Kế toán bán hàng là gì? Công việc của kế toán bán hàng hiện nay
1. Kế toán bán hàng là gì?
Kế toán bán hàng (trong tiếng Anh gọi là Sales Accountant) là vị trí kế toán đảm nhận toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến quản lý hóa đơn bán hàng, bao gồm: ghi nhận hóa đơn bán hàng, ghi chép sổ chi tiết doanh thu, thuế giá trị gia tăng, lập các báo cáo bán hàng và những báo cáo liên quan khác theo yêu của cầu doanh nghiệp.
2. Kế toán bán hàng giữ vai trò gì trong doanh nghiệp?
Với bất kỳ doanh nghiệp nào, kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng luôn được xem là bộ phận quan trọng nhất. Cùng với đó, kế toán bán hàng đóng vai trò như sau:
– Kế toán bán hàng cung cấp những thông tin và số liệu bán hàng để giúp cho ban lãnh đạo doanh nghiệp nắm được tình hình doanh số, tài chính, từ đó đề ra những chiến lược kinh doanh hiệu quả trong tương lai.
– Báo cáo số liệu mà kế toán bán hàng cung cấp còn cho thấy được kết quả bán hàng, tình hình chênh lệch giữa khâu sản xuất và khâu bán hàng.
Nói tóm lại, vị trí kế toán bán hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong các kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp thông qua việc quản lý, ghi chép, tổng hợp số liệu có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng.
Ngoài ra, kế toán bán hàng còn được coi là một vị trí kế toán thuộc nội bộ doanh nghiệp bên cạnh những vị trí khác như kế toán kho, kế toán thuế …
3. Công việc cụ thể của kế toán bán hàng
Nhìn chung, kế toán bán hàng sẽ thực hiện các công việc xoay quanh nghiệp vụ ghi chép hóa đơn, quản lý tiền thu chi bán hàng. Cụ thể sẽ là những nhiệm vụ như:
3.1 Cập nhật giá bán, số lượng hàng hóa
– Thường xuyên cập nhật giá bán, số lượng sản phẩm hàng hóa mới vào phần mềm kế toán.
– Thông báo đến các bộ phận có liên quan nếu giá được điều chỉnh.
3.2 Quản lý hóa đơn, chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng
– Quản lý, kiểm tra hóa đơn đầu vào, đầu ra của doanh nghiệp trong kỳ bán hàng bằng phần mềm hóa đơn điện tử để hỗ trợ cho việc hạch toán.
– Xuất hóa đơn cho bán hàng cho khách và kèm theo bảng kê khai chi tiết hàng hóa, cập nhật và theo dõi doanh số bán hàng hằng ngày.
– Nhập số liệu mua bán hàng hóa vào phần mềm kế toán, bao gồm bảng kê khai chi tiết các hóa đơn bán hàng trong ngày, tính tổng giá trị hàng đã bán cộng với thuế VAT (nếu có).
– Tính toán tỷ lệ chiết khấu thương mại hoặc chiết khấu thanh toán cho khách hàng (nếu có).
3.3 Kiểm kê và cập nhật số liệu hàng hóa trong kho
– Phối hợp với kế toán kho và thủ kho để kiểm kê, đối chiếu lại số lượng hàng hóa tồn kho thực tế so với số lượng tồn kho trên phần mềm và cập nhật số lượng thực thế lên phần mềm.
– Lập báo cáo các số liệu bán – mua hàng trong ngày vào mỗi cuối ngày.
3.4 Theo dõi tình hình công nợ bán hàng
– Kết hợp với kế toán doanh thu và kế toán công nợ phải thu để thống kê tình hình công nợ, thu hồi công nợ và quản lý tiền hàng.
– Tham gia lập kế hoạch đôn đốc và thu hồi công nợ trong quá trình bán hàng.
– Quản lý khách nợ, theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, lô hàng, số tiền khách nợ, thời hạn và tình hình trả nợ của khách.
3.5 Lập các báo cáo số liệu bán hàng
– Lập các báo cáo danh mục hàng bán ra, báo cáo công nợ phải thu theo theo kỳ bán hàng hoặc theo yêu cầu của cấp trên.
– Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tài chính hàng tháng, quý, năm.
4. Các kiến thức chuyên môn quan trọng đối với kế toán bán hàng
4.1 Quy tắc ghi nhận kế toán bán hàng
– Kết quả bán hàng thu được là phần thu lợi còn lại từ việc bán hàng sau khi trừ đi các khoản chi phí phát sinh.
– Kế toán bán hàng xác định kết quả bán hàng dựa trên số chênh lệch giữa doanh thu thuần với các chi phí khác như giá vốn, chi phí quản lý,… theo công thức sau:
| Kết quả hoạt động kinh doanh = Kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh + Kết quả hoạt động tài chính + Kết quả hoạt động khác – Chi phí quản lý doanh nghiệp |
Trong đó:
– Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh = Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ – Giá vốn hàng bán – Chi phí hàng bán;
– Kết quả hoạt động tài chính = Doanh thu hoạt động tài chính – Chi phí hoạt động tài chính;
– Kết quả hoạt động khác = Các khoản thu nhập khác – Các khoản chi phí khác – Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
4.2 Quy tắc ghi nhận doanh thu bán hàng
Có 5 điều kiện mà doanh nghiệp cần đáp ứng đủ để có thể ghi nhận doanh thu bán hàng là:
– Đã thực hiện chuyển giao rủi ro và các lợi ích từ sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng;
– Đã thu về được lợi ích kinh tế từ hoạt động bán hàng;
– Đã xác định được doanh thu và chắc chắn về khoản doanh thu đó;
– Đã không còn là chủ sở hữu của hàng hóa;
– Đã xác định được các khoản chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
4.3 Các chứng từ thường được kế toán bán hàng sử dụng
– Hóa đơn GTGT: Mẫu số 01 GTKT-3LL
– Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Mẫu số 03 – VT
– Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý: Mẫu số 02 – VT
– Phiếu thu: Mẫu số 01 – TT
– Biên lai thu tiền: Mẫu số 06 – TT
– Giấy báo có
– Báo cáo bán hàng, bảng kê bán hàng hóa, dịch vụ
– Giấy nộp tiền, thẻ quầy hàng, bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày
– Chứng từ liên quan khác phụ thuộc vào lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp
4.4 Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng
Kế toán bán hàng có trách nhiệm lập hóa đơn bán hàng khi có hóa đơn chứng từ phát sinh. Hóa đơn này sẽ bao gồm 3 liên: liên 1 được lưu trên gốc quyển hóa đơn; liên 2 được giao cho khách hàng; liên 3 được doanh nghiệp giữ lại. Đồng thời sẽ có 3 trường hợp xảy ra:
– Trường hợp 1: Khách hàng nhận nợ thì kế toán bán hàng tiến hành lập biên bản giao nhận hàng và xác nhận nợ. Chứng từ được lập thành 3 liên: liên 1 để kiểm tra khi xuất hàng ra khỏi kho; liên 2 giao cho khách hàng; liên 3 thì lưu lại quyển.
– Trường hợp 2: Nếu khách hàng thanh toán tiền mặt thì kế toán cần lập phiếu thu. Phiếu thu lập thành 3 liên: Liên 1 thủ quỹ giữ, nơi lập phiếu giữ lại 1 liên và người nộp tiền sẽ giữ liên 3. Các liên phải đầy đủ nội dung, chữ ký của giám đốc
– Trường hợp 3: Nếu khách hàng thanh toán bằng hình thức chuyển khoản thì doanh nghiệp sẽ nhận giấy báo có như một xác nhận về khoản tiền thanh toán đó.
5. Các câu hỏi thường gặp về kế toán bán hàng
5.1 Quy trình kế toán bán hàng trong doanh nghiệp là gì?
– Đầu tiên, kế toán bán hàng nhận đơn đặt hàng trực tiếp từ nhân viên bán hàng hoặc do phòng kinh doanh báo lại. Kế toán bán hàng chịu trách nhiệm ghi chép và sắp xếp đơn hàng.
– Sau khi tiếp nhận đơn mua hàng, kế toán bán hàng phải kiểm tra xem mức tồn kho của hàng hóa có đáp ứng đủ số lượng và chủng loại theo yêu cầu của người mua hay không.
- Nếu chưa có đủ hàng thì phải báo lại cho người mua.
- Nếu có đủ hàng thì sẽ gửi phiếu yêu cầu xuất kho đến cho thủ kho, để từ đó thủ kho làm thủ tục xuất hàng.
– Đồng thời, kế toán bán hàng thực hiện xuất hóa đơn kèm theo phiếu xuất kho và biên bản giao nhận hàng hóa để gửi cho nhân viên bán hàng.
– Sau khi hoàn thành các giấy tờ thủ tục phục vụ việc bán hàng, kế toán bán hàng có nhiệm vụ phản ánh nghiệp vụ bán hàng phát sinh vào sổ tổng hợp và các sổ chi tiết có liên quan để ghi nhận nghiệp vụ này.
5.2 Các công cụ phần mềm hỗ trợ kế toán bán hàng hiện nay?
Phần mềm hỗ trợ kế toán bán hàng là công cụ hỗ trợ kế toán thực hiện các nghiệp vụ bán hàng như lập báo giá, tiếp nhận đơn đặt hàng, hợp đồng của khách hàng một cách nhanh chóng, thuận tiện, giảm thiểu sai sót so với việc thực hiện thao tác thủ công. Một số loại phần mềm hỗ trợ kế toán bán hàng thông dụng hiện nay là:
5.2.1 Phần mềm bảng tính Excel
Đây là một phần mềm hỗ trợ kế toán bán hàng miễn phí phù hợp cho những cửa hàng nhỏ với hoạt động bán hàng đơn giản. Một số tính năng nổi bật của phần mềm là: quản lý xuất nhập tồn kho với báo cáo tự động tính toán, cập nhật chi phí bán hàng, chi phí quản lý, báo cáo doanh thu hàng bán, xác định lợi nhuận gộp từng mặt hàng,…
5.2.2 Phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán được hiểu đơn giản là hệ thống các chương trình máy tính sẽ xử lý thông tin một cách tự động thông qua các thao tác nhập liệu của các nhân viên kế toán trên phần mềm.
Phần mềm kế toán hỗ trợ kế toán bán hàng thực hiện thao tác các nghiệp vụ như: ghi chép, tính toán, tổng hợp dữ liệu,… một cách nhanh chóng và chính xác dựa trên dữ liệu đầu vào do kế toán cung cấp.
5.2.3 Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử
Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử là phần mềm hỗ trợ kế toán bán hàng nhập liệu và truy xuất tất cả những thông tin về hóa đơn, bao gồm: tên sản phẩm, mã sản phẩm, số lượng, khối lượng, các thành phần, đơn giá, tổng giá….
Hóa đơn điện tử MISA MeInvoice được Cục Thuế, Chi Cục Thuế trên khắp cả nước thẩm định chất lượng hàng đầu & có lượng doanh nghiệp sử dụng đông đảo nhất hiện nay. Phần mềm thay đổi hoàn toàn cách phát hành, quản lý, hóa đơn cho hơn 100.000 doanh nghiệp:
– Phát hành và quản lý hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi trên: Mobile, Desktop, Website;
– Phân quyền & cho phép nhiều kế toán xuất hóa đơn & tra cứu tại nhiều địa điểm;
– Kết nối dữ liệu từ hơn 60 phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị để xuất hóa đơn;
– Tự động tổng hợp báo cáo hóa đơn, tờ khai thuế GTGT & xuất khẩu dữ liệu dễ dàng.
5.3 Kế toán bán hàng cần quan tâm các loại chứng từ nào?
Các loại chứng từ mà nhân sự kế toán bán hàng cần quan tâm bao gồm:
– Hóa đơn giá trị gia tăng; Hóa đơn bán hàng;
– Phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ;
– Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý;
– Báo cáo bán hàng, bảng kê bán hàng hóa lẻ, dịch vụ;
– Giấy nộp tiền, thẻ quầy hàng, bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày;
– Các biên bản thừa thiếu hàng, biên bản giảm giá hàng bán, biên bản bán hàng trả lại cùng các loại biên bản khác theo yêu cầu của từng doanh nghiệp;