Giảm nguyên lương là gì? – Vấn đề doanh nghiệp cần phải biết!

Giảm nguyên lương là gì? là câu hỏi nhận được rất nhiều sự thắc mắc khi doanh nghiệp đăng ký tham gia kê khai BHXH. Khi nào thì nên chọn phương án giảm nguyên lương, việc chọn phương án giảm nguyên cần phải lưu ý những gì? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết hôm nay nhé.

1. Giảm nguyên lương là gì?

Giảm nguyên lương là việc điều chỉnh lương đã báo cáo khi có sai sót trong việc báo giảm lao động, nhằm khớp đúng với thời gian người lao động thực tế đã nghỉ việc.

Căn cứ vào Quyết định 595/QĐ-BHXH, giảm bổ sung nguyên lương là một trong những phương án khi thực hiện nghiệp vụ báo giảm tham gia BHXH, BHYT tại doanh nghiệp. Phương án giảm bổ sung nguyên lương được ký hiệu là mã SB. Cụ thể như sau:

Tháng quyết toán:

• Điều chỉnh giảm/tăng thu 26% đối với quỹ lương BHXH
• Điều chỉnh giảm/tăng thu 4.5% đối với quỹ lương BHYT
• Điều chỉnh giảm/tăng thu 2% quỹ lương BHTN (nếu có)
• Bổ sung tăng/giảm 30.5% hoặc 32.5% số phải thu tại các tháng điều chỉnh truy thu/giảm. Tại thời điểm điều chỉnh lương áp dụng quy định theo mức lương tối thiểu.

2. Khi nào cần làm thủ tục giảm nguyên lương?

Căn cứ vào Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định những trường hợp sau đây cần thực hiện thủ tục giảm nguyên lương:

• Người lao động đóng BHXH trùng thời gian tại 2 công ty hay còn được gọi là giảm trùng thời gian đóng BHXH.
  Ví dụ: Chị A đóng BHXH ở công ty A và B cùng thời gian nên phải làm thủ tục giảm trùng thời gian BHXH.
• Khi doanh nghiệp phát hiện người lao động không thuộc nhóm đối tượng đóng BHXH.
  Ví dụ: Công ty A phát hiện anh B không thuộc nhóm đối tượng đóng BHXH vì vậy công ty A phải làm thủ tục giảm bổ sung nguyên lương.
• Khi cơ quan BHXH thanh tra và có yêu cầu giảm nguyên lương cho những đối tượng không đóng BHXH do những điều sau: không thuộc đối tượng đóng BHXH, do trục lợi BHXH (gửi đóng).
  Ví dụ: Khi công ty A bị cơ quan BHXH thanh tra phát hiện có sự trục lợi BHXH nên đã yêu cầu giảm nguyên lương cho một số người lao động tại công ty A. Do đó công ty phải thực hiện thủ tục giảm bổ sung nguyên lương.

3. Hồ sơ và quy trình thực hiện thủ tục giảm nguyên lương

3.1 Hồ sơ giảm nguyên lương
Hồ sơ giảm nguyên lương doanh nghiệp (người sử dụng lao động) chuẩn bị và bao gồm những văn bản sau đây:

• Báo cáo tình hình sử dụng lao động của doanh nghiệp và danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (mẫu tờ khai D02-LT)
• Bảng kê khai thông tin (mẫu tờ khai D01-TS)
• Văn bản làm căn cứ giảm nguyên lương (Hợp đồng lao động,…)

3.2 Quy trình thủ tục giảm nguyên lương
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ doanh nghiệp tiến hành nộp cho Cơ quan BHXH địa phương hoặc Cổng giao dịch điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam theo quy trình như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ theo các hình thức như sau:

• Nộp qua đường bưu điện
• Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc Trung tâm hành chí công địa phương (bộ phận một cửa)
• Nộp qua Cổng giao dịch điện tử Bảo hiểm xã hội/nộp qua tổ chức I-Van hoặc nộp qua kê khai BHXH của các tổ chức thứ ba khác.

Bước 2: Xử lý hồ sơ
Sau khi tiếp nhận hồ sơ Cơ quan BHXH tiếp nhận và xử lý hồ sơ giảm nguyên lương cho doanh nghiệp tối đa trong 3 ngày làm việc

Bước 3: Sau khi có kết quả cơ quan BHXH sẽ về cho người nộp hồ sơ
Cơ quan BHXH sẽ tự động cập nhật mức đóng BHXH mới cho người lao động trên cơ sở riêng sau khi người kê khai nhận được kết quả xử lý hồ sơ thành công.

4. Những lưu ý khi làm thủ tục giảm nguyên lương

Căn cứ vào Quyết định 595/QĐ-BHXH, khi thực hiện thủ tục giảm nguyên lương cần chú ý những điều sau đây:

• Tại thời điểm hiện tại, phương án giảm nguyên lương sẽ không ảnh hưởng gì đến việc đóng BHXH cho người lao động.
• Giảm nguyên lương cần có căn cứ và cơ quan BHXH và sẽ duyệt hồ sơ dựa trên những căn cứ đó. Do vậy, ngoài những căn cứ được kê trong mẫu D01-TS thì doanh nghiệp cần phải làm công văn giải trình hoặc công văn đề nghị về việc giảm bổ sung nguyên lương.
• Tại các tháng giảm nguyên lương thì tiền BHYT sẽ vẫn phải đóng mà không được truy giảm.

5. Các câu hỏi thường gặp về giảm nguyên lương

5.1 Bổ sung giảm nguyên lương trong trường hợp nào?
Bổ sung giảm nguyên lương được áp dụng trong các trường hợp sau:

• Người lao động đóng trùng bảo hiểm xã hội tại hai công ty
• Phát hiện người lao động không thuộc đối tượng đóng bảo hiểm xã hội
• Cơ quan bảo hiểm yêu cầu điều chỉnh khi phát hiện đóng BHXH sai quy định hoặc có hành vi trục lợi bảo hiểm

5.2 Bổ sung tăng nguyên lương trong trường hợp nào?
Bổ sung tăng nguyên lương được áp dụng khi có sai sót trong việc báo tăng lao động, như trường hợp doanh nghiệp báo tăng và đóng BHXH muộn so với thời điểm người lao động bắt đầu làm việc. Khi đó, cần điều chỉnh để đóng BHXH bổ sung cho các tháng bị bỏ sót.

Xem thêm:

Quỹ lương là gì? Tổng quỹ lương bao gồm những khoản nào?

Ứng lương là gì? Quy định về tạm ứng lương cho nhân viên 2025

Lương 3P là gì? Cách xây dựng hệ thống lương 3P chuẩn xác nhất