Quy trình làm lô hàng xuất khẩu bằng đường biển (Hàng xuất Sea)

>>>Xem thêm: Nhân Viên Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Phải Làm Những Gì?

Quy trình làm hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển thường chia thành hai nhóm chính hàng đi lẻ (LCL) và hàng đi theo lô xuất cả cont (FCL).

Đặc thù của hàng xuất đường biển thường mất nhiều thời gian và chịu nhiểu rủi do về thời tiết, thiên tại, dịch bệnh hơn hàng xuất nhập Air nên nếu bạn muốn theo nghề xuất nhập khẩu cần phải nắm được quy trình và bản chất để tránh nhưng sai xót không mong đợi sau này.

I. Các bước làm lô hàng xuất khẩu đường biển (Hàng xuất Sea)

Bước 1: Làm hợp đồng hàng xuất Sea đường biển

Điều đầu tiên khi làm hàng xuât khẩu đường biển là khâu đàm phán và ký kết hợp đồng thương mại giữa nhà cung cấp và khách hàng.

Khi làm hợp đồng được xem là khâu then chốt, là căn cứ để xác định phạm vi và quyền hạn trách nhiệm của 2 bên khi xảy ra mâu thuẫn vì vậy mẫu hợp đồng phải được làm 2 bản tiếng anh và tiếng việt dựa theo nội dung Incorterms 2010 phải có đầy đủ các điều khoản cần lưu ý như sau:

• Dùng từ ngữ mạch lạch không gây hiểu lầm, tối nghĩa
• Ghi rõ ngày tháng nhận hàng, tên địa chỉ, thời gian giao nhận hàng công ty số tài khoản, người đại diện hợp pháp
• Giá trị hợp đồng ghi rõ các điều kiện thanh toán FOB, CIF hay EXW…
• Hợp đồng biểu hiện rõ phương thức thanh toán là gì: TTR, LC…
• Điều kiện xảy ra tranh chấp, bảo hiểm hàng hóa, quy cách đóng gói và kiểm tra hàng, thời gian bảo hành hàng hóa
• Phụ kiện đi kèm theo hàng hóa, khuyến mãi nếu có
• Một số lưu ý bổ sung như: Ngôn ngữ sử dụng, trọng tài kinh tế, luật sử dụng trong hợp đồng là gì, trách nhiệm phát sinh nếu giao nhận hàng chậm với dự kiến, thời hạn bảo hành….

Bước 2: Sau khi hoàn thành mục hợp đồng bên bán hàng tại Việt Nam sẽ làm công văn xin phép xuất khẩu hàng hóa.

Trường hợp làm giấy xin phép xuất khẩu áp dụng đối với hàng xuất khẩu lần đầu nếu đã xin được sẽ được sử dụng cho nhiều lần sau đó.

Bước 3: Đặt Booking với hãng tàu để lấy Container rỗng về xếp hàng

Trường hợp đặt booking này phụ thuộc nếu doanh nghiệp tự làm logistics thì sẽ liên hệ với hãng tàu thuê cont hoặc thuê FWD làm dịch vụ này, vì FWD được làm đại lý của nhiều hãng tàu nên sẽ được cho thuê giá giẻ và xử lý vấn đề phát sinh tốt hơn doanh nghiệp bạn tự thuê.  

Tùy vào trường hợp hàng xuất theo CIF hay FOB để lấy lệnh thuê cont phù hợp, lưu ý kiểm tra cont trước khi nhận vì rất nhiều trường hợp thuê cont bẩn, hỏng doanh nghiệp sẽ phát sinh thêm phí sửa chữa, vệ sinh cont.

Nếu hàng xuất CIF phải đổi lấy Booking Confirmation (phiếu đổi lệnh) để xác nhận lấy Cont và Chì. Trường hợp hàng xuất FOB thì nhận được Transport Confirmation sau đó mang đổi lấy Booking. Những bước còn lại làm tương như điều kiện xuất CIF.

Bước 4: Chuẩn bị kiểm hàng hóa trước khi xuất đi

Ngay sau khi nhận được đồng ý nhập hàng từ khách hàng (hóa đơn chiếu lệ) doanh nghiệp lên kế hoạch xuất nhập hàng bằng đường biển sau khi có được Booking đặt hàng, nhân viên chứng từ kết hợp với Sale và phòng kế toán lên kế toán lấy Container về kho đóng hàng theo quy định sẽ phải kiểm tra hàng 02 lần trước khi kẹp chì (Seal).

Lưu ý: Khi kiểm tra Cont cần chú ý sàn ván có bị hỏng mốc, bẩn không các góc cạnh có bị bóp méo hay thủng không nên làm biên bảng kiểm tra Cont để tránh nhưng chi phí phát sinh sau này.

Bước 5: Đóng gói hàng xuất đường biển, ký hiệu chuyên chở hàng (Shipping Mark)

Khi đóng hàng xuất khẩu đường biển sẽ có 2 trường hợp: Đóng hàng tại kho và đóng hàng tại Cảng

Nếu đóng hàng tại kho: Người bán cần lưu ý tới quy cách đóng gói hàng, về số pallet, chủng loại và kích thước theo tiêu chuẩn, cách kỳ hiệu trên từng kiện hàng, mỗi kiện đóng bao nhiêu hàng….

Lưu ý: Với hàng đóng nguyên cont (FCL) không cần shippingmark, còn với hàng đóng LCL rất cần để tránh nhầm lẫn mất mát hàng hóa trong các khâu trung chuyển hàng sau này. 

Đóng hàng tại cảng sẽ mất nhiều chi phí và thủ tục hơn việc đóng hàng tại kho. Công ty không được sử dụng nhân công của doanh nghiệp nghiệp mình mà phải thuê tại cảng. Tốt nhất nên tự đóng hàng tại kho.

Quy trình làm hàng xuất Sea như thế nào 

Bước 6: Mua bảo hiểm hàng hóa xuất khẩu đường biển

Điều kiện mua bảo hiểm lô hàng xuất Sea không bắt buộc, được tính theo 2% tổng giá trị hàng hóa, phụ thuộc vào loại hàng xuất khẩu có thuộc diện phải mua bảo hiểm hay không. 

Bước 7: Làm thủ tục hải quan cho lô hàng xuất Sea

Nếu thuê FWD bạn họ sẽ ke khoản này còn doanh nghiệp tự làm sẽ theo trình tự như sau:

Mở tờ khai thông quan: Các giấy tờ cần có là giấy giao nhận, giấy tiếp nhận hồ sơ do hải quan cấp (2 bản) tờ khai hải quan 2 bản theo mẫu, bản sao hợp đồng ngoại thương, hóa đơn Invoice và PL (packing list) phiếu đóng gói hàng hóa, kê khai trên phần mềm khai hải quan điện tử Vinass Ecus.

Đăng ký và khai báo tời khai để nhận kết quả luồng xanh hàng hóa thông quan, luông vàng trình bộ hồ sơ đã chuẩn bị cho hải quan kiểm tra, luồng đỏ cả hồ sơ và hàng hóa để kiểm hóa…

Tiếp theo là đóng phí tờ khai ⇒ Lấy tờ khai ⇒ Trình tờ khai lên nhân viên hải quan và thương vụ cảng kiểm tra xem đúng quy cách chưa, có đúng không nếu đúng như giấy phép thì cont sẽ được nhập vào hệ thống cảng ⇒ Vào sổ tàu (Cont phải được hạ trước giờ cắt máng Closing time rồi sẽ được vào sổ tàu) ⇒ Xuất trình tờ khai hải quan.

Bước 8: Giao hàng lên tàu

Sau khi hàng hóa được thông quan, bộ phận chứng từ  phải cung cấp đầy đủ chi tiết và thông số hóa đơn  trước giờ  cắt máng để hãng tàu làm vận đơn. Còn lại là việc của hãng tàu. Doanh nghiệp xuất khẩu nhận được vận đơn từ hãng tàu 03 bản bill gốc hoặc Surrendered Bill.

Bước 9: Thanh toán tiền hàng xuất khẩu cho lô hàng xuất khẩu đường biển (hàng xuất Sea)

Bộ chứng từ thanh toán gồm: 

• Invoice
• Packing List
• House Bill hoặc Master Bill
• Certificate of Original (C/O) – Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa
• Phiếu hun trùng

Tùy theo hình thức thanh toán LC hay TTR mà quy trình từng bước gửi và nhận hồ sơ sẽ khác nhau.

Như vậy là 9 bước cơ bản khi làm hàng xuất khẩu đường biển, từ khâu đàm phán chào giá đến khâu chuyển hàng xuất khẩu và nhận tiền thanh toán.  

Nếu bạn muốn làm nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu bạn phải hiểu được bản chất và làm được thành thao các nghiệp vụ trên. Ngoài làm hàng xuất Sea còn có hàng nhập và xuất nhập Air, thuê kho bãi, vận tải đường bộ.

Xem thêm:

Mẫu Sổ Quỹ Tiền Mặt – Hướng Dẫn Cách Ghi Sổ Quỹ Tiền Mặt

Chứng từ kế toán là gì? Nội dung của chứng từ kế toán

Mức Phạt Chậm Nộp Tờ Khai Thuế Mới Nhất