Sử dụng nhiều mẫu hóa đơn cùng lúc có hợp pháp không?
Mỗi doanh nghiệp được tự chọn lựa mẫu hóa đơn phù hợp quy định để sử dụng trong hoạt động kinh doanh. Vậy khi sử dụng nhiều mẫu hóa đơn cùng lúc có vi phạm quy định quản lý hóa đơn hay không?
1. Giới thiệu về hóa đơn
Hóa đơn là một chứng từ quan trọng trong giao dịch thương mại, được sử dụng để xác nhận việc chuyển giao sản phẩm hoặc dịch vụ từ người bán cho người mua.
Hóa đơn cung cấp thông tin chi tiết về các sản phẩm hoặc dịch vụ được mua, bao gồm tên, số lượng, giá cả và thuế áp dụng. Hóa đơn cũng là cơ sở để tính toán thuế và là bằng chứng cho việc thanh toán.
Trong kế toán, hóa đơn được sử dụng để theo dõi doanh thu và chi phí, giúp doanh nghiệp quản lý tài chính một cách hiệu quả. Việc lập hóa đơn chính xác và đầy đủ là rất quan trọng, vì nó ảnh hưởng đến việc tuân thủ pháp luật và quản lý tài chính của doanh nghiệp.
2. Sử dụng nhiều mẫu hóa đơn cùng lúc có hợp pháp không?
Theo Điều 7 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, các tổ chức và cá nhân kinh doanh được phép sử dụng đồng thời nhiều loại hóa đơn khác nhau và phải thông báo về việc phát hành từng loại hóa đơn theo quy định.
Mẫu thông báo phát hành hóa đơn phổ biến nhất là theo Mẫu số 2, Phụ lục kèm theo Thông tư 32 với các thông tin sau:
– Thông tin về đơn vị phát hành: bao gồm tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ và số điện thoại.
– Thông tin về loại hóa đơn phát hành: bao gồm tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…), ngày lập thông báo phát hành hóa đơn, tên và chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.
Như vậy, theo quy định trên, các doanh nghiệp, hộ và cá nhân kinh doanh có thể sử dụng nhiều mẫu hóa đơn đồng thời, tuy nhiên, mỗi mẫu hóa đơn phải tuân thủ quy trình thông báo phát hành hóa đơn theo quy định.
3. Quy định về nội dung hóa đơn điện tử
Dù có thể sử dụng nhiều mẫu hóa đơn khác nhau, nhưng hóa đơn được doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng vẫn cần tuân theo những quy định về nội dung bắt buộc.
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, nội dung hóa đơn điện tử bao gồm các tiêu thức bắt buộc và không bắt buộc. Các tiêu thức bắt buộc bao gồm:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn: Tên hóa đơn là tên của từng loại hóa đơn được thể hiện trên mỗi hóa đơn.
- Tên liên hóa đơn: Áp dụng cho hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, mỗi số hóa đơn có 03 liên.
- Số hóa đơn: Là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán: Phải thể hiện theo đúng thông tin đăng ký.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua: Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế.
Như vậy, trả lời cho câu hỏi tiêu đề, mỗi doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh đều có thể sử dụng nhiều mẫu hóa đơn cùng lúc nếu mẫu hóa đơn đó đáp ứng các quy định về nội dung.
Từ ngày 01/07/2022, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và hộ cá nhân kinh doanh phải chuyển đổi sang việc sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC, trừ trường hợp của doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh không có hạ tầng công nghệ thông tin hoặc hệ thống phần mềm kế toán.
Xem thêm:
NLĐ nghỉ việc 14 ngày trở lên có phải báo giảm lao động không?
Tết Dương lịch 2025, người lao động có được thưởng tết không?