Quy Trình Xuất Khẩu Bằng Đường Hàng Không: Từ A Đến Z
Xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không sẽ giúp cho việc vận chuyển hàng hóa diễn ra nhanh chóng và độ tin cậy cao hơn so với đường biển, đường bộ.
1. Xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không là gì?
Ngoài phương thức vận chuyển bằng đường biển, đường bộ, trong xuất nhập khẩu còn có phương thức vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không. Đây cũng là phương thức vận chuyển phổ biến đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn vì những ưu điểm của nó mang lại.
Xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không là quá trình vận chuyển hàng hóa từ quốc gia này sang quốc gia khác thông qua phương tiện vận chuyển và dịch vụ vận chuyển hàng không.
Đây là một phương thức vận chuyển nhanh chóng và hiệu quả, đặc biệt phù hợp với các loại hàng hóa có giá trị cao, yêu cầu vận chuyển nhanh hoặc có thời gian sử dụng ngắn như thực phẩm tươi sống, hàng điện tử, dược phẩm, hàng hóa ngoại giao,…
Ưu điểm của xuất khẩu bằng đường hàng không:
– Tốc độ nhanh: Hàng hóa được vận chuyển bằng đường hàng không di chuyển rất nhanh. Đây là hình thức vận chuyển hàng hóa có tốc độ nhanh nhất so với đường biển và đường bộ. Giúp giảm thiểu thời gian vận chuyển của chuỗi cung ứng và đáp ứng nhu cầu thị trường một cách hiệu quả. Thích hợp cho các mặt hàng tươi sống, có thời hạn sử dụng ngắn, dễ hư hỏng như trái cây, hoa tươi, thực phẩm tươi,….
– An toàn và tin cậy: Hàng hóa vận chuyển bằng đường hàng không thường được xử lý một cách cẩn thận và có các biện pháp kiểm tra, kiểm soát an ninh nghiêm ngặt, giúp giảm thiểu nguy cơ mất mát và hư hỏng.
– Khả năng vận chuyển hàng hóa quý giá: Đường hàng không thường được sử dụng để vận chuyển hàng hóa quý giá như các sản phẩm điện tử, đồ trang sức, thuốc y tế, nơi yêu cầu sự chính xác và an toàn cao.
– Các hãng hàng không thường cung cấp các hệ thống theo dõi hàng hóa trực tuyến, giúp quản lý vị trí của các đơn hàng trong thời gian thực. Thông tin về lịch trình của các chuyến bay, bao gồm thời gian cất cánh và dự kiến đến nơi, được cập nhật đầy đủ. Ngoài ra, họ cũng liên tục cập nhật tình trạng thời tiết để đảm bảo an toàn cho hàng hóa
Nhược điểm của xuất khẩu bằng đường hàng không
– Chi phí cao: Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không thường có chi phí cao nhất so với các phương tiện khác như đường biển hay đường bộ.
– Giới hạn về khối lượng và kích thước: xuất khẩu bằng đường hàng không có giới hạn về khối lượng và kích thước của hàng hóa. Các mặt hàng quá nặng hoặc quá lớn có thể không thể vận chuyển bằng đường này.
– Bị ảnh hưởng nhiều bởi thời tiết: các chuyến bay thường có trường hợp phải hủy bởi bị ảnh hưởng bởi điều kiện thời tiết. Ví dụ: sương mù, tuyết, bão,…
Ngoài ưu điểm về tốc độ nhanh chóng, đảm bảo an toàn, an ninh cao thì xuất khẩu bằng đường hàng không cũng bị hạn chế bởi chi phí cao, ảnh hưởng nhiều bởi thời tiết. Bạn cần cân nhắc lựa chọn hình thức xuất khẩu hàng hóa phù hợp.
2. Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không
Quy trình xuất khẩu bằng đường hàng không diễn ra theo nhiều bước, theo quy trình cụ thể như sau:
Trước khi thực hiện việc xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không bạn cần kiểm tra chính sách xuất khẩu hàng hóa của Bộ Công Thương xem hàng hóa có thuộc danh mục cấm nhập khẩu, xuất khẩu hay không để thực hiện xuất khẩu hàng hóa.
Bước 1: Ký hợp đồng ngoại thương
Hai bên nhập khẩu và xuất khẩu trao đổi, thương lượng thống nhất các điều khoản trong hợp đồng ngoại thương. Hợp đồng phải đảm bảo có 6 điều khoản bắt buộc: Tên Hàng, Chất Lượng, Số Lượng, Giá, Giao Hàng, Thanh Toán.
Xem thêm: Hợp Đồng Ngoại Thương – Tất Tần Tật Kiến Thức Cần Biết
Bước 2: Xin giấy phép xuất khẩu (nếu có)
Sau khi ký hợp đồng, chúng ta phải kiểm tra tính pháp lý của hàng hóa, xem hàng hóa có thuộc danh mục cấm xuất khẩu hay không, hàng xuất khẩu có phải xin giấy phép hay xuất khẩu có điều kiện gì không.
Nếu mặt hàng nằm trong danh mục hoặc chịu quản lý của Nhà Nước thì xin giấy phép, ngoài danh mục thì xuất khẩu bình thường.
Việc xin giấy phép xuất khẩu rất quan trọng và mất rất nhiều thời gian nên người bán phải chuẩn bị trước, khi có kết quả được phép xuất khẩu rồi mới tiến hành các thủ tục xuất khẩu lô hàng.
Xem thêm: Những mặt hàng phải xin giấy phép xuất khẩu
Bước 3: Xác nhận thanh toán
Nếu trong hợp đồng điều khoản thanh toán có yêu cầu :
– Đặt cọc hay trả trước (thanh toán TT) cần kiểm tra đã nhận thanh toán hay chưa
– Nếu thanh toán theo L/C cần kiểm tra kĩ L/C
Xem thêm: Quy Trình Nhập Khẩu Bằng Đường Hàng Không – 8 Bước Chi Tiết
Manifest là gì? Hướng dẫn khai E-Manifest
Bước 4: Chuẩn bị hàng hóa
Người bán chuẩn bị hàng hóa để giao cho bên vận chuyển theo đúng thỏa thuận với bên mua theo điều khoản đã ký kết trên hợp đồng hợp đồng: cần kiểm tra hàng trong kho, lên kế hoạch sản xuất, thu mua v.v , đóng gói , dán ký mã hiệu..
Bước 5: Booking (Đặt chỗ với Forwarder hay hãng bay)
Dựa vào điều kiện Incoterm trên hợp đồng sẽ xác định ai là người booking.
Những bước cơ bản để lấy booking như sau :
– Liên hệ với FWD: cung cấp thông tin vận chuyển của lô hàng ( Tên hàng, nơi đi, nơi đến , số lượng, khối lượng, ngày đi, …)
– FWD sẽ gửi Lịch Bay và giá cước của từng hãng bay
– Sau khi thống nhất lịch bay, giá cước thì FWD sẽ lấy Booking và gửi cho nhà xuất khẩu.
– Kiểm tra thông tin trên Booking.
Bước 6: Chuẩn bị chứng từ xuất khẩu bằng đường air
Làm song song với bước 5.
Chuẩn bị hợp đồng, Commercial Invoice, packing list, Fumi, Phyto, C/O (nếu có)
Bước 7: Khai hải quan điện tử và làm thủ tục thông quan hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không
Sau khi đã chuẩn bị các chứng từ xuất khẩu doanh nghiệp tiến hành khai hải quan trên phần mềm Ecus 5- phần mềm hải quan điện tử.
Bước 8 : Vận chuyển hàng tới kho sân bay
Bước 9 : Hãng bay phát hành bill + Gửi chứng từ theo lô hàng
Hãng bay sẽ phát hành Master Bill, nếu book qua FWD thì FWD sẽ phát hành House Bill cho doanh nghiệp.
Gửi 1 bản Master Bill gốc sẽ được gửi kèm theo hàng hóa và các chứng từ khác nếu nhà xuất khẩu muốn gửi thêm
Bước 10: Hãng hàng không vận chuyển hàng hóa
Đây là khâu dịch vụ của hãng hàng không, hàng bằng sẽ được chở bằng máy bay chở hàng chuyên dụng hoặc trong khoang hàng của máy bay chở khách từ sân bay cảng đi đến sân bay đích.
Một số trường hợp, hàng hoá được chuyển tải tại các sân bay trung chuyển trong quá trình vận chuyển.
Khi hàng hóa vận chuyển lên máy bay, hãng hàng không sẽ thông báo dự kiến thời gian đến sân bay đích để người nhận biết và chuẩn bị làm các thủ tục cần thiết để nhận hàng.
Bước 11: Làm thủ tục hải quan và giao hàng tại nước nhập khẩu
>> Bài viết liên quan: Thanh Toán Quốc Tế Là Gì? Các Nghiệp Vụ Thanh Toán Quốc Tế
3. Các bên tham gia quy trình xuất khẩu bằng đường hàng không
Quy trình xuất khẩu bằng đường hàng không có nhiều bên tham gia vào các bước và có những nhiệm vụ cụ thể.
– Hãng bay (Airline)
Sở hữu máy bay vận chuyển
Cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa thông qua FWD
– Forwarder
Cung cấp dịch vụ đặt chỗ cho khách hàng
Phối hợp với cảng hàng không nhằm đóng hàng lên máy bay
– Cảng hàng không
Nơi tiếp nhận, lưu trữ hàng hóa xuất khẩu/ nhập khẩu
– Nhà xuất khẩu
Chủ sở hữu lô hàng xuất
Tìm FWD để vận chuyển hàng hóa (Incoterm: C, D)
Làm TTHQ xuất khẩu
Vận chuyển hàng hóa đến cảng hàng không
– Nhà nhập khẩu
Tìm FWD để vận chuyển hàng hóa (Incoterm: E, F)
Làm TTHQ nhập khẩu
Vận chuyển hàng từ cảng hàng không về kho
4. Những lưu ý khi xuất khẩu bằng đường hàng không
Khi xuất khẩu bằng đường hàng không, ngoài việc nắm rõ quy trình xuất khẩu hàng hóa, cần lưu ý những điểm sau đây để tránh các tình huống không may và tránh thiệt hại không đáng có:
– Người xuất khẩu cần chuẩn bị đầy đủ các loại chứng từ, giấy tờ xuất xứ hàng hóa, giấy tờ làm thủ tục xuất hàng,
– Chú ý trọng lượng hàng khi cân và tính toán phải đúng không được vượt quá với trọng lượng cho phép vận chuyển.
– Làm việc với bên vận chuyển hàng không để thống nhất về lịch trình và giá cước cụ thể.
– Hàng hoá vận chuyển phải được đóng gói đúng tiêu chuẩn bên vận chuyển quy định.
– Nếu phát sinh về những vấn đề như hàng hóa bị hư hỏng, thiếu hàng…thì cần phải kiểm tra, khiếu nại ngay lập tức. Khi soạn hợp đồng cần rà soát kỹ lưỡng lại từng điều khoản đã có trong hợp đồng. Để tránh những sai phạm, rủi ro đáng tiếc cho cả hai bên.