Kế toán mua hàng là gì? Mô tả công việc và cơ hội thăng tiến tương lai

Kế toán mua hàng là một trong những vị trí công việc đóng vai trò quan trọng trong các doanh nghiệp hiện nay. Vậy kế toán mua hàng là gì, mô tả công việc và cơ hội nghề nghiệp của vị trí này cụ thể ra sao? Hãy cùng TopCV tìm hiểu kỹ hơn về kế toán mua hàng trong bài viết dưới đây!

I. Kế toán mua hàng là gì? 

Kế toán mua hàng là một nghiệp vụ trong kế toán, cụ thể là ghi chép lại các giao dịch mua sắm, đồng thời đảm bảo các bước trong chuỗi cung ứng luôn được giảm sát và theo dõi chặt chẽ. 

Sở dĩ cần có riêng phần kế toán mua hàng là vì việc luân chuyển hàng hóa trong doanh nghiệp đóng vai trò vô cùng quan trọng nhất là với các đơn vị sản xuất hay buôn bán hàng hóa tiêu dùng. Mua hàng nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu tố cần thiết như nguyên vật liệu để doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh.

>> Xem thêm: Kế toán bán hàng là gì? Nhiệm vụ, vai trò, mô tả công việc bạn cần biết 

II. Vai trò của kế toán mua hàng

Kế toán mua hàng đóng vai trò quan trọng trong công ty chi tiết dưới đây: :

Có trách nhiệm về nguồn cung ứng đầu vào cho sản xuất kinh doanh

Kế toán mua hàng sẽ là người đảm nhận phần trách nhiệm về nguồn cung cũng như đầu vào của các loại hàng hóa, nguyên vật liệu đưa vào doanh nghiệp. Thông thường họ sẽ thay mặt doanh nghiệp để kiểm tra, giám sát và đánh giá chất lượng đầu vào của lô hàng hóa.

Nắm bắt thông tin hàng hóa để doanh nghiệp có kế hoạch chủ động

Đặc thù của kế toán mua hàng là luôn bám sát các vấn đề liên quan đến việc luân chuyển hàng hóa từ đầu vào cho tới đầu ra. Do đó, họ sẽ nắm bắt được tình hình hàng hóa theo thời gian thực như hàng tồn bao nhiêu, đang thiếu hay thừa hàng hóa. Nhờ vậy mà doanh nghiệp có thể lên kế hoạch chuẩn bị hàng hóa kịp thời không gây gián đoạn, ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh.

Tiết kiệm chi phí để tối ưu hoạt động sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp

Kế toán mua hàng trực tiếp thực hiện nghiệp vụ thu mua nên cũng sẽ là người cân đối để tìm được nhà cung cấp tốt với chi phí phải chăng. Đây cũng là một cách tốt để doanh nghiệp tối ưu chi phí thu mua, như vậy với chi phí đầu vào rẻ hơn thì giá thành sản phẩm cũng được cân đối hơn. Do đó, nếu nhìn xa, nhờ kế toán bán hàng doanh nghiệp còn tạo được lợi thế cạnh tranh về giá trên thị trường cho mình.

>>> Xem thêm: Cách viết một bản CV kế toán gây ấn tượng với nhà tuyển dụng

Ngành kiểm toán là gì? 5 kỹ năng cần có của kiểm toán viên thành công

III. Nhiệm vụ kế toán mua hàng

Kế toán mua hàng đóng vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp. Sau đây là nhiệm vụ mà những kế toán mua hàng sẽ phải đảm nhận khi thực hiện công việc của mình:

Đầu vào của quy trình mua hàng – tiếp nhận hóa đơn:

 Khi hàng về, nhiệm vụ của kế toán mua hàng không chỉ dừng lại ở việc kiểm tra hóa đơn, mà còn bao gồm việc đảm bảo rằng mọi thông tin được xác nhận không lỗi hỏng, hàng giao về đúng thủ tục và quy định pháp lý.

Hoàn thành mọi thủ tục nhập kho hàng hóa: 

Những khâu như đối chiếu hàng hóa với hóa đơn, kiểm kê số lượng, làm phiếu nhập kho, ghi chép vào sổ hoặc nhập liệu cũng là nhiệm vụ của kế toán mua hàng. 

Thực hiện mọi thủ tục thanh toán khi mua hàng:

 Các vấn đề thanh toán cho nhà cung cấp khi mua hàng kế toán mua hàng sẽ đảm nhiệm. Cụ thể như lập phiếu chi, làm lệnh ủy nhiệm chi với ngân hàng, lên sổ đầy đủ mọi giao dịch thanh toán. 

Quản lý các giấy tờ hồ sơ và chịu trách nhiệm lưu trữ:

 Khi lưu kho hay thanh toán sẽ phát sinh rất nhiều loại hợp đồng, đơn hàng hoặc chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng. Bởi vậy, kế toán cần phải quản lý sắp xếp các loại tài liệu này một cách khoa học và lưu trữ đầy đủ, phục vụ cho các công tác kiểm toán sau này.

Giữ quy trình mua hàng vận hành ổn định:

 Kế toán mua hàng có nhiệm vụ đảm bảo phòng mua hàng hoạt động tốt, trôi chảy liền mạch và ổn định. Luôn luôn phải cập nhật mọi giao dịch hàng ngày, báo cáo để kịp thời điều chỉnh thiếu sót. Điều này giúp cho nguồn hàng của công ty được duy trì liên tục, không gây gián đoạn sản xuất.

Góp phần xây dựng chính sách mua hàng:

 Kế toán mua hàng cũng là người có nhiệm vụ đóng góp vào quy trình cũng như các chính sách mua hàng của doanh nghiệp vì hơn ai hết họ hiểu rất rõ việc này.

• Đánh giá sàng lọc, chọn đơn vị cung cấp phù hợp: Quan trọng nhất là kế toán mua hàng sẽ có nhiệm vụ đánh giá các nhà cung cấp thông qua các báo cáo so sánh về từng nhà cung cấp. Tìm ra được nhà cung cấp tối ưu chi phí tối đa chất lượng là yếu tố tiên quyết giúp doanh nghiệp cân đối những khoản đầu tư cho sản phẩm sau này. 

IV. Tham khảo định khoản nghiệp vụ của kế toán mua hàng 

Ngay sau đây là bảng ví dụ về một số định khoản nghiệp vụ kế toán mua hàng mà bạn nên tham khảo: 

Định khoản nghiệp vụ	Nợ	Có
Mua NVL (nguyên vật liệu), công cụ dụng cụ (CCDC), hàng hóa nhập kho nhưng chưa trả tiền hàng	TK 152 – NVL TK 153 – CCDC TK 156 – Hàng hoá	TK 331 – Tiền phải trả người bán.
Có phát sinh chi phí mua hàng trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng	TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu TK 153 – Công cụ, dụng cụ K 156 – Hàng hoá	TK 111, 112, 141
Mua NVL, CCDC, hàng hóa, tài sản cố định bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng	TK 152 – NVL TK 153 – CCDC TK 156 – Hàng hoá TK 211 – TSCĐ hữu hình	TK 111, 112.
Chi phí bán hàng (CPBH) phát sinh trong kỳ kế toán cụ thể	TK 641 – CPBH	TK 334 – Phải trả NV TK 338 – Phải trả khác TK 152 – NVL TK 153 – CCDC TK 142 – Chi phí trả trước TK 214 – Hao mòn TSCĐ TK 331 – Trả người bán TK 111 – Tiền mặt TK 112 – Tiền gửi ngân hàng TK 335 – Chi phí phải trả.
Khoản chi phí quản lý doanh nghiệp (QLDN) phát sinh trong kỳ kế toán	TK 642 – QLDN	Tương tự phần “có” trong Chi phí bán hàng (CPBH) phát sinh trong kỳ kế toán cụ thể
Nếu hàng gửi đi bán đã bán được	TK 111 – Tiền mặt TK 112 – Tiền gửi ngân hàng TK 131 – Khoản phải thu của khách Hoặc TK 632 – Giá vốn hàng bán	TK 511 – Doanh thu bán hàng.   Hoặc TK 157 – Hàng gửi đi bán
Khi xuất để bán hàng hóa trực tiếp cũng có 2 cách ghi	Tương tự việc khi gửi đi bán đã bán được	Tương tự việc khi gửi đi bán đã bán được trừ trường hợp 2 được thay thế bằng việc ghi Có TK 156 – Hàng hoá chứ không phải 157
Khi chấp nhận khoản chiết khấu thanh toán do khách hàng trả tiền đúng hạn để nhận chiết khấu (CKBH)	TK 111, 112	TK 131
Vào cuối kỳ kế toán, phân bổ chi phí mua những hàng hóa đã bán trong kỳ kế toán	TK 632 – Mức giá vốn của hàng bán	TK 156 – Hàng hóa nhưng chỉ tính phần chi phí thu mua

Các định khoản nghiệp vụ kế toán còn rất nhiều như: Kết chuyển doanh thu thuần để tính lãi (lỗ), Kết chuyển giá vốn hàng bán phát sinh trong kỳ, Kết chuyển chi phí bán, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ, chuyển lãi và chuyển lỗ. Những kiến thức này bạn có thể tham khảo từ nhiều nguồn khác nhau trên Internet.

V. Khái quát về mô tả công việc của một kế toán mua hàng

Những công việc mà một người kế toán mua hàng cần phải thực hiện trong suốt quá trình làm việc của mình, có thể tóm gọn với một số điều cơ bản sau:

Nhận thông tin và kiểm tra thủ tục đầu vào

Trường hợp 1: 

Hàng về có hóa đơn đi kèm thường là mua hàng và đã trả tiền trước, trong trường hợp này kế toán mua hàng cần phải kiểm tra kỹ hóa đơn. Xem xét kỹ số tiền đã chuyển có khớp với số tiền đã thanh toán không, nội dung hàng hóa, con dấu xác nhận của nhà cung cấp/nhà phân phối đã chính xác chưa.

Trường hợp 2: 

Hàng về mà chưa có hóa đơn thường là hàng mua chưa thanh toán, nên kế toán phải trực tiếp liên hệ nhà cung cấp để hỏi các thông tin như giá nhập, nội dung hàng, sau đó tiến hành tính giá nhập kho và ghi chép vào sổ sách.

Làm các thủ tục để cho hàng vào nhập kho

• Kế toán mua hàng có nhiệm vụ là kiểm kê số lượng cũng như chất lượng hàng hóa nhận về. 
• Tạo phiếu nhập kho cho các hàng hóa đó, ghi thẻ kho đồng thời nhập liệu trên hệ thống ERP hoặc phần mềm quản lý kho.

Làm thủ tục thanh toán cho nhà phân phối/nhà cung cấp

• Trường hợp dùng tiền mặt thanh toán, kế toán mua hàng cần lập phiếu chi, ghi sổ đầy đủ, đúng hạng mục định khoản kế toán. 
• Trường hợp trả tiền bằng tiền gửi ngân hàng thì kế toán mua hàng phải làm ủy nhiệm chi, trình duyệt với cấp trên như kế toán trường, cấp lãnh đạo sau đó gửi thông tin tới ngân hàng để thanh toán. 
• Còn đối với trường hợp chưa trả tiền hàng thì kế toán phải ghi lại vào sổ công nợ đầy đủ để tiếp tục tiến hành đối chiếu, theo dõi các giao dịch về sau.

Làm nghiệp vụ kế toán: Ghi sổ, hoàn thiện chứng từ

Hoàn thành việc tạo phiếu nhập kho, kế toán mua hàng phải ghi số lượng hàng hóa vào sổ, các tài khoản thường được sử dụng là: TK 156 – hàng hóa, TK 131 – Khoản phải thu, TK 133 – Thuế giá trị gia tăng.

VI. Yêu cầu với công việc kế toán mua hàng

Vậy với trách nhiệm và vai trò quan trọng trong doanh nghiệp như vậy, để trở thành một kế toán mua hàng thực thụ cần phải đáp ứng những yêu cầu gì cụ thể? Sau đây là các yêu cầu mà kế toán mua hàng phải đáp ứng được, cùng tham khảo nhé!

Kỹ năng chuyên môn

Một kế toán mua hàng trước hết phải có kỹ năng chuyên môn cụ thể như sau:

• Có kiến thức nền tảng kế toán tài chính, tốt nghiệp cao đẳng đại học kế toán tài chính, hoặc học qua các lớp đào tạo về chuyên ngành này.
• Hiểu biết về Quy định và Thuế liên quan đến vấn đề mua bán hàng hóa nguyên vật liệu.
• Nắm được các định khoản nghiệp vụ, quy tắc khi ghi chú và báo cáo tài chính.
• Kỹ năng kiểm soát chi phí, giúp đảm bảo rằng mọi chi phí mua hàng đều được ghi chính xác và không phát sinh chi phí không cần thiết.
• Kỹ năng chuyên sâu về kế toán mua hàng như thực hiện nghiệp vụ kế toán cân đối sổ sách giao dịch, nắm được quy trình đánh giá nhà cung cấp tốt và quản trị được rủi ro khi mua hàng.
• Có khả năng sử dụng Phần mềm Kế toán và ERP để quản lý thông tin mua hàng một cách hiệu quả.
• Có kỹ năng tin học văn phòng, biết cách dùng word, excel, power point…

Tinh thần trách nhiệm

Kế toán mua hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp bởi nó nắm ở khâu đầu vào cung ứng. Mua hàng quyết định chất lượng lõi của sản phẩm cho ra sau này nên người làm kế toán mua hàng phải luôn sát sao với công việc, nhiệt tình và quan tâm tỉ mỉ từng chi tiết. 

Đặc biệt là phải có tinh thần trách nhiệm, làm đến cùng và làm trọn vẹn công việc được giao để đảm bảo tiến độ sản xuất kinh doanh trong công ty. Chỉ cần lơ là một chút cũng đủ khiến ảnh hưởng nghiêm trọng tới rất nhiều bộ phận khác làm chậm tiến độ và thiệt hại cho doanh nghiệp.

Trung thực

Kế toán mua hàng là người trung gian giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp, việc gian lận, ăn cánh với nhà cung cấp nhập hàng kém đã từng xảy ra. Thậm chí là ăn chặn, rút lõi sản phẩm cũng đã có nhiều trường hợp. Bởi vậy là kế toán mua hàng phải đảm bảo trung thực, làm đúng trách nhiệm và không tham của công ty. 

Tỉ mỉ cẩn thận

Việc mua hàng diễn ra với nhiều công đoạn từ lấy hóa đơn đầu vào, làm thủ tục nhập kho, quản lý thanh toán. Bởi vậy sẽ có rất nhiều thủ tục liên quan được tiến hành, nhiều giấy tờ phải lưu trữ và nhiều định khoản phải thực hiện. Ví dụ chỉ cần nhầm lẫn dù chỉ 1 số trong hóa đơn khi ghi chép lại cũng có thể khiến việc cân đối sổ sách kế toán sau này gặp khó khăn, mất công tra soát lại từ đầu. Do đó kế toán mua hàng cũng cần phải tỉ mỉ, cẩn thận trong công việc hằng ngày.

Kỹ năng khác

Ngoài các kỹ năng kể trên, để trở thành một kế toán mua hàng còn cần phải đáp ứng được một số yêu cầu về kỹ năng như:

• Kỹ năng đàm phán thuyết phục đối tác nhà cung cấp.
• Kỹ năng làm việc nhóm, phối hợp với các nhân viên trong phòng mua hàng để thực hiện công việc chung nhanh chóng, hiệu quả.
• Kỹ năng sắp xếp thời gian và quản lý công việc khoa học, không để tồn đọng việc làm gián đoạn công việc chung của cả phòng.
• Kỹ năng phân tích, xử lý thông tin xác minh nhà cung cấp có uy tín không.
• Kỹ năng giải quyết xung đột giữa nhu cầu mua của các bộ phận trong doanh nghiệp hoặc xung đột giữa nhà cung cấp với điều khoản mua hàng của doanh nghiệp,v.vv…

VII. Quy trình làm việc của kế toán mua hàng

Mỗi doanh nghiệp sẽ có quy trình làm việc áp dụng cho nhân viên kế toán mua hàng khác nhau. Nhưng về cơ bản thì quy trình làm việc của kế toán mua hàng thường diễn ra theo 3 bước:

Bước 1: Kế toán tiếp nhận yêu cầu đề nghị mua hàng, xin duyệt và liên hệ nhà cung cấp (áp dụng cho doanh nghiệp không có riêng bộ phận mua hàng, nếu có riêng thì bỏ bước này, kế toán chỉ làm đúng nghiệp vụ kế toán mà thôi)

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hóa đơn, chứng từ của hàng hóa hay nguyên vật liệu về nhập kho của doanh nghiệp và làm thủ tục nhập kho.

Bước 3: Sau đó làm thủ tục để thanh toán cho nhà cung cấp sau đó ghi sổ kế toán theo các định khoản và tiến hành chuẩn bị, hoàn thiện toàn bộ giấy tờ, chứng từ liên quan.

VIII. Cơ hội nghề nghiệp kế toán mua hàng

Vị trí kế toán mua hàng là một lựa chọn nghề nghiệp hấp dẫn với nhiều cơ hội phát triển. Bởi vị trí này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính doanh nghiệp, hỗ trợ quá trình vận hành sản xuất kinh doanh hiệu quả. Dự kiến, cơ hội nghề nghiệp của kế toán mua hàng sẽ tiếp tục tăng trưởng trong 10 năm tới, đặc biệt tại các trung tâm lớn như TP.HCM hay thủ đô Hà Nội.

Kế toán mua hàng nói riêng hay kế toán nói chung vẫn là một ngành cần nguồn nhân lực chất lượng cao, đặc biệt là những người có kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn, và ngoại ngữ tốt. Mức lương cho vị trí này tương đối cao, nếu đáp ứng đầy đủ yêu cầu, tuy nhiên với mỗi kinh nghiệm và năng lực khác nhau sẽ có một mức lương tương ứng. 

Kể cả trong tương lai, với xu thế ứng dụng AI, Big Data để số hóa tự động hóa việc vận hành doanh nghiệp nhưng vị trí kế toán vẫn không thể thay thế được. Nhưng, kế toán mua hàng cũng phải đáp ứng được các kỹ năng sử dụng công nghệ, phù hợp với xu thế thị trường thì mới có nhiều cơ hội tìm kiếm công việc phong phú, đa dạng hơn.

>> Xem thêm: Mức lương tất cả vị trí kế toán bạn nên biết

Tạm Nhập Tái Xuất Là Gì? Quy Trình Tạm Nhập Tái Xuất

Purchasing là gì?

Lộ trình thăng tiến nghề nghiệp của kế toán mua hàng có thể thay đổi tùy theo công ty và ngành nghề cụ thể, nhưng dưới đây là một ví dụ tổng quát về cách một kế toán mua hàng có thể phát triển sự nghiệp từ khi bắt đầu tới đích:

• Nhân viên kế toán mua hàng
• Quản lý kế toán mua hàng
• Chuyên gia quản lý tài chính cung ứng
• Quản lý khu vực hoặc chi nhánh
• Giám đốc quản lý chuỗi cung ứng hoặc Phó Giám đốc Tài chính

Ngoài việc trở thành cấp quản lý chung về mua hàng, các kế toán mua hàng cũng có thể chọn chức vụ kế toán trưởng làm đích đến, nhưng nó sẽ yêu cầu rất khắt khe về nghiệp vụ chuyên môn. Đồng thời trách nhiệm tại vị trí kế toán trưởng này đòi hỏi phải chịu trách nhiệm cao.

Tuy nhiên, lưu ý rằng các bước thăng tiến trên đây chỉ là tham khảo, nó có thể thay đổi tùy thuộc vào cấu trúc tổ chức và chiến lược phát triển của công ty. Đối với mỗi cá nhân, việc tiếp cận các dự án đặc biệt, đào tạo nâng cao kỹ năng, và xây dựng mạng lưới quan hệ là quan trọng để phát triển sự nghiệp một cách hiệu quả. Và bước đầu tiên để bắt đầu hành trình phát triển trong sự nghiệp kế toán, bạn cần phải gây ấn tượng với nhà tuyển dụng ngay từ vòng nộp hồ sơ ứng tuyển bằng một bản CV thật ấn tượng.