cho nhân viên về các chính sách nhân sự, phúc lợi và các thông tin liên quan khác?
Phổ biến các chính sách nhân sự, quyền lợi của người lao động là công việc rất cần thiết của hành chính nhân sự. Do đó khi trả lời câu hỏi trên bạn nên mô tả các kênh truyền thông mà bạn sử dụng để thông báo tới cho nhân viên. Đồng thời bạn cũng cần đề cập đến cách thức thông báo và tần suất gửi thông báo để tất cả nhân viên có thể tiếp cận được.
Câu trả lời mẫu:
Để thông báo rộng rãi tới toàn thể nhân viên trong công ty về các chính sách nhân sự, phúc lợi và thông tin liên quan khác, đầu tiên tôi sử dụng email gửi thông báo về việc cập nhật cũng như thay đổi chính sách và quy trình của công ty. Bên cạnh đó tôi có sử dụng thêm bảng thông báo nội bộ và các nền tảng mạng xã hội để chia sẻ những thông tin, tài liệu hướng dẫn.
Xem thêm:
Cách Dùng Hàm COUNTIF, COUNTIFS Trong Excel
Cách viết email xin thực tập cho các bạn sinh viên chưa từng đi làm