Quỹ lương là gì? Tổng quỹ lương bao gồm những khoản nào?

Quỹ lương là một loại quỹ mà doanh nghiệp cần phải có trước khi bắt đầu hoạt động. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về bản chất và các quy định để xây dựng quỹ lương của doanh nghiệp. Vậy quỹ lương là gì? Tổng quỹ tiền lương bao gồm những khoản nào? cách xác định quỹ tiền lương trong doanh nghiệp ra sao? Trong bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết về câu hỏi quỹ tiền lương là gì? này nhé!

1. Quỹ lương là gì?

Quỹ lương là quỹ tiền được thiết lập bởi một tổ chức, đơn vị hay doanh nghiệp theo quy định của pháp luật, Quỹ lương được sử dụng để chi trả lương và tiền công đúng kỳ hạn cho tất cả nhân viên do tổ chức đó quản lý.
Quỹ lương bao gồm nhiều khoản tiền lương như lương cố định, lương thưởng, trợ cấp,… Tuy nhiên, khoản chủ yếu là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm việc thực tế.

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, quỹ tiền lương của một doanh nghiệp được phân thành hai loại cơ bản: tiền lương chính và tiền lương phụ. Việc này mang ý nghĩa quan trọng trong việc thực hiện công tác kế toán và phân tích tình hình sử dụng quỹ lương tại các doanh nghiệp.

2. Tổng quỹ lương bao gồm những khoản nào?

Quỹ tiền lương khoán bao gồm mức lương theo ngạch, bậc hay mức lương chức vụ, những khoản phụ cấp theo lương và những khoản đóng góp (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế hay kinh phí công đoàn…)

Quỹ tiền lương là tổng số tiền mà một doanh nghiệp, cơ quan hoặc tổ chức trả cho nhân viên theo số lượng và chất lượng lao động, bao gồm cả các khoản phục cấp được coi là tiền lương theo quy định của pháp luật. Cụ thể Quỹ tiền lương được chia thành 2 loại như sau:

Quỹ tiền lương chính:

• Tiền lương cứng: theo thời gian, sản phẩm và tiền lương khoán.
• Tiền lương tháng, ngày: theo thang lương nhà nước quy định.
• Tiền lương công nhật: cho lao động phù động.
• Tiền lương không đạt chuẩn.
• Tiền lương ngừng việc: do thiết bị hỏng hoặc thiếu nguyên liệu.
• Tiền lương đi công tác: cho nhiệm vụ nhà nước và xã hội.
• Tiền thưởng thường xuyên: KPI, hoa hồng, thưởng tháng, quý.
• Phụ cấp: tiền ăn trưa, xăng xe, tăng ca, làm thêm.
• Tiền nhuận bút, tiền giảng dạy.
• Các loại phụ cấp khác: làm đêm, dạy nghề, trách nhiệm, thâm niên.

Quỹ tiền lương phụ:

• Phụ cấp đặc biệt: cho lao động học nghề, công tác ở điều kiện đặc biệt.
• Tiền lương đi nghĩa vụ xã hội.
• Tiền lương nghỉ phép: hưởng theo chế độ.
• Tiền lương đi học: theo phân công của tổ chức

3. Quy định về chi trả lương và trích lập quỹ dự phòng tiền lương

Quỹ lương có ảnh hưởng trực tiếp đến quy định về cách tính thuế của doanh nghiệp, theo đó, một số khoản chi như tiền lương, tiền công và thưởng có thể không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.Căn cứ theo Thông tư số 96/2015/TT-BTC, doanh nghiệp có thể trích lập quỹ dự phòng cho tiền lương chưa chi, nhưng mức trích lập không vượt quá 17% tổng quỹ tiền lương thực hiện (*) của năm trước. Việc trích lập phải đảm bảo doanh nghiệp không bị lỗ; nếu có lỗ, mức trích lập sẽ thấp hơn 17%.

Nếu quỹ dự phòng không được sử dụng hết sau 6 tháng kể từ kết thúc năm tài chính, doanh nghiệp cần điều chỉnh giảm chi phí cho năm tiếp theo.

(*) Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương đã chi trả trong năm quyết toán, không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng cho năm trước.

Ví dụ: Khi nộp hồ sơ quyết toán thuế năm 2021, Doanh nghiệp B có trích quỹ dự phòng tiền lương 10 tỷ đồng. Đến ngày 30/06/2022, chi số tiền từ quỹ dự phòng tiền lương năm 2021 là 6 tỷ đồng.

• Lúc này, Doanh nghiệp phải tính giảm chi phí tiền lương năm sau (năm 2022): 10 tỷ đồng – 6 tỷ đồng = 4 tỷ đồng. Khi lập hồ sơ quyết toán năm 2022, nếu Doanh nghiệp B có nhu cầu trích lập thì tiếp tục trích lập quỹ dự phòng tiền lương theo quy định.
• Như vậy, quỹ lương là khoản thanh toán tiền lương cho người lao động, không bao gồm khoản dự phòng tiền lương. Đồng thời, quỹ lương còn là một loại chi phí không được trừ khi tính thu nhập chịu thuế.

4. Các bước xây dựng quỹ lương

Quỹ lương được xây dựng dựa trên 2 bước là lên kế hoạch và hoàn thiện quỹ lương. Để xây dựng được quỹ lương từng tháng, phòng kế toán phải nắm rõ mục tiêu, chiến lược của công ty. Ngoài ra, còn có sự hỗ trợ của các phòng ban khác (phòng nhân sự, phòng khảo sát thị trường,…). 2 bước xây dựng quỹ lương cụ thể như sau:

Bước 1: Lên kế hoạch xây dựng quỹ lương

Để tiến hành xây dựng quỹ lương cho năm nay, phòng kế toán cần lập kế hoạch cho quỹ lương từ năm trước đó để được cấp trên phê duyệt. Khi lập quỹ lương, phòng kế toán cần thực hiện khảo sát thị trường. Dựa trên kết quả thu được, lập bảng kế hoạch về mức lương phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp trong năm tới.

Phòng tài chính dựa vào bảng kế hoạch này để dự trù trước các khoản chi cần thiết trong năm tới. Đảm bảo rằng, danh mục chi tiêu không được vượt quá ngân sách của doanh nghiệp.

Bước 2: Hoàn thiện quỹ lương

Ở bước này, quỹ lương được hoàn thiện dựa trên số lượng nhân viên, tình hình thực tế của doanh nghiệp và thang, bảng lương mới nhất tại thời điểm đó. Đây sẽ là quỹ lương chính thức sau khi đã điều chỉnh, hoàn thiện theo bản kế hoạch. Sau đó, phòng kế toán đánh giá và rút kinh nghiệm từ kết quả năm nay để lên kế hoạch lập quỹ lương cho năm tới.

Ví dụ: Xây dựng quỹ lương cho Công ty TNHH ABC

Bước 1: Lên kế hoạch

• Thời gian bắt đầu: Vào tháng 11 năm trước.
• Khảo sát thị trường:
  Phòng kế toán tiến hành khảo sát để thu thập thông tin về mức lương trung bình cho các vị trí trong ngành.
  Kết quả khảo sát xác định mức lương cho:
  Nhân viên marketing: 15.000.000 VND/tháng.
  Nhân viên kinh doanh: 18.000.000 VND/tháng.
• Lập bảng kế hoạch:
  Phòng kế toán lập bảng kế hoạch quỹ lương với các khoản chi cho từng vị trí.
  Đảm bảo tổng quỹ lương không vượt quá ngân sách 1.000.000.000 VND cho năm tới.
• Trình phê duyệt: Bảng kế hoạch được trình lên ban giám đốc để phê duyệt.

Bước 2: Hoàn thiện quỹ lương

• Thời gian hoàn thiện: Vào tháng 1 năm sau.
• Tính toán số lượng nhân viên: 10 nhân viên marketing, 8 nhân viên kinh doanh
• Tính tổng quỹ lương:
  Tổng quỹ lương cho marketing: 10 x 15.000.000 VND = 150.000.000 VND.
  Tổng quỹ lương cho kinh doanh: 8 x 18.000.000 VND = 144.000.000 VND.
• Đánh giá ngân sách:
  Kiểm tra tổng quỹ lương đã dự kiến, đảm bảo không vượt quá ngân sách đã phê duyệt.
  Điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.
• Bổ sung các khoản thưởng:
  Xem xét các khoản phụ cấp và thưởng.
  Quyết định bổ sung khoản thưởng cuối năm cho tất cả nhân viên.
• Đánh giá cuối năm:
  Đánh giá quy trình: Phòng kế toán đánh giá lại quy trình xây dựng quỹ lương.
  Rút kinh nghiệm:
  Nhận ra cần cải thiện khảo sát thị trường để thu thập thông tin chi tiết hơn về các khoản phụ cấp.
  Từ đó có thể lập kế hoạch cho quỹ lương năm sau chính xác hơn.

5. Các yếu tố ảnh hưởng có thể làm thay đổi quỹ lương

5.1 Mức lương bình quân trên thị trường

Mức lương trung bình có ảnh hưởng đáng kể đến quỹ lương của một doanh nghiệp. Thực tế cho thấy rằng, mức lương trung bình cho các vị trí và lĩnh vực công việc không cố định, mà thay đổi theo nhu cầu và xu hướng của thị trường trong từng khu vực và địa phương.

Chẳng hạn, hiện nay, mức lương trung bình cho kỹ sư công nghệ thông tin tại Hà Nội khoảng 15 – 20 triệu VND mỗi tháng, trong khi ở Thành phố Hồ Chí Minh, mức lương này chỉ từ 12 – 18 triệu VND. Sự khác biệt này có thể do nhu cầu tuyển dụng cao hơn ở một số khu vực hoặc chi phí sinh hoạt khác nhau.

Hơn nữa, việc điều chỉnh lương theo quy định của pháp luật hoặc theo thâm niên làm việc cũng có thể làm thay đổi mức lương trung bình của người lao động. Những điều chỉnh này sẽ trực tiếp tác động đến quỹ lương của doanh nghiệp, làm cho nó tăng hoặc giảm tùy thuộc vào tình hình thực tế.

5.2 Mục tiêu của doanh nghiệp

Khi các mục tiêu và định hướng kinh doanh của một doanh nghiệp được điều chỉnh để phản ánh tình hình kinh tế chung, doanh nghiệp có thể quyết định tăng hoặc giảm quy mô nhân sự cũng như các khoản lương thưởng để phù hợp với chiến lược mới. Hệ quả là, quỹ lương của doanh nghiệp cũng sẽ biến đổi theo những điều chỉnh này.

Ví dụ: Trong thời kỳ đại dịch COVID-19, Công ty TNHH XYZ, chuyên sản xuất đồ thể thao, đã phải giảm 15% số lượng nhân viên do doanh thu sụt giảm. Đồng thời, công ty cắt giảm 10% lương thưởng cho những nhân viên còn lại để tiết kiệm chi phí. Những quyết định này đã dẫn đến sự thay đổi đáng kể trong quỹ lương, giúp công ty duy trì hoạt động nhưng cũng ảnh hưởng đến tâm lý làm việc của nhân viên.

5.3 Tình hình tài chính và quản lý rủi ro

Tình hình tài chính tổng thể và quản lý rủi ro trong các khoản đầu tư cũng ảnh hưởng đến quỹ lương khá đáng kể. Cần theo dõi các chỉ số tài chính thường xuyên, để đảm bảo sự ổn định của quỹ lương. Các chỉ số tài chính gồm:

• Tỷ lệ đòn bẩy tài chính
• Độ biến động của giá trị tài sản
• Tỷ lệ rủi ro
• Khả năng thanh toán

5.4 Sự thay đổi về số lượng lao động

Con người là một trong những yếu tố quan trọng để duy trì và phát triển doanh nghiệp. Vì vậy, việc tăng hoặc giảm số lượng lao động sẽ ảnh hưởng đến cơ chế phân phối tiền lương. Bởi số lượng người lao động tỷ lệ thuận với quỹ tiền lương của doanh nghiệp.

Từng loại lao động sẽ có những ảnh hưởng khác nhau đến quỹ tiền lương. Số lượng người lao động sẽ bị tác động bởi những yếu tố sau:

• Khối lượng sản xuất: việc thay đổi khối lượng sản xuất sẽ khiến số lượng lao động cũng tăng hoặc giảm theo.
• Thay đổi về kết cấu nghề nghiệp: có thể dẫn đến sự thay đổi về số lượng lao động trong từng lĩnh vực.
• Sử dụng lao động chuyên nghiệp: lao động có kỹ năng và kinh nghiệm sẽ giúp tăng năng suất lao động. Điều này cũng giúp doanh nghiệp giảm bớt số lượng người lao động.
• Thời gian làm việc: Việc tăng hoặc giảm số giờ làm việc có thể ảnh hưởng đến số lượng người lao động.

6. Cách xác định quỹ tiền lương trong doanh nghiệp

Theo Điều 5 của Nghị định 52/2016/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 21/2024/NĐ-CP), quỹ tiền lương kế hoạch được xác định dựa trên số lượng người quản lý, kiểm soát viên chuyên trách và mức tiền lương bình quân kế hoạch. Mức tiền lương bình quân kế hoạch được tính dựa trên mức tiền lương cơ bản theo hạng công ty được quy định trong Phụ lục I và Phụ lục II của Nghị định 52/2016/NĐ-CP, cùng với hệ số tăng thêm so với mức lương cơ bản dựa trên sự gia tăng lợi nhuận kế hoạch so với năm trước.

Đối với các công ty có năng suất lao động không giảm và lợi nhuận kế hoạch cao hơn so với năm trước, họ sẽ được áp dụng hệ số tăng thêm không vượt quá mức quy định.

Bảng hệ số tăng thêm

Mức lợi nhuận theo nhóm lĩnh vực hoạt động	Hệ số tăng thêm
	0,5	1,0	1,5	2,0	2,5
Nhóm 1 bao gồm ngân hàng và tài chính, không tính các tổ chức thị trường giao dịch chứng khoán và lưu ký chứng khoán, cũng như các doanh nghiệp trong lĩnh vực viễn thông.	Dưới 500 tỷ VND	Từ 500 đến dưới 1.500 tỷ VND	Từ 1.500 đến dưới 2.000 tỷ VND	Từ 2.000 đến dưới 3.000 tỷ VND	Từ 3.000 tỷ VND trở lên
Nhóm 2 bao gồm các ngành khai thác và chế biến dầu khí, khoáng sản, điện, cùng với các hoạt động trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ.	Dưới 300 tỷ VND	Từ 300 đến dưới 1.000 tỷ VND	Từ 1.000 đến dưới 1.500 tỷ VND	Từ 1.500 đến dưới 2.000 tỷ VND	Từ 2.000 tỷ VND trở lên
Nhóm 3 bao gồm tổ chức thị trường giao dịch chứng khoán, lưu ký chứng khoán và các lĩnh vực còn lại không thuộc vào nhóm 1 và nhóm 2 đã được nêu trước đó.		Từ 200 đến dưới 700 tỷ VND	Từ 700 đến dưới 1.000 tỷ VND	Từ 1.000 đến dưới 1.500 tỷ VND	Từ 1.500 tỷ VND trở lên

Trong trường hợp công ty có lợi nhuận kế hoạch cao hơn nhiều so với lợi nhuận thấp nhất tương ứng, đặc biệt khi có vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân và hoạt động trong lĩnh vực với mức tiền lương cao hơn so với chức danh tương đương trên thị trường, cần áp dụng hệ số tăng thêm cao hơn để khuyến khích lao động quản lý. Trong trường hợp không có sự tăng trưởng lợi nhuận, hệ số tăng thêm sẽ được giảm xuống như quy định.

Nếu công ty không có lợi nhuận, mức tiền lương kế hoạch sẽ không thấp hơn mức tiền lương cơ bản, nhưng không ít hơn 50% mức tiền lương cơ bản. Công ty giảm lỗ so với năm trước hoặc mới thành lập sẽ căn cứ vào mức độ giảm lỗ hoặc kế hoạch sản xuất, kinh doanh để xác định tiền lương, sau khi tham khảo ý kiến của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội để bảo đảm cân đối chung.

Xem thêm:

Ứng lương là gì? Quy định về tạm ứng lương cho nhân viên 2025

Thù lao là gì? Những nguyên tắc về thù lao lao động

Tiền lương danh nghĩa là gì? Sự khác biệt với lương thực tế là gì?