Kinh nghiệm kế toán
Kinh nghiệm kế toán

Chi Phí Bán Hàng Là Gì? Chi Phí Bán Hàng Gồm Những Gì?

15/05/2024

Chi phí bán hàng là một trong những khoản mục quan trọng ở trong báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Việc hiểu rõ về chi phí bán hàng giúp cho doanh nghiệp tìm được biện pháp cải thiện được hiệu quả sản xuất, kinh doanh.

1. Chi Phí Bán Hàng Là Gì? Ví Dụ Chi Phí Bán Hàng

Chi phí bán hàng được hiểu là khoản chi phí được dùng vào mục đích xây dựng quy trình bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp đến với khách hàng.

Các chi phí này gồm có các khoản chi phí cơ bản như sau: Chi phí cơ sở vật chất, chi phí lương, khấu hao và bảo hành.

Việc xác định chính xác chi phí bán hàng là rất quan trọng nhằm đảm bảo cho định giá sản phẩm hoặc dịch vụ được thiết lập ở các cấp cung cấp mức tỷ suất lợi nhuận gộp hợp lý. Đưa doanh nghiệp đến vị trí để tối đa hóa lợi nhuận bằng việc quản lý chi phí trên cao.

»»» Cách hạch toán chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang – TK 154 theo Thông tư 200

2. Chi Phí Bán Hàng Gồm Những Gì?

Chi phí bán hàng gồm những gì

Chi phí bán hàng bao gồm các khoản chi phí như sau:

– Chi phí lương của nhân viên trong bộ phận bán hàng (tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp,…)

– Chi phí bảo hiểm (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp), kinh phí công đoàn của nhân viên bộ phận bán hàng

– Chi phí chào hàng, giới thiệu, quảng cáo sản phẩm

– Chi phí hoa hồng bán hàng

– Chi phí bảo hành sản phẩm (trừ chi phí hoạt động xây lắp)

– Chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển

– Chi phí vật liệu văn phòng, công cụ dụng cụ, khấu hao TSCĐ sử dụng cho bán hàng

– Chi phí dịch vụ mua ngoài như là điện, nước, fax,.. dùng cho nhân viên bán hàng

– Chi phí bán hàng bằng tiền khác

3. Phân Biệt Chi Phí Bán Hàng Và Chi Phí Quản Lý Doanh Nghiệp

Chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng là các chi phí liên quan phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ. Chi phí bán hàng được theo dõi chi tiết theo từng nội dung của chi phí như là chi phí lương nhân viên trong bộ phận bán hàng, chi phí vật liệu văn phòng, bao bì, công cụ lao động, khấu hao TSCĐ, chi phí bảo hành, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác.

Tài khoản 641 – chi phí bán hàng. Tài khoản này được sử dụng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

Chi phí quản lý doanh nghiệp là các chi phí chung liên quan đến hoạt động quản lý và điều hành của doanh nghiệp gồm:

Chi phí về lương nhân viên của bộ phận quản lý doanh nghiệp (tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp theo lương…);
BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN của nhân viên quản lý doanh nghiệp;
Chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao TSCĐ sử dụng cho quản lý doanh nghiệp;
Thuế môn bài;
Chi phí dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, fax,…);
Chi phí bằng tiền khác (hội nghị khách hàng, tiếp khách…).
Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp. Tài khoản này được sử dụng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp.

4. Quy Định Về Chi Phí Bán Hàng

Chi phí bán hàng

Tài khoản 641 là tài khoản không có số dư cuối kỳ. Kết cấu của TK 641 là:

– Bên Nợ: Các chi phí liên quan phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong kỳ.

– Bên Có:

+ Khoản chi phí được ghi giảm chi phí bán hàng trong kỳ

+ Kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng vào TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh để tính được kết quả kinh doanh trong kỳ.

Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng là tài khoản có 7 tài khoản cấp 2 như sau:

– Tài khoản 6411 – Chi phí nhân viên: Là tài khoản phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá,… gồm có khoản tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản trích bảo hiểm là bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, và kinh phí công đoàn …

– Tài khoản 6412 – Chi phí vật liệu, bao bì: Là tài khoản phản ánh các chi phí vật liệu, bao bì xuất sử dụng cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ như là chi phí vật liệu đóng gói; chi phí vật liệu, nhiên liệu sử dụng cho bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hóa; chi phí vật liệu sử dụng cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ,… dùng cho bộ phận bán hàng.

– Tài khoản 6413 – Chi phí công cụ, dụng cụ: Là tài khoản phản ánh chi phí về công cụ, dụng cụ phục vụ vào quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá như là dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán,…

– Tài khoản 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ: Là tài khoản phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng như là nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phương tiện vận chuyển, bốc dỡ, phương tiện tính toán, dụng cụ đo lường, …

– Tài khoản 6415 – Chi phí bảo hành: Là tài khoản dùng để phản ánh khoản chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá. Đối với chi phí sửa chữa và bảo hành công trình xây lắp sẽ phản ánh vào TK 627 – Chi phí sản xuất chung mà không phải ở TK này.

– Tài khoản 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là tài khoản phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài để phục vụ cho việc bán hàng như chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ phục vụ trực tiếp cho khâu bán hàng; chi phí thuê kho, thuê bãi; chi phí thuê vận chuyển, bốc vác sản phẩm, hàng hóa, chi phí hoa hồng cho các đại lý bán hàng,…

– Tài khoản 6418 – Chi phí bằng tiền khác: Là tài khoản phản ánh các chi phí bằng tiền khác phát sinh có liên quan tới bán hàng ngoài các chi phí đã kể trên như là chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí hội nghị khách hàng. chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hoá …

5. Cách Hạch Toán Chi Phí Bán Hàng

Chi Phí Bán Hàng Là Gì

a) Tính tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, các khoản hỗ trợ khác (như bảo hiểm nhân thọ, …) cho nhân viên trong bộ phận bán hàng ghi như sau:

– Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

– Có TK 334, 338,…

b) Giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho quá trình bán hàng, ghi như sau:

– Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

– Có TK 152, 153, 242.

c) Trích khấu hao TSCĐ của bộ phận bán hàng ghi như sau:

– Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

– Có TK 214

d) Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ có giá trị không lớn tính trực tiếp vào chi phí bán hàng ghi như sau:

– Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

– Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ

– Có TK 111, 112, 141, 331,…

e) Chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ cho bán hàng ghi như sau:

– Trường hợp dùng phương pháp trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ như sau:

+ Trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí bán hàng ghi như sau:

– Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

– Có TK 335 – Chi phí phải trả (nếu như việc sửa chữa đã được thực hiện trong kỳ nhưng chưa nghiệm thu hay chưa có hóa đơn).

– Có TK 352 – Dự phòng phải trả

+ Khi chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thực tế phát sinh ghi như sau:

Nợ TK 335, 352

Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111, 112, 152, 241, 331, 241,…

– Trường hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn và có liên quan tới việc bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ trong nhiều kỳ, định kỳ kế toán tính vào chi phí bán hàng từng phần của chi phí sửa chữa lớn đã phát sinh ghi như sau:

+ Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

+ Có TK 242

f) Khi hạch toán chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa (trừ bảo hành công trình xây lắp):

– Trường hợp doanh nghiệp bán hàng cho khách hàng có giấy bảo hành kèm theo cam kết sửa chữa cho những hỏng hóc do lỗi sản xuất được phát hiện trong thời gian bảo hành sản phẩm, doanh nghiệp phải xác định cho từng mức chi phí sửa chữa cho toàn bộ nghĩa vụ bảo hành. Khi xác định số dự phòng phải trả về chi phí sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hoá ghi như sau:

+ Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

+ Có TK 352

– Vào cuối kỳ kế toán sau, doanh nghiệp phải tính, xác định số dự phòng phải trả cho việc sửa chữa bảo hành sản phẩm, hàng hoá cần lập:

+ Trường hợp số dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hóa cần lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng phải trả đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa dùng hết thì số chênh lệch được trích thêm ghi nhận vào chi phí, ghi như sau:

Nợ TK 641 (6415)- Chi phí bán hàng

Có TK 352

+ Trường hợp số dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hóa cần lập trong kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải trả đã lập trong kỳ kế toán trước nhưng chưa dùng hết thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí:

Nợ TK 352

Có TK 641 (6415) – Chi phí bán hàng

g) Các sản phẩm, hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo

– Trường hợp hàng hóa mua vào hoặc sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra sử dụng để khuyến mại, quảng cáo:

+ Trường hợp xuất sản phẩm, hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo không thu tiền, không đi kèm những điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa, ghi như sau:

Nợ TK 641- Chi phí bán hàng

Có TK 155, 156

+ Trường hợp xuất hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo nhưng khách hàng chỉ được nhận hàng khuyến mại, quảng cáo đi kèm những điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa thì kế toán phản ánh giá trị hàng khuyến mại, quảng cáo vào giá vốn hàng bán.

– Trường hợp doanh nghiệp có hoạt động thương mại được nhận hàng hóa từ nhà sản xuất, nhà phân phối nhằm quảng cáo, khuyến mại cho khách hàng mua hàng của nhà sản xuất, nhà phân phối:

+ Khi nhận hàng của nhà sản xuất sử dụng để khuyến mại, quảng cáo cho khách hàng, nhà phân phối thì phải theo dõi chi tiết về số lượng hàng trong hệ thống quản trị nội bộ của doanh nghiệp và thuyết minh trên Bản thuyết minh Báo cáo tài chính đối với hàng được nhận và số hàng đã dùng để khuyến mại cho người mua.

+ Khi chương trình khuyến mãi kết thúc, nếu không phải trả lại cho nhà sản xuất số hàng khuyến mại chưa dùng hết, kế toán ghi nhận thu nhập khác là giá trị số hàng khuyến mại không phải trả lại, ghi như sau:

Nợ TK 156

Có TK 711 – Thu nhập khác

h) Các sản phẩm, hàng hóa tiêu dùng nội bộ dùng cho hoạt động bán hàng, dựa theo chứng từ liên quan, kế toán ghi như sau:

– Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

– Có TK 155, 156

Trường hợp nếu như phải kê khai thuế GTGT cho sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ ghi như sau:

– Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ

– Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp

i) Đối với sản phẩm, hàng hoá sử dụng để biếu, tặng

– Trường hợp sản phẩm, hàng hoá sử dụng để biếu, tặng đối với khách hàng bên ngoài doanh nghiệp được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh ghi như sau:

+ Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

+ Có TK 152, 153, 155, 156

Trường hợp nếu phải kê khai thuế GTGT đầu ra ghi như sau:

+ Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

+ Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.

– Trường hợp sản phẩm, hàng hoá sử dụng để biếu, tặng đối với cán bộ công nhân viên được trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi ghi như sau:

+ Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi

+ Có TK 511 – Doanh thu bán hàng

+ Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp

Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán đối với giá trị của sản phẩm, hàng hóa, nguyên vật liệu sử dụng để biếu, tặng công nhân viên và người lao động:

+ Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

+ Có TK 152, 153, 155, 156.

k) Khoản chi phí phải trả cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu về các khoản đã chi hộ liên quan đến hàng uỷ thác xuất khẩu và phí uỷ thác xuất khẩu, dựa theo các chứng từ liên quan, ghi như sau:

– Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

– Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ

– Có TK 338

l) Chi phí hoa hồng bán hàng phải trả cho bên nhận đại lý, ghi như sau:

– Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

– Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ

– Có TK 131

m) Trường hợp phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng, ghi như sau:

– Nợ TK 111, 112,…

– Có TK 641 – Chi phí bán hàng.

n) Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí bán hàng đã phát sinh trong kỳ vào TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh, ghi như sau:

– Nợ TK 911

– Có TK 641 – Chi phí bán hàng

Xem thêm: