Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai số tiền (Sai số lượng hàng, sai đơn giá, sai thuế suất, sai đơn vị tính)
1. Văn bản pháp luật hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử viết sai số tiền
- Nghị định 119/2018/NĐ-CP
- Thông tư 68/2019/TT-BTC
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP
2. Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai số tiền
2.1 Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế
Tình huống 1: Hóa đơn điện tử lập bị sai số tiền nhưng chưa gửi cho người mua
Theo điều 19, nghị định 123/2020/NĐ-CP về xử lý sai sót thì:
“Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.”
Như vậy, người bán thực hiện xử lý sai sót hóa đơn điện tử trong tình huống này như sau:
Bước 1: Người bán thông báo sai sót với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA của nghị định 123/2020/NĐ-CP
Xem thêm: Mẫu số 04/SS-HĐĐT
Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai thông tin hàng hóa, dịch vụ
Bước 2: Hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập sai
- Trên phần mềm hóa đơn điện tử, người bán lựa chọn chức năng hủy hóa đơn điện tử đã lập
Bước 3: Lập hóa đơn điện tử mới
- Chọn chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế (trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số …. Ký hiệu…., ngày tháng năm”).
- Ký số, gửi đến cơ quan thuế để cấp mã cho hóa đơn điện tử mới
- Gửi hóa đơn điện tử mới cho người mua
Tình huống 2: Hóa đơn điện tử lập bị sai số tiền nhưng đã gửi cho người mua
Có 2 cách xử lý tình huống này như sau:
Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh
Theo nội dung của điều 19, nghị định 123/2020/NĐ-CP hướng dẫn:
“Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.”
Như vậy, các bước thực hiện được mô phỏng như sau:
Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót sai thông tin hàng hóa, dịch vụ
Xem thêm: Cách viết hóa đơn điện tử hàng khuyến mãi, hàng mẫu, quảng cáo
Thủ Tục Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử
11 Việc cần làm trước khi quyết toán thuế
Bước 2: Người bán lập mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan Thuế để ghi nhận sai sót
Bước 3: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh
Trên hóa đơn điều chỉnh ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.” như mẫu dưới đây:
Lưu ý: Vì sử dụng hóa đơn điện tử (phần mềm tự động tính số tiền), không phải là hóa đơn viết tay như trước nên các sai sót về số tiền trên hóa đơn điện tử chỉ đến từ các nguyên nhân (1) sai đơn giá; (2) sai số lượng; (3) sai thuế suất.
a. Trường hợp giảm số tiền của hóa đơn (bị sai cả đơn giá, thành tiền, tiền thuế)
b. Trường hợp tăng số tiền của hóa đơn (bị sai cả đơn giá, thành tiền, tiền thuế)
c. Trường hợp sai giá trị thuế suất
Bước 4: Người bán ký số, gửi đến cơ quan Thuế để xin cấp mã cho hóa đơn điều chỉnh
Bước 5: Gửi hóa đơn điều chỉnh và biên bản ghi nhận sai sót cho người mua để phục vụ giải trình về sau.
Cách 2: Lập hóa đơn thay thế
Theo điều 19, nghị định 123/2020/NĐ-CP thì:
“b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).”
Như vậy, bạn đọc xử lý như sau:
Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận sai sót, trong đó nêu đề nghị lập hóa đơn thay thế
Bước 2: Người bán hủy hóa đơn đã lập (chọn hủy hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử)
Bước 3: Người bán lập hóa đơn mới, trên hóa đơn mới ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Bước 4: Gửi cơ quan Thuế cấp mã cho hóa đơn thay thế
Bước 5: Gửi hóa đơn cho người mua và biên bản ghi nhận sai sót để giải trình về sau.
2.2 Đối với hóa đơn không có mã của cơ quan Thuế bị sai số tiền
Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh
Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót
Xem thêm: Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai thông tin hàng hóa, dịch vụ
Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên, địa chỉ doanh nghiệp
Hướng dẫn viết hóa đơn điện tử hàng bán bị trả lại
Bước 2: Người bán lập mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan Thuế để ghi nhận sai sót
Bước 3: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh
Trên hóa đơn điều chỉnh ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.” như mẫu dưới đây:
Vì sử dụng hóa đơn điện tử (phần mềm tự động tính số tiền), không phải là hóa đơn viết tay như trước nên các sai sót về số tiền trên hóa đơn điện tử chỉ đến từ các nguyên nhân (1) sai đơn giá; (2) sai số lượng; (3) sai thuế suất.