Các tài khoản hàng tồn kho: phương pháp và cách hạch toán đầy đủ nhất
Tài khoản hàng tồn kho là một yếu tố quan trọng trong hệ thống kế toán, phản ánh giá trị thực tế của các loại hàng hóa, nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Dưới đây là các thông tin đã tổng hợp để giúp bạn hiểu rõ hơn về tài khoản hàng tồn kho là gì và cách quản lý chúng hiệu quả.
1. Khái niệm tài khoản hàng tồn kho
Tài khoản hàng tồn kho là một tài khoản trong hệ thống kế toán dùng để ghi nhận giá trị của các loại hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm, và các tài sản lưu động khác mà doanh nghiệp sở hữu để phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh. Giá trị của hàng tồn kho trên tài khoản này phản ánh số lượng và giá trị thực tế của hàng tồn kho tại một thời điểm nhất định, bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí khác liên quan đến việc đưa hàng hóa đến trạng thái và địa điểm hiện tại.
2. Phân loại hàng tồn kho
Phân loại hàng tồn kho là bước quan trọng trong quản lý tài sản của doanh nghiệp, giúp xác định rõ ràng giá trị và tính chất của từng loại hàng hóa. Hãy cùng tìm hiểu về các loại hàng tồn kho và vai trò của chúng trong hoạt động kinh doanh.
Cụ thể, hàng tồn kho có thể xuất hiện dưới các hình thức sau:
- Tài khoản 151 – Hàng hóa mua đang trong quá trình vận chuyển.
- Tài khoản 152 – Nguyên liệu và vật liệu
- Tài khoản 153 – Công cụ và thiết bị.
- Tài khoản 154 – Chi phí liên quan đến sản xuất và kinh doanh chưa hoàn tất.
- Tài khoản 155 – Sản phẩm hoàn thành.
- Tài khoản 156 – Hàng hóa
- Tài khoản 157 – Hàng hóa gửi đi tiêu thụ.
- Tài khoản 158 – Hàng hóa lưu kho chờ thuế
Theo quy định trong Thông tư số 90/2021/TT-BTC, kế toán hàng tồn kho được ghi nhận trên các tài khoản 151, 152, 153, 154, 155, 157 theo nguyên tắc giá gốc. Các quy định chi tiết được nêu như sau:
Tài khoản 151 – Hàng hóa mua đang trong quá trình vận chuyển
Tài khoản này ghi nhận giá trị của các hàng hóa, vật tư (như nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa) đã được mua và thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, nhưng vẫn đang trong quá trình vận chuyển, ở bến cảng, bến bãi, kho ngoại quan, hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng chưa được kiểm nhận và nhập kho.
Hàng hóa và vật tư được xem là tài sản của doanh nghiệp mặc dù chưa được ghi nhận vào kho, bao gồm:
- Hàng hóa và vật tư đã được thanh toán hoặc cam kết thanh toán, nhưng vẫn còn lưu giữ tại kho của người bán, bến cảng, bến bãi, hoặc đang trong quá trình vận chuyển;
- Hàng hóa và vật tư đã được mua từ bên ngoài và đã đến doanh nghiệp, nhưng hiện đang trong quá trình chờ kiểm tra và xác nhận trước khi được nhập kho.
Lưu ý rằng hàng ngày, khi nhận hóa đơn mua hàng mà hàng hóa chưa được nhập kho, kế toán sẽ không ghi sổ ngay mà sẽ đối chiếu với hợp đồng kinh tế và lưu giữ hóa đơn trong hồ sơ “Hàng hóa mua đang vận chuyển”.
Trong tháng, khi hàng hóa nhập kho, kế toán sẽ dựa vào phiếu nhập kho và hóa đơn mua hàng để ghi sổ vào các tài khoản như Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu” và Tài khoản 153 “Công cụ, dụng cụ”. Nếu hàng chưa về vào cuối tháng, kế toán sẽ ghi vào tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường” dựa trên hóa đơn mua hàng. Đồng thời, cần mở sổ chi tiết để theo dõi hàng hóa đang trên đường, phân loại theo chủng loại, lô hàng và hợp đồng kinh tế.
Tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận giá trị hiện tại và các biến động tăng giảm của nguyên liệu, vật liệu trong kho của doanh nghiệp. Những nguyên liệu, vật liệu này có thể được mua từ bên ngoài hoặc tự chế biến, phục vụ cho hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Trong tài khoản này, nguyên liệu và vật liệu được phân loại như sau:
- Nguyên liệu và vật liệu chính là những thành phần cơ bản cấu thành sản phẩm trong quá trình sản xuất, đóng vai trò chủ chốt trong việc tạo ra thực thể vật chất của sản phẩm. Khái niệm này cụ thể cho từng doanh nghiệp sản xuất và không áp dụng cho các doanh nghiệp thương mại hay dịch vụ. Nguyên liệu và vật liệu chính còn bao gồm cả các bán thành phẩm mua từ bên ngoài để tiếp tục quá trình sản xuất và hoàn thiện sản phẩm.
- Vật liệu phụ là những loại vật liệu không phải là thành phần chính của sản phẩm nhưng khi được sử dụng trong quá trình sản xuất, chúng có thể thay đổi màu sắc, mùi vị, hoặc hình dạng của sản phẩm, đồng thời cải thiện chất lượng hoặc hỗ trợ quá trình chế tạo, bảo quản, đóng gói và các yêu cầu công nghệ kỹ thuật khác.
- Nhiên liệu là các vật liệu được sử dụng để cung cấp nhiệt trong quá trình sản xuất và kinh doanh, giúp duy trì hoạt động chế tạo sản phẩm. Nhiên liệu có thể ở dạng lỏng, rắn hoặc khí.
- Vật tư thay thế là các loại vật tư được sử dụng để thay thế hoặc sửa chữa máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, cùng với các công cụ và dụng cụ sản xuất.
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản là những tài sản được sử dụng trong các hoạt động xây dựng cơ bản. Các thiết bị này bao gồm cả thiết bị lắp đặt và không cần lắp đặt, cùng với công cụ, khí cụ và vật liệu kết cấu cần thiết để hoàn thiện công trình xây dựng cơ bản.
Tài khoản 153 – Công cụ và dụng cụ
Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận giá trị hiện tại và sự biến động về tăng giảm của các loại công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp. Công cụ, dụng cụ là những tài sản lao động không đáp ứng các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng như tài sản cố định. Do đó, công cụ và dụng cụ được quản lý và hạch toán tương tự như nguyên liệu và vật liệu.
Theo các quy định hiện hành, nếu những tư liệu lao động sau đây không đáp ứng đủ tiêu chuẩn để được ghi nhận là tài sản cố định, thì chúng sẽ được phân loại là công cụ và dụng cụ.
- Các thiết bị giáo, ván khuôn, cũng như công cụ và dụng cụ dùng riêng cho công việc lắp ráp và sản xuất xây dựng;
- Bao bì bán kèm hàng hóa có giá riêng, nhưng trong quá trình bảo quản, vận chuyển và lưu trữ, cần tính giá trị hao mòn để trừ dần giá trị bao bì;
- Những dụng cụ và đồ nghề bằng thủy tinh, sành, sứ;
- Công cụ quản lý và thiết bị văn phòng;
- Trang phục và giày dép dành riêng cho công việc,…
Kế toán việc nhập, xuất, và tồn kho công cụ, dụng cụ trên tài khoản 153 được ghi nhận theo giá gốc. Giá gốc của công cụ, dụng cụ nhập kho được xác định theo các quy định áp dụng cho nguyên liệu, vật liệu (xem hướng dẫn tại TK 152).
Công cụ và dụng cụ có giá trị lớn hoặc quý hiếm cần được bảo quản đặc biệt. Đối với các công cụ và dụng cụ có giá trị nhỏ, khi sử dụng cho kinh doanh, phải ghi nhận toàn bộ chi phí một lần. Nếu công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển hoặc đồ dùng cho thuê liên quan đến hoạt động kinh doanh qua nhiều kỳ kế toán, chúng được ghi nhận vào Tài khoản 242 – “Chi phí trả trước” và phân bổ dần vào chi phí trong kỳ.
Tài khoản 154 – Chi phí sản xuất và kinh doanh chưa hoàn thành
Tài khoản này được sử dụng để tổng hợp chi phí sản xuất và kinh doanh nhằm tính giá thành sản phẩm hoặc dịch vụ tại các doanh nghiệp sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong việc kế toán hàng tồn kho. Đối với những doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, tài khoản 154 chỉ ghi nhận giá trị thực tế của sản phẩm và dịch vụ dở dang vào cuối kỳ.
Lưu ý rằng kế toán không được ghi nhận vào tài khoản 154 các loại chi phí sau: Chi phí bán hàng, chi phí quản lý quỹ, chi phí tài chính, thuế thu nhập doanh nghiệp, các chi phí khác, chi đầu tư xây dựng cơ bản, chi sự nghiệp, chi dự án, và các khoản được thanh toán bằng nguồn khác. Tài khoản này chỉ được sử dụng để hạch toán trong trường hợp quỹ được phép hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ theo cơ chế tài chính.
Tài khoản 155 – Thành phẩm.
Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận giá trị hiện tại và sự biến động của các loại thành phẩm trong doanh nghiệp. Thành phẩm là sản phẩm đã hoàn tất quá trình chế biến, được sản xuất trong nội bộ hoặc gia công bên ngoài, đã được kiểm tra và đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật trước khi được nhập kho.
Trong giao dịch xuất khẩu ủy thác, tài khoản này chỉ được sử dụng bởi bên giao ủy thác và không áp dụng cho bên nhận ủy thác (bên giữ hộ).
Tài khoản 156 – Hàng hóa
Tài khoản này được sử dụng để ghi nhận giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại hàng hóa trong doanh nghiệp, bao gồm hàng hóa tại kho, quầy hàng và bất động sản. Hàng hóa ở đây là các vật tư, sản phẩm được doanh nghiệp mua về với mục đích bán lại (bán buôn hoặc bán lẻ). Nếu hàng hóa vừa dùng để bán, vừa dùng cho sản xuất hay kinh doanh mà không phân biệt rõ ràng mục đích, vẫn được ghi nhận vào tài khoản 156 “Hàng hóa”.
Các trường hợp sau đây không được ghi nhận vào tài khoản 156 “Hàng hóa”:
- Hàng hóa được nhận để bán hộ hoặc giữ hộ cho các doanh nghiệp khác;
- Hàng hóa mua về để phục vụ sản xuất và kinh doanh sẽ được ghi vào các tài khoản như 152 “Nguyên liệu, vật liệu” hoặc 153 “Công cụ, dụng cụ”, tùy thuộc vào loại hàng hóa.
Tài khoản 157 – Hàng gửi đi bán
Hàng gửi đi bán được ghi nhận trên tài khoản 157 theo nguyên tắc giá gốc quy định trong Chuẩn mực kế toán Hàng tồn kho. Tài khoản 157 ghi nhận giá trị của hàng hóa và thành phẩm đã được gửi đến khách hàng, đại lý, hoặc ký gửi, cùng với các dịch vụ đã hoàn tất và bàn giao theo hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, nhưng chưa được coi là doanh thu bán hàng trong kỳ.
Chi phí vận chuyển, bốc xếp và các chi phí chi hộ khách hàng không được ghi nhận vào tài khoản này. Tài khoản 157 có thể được phân tích chi tiết để theo dõi từng loại hàng hóa, thành phẩm gửi bán, dịch vụ đã cung cấp cho từng khách hàng và cơ sở đại lý.
Tài khoản 158 – Hàng hóa lưu kho chờ thuế
Tài khoản này dùng để ghi nhận sự biến động về tăng, giảm và số lượng hàng hóa trong Kho bảo thuế. Kho bảo thuế chỉ dành cho doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài để sản xuất hàng xuất khẩu, áp dụng chế độ quản lý hải quan đặc biệt. Nguyên liệu và vật tư nhập khẩu phục vụ sản xuất được lưu trữ tại Kho bảo thuế mà chưa phải nộp thuế nhập khẩu và các loại thuế liên quan khác.
Việc hiểu rõ về phân loại hàng tồn kho giúp doanh nghiệp quản lý tài sản hiệu quả hơn, tối ưu hóa chi phí và tăng cường khả năng cạnh tranh. Hãy áp dụng kiến thức này để cải thiện quy trình quản lý hàng tồn kho của bạn.
3. Các phương pháp kế toán để ghi nhận hàng tồn kho
Sau đây là các thông tin đã tổng hợp về những phương pháp kế toán kê khai hàng tồn kho, nhằm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hàng hóa một cách hiệu quả, đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính và các quyết định kinh doanh. Hãy cùng khám phá.
Dựa theo Khoản 1 Điều 22 của Thông tư 133/2016/TT-BTC, nhóm tài khoản hàng tồn kho được sử dụng để ghi nhận giá trị hiện tại và cập nhật biến động kịp thời của hàng tồn kho, hoặc để phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của doanh nghiệp. Vì vậy, có hai phương pháp kê khai hàng tồn kho:
3.1 Phương pháp kê khai thường xuyên
Đây là phương pháp giám sát liên tục và thường xuyên, cho phép cập nhật ngay lập tức tình hình nhập xuất và tồn kho, đồng thời có thể xác định giá trị xuất kho bất kỳ lúc nào.
Công thức để tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được trình bày như sau:
Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ = Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ + Giá trị hàng nhập kho trong kỳ – Giá trị hàng nhập kho trong kỳ
3.2 Phương pháp kiểm kê định kỳ
Phương pháp này ghi nhận giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ, không yêu cầu tính toán liên tục. Do đó, chỉ tính giá trị hàng xuất kho vào cuối kỳ.
Công thức tính toán như sau:
Giá trị tồn đầu kỳ + Giá trị nhập trong kỳ – Giá trị tồn cuối kỳ = Giá trị xuất cuối kỳ
Việc nắm vững các phương pháp kế toán kê khai hàng tồn kho giúp doanh nghiệp quản lý tài sản hiệu quả và đưa ra quyết định kinh doanh chính xác. Hãy áp dụng đúng phương pháp để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính.
4. Cách hạch toán hàng hóa tồn kho
Hạch toán hàng hóa tồn kho là một phần quan trọng trong kế toán, giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác giá trị hàng tồn kho. Hãy cùng tìm hiểu cách hạch toán hàng hóa tồn kho để quản lý tài chính hiệu quả.
4.1 Theo phương pháp ghi sổ liên tục
Nhập kho các mặt hàng mua, bao gồm hàng hóa, công cụ, dụng cụ và nguyên vật liệu:
- Nợ tài khoản 152: Giá trị nguyên vật liệu
- Nợ tài khoản 153: Giá trị công cụ và dụng cụ
- Nợ tài khoản 156: Giá trị hàng hóa
- Nợ tài khoản 133: Thuế giá trị gia tăng đầu vào của hàng hóa
- Có các tài khoản 111/112/331…: Tổng số tiền phải thanh toán
Nếu đã nhận hóa đơn nhưng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hoặc hàng hóa chưa về kho đến cuối kỳ, việc hạch toán sẽ dựa trên hóa đơn đã nhận:
- Nợ TK 151: Giá trị của hàng hóa đang trong quá trình vận chuyển.
- Nợ tài khoản 133: Thuế giá trị gia tăng đầu vào của hàng hóa.
- Có các tài khoản như TK 111, TK 112, TK 331, v.v.: Tổng số tiền phải thanh toán.
Khi nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và hàng hóa đang vận chuyển đã về và được nhập kho:
- Nợ tài khoản 152: Giá trị nguyên vật liệu
- Nợ tài khoản 153: Giá trị của công cụ và dụng cụ
- Nợ tài khoản 156: Giá trị hàng hóa
- Có tài khoản 151: Giá trị của hàng hóa đang trong quá trình vận chuyển.
Trường hợp áp dụng chiết khấu thương mại hoặc giảm giá cho hàng hóa bán ra:
- Nợ TK 111/112/331…: Giá trị chiết khấu, giảm giá hàng hóa
- Có TK 156: Giá trị hàng hóa (trong trường hợp còn tồn kho)
- Có TK 632: Giá vốn hàng hóa đã được bán
- Có TK 133: Thuế GTGT đầu vào đối với hàng hóa.
Trong trường hợp mua hàng theo hình thức thanh toán trả chậm hoặc trả góp:
- Nợ TK 156: Giá trị hàng hóa theo mức giá thanh toán ngay
- Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào liên quan đến hàng hóa
- Nợ TK 242: Phần lãi trả chậm bằng số tiền phải thanh toán trừ giá mua nếu thanh toán ngay.
- Có TK 331: Tổng số tiền phải thanh toán.
Hàng kỳ khi tính toán lãi suất cho các khoản mua hàng trả chậm hoặc trả góp:
- Nợ TK 635: Lãi suất trả chậm của kỳ đó;
- Có TK 242: Lãi suất trả chậm của kỳ đó.
Ghi sổ chi phí khi thực hiện mua hàng hóa:
- Nợ TK 156: Chi phí liên quan đến việc mua hàng hóa;
- Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào liên quan đến chi phí mua hàng hóa;
- Có TK 111/112/331…: Tổng số tiền cần thanh toán.
Hàng hóa được xuất bán hoặc chuyển giao chi phí dở dang của dịch vụ cung cấp:
- Nợ TK 632: Chi phí vốn của hàng hóa đã được bán;
- Có TK 156: Giá trị hàng hóa đã được xuất bán.
Hàng hoá gia công hoặc chế biến:
Khi hàng hóa được gửi đi gia công hoặc chế biến:
- Nợ TK 154: Giá trị hàng hóa gửi đi để gia công hoặc chế biến;
- Có TK 156: Giá trị hàng hóa đưa đi gia công chế biến.
Chi phí gia công, chế biến hàng hoá:
- Nợ TK 154: Chi phí gia công hoặc chế biến hàng hoá;
- Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào của chi phí gia công hoặc chế biến hàng hoá;
- Có TK 111/112/331,…: Tổng giá thanh toán.
Khi hàng hóa đã qua gia công hoặc chế biến được nhập kho:
- Nợ TK 156: Giá trị của hàng hóa sau khi đã được gia công hoặc chế biến;
- Có TK 154: Giá trị hàng hóa sau khi đã được gia công hoặc chế biến.
Xuất kho hàng gửi đi bán:
- Nợ TK 157: Hàng gửi đi bán;
- Có TK 156: Hàng gửi đi bán.
4.2 Theo phương pháp kiểm kê theo định kỳ
Đầu kỳ, chuyển giá trị hàng hóa còn tồn từ cuối kỳ trước sang giá trị hàng tồn kho của kỳ hiện tại:
- Nợ TK 611: Mua hàng;
- Có TK 156: Hàng hoá.
Sau khi thực hiện kiểm kê số lượng và giá trị hàng tồn kho ở cuối kỳ:
- Nợ TK 156: Hàng hoá;
- Có TK 611: Mua hàng.
Sau khi kiểm tra số lượng và giá trị của hàng tồn kho vào cuối kỳ:
- Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán;
- Có TK 611: Mua hàng.
Việc nắm vững cách hạch toán hàng hóa tồn kho giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả và đảm bảo số liệu chính xác. Đừng ngần ngại áp dụng các phương pháp phù hợp để tối ưu hóa quy trình kế toán của bạn.
Xem thêm:
Lương KPI là gì? Một số lưu ý về lương KPI trong doanh nghiệp
Hướng dẫn cách hạch toán chi phí bán hàng tài khoản 641 theo Thông tư 200