Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Theo nghị định 123/2020/NĐ-CP thì từ ngày 1/7/2022, tất cả các cá nhân, tổ chức trong nền kinh tế phải sử dụng hóa đơn điện tử theo 1 trong 2 loại là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Bài viết xem thêm: Thông Báo Hủy Hóa Đơn Điện Tử Theo Mẫu 04 NĐ 119

Thông Báo Mẫu Số 01 Nghị định 119 Về Đăng Ký Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử

I. Văn bản pháp luật liên quan

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP
• Nghị định 119/2018/NĐ-CP
• Thông tư 68/2019/TT-BTC

II. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Theo khoản 2, điều 20, Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì các đối tượng sau được phép sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế:

“Doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại và các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (trừ trường hợp nêu tại khoản 3 Điều này và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế) khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.”

Theo khoản 3, điều 20, nghị định 119/2018/NĐ-CP thì:

“Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.”

Kết luận:

Vậy đối tượng được phép sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế là: các doanh nghiệp, tổ chức ở khoản 2 trên nhưng không thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế.

III. Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế

Theo điều 20, Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế, các tổ chức, DN cần thực hiện như sau:

Bước 1: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Nội dung thông tin đăng ký, thay đổi thông tin đã đăng ký theo Mẫu số 01 ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018. 

Bước 2: Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế.

Bước 3a: Nếu cơ quan Thuế không đồng ý thì tổ chức kinh tế đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo nội dung bài viết:

Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Bước 3b: Nếu cơ quan Thuế chấp nhận cho phép tổ chức được sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì doanh nghiệp, tổ chức tiếp tục thực hiện các bước sau:

• Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để lập hóa đơn mẫu
• Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử
• Sau khi lựa chọn xong mẫu hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cung cấp HĐĐT sẽ gửi lại cho bạn hóa đơn điện tử mẫu. 
• Tiếp theo, bạn lập thông báo phát hành hóa đơn gửi kèm đính kèm phụ lục với hóa đơn mẫu và Quyết định áp dụng HDĐT. Các bạn thực hiện như sau:
  • Đăng nhập vào phần mềm HTKK theo mã số thuế công ty. Chọn mục “Hóa đơn”/Chọn mục “Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)” như hình sau:

• Tiếp theo Chọn “Kỳ tính thuế”.

• • Tiếp theo điền thông tin hóa đơn lên trên thông báo phát hành hóa đơn. Thông tin cần điền bao gồm:
    • Mã loại hóa đơn: Người sử dụng chọn trong combobox, mã loại hóa đơn bao gồm : 01GTKT,06HDXK…;
    • Tên loại hóa đơn: Tên của loại hóa đơn tương ứng với mã hóa đơn, ví dụ : mã hóa đơn 01GTKT có tên là Hóa đơn giá trị gia tăng…;
    • Mẫu số: Ghi mẫu số tương ứng với mã loại hóa đơn; NSD nhập Mẫu số theo đúng cấu trúc được quy định trong thông tư với độ dài tối đa 20 ký tự, và bắt buộc nhập 11 ký tự đầu theo đúng cấu trúc quy định trong thông tư (trừ tem, vé, thẻ);
    • Ký hiệu: Ghi lại mã ký hiệu của hóa đơn;
    • Số lượng: Ứng dụng hỗ trợ tính theo công thức = (Đến số – Từ số) + 1, không cho phép sửa;
    • Từ số: Số hóa đơn đầu tiên của lần thông báo phát hành này;
    • Đến số: Số hóa đơn cuối cùng của lần thông báo phát hành này;
    • Ngày bắt đầu sử dụng: phải sau ngày thông báo phát hành ít nhất 2 ngày;

  Ví dụ: Ngày 05/11/2020 là ngày thông báo thì ngày bắt đầu sử dụng là ngày 07/11/2020;

  • Tên doanh nghiệp : Tên doanh nghiệp cung cấp HDĐT;
  • MST: Mã số thuế của doanh nghiệp cung cấp HDĐT.

  – Các bạn có thể tham khảo như hình sau”

  

  Sau khi bạn đã nhập xong thông tin về lô hóa đơn phát hành. Chọn “Ghi”/Chọn “Kết xuất XML” để lưu Thông báo phát hành hóa đơn điện tử dạng .xml.

  • Nộp thông báo phát hành hóa đơn và hồ sơ liên quan qua mạng
  • Doanh nghiệp sử dụng trình duyệt truy cập vào địa chỉ http://thuedientu.gdt.gov.vn, sau đó đăng nhập hệ thống theo mã số thuế của doanh nghiệp.
  • Chọn “Khai thuế”/Chọn “Nộp tờ khai XML”/ Chọn “Chọn tệp tờ khai”. Bạn đi tới tệp tờ khai vừa kết xuất và chọn tải lên, chờ hệ thông tải lên. Sau đó bạn chọn “Ký điện tử”/ Chọn tiếp “Nộp tờ khai” như hình dưới đây.

  

  • • Sau khi tải lên Thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua website http://thuedientu.gdt.gov.vn. Chọn “Tra cứu” => “Tờ khai” => “TB01/AC- Thông báo phát hành hóa đơn”.
    • => Chọn file Word (file gộp bản SCAN Quyết định sử dụng HDĐT, Thông báo phát hành HDĐT và Hóa đơn mẫu) đính kèm.
    • => Ký và nộp.
    • Như vậy là các bạn đã hoàn thành việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua mạng.

    IV. Một số lưu ý khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

    • Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có).
    • Trường hợp cơ quan thuế không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

    V. Xử lý sai sót của hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

    Các bạn xem các bài sau để biết cách xử lý sai sót của hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất.

    Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai thời điểm

    Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên, địa chỉ doanh nghiệp

    Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai mã số thuế

    Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai thông tin hàng hóa, dịch vụ

    Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai số tiền

    VI. Trách nhiệm của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

    Theo quy định tại các văn bản pháp luật ở Mục I bài viết này thì người bán hàng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế cần có trách nhiệm:

    • Tạo lập hóa đơn điện tử về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để gửi đến người mua và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác của hóa đơn điện tử.
    • Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đã lập đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (chuyển trực tiếp hoặc gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử).
    • Lưu trữ và bảo đảm tính toàn vẹn của toàn bộ hóa đơn điện tử; thực hiện các quy định pháp luật về bảo đảm an toàn, an ninh hệ thống dữ liệu điện tử.
    • Chấp hành sự thanh tra, kiểm tra, đối chiếu của các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

    VI. Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế

    Theo quy định tại điều 15, nghị định 119/2018/NĐ-CP thì, 

    1. Cơ quan thuế ngừng cấp mã hóa đơn điện tử trong các trường hợp sau:

    a) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế;

    b) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;

    c) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh;

    d) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;

    đ) Trường hợp khác theo quy định của Bộ Tài chính.

    2. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh nêu tại khoản 1 Điều này được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sau khi thông báo với cơ quan thuế về việc tiếp tục kinh doanh hoặc được cơ quan thuế khôi phục mã số thuế, được bãi bỏ quyết định cưỡng chế nợ thuế.

    3. Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh tạm ngừng kinh doanh cần có hóa đơn điện tử giao cho người mua để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày cơ quan thuế có thông báo tạm ngừng kinh doanh có văn bản thông báo với cơ quan thuế được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử.