Chứng từ kế toán là gì? Nội dung của chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là gì? Nội dung của chứng từ kế toán. Là kế toán, hàng ngày chắc chắn các bạn đều có cơ hội tiếp xúc trực tiếp với chứng từ kế toán. Và có không ít các bạn kế toán viên, vẫn đang hiểu lơ mơ, chưa rõ về bản chất của chứng từ kế toán.

Hãy cùng tìm hiểu vấn đề này qua bài viết “Chứng từ kế toán là gì? Nội dung của chứng từ kế toán” nhé

I. Chứng từ kế toán là gì?

Chứng từ kế toán là phương tiện chứng minh bằng giấy tờ về sự phát sinh và hoàn thành của nghiệp vụ kinh tế – tài chính tại một hoàn cảnh (không gian, thời gian) nhất định.

Chứng từ kế toán là phương pháp thông tin và kiểm tra sự phát sinh hoàn thành của các nghiệp vụ kinh tế, qua đó thông tin và kiểm  tra về hình thái và sự biến động của từng đối tượng kế toán cụ thể. 

Phương pháp chứng từ được cấu thành bởi hai yếu tố

– Hệ thống  bản chứng từ

– Kế hoạch luân chuyển chứng từ  

»»» Xem thêm: Nguyên lý kế toán là gì? 

II. Nội dung chứng từ kế toán

1. Các yếu tố cấu thành nội dung chứng từ kế toán

– Các yếu tố cơ bản: Là các yếu tố bắt buộc mọi chứng từ kế toán phải có như:

+ Tên gọi chứng từ

+ Số chứng từ và ngày, tháng, năm lập chứng từ

+ Tên địa chỉ của cá nhân , đơn vị lập và nhận chứng từ

+ Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế

+ Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính ghi bằng số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu chi tiền ghi bằng só và chữ

+ Chữ ký của người lập và người chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiệp vụ. Các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế thể hiện quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải có chữ ký của người kiểm soát và người phê duyệt, đóng dấu của đơn vị

– Các yếu tố bổ sung:

: Là các yếu tố không bắt buộc đối với mọi bản chứng từ tùy thuộc từng chứng từ để đáp ứng yêu cầu quản lý và ghi sổ kế toán mà có các yếu tố bổ sung khác nhau như phương thức thanh toán mà các yếu tố bổ sung khác nhau như phương thức thanh toán, phương thức bán hàng

2. Các yếu tố để chứng từ kế toán là chứng từ hợp lệ

Chứng từ kế toán là cơ sở ghi sổ kế toán và là cơ sở pháp lý cho mọi thông tin kế toán cung cấp, do đó chứng từ được dùng làm cơ sở ghi sổ kế toán phải là các chứng từ hợp pháp, hợp lệ tức là phải đảm bảo các yêu cầu sau:

+ Chứng từ kế toán phải đảm bảo đúng nội dung, bản chất và quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính không được viết tắt, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo

+ Chứng từ kế toán phải phản ánh đúng mẫu biểu quy định, ghi chép chứng từ phải rõ ràng không tẩy xóa, sửa chữa chứng từ

+ Chứng từ phải đảm bảo ghi chép đầy đủ các yếu tố cơ bản theo quy định

III. Lập chứng từ kế toán

1. Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau:

+ Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

+ Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;

+ Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán. 

2. Nội dung hóa đơn phải có đủ các chỉ tiêu sau đây thì mới có giá trị pháp lý:

• Họ, tên; địa chỉ;
• Mã số thuế (nếu có), tài khoản thanh toán (nếu có) của người mua và người bán;
• Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, tiền hàng;
• Thuế suất
  • t, tiền thuế giá trị gia tăng (nếu có);
  • Tổng số tiền thanh toán;
  • Chữ ký người bán, người mua hàng…

  IV. Ký chứng từ kế toán

  Theo quy định tại Điều 20 Luật kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003 của Quốc Hội khóa 11 thì ký chứng từ kế toán được quy định như sau:

  +  Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký.

  + Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực.

  + Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn.

  + Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất.

   + Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được uỷ quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.

  + Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền ký trước khi thực hiện.

  + Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên

  V. Phân Loại Chứng Từ Kế Toán

  1. Hệ thống chứng từ kế toán

  Chứng từ kế toán có nhiều loại và được tập hợp thành hệ thống chứng từ.

  Hại hệ thống chứng từ kế toán:

  – Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc:

  Là hệ thống chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng từ này, nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh và phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các doanh nghiệp, các thành phần kinh tế.

  – Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn:

  Đa phần là những chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các đơn vị trên cơ sở đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể thích hợp. Các đơn vị có thể thêm bớt một số chỉ tiêu cụ thể, thích hợp với nội dung và yêu cầu phản ánh nhưng phải đảm bảo những yếu tố cơ bản của chứng từ và có sự thoản thuận bằng văn bản của Bộ Tài chính.

  2. Phân loại chứng từ kế toán

  Dựa vào công dụng và mục đích sử dụng, có nhiều cách để phân loại chứng từ kế toán.

  2.1 Phân loại theo công dụng

  – Chứng từ mệnh lệnh: lệnh chi tiền, lệnh điều động vật tư,…

  – Chứng từ chấp hành: phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho,…

  – Chứng từ thủ tục: chứng từ ghi sổ trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ,…

  – Chứng từ liên hợp: lệnh kiêm phiếu xuất kho, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho,…

  2.2 Phân loại theo địa điểm lập chứng từ

  – Chứng từ bên trong: phiếu xuất vật tư cho phân xưởng sản xuất, bảng kê thanh toán lương, hóa đơn bán hàng, biên bản bàn giao tài sản cố định cho đơn vị khác,…

  – Chứng từ bên ngoài: hóa đơn mua hàng, hợp đồng vận chuyển mua ngoài,…

  2.3 Phân loại chứng từ theo trình tự lập

  – Chứng từ ban đầu: hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi,…

  – Chứng từ tổng hợp: bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, các bảng kê,…

  2.4 Phân loại theo số lần ghi các nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ

  – Chứng từ một lần:

  – Chứng từ nhiều lần:

  2.5 Phân loại theo tính cấp bách của thông tin trong chứng từ

  – Chứng từ bình thường

  – Chứng từ báo động: sử dụng vật tư quá định mức, thực hiện hợp đồng kinh tế không bình thường, thanh toán tiền vay không kịp thời,…

  2.6 Phân loại theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ ghi trên chứng từ

  – Chỉ tiêu lao động và tiền lương

  – Chỉ tiêu hàng tồn kho

  – Chỉ tiêu bán hàng

  – Chỉ tiêu tiền mặt

  – Chỉ tiêu tài sản cố định

  2.7 Phân loại theo dạng thể hiện dữ liệu và lưu trữ thông tin của chứng từ

  – Chứng từ thông thường: thể hiện dưới dạng giấy tờ

  – Chứng từ điện tử

  VI. Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật

  

  Chữ ký điện tử được sử dụng trong các giao dịch điện tử. Xuất phát từ thực tế, chữ ký điện tử cũng cần đảm bảo các chức năng: xác định được người chủ của một dữ liệu nào đó: Văn bản, ảnh, video,… dữ liệu đó có bị thay đổi hay không.

  VII. Các loại chứng từ

  Link download: Biểu mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 200

  1. Chứng từ hàng hoá

  Chứng từ hàng hoá có tác dụng nói rõ đặc điểm về giá trị, chất lượng và số lượng của hàng hoá.

  Hóa đơn thương mại:

  – Hoá đơn tạm tính

  – Hoá đơn chính thức (Final Invoice) là hoá đơn để dùng thanh toán cuối cùng tiền hàng.

  – Hoá đơn chi tiết (Detailed invoice) các tác dụng phân tích chi tiết các bộ phận của giá hàng.

  – Hoá đơn chiếu lệ (Proforma invoice) là loại chứng từ có hình thức như hoá đơn, nhưng không dùng để thanh toán bởi vì nó không phải là yêu cầu đòi tiền.

  – Hoá đơn trung lập (Neutral invoice) trong đó không ghi rõ tên người bán.

  – Hoá đơn xác nhận (Certified invoice) là hoá đơn có chữ ký của phòng thương mại và công nghiệp

  – Hoá đơn hải quan (Customs Invoice) là hoá đơn tính toán trị giá hàng theo giá tính thuế của hải quan và tính toán các khoản lệ phí của hải quan. Hoá đơn này ít quan trọng trong lưu thông.

  + Bảng kê chi tiết (Specification)

  + Phiếu đóng gói (Packing list)

  + Giấy chứng nhận phẩm chất (Certiicate of quality)

  + Giấy chứng nhận số lượng (Contificate of quantity).

  + Giấy chứng nhận trọng lượng (Certificate of quantity).

  2. Chứng từ vận tải

  + Biên lai thuyền phó (Mate’s receipt).

  + Giấy gửi hàng đường biển (Sea waybill)

  + Phiếu gửi hàng (Shipping note)

  + Bản lược khai hàng (Manifest)

  + Sơ dồ xếp hàng (Stowage plan – Cargo plan).

  + Bản kê sự kiện (Satement of facts).

  + Bản tính thưởng phạt bốc dỡ (Time – sheet

  + Biên bản kết toán nhận hàng ( Report on Receipt of Cargies – ROROC)

  + Biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng (Cargo outturn Report- COR).

  + Giấy chứng nhận hàng thiếu (Certificate of shortlanded cargo – CSC).

  + Vận đơn đường sắt (Waybill, bill of freight, railroad bill of lading).

  Tham khảo thêm: 

  • Kế Toán Tổng Hợp Là Gì?
  • Đối Tượng chịu thuế gtgt 0% 
  • Công Việc Của Kế Toán tiền mặt (Hàng Ngày – Tháng – Quý)
  • Phương pháp kế toán tiền mặt tk111 
  • Tổng Hợp Các Câu Hỏi Phỏng Vấn Kế Toán – Cách Trả Lời Hay Nhất