Cách hạch toán mua tài sản cố định hữu hình – Tài khoản 211

28/11/2024

Tài sản cố định (TSCĐ) là trụ cột không thể thiếu của mỗi doanh nghiệp. Việc hạch toán tài sản cố định không chỉ là một bước quan trọng mà còn là vấn đề cần thiết đối với kế toán. Trong bài viết này sẽ chia sẻ các kiến thức cơ bản về quy trình hạch toán TSCĐ.

cach-hach-toan-mua-tai-san-co-dinh-huu-hinh-va-vo-hinh

1. 211 là tài khoản gì?

Tài khoản 211 – Tài sản cố định hữu hình dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng, giảm toàn bộ tài sản cố định hữu hình của doanh nghiệp theo nguyên giá.

Tài sản cố định hữu hình bao gồm các phần tử vật chất như nhà cửa, cơ sở vật chất, máy móc và thiết bị, có vai trò quan trọng trong chuỗi sản xuất kinh doanh với sự duy trì hình thức vật chất ban đầu.

2. Kết cấu và nội dung Tài khoản 211 – Tài sản cố định hữu hình

Tài khoản 211 – Tài sản cố định hữu hình được sử dụng để ghi nhận và theo dõi nguyên giá của các tài sản cố định hữu hình mà doanh nghiệp sở hữu. Kết cấu của tài khoản này bao gồm các khoản mục chính như nguyên giá tài sản, chi phí nâng cấp, sửa chữa lớn và các khoản tăng giảm liên quan đến tài sản. Nội dung của TK 211 phản ánh giá trị ban đầu của tài sản cố định, từ đó giúp quản lý và báo cáo chính xác tình hình tài sản của doanh nghiệp.

ket-cau-va-noi-dung-tk-211-tai-san-co-dinh

Cấu trúc và nội dung của tài khoản 211 (tài sản cố định) theo quy định tại Điều 31, Khoản 2 của Thông tư 133/2016/TT-BTC dành cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa được miêu tả như sau:

Phía Nợ:

Nguyên giá của tài sản cố định tăng do mua sắm, trao đổi tài sản cố định, hoàn thành xây dựng cơ bản và bàn giao sử dụng, góp vốn vào liên doanh, nhận quà tặng, viện trợ…
Điều chỉnh tăng nguyên giá của tài sản cố định do lắp đặt, trang bị thêm, cải tạo nâng cấp, đánh giá lại.
Phía Có:
Nguyên giá của tài sản cố định giảm do chuyển nhượng cho đơn vị khác, trao đổi để nhận tài sản cố định mới, bán, thanh lý hoặc góp vốn vào đơn vị khác.
Nguyên giá của tài sản cố định giảm do tháo rời một số bộ phận sau khi đánh giá lại giảm nguyên giá.
Số dư phía Nợ: Giá trị nguyên giá của tài sản cố định hiện có vào cuối kỳ tại doanh nghiệp.

Tài khoản 211 (tài sản cố định) gồm 06 tài khoản cấp 2:

Tài khoản 2111 – Nhà cửa, vật kiến trúc: Phản ánh giá trị các công trình xây dựng như nhà cửa, vật kiến trúc, hàng rào, bể, tháp nước, sân bãi, các công trình trang trí, thiết kế cho nhà cửa, và các cơ sở hạ tầng như đường sá, cầu cống, đường sắt, cầu tàu, cầu cảng.
Tài khoản 2112 – Máy móc, thiết bị: Phản ánh giá trị các loại máy móc, thiết bị dùng trong sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm máy móc chuyên dùng, thiết bị công tác, dây chuyền công nghệ và máy móc đơn lẻ.
Tài khoản 2113 – Phương tiện vận tải, truyền dẫn: Phản ánh giá trị các loại phương tiện vận tải như đường bộ, đường sắt, đường thủy, hàng không, đường ống và các thiết bị truyền dẫn.
Tài khoản 2114 (Thiết bị, dụng cụ quản lý): Ghi nhận giá trị của thiết bị và dụng cụ dùng trong quản lý kinh doanh và hành chính.
Tài khoản 2115 (Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm): Theo dõi giá trị của cây lâu năm, súc vật làm việc, và súc vật nuôi dùng để sản xuất sản phẩm.
Tài khoản 2118 (TSCĐ khác): Ghi nhận giá trị của các tài sản cố định không được phản ánh trong các tài khoản nêu trên.

3. Cách hạch toán tài sản cố định hữu hình và vô hình

Hạch toán tài sản cố định là quá trình quản lý tài chính quan trọng, bao gồm ghi nhận và theo dõi các tài sản lâu dài của doanh nghiệp như máy móc, thiết bị, và phần mềm. Đối với tài sản cố định hữu hình, kế toán ghi nhận nguyên giá, khấu hao và chi phí bảo trì. Trong khi đó, tài sản cố định vô hình như bản quyền và phần mềm được ghi nhận theo nguyên giá và phân bổ chi phí theo thời gian sử dụng. Quá trình này giúp đảm bảo chính xác trong báo cáo tài chính và hỗ trợ quyết định tài chính hiệu quả.

3.1. Kế toán tăng TSCĐ hữu hình

3.1.1 Khi doanh nghiệp nhận vốn góp hoặc vốn cấp dưới dạng tài sản cố định hữu hình, ghi nhận hạch toán tài sản cố định như sau:

Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (theo giá trị thỏa thuận)
Có TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu
3.1.2 Khi doanh nghiệp mua sắm tài sản cố định hữu hình:
Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ: Doanh nghiệp cần xác định nguyên giá tài sản cố định dựa trên các chứng từ liên quan, lập hồ sơ kế toán và biên bản giao nhận tài sản. Ghi sổ như sau:
Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (giá mua chưa bao gồm thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332)
Có các TK 111, 112, … (tùy theo phương thức thanh toán)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3411) (nếu có)
Nếu tài sản cố định được mua kèm thiết bị, phụ tùng thay thế, Ghi nhận như sau:
Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (bao gồm giá trị tài sản chính và các thiết bị phụ tùng đủ tiêu chuẩn)
Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ (1534) (cho thiết bị và phụ tùng thay thế)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332)
Có các TK 111, 112, … (tùy theo phương thức thanh toán)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3411) (nếu có)
Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, nguyên giá tài sản cố định bao gồm cả thuế GTGT.

Nếu tài sản cố định được mua sắm bằng nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản của doanh nghiệp và được sử dụng cho sản xuất kinh doanh, theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, cần điều chỉnh ghi tăng nguồn vốn kinh doanh và giảm nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản. Khi quyết toán được duyệt, ghi nhận như sau:

Nợ TK 441 – Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản
Có TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu

3.1.3 Khi doanh nghiệp mua tài sản cố định hữu hình theo phương thức trả chậm hoặc trả góp và đưa vào sử dụng ngay:
Ghi nhận hạch toán tài sản cố định khi mua sắm:

Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (theo giá mua trả ngay)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332) (nếu có)
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước (phần lãi trả chậm, tính bằng chênh lệch giữa tổng số tiền thanh toán và giá mua trả ngay, cộng với thuế GTGT nếu có)
Có các TK 111, 112, 331 (tùy theo phương thức thanh toán)
Khi thanh toán tiền cho người bán, hạch toán tài sản cố định:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có các TK 111, 112 (số tiền thanh toán định kỳ bao gồm cả giá gốc và lãi trả chậm)
Khi tính chi phí lãi trả chậm định kỳ, hạch toán tài sản cố định:
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Có TK 242 – Chi phí trả trước

3.1.4 Khi doanh nghiệp nhận tài trợ, biếu, tặng tài sản cố định hữu hình và đưa vào sử dụng ngay cho sản xuất kinh doanh:
Ghi nhận hạch toán tài sản cố định được nhận:

Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình
Có TK 711 – Thu nhập khác
Ghi nhận các chi phí liên quan trực tiếp đến tài sản cố định được tài trợ, biếu, tặng (như chi phí vận chuyển, lắp đặt):
Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình
Có các TK 111, 112, 331, … (tùy thuộc vào phương thức thanh toán)

3.1.5 Khi doanh nghiệp tự sản xuất tài sản cố định hữu hình và đưa vào sử dụng:
Ghi nhận hạch toán tài sản cố định hữu hình tự sản xuất:

Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình
Có TK 155 – Thành phẩm (nếu xuất kho để sử dụng)
Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (nếu đưa vào sử dụng ngay)

3.1.6 Khi doanh nghiệp thực hiện trao đổi tài sản cố định hữu hình:
Trao đổi với tài sản cố định tương tự:
Khi nhận tài sản cố định tương tự và đưa vào sử dụng:

Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá ghi theo giá trị còn lại của tài sản trao đổi)
Nợ TK 214 – Hao mòn tài sản cố định (số khấu hao của tài sản trao đổi)
Có TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá tài sản trao đổi)
Trao đổi với tài sản cố định không tương tự:
Khi giao tài sản cố định cho bên trao đổi:
Nợ TK 811 – Chi phí khác (giá trị còn lại của tài sản trao đổi)
Nợ TK 214 – Hao mòn tài sản cố định (giá trị đã khấu hao)
Có TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá)
Ghi nhận thu nhập từ trao đổi:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng (tổng giá thanh toán)
Có TK 711 – Thu nhập khác (giá trị hợp lý của tài sản trao đổi)
Có TK 333 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có)
Khi nhận tài sản cố định từ trao đổi:
Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (giá trị hợp lý của tài sản nhận)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng (tổng giá thanh toán)
Nếu phải thu thêm tiền do giá trị tài sản trao đổi lớn hơn giá trị tài sản nhận:
Nợ các TK 111, 112 (số tiền thu thêm)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng
Nếu phải trả thêm tiền do giá trị tài sản nhận lớn hơn giá trị tài sản trao đổi:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có các TK 111, 112,…
3.1.7 Khi doanh nghiệp mua tài sản cố định hữu hình, bao gồm nhà cửa và vật kiến trúc gắn liền với quyền sử dụng đất, và đưa vào sử dụng ngay cho hoạt động sản xuất kinh doanh, ghi nhận như sau:
Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá của nhà cửa và vật kiến trúc)
Nợ TK 213 – Tài sản cố định vô hình (nguyên giá quyền sử dụng đất)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 331,…
3.1.8 Khi tài sản cố định hữu hình tăng do hoàn thành đầu tư xây dựng cơ bản, các bước ghi nhận kế toán được thực hiện như sau:
Khi công trình xây dựng cơ bản hoàn thành và được đưa vào sử dụng, nhưng chưa được quyết toán vốn đầu tư:

Doanh nghiệp tạm tính nguyên giá của tài sản để hạch toán tăng, giảm tài sản cố định và làm cơ sở tính khấu hao. Sau khi quyết toán vốn đầu tư được duyệt, nếu có sự chênh lệch so với giá trị tạm tính, doanh nghiệp cần điều chỉnh tăng hoặc giảm số chênh lệch.
Nếu đầu tư xây dựng cơ bản được hạch toán trên cùng hệ thống kế toán của doanh nghiệp:

Khi công trình hoàn thành và đưa vào sử dụng:

Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá tài sản)
Có TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang
Nếu tài sản không đạt tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ hữu hình:
Nợ các TK 152, 153 (nếu là vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho)
Có TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang
Nếu đầu tư xây dựng cơ bản không hạch toán trên cùng hệ thống kế toán (do doanh nghiệp có Ban quản lý dự án riêng):

Khi nhận bàn giao công trình từ chủ đầu tư:

Nợ các TK 111, 112, 152, 153, 211, 213
Có TK 136 – Phải thu nội bộ
Có các TK 331, 333,… (nếu có nợ phải trả)
Khi đầu tư TSCĐ bằng nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản, sau quyết toán được duyệt:
Nợ TK 441 – Nguồn vốn đầu tư XDCB
Có TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu
Nếu sau quyết toán có chênh lệch giữa giá quyết toán và giá tạm tính:
Khi điều chỉnh giảm nguyên giá TSCĐ:

Nợ TK 138 – Phải thu khác (số phải thu hồi không được quyết toán)
Có TK 211 – TSCĐ hữu hình
Khi điều chỉnh tăng nguyên giá TSCĐ:
Nợ các TK 211, 213, 217, 1557
Có các TK liên quan
3.1.9 Khi doanh nghiệp nhận tài sản cố định hữu hình từ điều động nội bộ của Tổng công ty mà không phải thanh toán tiền, ghi nhận kế toán như sau:
Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá tài sản nhận được)
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn của tài sản)
Có các TK 336, 411 (giá trị còn lại của tài sản)
3.1.10 Khi doanh nghiệp sử dụng kinh phí sự nghiệp hoặc dự án để đầu tư hoặc mua sắm tài sản cố định và đưa tài sản vào sử dụng cho hoạt động sự nghiệp hoặc dự án, hạch toán như sau:
Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình (giá trị tài sản cố định)
Có các TK 111, 112 (tiền mặt hoặc ngân hàng)
Có TK 241 – XDCB dở dang (nếu có phần đầu tư chưa hoàn thành)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (nếu có nợ phải trả)
Có TK 461 – Nguồn kinh phí sự nghiệp (4612) (phần nguồn kinh phí liên quan)
Đồng thời, doanh nghiệp cần ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ như sau:
Nợ TK 161 – Chi sự nghiệp (1612) (giá trị tương ứng với nguồn kinh phí đã chi cho tài sản)
Có TK 466 – Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (số tiền tương ứng với giá trị tài sản)
Nếu doanh nghiệp rút dự toán mua TSCĐ, cần cập nhật và ghi chép thông tin này trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính.

3.1.11 Khi doanh nghiệp đầu tư hoặc mua sắm tài sản cố định bằng quỹ phúc lợi và đưa tài sản vào sử dụng cho hoạt động văn hóa hoặc phúc lợi, thực hiện các bút toán kế toán như sau:

Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (toàn bộ giá trị tài sản)
Có các TK 111, 112, 331, 3411 (tuỳ theo hình thức thanh toán)
Đồng thời, ghi nhận quỹ phúc lợi đã hình thành tài sản cố định:
Nợ TK 3532 – Quỹ phúc lợi (giá trị tài sản cố định được mua sắm)
Có TK 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (tương ứng với giá trị tài sản)
3.1.12 Khi doanh nghiệp phát sinh chi phí liên quan đến tài sản cố định hữu hình như sửa chữa, cải tạo hoặc nâng cấp, thực hiện các bước kế toán sau:

Khi phát sinh chi phí sửa chữa, cải tạo, nâng cấp:

Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332)
Có các TK 112, 152, 331, 334, … (tùy thuộc vào nguồn chi trả)
Khi hoàn thành công việc và đưa tài sản vào sử dụng:
Nếu chi phí đáp ứng các tiêu chí ghi tăng nguyên giá TSCĐ:

Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình
Có TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang
Nếu chi phí không đáp ứng các tiêu chí ghi tăng nguyên giá TSCĐ:
Nợ các TK 623, 627, 641, 642 (đối với chi phí nhỏ)
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước (nếu cần phân bổ dần)
Có TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang

3.2 Kế toán giảm giá TSCĐ

3.2.1 Trường hợp doanh nghiệp nhượng bán TSCĐ
Khi doanh nghiệp quyết định nhượng bán tài sản cố định hữu hình (TSCĐ), bao gồm các tài sản dùng cho sản xuất, kinh doanh, hoạt động sự nghiệp hoặc dự án, quy trình kế toán cần được thực hiện như sau:

Nhượng bán TSCĐ dùng vào sản xuất, kinh doanh:
Ghi nhận doanh thu từ nhượng bán:

Nợ các TK 111, 112, 131, … (tiền thu về hoặc phải thu từ khách hàng)
Có TK 711 – Thu nhập khác (giá bán chưa bao gồm thuế GTGT)
Có TK 3331 – Thuế giá trị gia tăng phải nộp (nếu có)
Lưu ý: Nếu không tách được thuế GTGT ngay lập tức, thu nhập khác sẽ bao gồm cả thuế GTGT. Định kỳ, kế toán sẽ điều chỉnh giảm thu nhập khác cho số thuế GTGT phải nộp.
Ghi giảm TSCĐ đã nhượng bán:

Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn đã được trích)
Nợ TK 811 – Chi phí khác (giá trị còn lại của TSCĐ)
Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá của TSCĐ)
Chi phí liên quan đến nhượng bán:
Các chi phí phát sinh liên quan đến việc nhượng bán TSCĐ được ghi vào Nợ TK 811 – Chi phí khác.
Nhượng bán TSCĐ hữu hình cho hoạt động sự nghiệp, dự án

Khi doanh nghiệp nhượng bán tài sản cố định hữu hình (TSCĐ) đã được dùng cho hoạt động sự nghiệp hoặc dự án, các bước kế toán cần thực hiện như sau:
Ghi giảm TSCĐ đã nhượng bán:

Nợ TK 466 – Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại của nguồn kinh phí)
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn đã trích)
Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá của TSCĐ)
Xử lý tiền thu, chi liên quan:

Các khoản thu, chi từ việc nhượng bán TSCĐ hữu hình phải được ghi vào các tài khoản liên quan theo quy định của cơ quan thẩm quyền.
Nhượng bán TSCĐ hữu hình dùng cho hoạt động văn hóa, phúc lợi

Khi doanh nghiệp nhượng bán tài sản cố định hữu hình (TSCĐ) đã được sử dụng cho hoạt động văn hóa, phúc lợi, các bước kế toán cần thực hiện như sau:
Ghi giảm TSCĐ nhượng bán:

Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3533) (giá trị còn lại của quỹ)
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn đã trích)
Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá của TSCĐ)
Xử lý tiền thu từ việc nhượng bán TSCĐ:
Nợ các TK 111, 112, … (số tiền thu thực tế)
Có TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3532) (giá trị thu về từ việc nhượng bán)
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3331) (nếu có thuế GTGT phải nộp)
Xử lý chi phí liên quan đến việc nhượng bán TSCĐ:
Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3532) (chi phí phát sinh từ việc nhượng bán)
Có các TK 111, 112, … (số tiền chi thực tế)

3.2.2 Trường hợp doanh nghiệp thực hiện thanh lý TSCĐ

Tài sản cố định (TSCĐ) thanh lý bao gồm các tài sản đã hư hỏng, không thể sử dụng, lạc hậu về kỹ thuật, hoặc không còn phù hợp với yêu cầu sản xuất và kinh doanh. Khi doanh nghiệp quyết định thanh lý TSCĐ, các bước sau cần được thực hiện:

Ra quyết định thanh lý: Doanh nghiệp cần ra quyết định chính thức về việc thanh lý tài sản.
Thành lập Hội đồng thanh lý TSCĐ: Hội đồng có trách nhiệm tổ chức và thực hiện quá trình thanh lý theo các quy định hiện hành.
Lập Biên bản thanh lý TSCĐ: Biên bản này được lập theo mẫu quy định, với hai bản: một bản gửi phòng kế toán để ghi sổ và một bản cho bộ phận quản lý, sử dụng TSCĐ.
Doanh nghiệp cần dựa vào Biên bản thanh lý và các chứng từ liên quan đến thu, chi từ việc thanh lý TSCĐ để thực hiện ghi sổ kế toán theo quy trình tương tự như khi nhượng bán TSCĐ.

3.2.3 Khi doanh nghiệp góp vốn vào các công ty con, liên doanh hoặc liên kết bằng tài sản cố định hữu hình, kế toán ghi nhận như sau:

Nợ các TK 221, 222 (theo giá trị đánh giá lại)
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (số khấu hao đã trích)
Nợ TK 811 – Chi phí khác (chênh lệch giữa giá đánh giá lại và giá trị còn lại của TSCĐ)
Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá)
Có TK 711 – Thu nhập khác (chênh lệch giữa giá đánh giá lại và giá trị còn lại của TSCĐ)
3.2.4 Trường hợp phát hiện TSCĐ hữu hình thừa, thiếu
TSCĐ phát hiện thừa:
TSCĐ thừa không ghi sổ: Căn cứ vào hồ sơ TSCĐ để ghi tăng tài sản, ghi:
Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình
Có các TK 241, 331, 338, 411, …
TSCĐ thừa đang sử dụng: Ghi tăng TSCĐ và xác định giá trị hao mòn, ghi:
Nợ các TK chi phí sản xuất, kinh doanh (đối với TSCĐ dùng cho sản xuất kinh doanh)
Nợ TK 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (đối với TSCĐ dùng cho phúc lợi)
Nợ TK 466 – Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (đối với TSCĐ dùng cho sự nghiệp, dự án)
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ
TSCĐ thừa thuộc về doanh nghiệp khác: Báo ngay cho doanh nghiệp chủ tài sản hoặc cơ quan tài chính (đối với doanh nghiệp Nhà nước). Trong thời gian chờ xử lý, theo dõi và giữ hộ TSCĐ theo tài liệu kiểm kê.
TSCĐ bị phát hiện thiếu:
Xử lý ngay theo quyết định: Căn cứ vào “Biên bản xử lý TSCĐ thiếu”, ghi:
Đối với TSCĐ thiếu dùng cho sản xuất, kinh doanh:

Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ
Nợ các TK 111, 112, 334, 138 (1388) (nếu người có lỗi phải bồi thường)
Nợ TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu (nếu được phép ghi giảm vốn)
Nợ TK 811 – Chi phí khác (nếu doanh nghiệp chịu tổn thất)
Có TK 211 – TSCĐ hữu hình
Đối với TSCĐ thiếu dùng cho sự nghiệp, dự án:
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ
Nợ TK 466 – Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ
Có TK 211 – TSCĐ hữu hình
Đối với phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu:
Nợ các TK 111, 112 (nếu thu tiền)
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (trừ vào lương)
Có các TK liên quan (theo quyết định xử lý)
Đối với TSCĐ thiếu dùng cho hoạt động văn hóa, phúc lợi:
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ
Nợ TK 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ
Có TK 211 – TSCĐ hữu hình
Đối với phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu:
Nợ các TK 111, 112 (nếu thu tiền)
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (trừ vào lương)
Có TK 3532 – Quỹ phúc lợi
Nếu chưa xác định nguyên nhân:
Đối với TSCĐ thiếu dùng cho sản xuất, kinh doanh:
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ
Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý
Có TK 211 – TSCĐ hữu hình
Khi quyết định xử lý giá trị còn lại:
Nợ các TK 111, 112 (tiền bồi thường)
Nợ TK 1388 – Phải thu khác (nếu người có lỗi phải bồi thường)
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (trừ vào lương)
Nợ TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu (nếu được phép ghi giảm vốn)
Nợ TK 811 – Chi phí khác
Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý
Đối với TSCĐ thiếu dùng cho sự nghiệp, dự án:
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ
Nợ TK 466 – Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ
Có TK 211 – TSCĐ hữu hình
Phản ánh phần giá trị còn lại vào TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý:
Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác
Khi quyết định xử lý thu bồi thường phần giá trị còn lại:
Nợ các TK 111, 334, …
Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý
Đối với TSCĐ thiếu dùng cho hoạt động văn hóa, phúc lợi:
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ
Nợ TK 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ
Có TK 211 – TSCĐ hữu hình
Phản ánh phần giá trị còn lại vào TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý:
Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý
Có TK 3532 – Quỹ phúc lợi
Khi doanh nghiệp quyết định thu bồi thường phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu, ghi:
Nợ các TK 111, 334, …
Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý

3.3 Kế toán xử lý TSCĐ hữu hình khi kiểm kê tại thời điểm xác định giá trị doanh nghiệp để cổ phần hóa doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước

3.3.1 Kế toán kết quả kiểm kê tài sản
Khi Doanh nghiệp nhận được thông báo hoặc quyết định cổ phần hóa của cơ quan có thẩm quyền, doanh nghiệp cổ phần hóa cần có trách nhiệm kiểm kê, phân loại TSCĐ hữu hình doanh nghiệp đang quản lý, sử dụng tại thời điểm xác định giá trị doanh nghiệp.

Trường hợp thiếu TSCĐ hữu hình, ghi là:

Nợ TK 1381 -Tài sản thiếu chờ xử lý (giá trị còn lại)
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn luỹ kế)
Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá).
Trường hợp phát sinh thừa TSCĐ: Doanh nghiệp cần chủ động theo dõi và ghi chép trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính những tài sản phát hiện thừa qua việc kiểm kê. Sau đó, ghi vào những tài khoản có liên quan trong Bảng Cân đối kế toán sau khi tìm hiểu nguyên nhân và có quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền.
3.3.2 Kế toán xử lý TSCĐ hữu hình thừa, thiếu trong kiểm kê
Doanh nghiệp phải phân tích và làm rõ nguyên nhân vì sao tài sản thừa, thiếu và xác định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân để xử lý bồi thường trách nhiệm vật chất theo các quy định hiện hành. Giá trị của TSCĐ hữu hình thiếu sau khi trừ đi những khoản bồi thường được ghi nhận vào chi phí khác.

Đối với các tài sản phát hiện thiếu qua kiểm kê, Doanh nghiệp căn cứ vào “Biên bản xử lý tài sản thừa, thiếu qua kiểm kê”, ghi là:

Nợ TK 111 – Tiền mặt (cá nhân, tổ chức nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 1388 – Phải thu khác (cá nhân, tổ chức phải nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (nếu trừ lương của người lao động phạm lỗi)
Nợ TK 811 – Chi phí khác (phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu qua kiểm kê phải tính vào tổn thất của doanh nghiệp)
Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý.
Đối với các TSCĐ hữu hình phát hiện thừa qua kiểm kê, Doanh nghiệp căn cứ vào “Biên bản xử lý tài sản thừa, thiếu qua kiểm kê”, ghi là:
Nợ TK 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (nếu tài sản thừa của người bán)
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3388)
Có TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu (đối với TSCĐ hữu hình thừa không xác định được nguyên nhân và không tìm được chủ sở hữu).
3.3.3 Kế toán nhượng bán, thanh lý tài sản không cần dùng, tài sản ứ đọng, chờ thanh lý:
Sau khi đã được chấp thuận bằng văn bản của cơ quan quyết định cổ phần hóa, doanh nghiệp tiến hành tổ chức, nhượng bán, thanh lý theo các quy định hiện hành. Kế toán của Doanh nghiệp cần phải theo dõi, hạch toán số thu, chi phí và ghi giảm tài sản, cụ thể như sau:

Doanh nghiệp cần phản ánh số thu về nhượng bán, thanh lý TSCĐ không cần dùng, TSCĐ chờ thanh lý, ghi là:

Nợ TK 111,112,131
Có TK 711 – Thu nhập khác
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có).
Doanh nghiệp cần phản ánh chi phí về nhượng bán, thanh lý TSCĐ không cần dùng, TSCĐ chờ thanh lý, ghi là:
Nợ TK 811 – Chi phí khác
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111,112, 331.
Doanh nghiệp phản ánh giảm TSCĐ đã nhượng bán, thanh lý, ghi là:
Nợ TK 811 – Chi phí khác (giá trị còn lại)
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ
Có TK 211 – TSCĐ hữu hình.
3.3.4 Trường hợp doanh nghiệp chuyển giao TSCĐ hữu hình không cần dùng, chờ thanh lý theo quy định của pháp luật, ghi là:
Nợ TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ
Có TK 211 – TSCĐ hữu hình.
3.3.5 Trong trường hợp kế toán chuyển giao tài sản là các công trình phúc lợi:
Trường hợp Doanh nghiệp chuyển giao nhà ở cán bộ, công nhân viên đầu tư bằng nguồn Quỹ phúc lợi của doanh nghiệp cho cơ quan nhà đất của địa phương để quản lý, kế toán, ghi là:
Nợ TK 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại)
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (giá trị còn lại)
Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá).
Đối với tài sản là công trình phúc lợi được đầu tư bằng nguồn vốn nhà nước, nếu doanh nghiệp thực hiện cổ phần hóa sử dụng cho mục đích kinh doanh thì kế toán ghi như sau:
Nợ TK 466 – Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ
Có TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu.
3.3.6 Kế toán giá trị của TSCĐ hữu hình được đánh giá lại khi xác định giá trị của doanh nghiệp:
Doanh nghiệp cần căn cứ vào hồ sơ xác định lại giá trị của doanh nghiệp, doanh nghiệp điều chỉnh lại giá trị của TSCĐ hữu hình theo nguyên tắc sau: Chênh lệch tăng giá trị còn lại của TSCĐ được ghi nhận vào bên
Có Tài khoản 412 – Chênh lệch đánh giá lại tài sản; Chênh lệch giảm giá trị còn lại của TSCĐ được ghi nhận vào bên Nợ của Tài khoản 412 – Chênh lệch đánh giá lại tài sản và phải chi tiết khoản chênh lệch này theo từng TSCĐ. Cụ thể cho từng trường hợp ghi sổ như sau:

Trường hợp TSCĐ được đánh giá lại có giá trị cao hơn giá trị ghi trong sổ kế toán và nguyên giá TSCĐ, hao mòn luỹ kế đánh giá lại tăng so với giá trị ghi sổ, thì kế toán ghi là:

Nợ TK 211 – Nguyên giá TSCĐ (phần đánh giá tăng)
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ (phần đánh giá tăng)
Có TK 412 – Chênh lệch đánh giá lại tài sản (giá trị TSCĐ tăng thêm).
Trường hợp TSCĐ được đánh giá lại có giá trị thấp hơn giá trị ghi trong sổ kế toán và nguyên giá TSCĐ, hao mòn luỹ kế đánh giá lại giảm so với giá trị ghi sổ, thì kế toán ghi là:
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (phần đánh giá giảm)
Nợ TK 412 – Chênh lệch đánh giá lại tài sản (phần giá trị TSCĐ giảm đi)
Có TK 211 – Nguyên giá TSCĐ (phần đánh giá giảm).
Doanh nghiệp phải trích khấu hao TSCĐ theo nguyên giá mới sau khi đã điều chỉnh giá trị do đánh giá lại.

3.3.7 Doanh nghiệp bàn giao TSCĐ cho công ty cổ phần:
Trường hợp cổ phần hóa doanh nghiệp độc lập:

Trường hợp cổ phần hóa doanh nghiệp độc lập, kế toán của Doanh nghiệp thực hiện các thủ tục bàn giao theo đúng quy định hiện hành về bàn giao tài sản, nợ phải trả và nguồn vốn cho công ty cổ phần. Toàn bộ các chứng từ kế toán, sổ kế toán và Báo cáo tài chính của doanh nghiệp cổ phần hóa thuộc diện phải lưu trữ được chuyển giao cho công ty cổ phần để lưu trữ tiếp tục.

Trường hợp cổ phần hóa doanh nghiệp hạch toán phụ thuộc của Công ty Nhà nước độc lập, Tập đoàn, Tổng công ty, Công ty thành viên, Công ty mẹ hạch toán độc lập của Tổng Công ty.

Khi Doanh nghiệp tiến hành bàn giao tài sản, nợ phải trả và nguồn vốn cho công ty cổ phần, cần phải căn cứ vào biên bản bàn giao tài sản, những phụ lục chi tiết về tài sản bàn giao cho công ty cổ phần và những chứng từ, sổ kế toán có liên quan, kế toán cũng cần phản ánh giá trị của TSCĐ hữu hình bàn giao cho công ty cổ phần, ghi là:

Nợ TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (phần đã hao mòn)
Có TK 211 – TSCĐ hữu hình.

4. Cách xác định nguyên giá mua TSCĐ

Nguyên giá (historical cost), hay còn gọi là giá gốc, chi phí lịch sử, là chi phí hoặc giá trị mua sắm ban đầu của một tài sản. Nguyên giá của tài sản cố định hữu hình được tính như sau:

Nguyên giá tài sản cố định hữu hình = Giá mua + Thuế (không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại) + Các chi phí liên quan

Ở đây:

Giá mua: là số tiền thực tế phải trả để mua tài sản. Đối với trường hợp tài sản cố định hữu hình mua trả chậm hoặc trả góp, giá mua là giá của tài sản tại thời điểm mua, không bao gồm lãi trả chậm.
Các chi phí liên quan: bao gồm các chi phí cần thiết để đưa tài sản vào trạng thái sử dụng, như chi phí vận chuyển, bốc dỡ; lãi tiền vay phát sinh trong quá trình đầu tư mua sắm tài sản cố định; chi phí nâng cấp; chi phí lắp đặt, chạy thử; lệ phí trước bạ;…
Lưu ý:
Đối với tài sản cố định hữu hình như nhà cửa, vật kiến trúc gắn liền với quyền sử dụng đất, giá trị của quyền sử dụng đất phải được xác định riêng và ghi nhận là tài sản cố định vô hình nếu đáp ứng đủ tiêu chuẩn “Có đầy đủ các nguồn lực về kỹ thuật, tài chính và các nguồn lực khác để hoàn tất các giai đoạn triển khai, bán hoặc sử dụng tài sản vô hình đó”.
Đối với nhà cửa, vật kiến trúc được ghi nhận là tài sản cố định và nguyên giá được xác định theo công thức nêu trên.

Xem thêm:

Các tài khoản hàng tồn kho: phương pháp và cách hạch toán đầy đủ nhất

Lương KPI là gì? Một số lưu ý về lương KPI trong doanh nghiệp

Hướng dẫn cách hạch toán chi phí bán hàng tài khoản 641 theo Thông tư 200