Cách hạch toán tài khoản 135 (PHẢI THU KINH PHÍ ĐƯỢC CẤP) theo Thông tư 24
Tài khoản 135 – “Phải thu kinh phí được cấp” – là công cụ quan trọng trong kế toán hành chính sự nghiệp, giúp theo dõi các khoản kinh phí từ ngân sách hoặc tài trợ. Theo Thông tư 24, việc hạch toán tài khoản này yêu cầu sự chính xác để quản lý và báo cáo kinh phí hiệu quả.
1. Nguyên tắc kế toán tài khoản 135
1.1. Tài khoản này sử dụng để phản ánh khoản phải thu và số nhận trước phát sinh trong quan hệ thanh toán kinh phí được cấp giữa đơn vị kế toán với NSNN, nhà tài trợ, đơn vị kế toán cấp trên.
1.2. Nguyên tắc kế toán đối với trường hợp nhận kinh phí từ NSNN cấp:
a) Đối với kinh phí NSNN giao tự chủ cho hoạt động chung của đơn vị trong năm (trừ kinh phí đặt hàng, đấu thầu cung cấp dịch vụ sự nghiệp công sử dụng NSNN) bằng hình thức rút dự toán qua KBNN: Khoản kinh phí này thỏa mãn điều kiện ghi nhận doanh thu ngay nên khi nhận dự toán NSNN năm được phê duyệt, đồng thời với việc hạch toán dự toán được giao trên tài khoản ngoài bảng (Nợ TK 008), đơn vị thực hiện hạch toán doanh thu ngay tương ứng với số phải thu của NSNN (Nợ TK 135/Có TK 511). Số phải thu trên tài khoản 135 được hạch toán giảm dần khi đơn vị rút dự toán để chi tiêu, sử dụng kinh phí và phân phối chênh lệch thu, chi (tiết kiệm chi) từ dự toán được giao tự chủ trong năm.
b) Đối với các loại kinh: phí còn lại đơn vị được NSNN giao trong năm (kinh phí NSNN không giao tự chủ, kinh phí NSNN giao tự chủ theo hình thức đặt hàng, đấu thầu cung cấp dịch vụ sự nghiệp công sử dụng NSNN, kinh phí chi đầu tư,…), khi nhận được kinh phí, đơn vị hạch toán là khoản nhận trước vào bên Có TK 135 (đơn vị chỉ được ghi nhận doanh thu trong năm khi thỏa mãn điều kiện ghi nhận doanh thu theo quy định tại Thông tư này). Một số trường hợp cụ thể như sau:
– Trường hợp kinh phí đơn vị nhận tạm ứng của NSNN trong năm, được hạch toán là khoản nhận trước vào tài khoản 135 (Nợ TK có liên quan/Có TK 135), cho đến khi đơn vị đã sử dụng kinh phí có đủ điều kiện quyết toán với NSNN thì thực hiện kết chuyển khoản nhận trước này vào doanh thu tương ứng của đơn vị (Nợ TK 135/Có các TK 511,…). Riêng đối với kinh phí giao nhiệm vụ, đặt hàng, đấu thầu cung cấp dịch vụ sự nghiệp công sử dụng NSNN thì khi thoả mãn điều kiện ghi nhận doanh thu, đơn vị thực hiện kết chuyển khoản nhận trước này vào doanh thu tương ứng (Nợ TK 135/Có các TK 531,…).
– Trường hợp cuối ngày 31/12 một số khoản chi đơn vị đã có đủ khối lượng, hồ sơ thanh toán và ghi nhận là tài sản, chi phí,… trong năm, đã được giao dự toán ngân sách trong năm (nhưng chưa thực hiện thanh toán tại KBNN), đơn vị dự kiến sẽ thực hiện rút dự toán năm trước trong thời gian chỉnh lý quyết toán ngân sách (tháng 01 năm sau) và số liệu này được quyết toán vào năm trước: Tại ngày 31/12, đơn vị ghi nhận bút toán doanh thu trong năm (Nợ TK 135/Có các TK 511, 531) tương ứng với phần khối lượng đã thực hiện (đủ điều kiện rút dự toán năm trước trong thời gian chỉnh lý quyết toán ngân sách) để đảm bảo phản ánh đầy đủ doanh thu mà đơn vị nhận của NSNN trong năm.
c) Đối với khoản nhận ứng trước kinh phí chi đầu tư năm sau từ NSNN: Đơn vị hạch toán là khoản nhận trước của NSNN vào tài khoản 135 (Nợ TK có liên quan/Có TK 135), cho đến khi được giao dự toán chính thức trong năm thì ngoài việc điều chỉnh dự toán, còn phải kết chuyển khoản đã nhận trước vào doanh thu trong năm tương ứng với phần kinh phí đã sử dụng có khối lượng thanh toán được nghiệm thu (Nợ TK 135/Có TK 511).
1.3. Nguyên tắc kế toán đối với nhận kinh phí thuộc nguồn vay nợ nước ngoài của Chính phủ, chính quyền địa phương giao trực tiếp cho đơn vị là chủ dự án:
Đơn vị chỉ được ghi nhận doanh thu trong năm khi thỏa mãn điều kiện ghi nhận doanh thu theo quy định tại Thông tư này, theo đó khi nhận kinh phí do nhà tài trợ (hoặc từ tài khoản đặc biệt) giải ngân vào tài khoản tiền gửi của đơn vị thì phải hạch toán là khoản nhận trước của nhà tài trợ vào tài khoản 135 (Nợ TK có liên quan/Có TK 135), cho đến khi đơn vị sử dụng kinh phí và có đủ hồ sơ chứng từ chi có liên quan để quyết toán nhận kinh phí theo quy định thì mới được kết chuyển khoản nhận trước đã sử dụng vào doanh thu tương ứng (Nợ TK 135/Có TK 512).
1.4. Nguyên tắc kế toán đối với kinh phí thuộc nguồn viện trợ, hỗ trợ trong và ngoài nước mà đơn vị nhận trực tiếp có kèm theo điều kiện sử dụng kinh phí và nếu đơn vị không sử dụng đúng theo điều kiện đã đặt ra của nhà tài trợ thì phải hoàn trả lại kinh phí:
Trong trường hợp này khi nhận kinh phí mà đơn vị chưa thực hiện theo điều kiện của nhà tài trợ thì phải hạch toán là khoản nhận trước vào tài khoản 135 (Nợ TK có liên quan/Có TK 135), đến khi sử dụng khoản kinh phí này phù hợp với điều kiện đã đặt ra thì mới kết chuyển khoản đã nhận trước vào doanh thu tương ứng (Nợ TK 135/Có các TK 512, 711,…).
1.5. Nguyên tắc kế toán đối với khoản phải thu liên quan đến kinh phí đơn vị kế toán cấp trên cấp cho đơn vị kế toán cấp dưới mà có kèm theo điều kiện sử dụng kinh phí và nếu đơn vị không sử dụng đúng theo điều kiện đã đặt ra thì phải hoàn trả lại kinh phí:
Khi nhận được kinh phí, đơn vị kế toán cấp dưới chưa ghi nhận doanh thu ngay mà hạch toán là khoản nhận trước trên tài khoản 135 (Nợ TK 111, 112/Có TK 135), đến khi sử dụng khoản kinh phí này phù hợp với điều kiện đã đặt ra thì kết chuyển khoản đã nhận trước vào doanh thu tương ứng (Nợ TK 135/Có TK 518).
1.6. Trường hợp phải hoàn trả kinh phí nhận trước, khi hoàn trả đơn vị phải tất toán số dư TK 135 (Nợ TK 135/Có các TK 111, 112,…).
1.7. Đơn vị mở sổ kế toán theo dõi chi tiết từng nguồn kinh phí được giao (kinh phí giao tự chủ cho hoạt động chung, kinh phí dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách theo hình thức đặt hàng, đấu thầu; kinh phí hoạt động không giao tự chủ; kinh phí chi đầu tư; kinh phí viện trợ; kinh phí vay nợ nước ngoài;…) và chi tiết khác theo yêu cầu quản lý.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 135- Phải thu kinh phí được cấp
Bên Nợ:
– Số phải thu kinh phí được cấp;
– Kết chuyển số đã nhận trước sang tài khoản doanh thu hoặc hoàn trả kinh phí được cấp theo quy định.
Bên Có:
– Số phải thu đã thanh toán;
– Số nhận trước kinh phí được cấp từ bên cấp kinh phí.
Tài khoản này có thể có số dư bên nợ và số dư bên có:
Số dư bên Nợ: Phản ánh số còn phải thu kinh phí được cấp.
Số dư bên Có: Phần ánh số đã nhận trước kinh phí được cấp chưa thanh toán.
Tài khoản 135- Phải thu kinh phí được cấp, có 3 tài khoản cấp 2:
– Tài khoản 1351- Phải thu từ ngân sách nhà nước: Phản ánh các khoản thanh toán kinh phí do NSNN cấp.
– Tài khoản 1352- Phải thu từ nhà tài trợ: Phản ánh các khoản thanh toán kinh phí viện trợ, tài trợ và kinh phí vay nợ nước ngoài do nhà tài trợ cấp.
– Tài khoản 1353- Phải thu từ đơn vị kế toán cấp trên: Phản ánh các khoản thanh toán kinh phí do đơn vị kế toán cấp trên cấp.
3. Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu
3.1. Trường hợp kinh phí NSNN cấp chung cho hoạt động giao tự chủ của đơn vị trong năm (trừ kinh phí đặt hàng, đấu thầu cung cấp dịch vụ sự nghiệp công sử dụng NSNN) bằng hình thức giao dự toán:
– Căn cứ dự toán giao tự chủ được phê duyệt, ghi:
Nợ TK 135- Phải thu kinh phí được cấp (1351)
Có TK 511- Doanh thu từ kinh phí NSNN cấp.
Đồng thời, ghi:
Nợ TK 008- Dự toán chi hoạt động
– Khi đơn vị rút dự toán giao tự chủ cho nhu cầu chi tiêu, ghi:
Nợ các TK 112, 152, 211, 331, 612,…
Có TK 135- Phải thu kinh phí được cấp (1351).
Đồng thời, ghi:
Có TK 008- Dự toán chi hoạt động.
3.2. Trường hợp đơn vị tạm ứng NSNN từ kinh phí hoạt động không giao tự chủ, kinh phí đặt hàng, đấu thầu cung cấp dịch vụ sự nghiệp công sử dụng NSNN và kinh phí chi đầu tư:
a) Khi tạm ứng kinh phí từ dự toán được giao trong năm:
– Khi rút tạm ứng kinh phí, ghi:
Nợ các TK 111, 331,…
Có TK 135- Phải thu kinh phí được cấp (1351)
Đồng thời, ghi:
Có các TK 008, 009 (tạm ứng).
– Định kỳ căn cứ các khoản đã chi từ kinh phí tạm ứng đã có đủ hồ sơ chứng từ có liên quan để quyết toán khoản đã chi; riêng đối với kinh phí đặt hàng, đấu thầu cung cấp dịch vụ sự nghiệp công sử dụng NSNN khi thoả mãn điều kiện ghi nhận doanh thu; kế toán kết chuyển vào doanh thu, ghi:
Nợ TK 135- Phải thu kinh phí được cấp (1351)
Có các TK 511, 531.
b) Trường hợp kinh phí NSNN tạm ứng vào tài khoản tiền gửi cho đơn vị:- Khi nhận Lệnh chi tiền tạm ứng, ghi:
Nợ TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc
Có TK 135- Phải thu kinh phí được cấp (1351)
Đồng thời, ghi:
Nợ TK 005- Lệnh chi tiền tạm ứng.
– Trường hợp hoàn trả cho NSNN số tiền đã tạm ứng, ghi:
Nợ TK 135- Phải thu kinh phí được cấp (1351)
Có các TK 111, 112,…
Đồng thời, ghi:
Có TK 005- Lệnh chi tiền tạm ứng.
3.3. Trường hợp sử dụng dự toán ứng trước vốn đầu tư:
– Khi rút kinh phí từ dự toán ứng trước vốn đầu tư, ghi:
Nợ các TK 111, 331, 241 (24121),… .
Có TK 135- Phải thu kinh phí được cấp (1351)
Đồng thời, ghi:
Có TK 009- Dự toán chi đầu tư (năm sau).
– Khi khoản ứng trước vốn đầu tư được giao dự toán chính thức trong năm, kết chuyển doanh thu tương ứng với số đã sử dụng đủ điều kiện quyết toán chi ngân sách, ghi:
Nợ TK 135- Phải thu kinh phí được cấp (1351)
Có TK 511- Doanh thu từ kinh phí NSNN cấp.
3.4. Trường hợp đơn vị kế toán được giao nhiệm vụ mua sắm tập trung, khi thực hiện mua sắm tập trung theo cách thức đơn vị là bên ký hợp đồng và thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp:
– Khi rút dự toán ngân sách để tạm ứng theo hợp đồng cho nhà cung cấp, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 135- Phải thu kinh phí được cấp (1351).
Đồng thời, ghi:
Có TK 008- Dự toán chi hoạt động.
– Căn cứ biên bản bàn giao tài sản của nhà cung cấp cho bên sử dụng tài sản có sự chứng kiến của đơn vị theo thủ tục bàn giao tay ba, ghi:
Nợ TK 135- Phải thu kinh phí được cấp (1351)
Có TK 331- Phải trả cho người bán.
– Khi rút dự toán thanh toán số còn lại cho nhà cung cấp (đã đủ thủ tục, hồ sơ mua sắm, bàn giao tài sản), ghi:
Nợ TK 331- Phải trả cho người bán
Có TK 135- Phải thu kinh phí được cấp (1351).
Đồng thời, ghi:
Có TK 008- Dự toán chi hoạt động.
3.5. Trường hợp kinh phí NSNN chưa ghi nhận doanh thu trong năm mà cuối ngày 31/12 đơn vị đã có đủ khối lượng, hồ sơ thanh toán để ghi nhận tài sản, chi phí,… trong năm (nhưng chưa thực hiện thanh toán với KBNN), dự kiến sẽ rút dự toán trong thời gian chỉnh lý quyết toán ngân sách (tháng 01 năm sau) và số liệu này sẽ được quyết toán vào ngân sách năm trước:
– Tại ngày 31/12, căn cứ vào hồ sơ, khối lượng hoàn thành đơn vị đã hạch toán tài sản, chi phí,… để ghi nhận doanh thu tương ứng, ghi:
Nợ TK 135- Phải thu kinh phí được cấp (1351)
Có các TK 511, 531.
– Trong tháng 01 năm sau (thời gian chỉnh lý quyết toán ngân sách), đơn vị rút dự toán NSNN năm trước (bút toán được ghi nhận vào thời điểm hiện tại), ghi:
Nợ các TK 111, 112,331,…
Có TK 135- Phải thu kinh phí được cấp (1351).
Đồng thời, ghi:
Có các TK 008, 009 (năm trước).
3.6. Trường hợp đơn vị nhận trước khoản viện trợ có kèm theo điều kiện sử dụng kinh phí; hoặc nhận khoản vay nợ nước ngoài mà đơn vị là chủ dự án:
a) Khi nhận được kinh phí từ nhà tài trợ, ghi:
Nợ các TK 111, 112
Có TK 135- Phải thu kinh phí được cấp (1352).
b) Định kỳ, căn cứ số đã sử dụng từ nguồn này có đầy đủ hồ sơ chứng từ quyết toán khoản chi, kết chuyển số đã nhận trước vào doanh thu tương ứng với số đã sử dụng, ghi:
Nợ TK 135- Phải thu kinh phí được cấp (1352)
Có các TK 512, 711,…
3.7. Trường hợp đơn vị nhận được kinh phí hoạt động nghiệp vụ do đơn vị kế toán cấp trên cấp cho hoạt động không giao tự chủ, cấp cho chi đầu tư và cấp khác có kèm theo điều kiện sử dụng kinh phí (nếu không sử dụng đúng theo điều kiện thì phải hoàn trả lại kinh phí):
a) Khi nhận kinh phí, ghi:
Nợ các TK 111, 112
Có TK 135- Phải thu kinh phí được cấp (1353).
b) Định kỳ, đối với các khoản đã sử dụng kinh phí có đủ hồ sơ thanh toán của khoản chi và thỏa mãn điều kiện đặt ra, kết chuyển số đã nhận trước vào doanh thu, ghi:
Nợ TK 135- Phải thu kinh phí được cấp (1353)
Có TK 518- Doanh thu từ hoạt động nghiệp vụ.
Việc hạch toán tài khoản 135 theo Thông tư 24 là thiết yếu để quản lý các khoản kinh phí được cấp một cách hiệu quả. Đúng quy trình hạch toán không chỉ đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính mà còn hỗ trợ công tác quản lý ngân sách một cách hiệu quả.
Xem thêm:
Sách Chế Độ Kế Toán Hành Chính Sự Nghiệp (VAA)
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế