Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử MỚI NHẤT
Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, việc sai sót, nhầm lẫn trong quá trình lập và phát hành hóa đơn là điều khó tránh khỏi. Nhiều kế toán có băn khoăn rằng: Khi nào cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử? Mẫu biên bản nào đúng và mới nhất theo quy định pháp luật hiện hành?
Trong quá trình làm nghiệp vụ, kế toán có thể bị mắc những sai sót về mã số thuế, về số tiền hàng, địa chỉ hoặc nội dung của hóa đơn. Chính vì thế, trong một số trường hợp, biên bản điều chỉnh hóa đơn được lập cùng với hóa đơn điều chỉnh/thay thế để giúp kế toán sửa các lỗi sai này.
2. Khi nào cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử?
Căn cứ tại điểm b khoản 2 Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khoản 6 Điều 12 của Thông tư số 78/2021/TT-BTC, biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử có thể sẽ cần được lập trong một số trường hợp sau:
TRƯỜNG HỢP 1: Hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua, sau đó người mua hoặc người bán phát hiện ra sai sót (sai một trong các nội dung: Sai MST; Số tiền; Tiền thuế, thuế suất; đơn vị tính; hàng hóa sai quy cách, chất lượng…) thì xử lý như sau:
- Cách 1: Nếu 2 bên có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót:
– Bước 1: Bên bán và bên mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót
– Bước 2: Bên bán lập hóa đơn ĐIỀU CHỈNH cho hóa đơn bị sai
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
– Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn điều chỉnh đã lập cho bên mua.
- Cách 2: Nếu 2 bên có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót:
– Bước 1: Bên bán và bên mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót
– Bước 2: Bên bán lập hóa đơn THAY THẾ cho hóa đơn bị sai
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
– Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn thay thế đã lập cho bên mua.
TRƯỜNG HỢP 2: Bên bán đã chuyển sang áp dụng hóa đơn theo thông tư 78, nhưng sau đó phát hiện các hóa đơn đã xuất ở quy định cũ (Nghị định 51/2010/NĐ-CP) đã gửi cho người mua bị sai thì thực hiện như sau:
- B1: Bên bán và bên mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót
- B2: Bên bán lập thông báo sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT gửi cho CQT
- B3: Bên bán lập HĐĐT mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót
Hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- B4: Bên bán ký số và gửi hóa đơn mới cho bên mua.
Cần hiểu về bản chất rằng: Biên bản điều chỉnh/thay thế hóa đơn điện tử không phải văn bản bắt buộc, mà chỉ lập khi bên bán và bên mua đã có thỏa thuận trước đó về việc phải lập Biên bản (văn bản) thỏa thuận ghi rõ sai sót trước khi lập hóa đơn Điều chỉnh/Thay thế cho hóa đơn đã bị sai.
Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai thông tin hàng hóa, dịch vụ
Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên, địa chỉ doanh nghiệp
Cách viết hóa đơn điện tử hàng khuyến mãi, hàng mẫu, quảng cáo
3. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhất
Tùy vào từng lỗi sai trên hóa đơn điện tử gặp phải khác nhau mà kế toán cần sử dụng các mẫu biên bản điều chỉnh tương ứng.
Một số biên bản điều chỉnh hóa đơn thường gặp như: sai mã số thuế, sai số tiền, giảm doanh thu, sai tổng tiền.
Kế toán có thể download miễn phí mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn đơn điện tử dưới đây:
3.1 Mẫu biên bản điều chỉnh do ghi sai đơn giá
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ SAI SÓT (Số: …/2022/BBĐCHĐ-… ) Căn cứ vào hợp đồng kinh tế số …/2022/HĐKT-…………. ký ngày … /… /20… Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 quy định về hoá đơn, chứng từ Căn cứ Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17 tháng 9 năm 2021 hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ. Hôm nay, ngày … tháng … năm 202… hai bên chúng tôi gồm có: Đơn vị bán hàng: CÔNG TY ……………… Mã số thuế: ……………….. Địa chỉ: ………………………… Đại diện: Ông/Bà …………… Chức vụ: ……………….. Đơn vị mua hàng: CÔNG TY ……………… Mã số thuế: ………………. Địa chỉ: …………………………….. Đại diện: Ông/Bà ……………. Chức vụ: …………………….. Hai bên thống nhất lập biên bản để điều chỉnh hoá đơn số ……………, ký hiệu…………….., ngày…/…/20…, mã cơ quan thuế ……………………………. Lý do điều chỉnh: Hóa đơn điện tử viết sai đơn giá. Cụ thể như sau: 1. Nội dung đã ghi sai: tại hóa đơn số …………., ký hiệu ……………, ngày ……………………
2. Nội dung đúng theo thỏa thuận:
3. Hai bên thống nhất điều chỉnh như sau:Do hóa đơn viết đơn giá sai cao hơn thỏa thuận trên hợp đồng kinh tế số …/2022/HĐKT-………-………… nên bên bán sẽ xuất hóa đơn điều chỉnh số……….., ký hiệu…….. vào ngày ………. để điều chỉnh giảm đơn giá của Máy ảnh Sony-X3R54, cụ thể:
Số tiền điều chỉnh sẽ được hai bên thực hiện kê khai hạch toán theo quy định.
ĐẠI DIỆN BÊN BÁN ĐẠI DIỆN BÊN MUA |
3.2 Mẫu biên bản điều chỉnh do sai mã số thuế
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ SAI SÓT (Số:…………… ) Căn cứ vào hợp đồng kinh tế số ………….ký ngày ……….. Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 quy định về hoá đơn, chứng từ. Căn cứ Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17 tháng 9 năm 2021 hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ. Căn cứ thỏa thuận giữa các bên. Hôm nay, ngày …tháng.. năm 2022 hai bên chúng tôi gồm có: Đơn vị bán hàng: CÔNG TY……………….. Mã số thuế :………………………….. Địa chỉ : ……………………………… Đại diện:………………………….. Số điện thoại: ………………………….. Chức vụ: ………………………….. Đơn vị mua hàng: CÔNG TY ………………….. Mã số thuế : ………………….. Địa chỉ : ……………………………… Đại diện:………………………….. Số điện thoại: ………………………….. Chức vụ: ………………………….. Hai bên thống nhất lập biên bản này để điều chỉnh hoá đơn số ……………., ký hiệu…… , ngày ……….., mã cơ quan thuế ……………… Lý do điều chỉnh: Hóa đơn điện tử viết mã số thuế người mua. Cụ thể như sau: 1. Nội dung đã ghi sai: tại hóa đơn số ……………, ký hiệu ………………, ngày …………….Mã số thuế: …………… 2. Nội dung đúng theo đăng ký doanh nghiệp:Mã số thuế: …………… 3. Hai bên thống nhất điều chỉnh như sau:Điều chỉnh Mã số thuế người mua cho hóa đơn Mẫu số ….ký hiệu …….số ………. ngày… tháng …năm 202… từ “……………” thành mã số thuế “……… ” Bên bán sẽ xuất hóa đơn điều chỉnh số ……………, ký hiệu ………….. vào ngày………. để điều chỉnh mã số thuế người mua, rồi giao hóa đơn điều chỉnh cho bên mua. Biên bản được lập thành 02 (hai) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản, có giá trị pháp lý như nhau.. ĐẠI DIỆN BÊN BÁN ĐẠI DIỆN BÊN MUA |
Lưu ý: Để hạn chế việc sai xót mã số thuế bạn có thể thực hiện Cách đăng ký mã số thuế cá nhân cho nhân viên trước khi lập hóa đơn
3.3 Mẫu biên bản điều chỉnh do sai tên, địa chỉ công ty
| CÔNG TY CỔ PHẦN MISA | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
| KẾ TOÁN MISA | Độc lập – Tự do – Hạnh phúc |
| Số……………. | ……, ngày………tháng………năm ……. |
BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN SAI SÓT
Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ tài chính
Căn cứ Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/2/2015 của Bộ tài chính
Hôm nay, ngày …. tháng … năm …, tại văn phòng Công ty…………, chúng tôi gồm có:
Bên A: Công ty cổ phần MISA
Do ông: …………………….., chức vụ: Giám đốc, làm đại diện.
Địa chỉ: ……………………………….
Điện thoại: ……………………….; Email: …………………………
Mã số thuế: …………………………
Bên B: …………………………………………….
Do ông (bà):………….. , chức vụ: ……, làm đại diện.
Địa chỉ: ………………..
Điện thoại: ……………; Email: …………………
Mã số thuế: ……………..
Hai bên thống nhất lập biên bản điều chỉnh hoá đơn GTGT số………., ký hiệu………ngày ……….đã kê khai vào kỳ Quý ………., cụ thể như sau:
Lý do điều chỉnh: Do ghi sai địa chỉ công ty mua hàng.
NỘI DUNG TRƯỚC KHI ĐIỀU CHỈNH:
Địa chỉ: Tầng 9, toà nhà Technosoft, 8 Phố Duy Tân, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội.
HAI BÊN THỐNG NHẤT ĐIỀU CHỈNH LẠI ĐỊA CHỈ NHƯ SAU:
Địa chỉ: Tầng 9, toà nhà Technosoft, số 8 Phố Duy Tân, phường Dịch Vọng Hậu, quận Cầu Giấy, TP. Hà Nội.
Biên bản được lập thành 02 (hai) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản, có giá trị pháp lý như nhau.
| ĐẠI DIỆN BÊN A | ĐẠI DIỆN BÊN B |
| (Ký, ghi rõ họ tên) | (Ký, ghi rõ họ tên) |
Có thể bạn quan tâm: Ký giấy tờ online dễ dàng với chữ ký số điện tử MISA eSign.
3.3 Mẫu biên bản điều chỉnh chung cho các trường hợp khác
Hiện nay trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice đã có sẵn mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn giúp kế toán xử lý các trường hợp hóa đơn sai sót được nhanh chóng, thuận tiện hơn:
3. Lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh HĐĐT
- Ngày trên BBĐC hóa đơn và ngày trên hóa đơn điều chỉnh phải cùng ngày.
- Nội dung trên BBĐC phải thể hiện rõ: Điều chỉnh hóa đơn số… ngày tháng lập, ký hiệu …. xuất hóa đơn điều chỉnh số ….ngày tháng… ký hiệu … Nội dung điều chỉnh.
- Khi phát hiện hóa đơn viết sai đã kê khai thuế, ngoài việc lập BBĐC hóa đơn viết sai thì doanh nghiệp còn phải lập hóa đơn điều chỉnh.
- Trường hợp hóa đơn đã lập sai sót về tên, địa chỉ, người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập BBĐC và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
4. Hướng dẫn lập biên bản điều chỉnh HĐĐT
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice, kế toán có thể dễ dàng tạo lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử bằng biểu mẫu có sẵn trên hệ thông và gửi tới khách hàng tức thời.
Sau đây là hướng dẫn lập BBĐC hóa đơn điện tử ngay trên MISA meInvoice
1. Vào mục Hóa đơn\ chọn tab Hóa đơn điều chỉnh.
2. Chọn Lập biên bản
3. Khai báo thông tin tìm kiếm hóa đơn điện tử cần lập BBĐC\ nhấn Lấy dữ liệu
4. Chọn hóa đơn cần lập BBĐC.
5. Nhấn Đồng ý.
6. Khai báo các thông tin chung trên BBĐC và lý do điều chỉnh.
7. Ký điện tử lên BBĐC.
Lưu ý: Có thể xóa BBĐC đã lập bằng cách nhấn Xóa biên bản
8. Nhấn Cất/ Cất và gửi nếu muốn gửi ngay biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn cho khách hàng.