Kiểm soát chi phí thực phẩm trong nhà hàng

Chi phí thực phẩm là một trong những chi phí hoạt động lớn nhất trong việc điều hành một nhà hàng. Và làm thế nào để kiểm soát được nhóm chi phí này là bài toán đau đầu với các nhà quản lý. Hãy cùng ACC TRAINING tìm hiểu một số giải pháp trong bài viết sau đây!

Để kiểm soát tốt chi phí thực phẩm trong nhà hàng – cần làm gì?

► Dự báo doanh số quanh năm

Dự báo bán hàng là một nhiệm vụ quan trọng trong việc lập kế hoạch của mỗi khách sạn và chi tiết hơn là nhà hàng. Về bản chất, bạn cần nhìn vào doanh số trong quá khứ và sử dụng dữ liệu đó để dự đoán doanh số trong những tuần tới, tháng tới, và cả năm. Điều này không chỉ giúp các nhà quản lý kiểm soát chất thải thực phẩm, nó còn giúp quản lý tốt hơn việc lên lịch, đặt hàng và chuẩn bị thực phẩm của nhân viên.

Tuy nhiên, để có được dự báo đúng, đòi hỏi nhà quản lý phải quan sát và có cái nhìn tổng thể cũng như đánh giá vào trung bình doanh số từ 4 đến 6 tuần. Xu hướng bán hàng gần đây có thể khiến bạn nghĩ rằng cần một lượng thực phẩm và nhân viên nhất định cho những ngày hoặc tuần tới, nhưng điều đó có thể thay đổi nếu đột ngột một sự kiện đi kèm bị hủy.

Và hậu quả của việc bị lỡ thông tin đã khiến dự báo của bạn có thể rất tốn kém – bất kỳ ai làm việc trong các nhà hàng đều trải qua sự hỗn loạn của một ca làm việc cuối tuần kéo dài. Do đó cần phải xem xét yếu tố thay đổi theo mùa, ngày lễ và lịch sự kiện, cộng đồng, hoạt động của đối thủ cạnh tranh và kể cả thời tiết khi dự báo doanh số.

► Đặt mục tiêu và theo dõi tiến độ

Một cách để quản lý chi phí thực phẩm là thông qua việc thiết lập các ngưỡng và phương sai chi phí thực phẩm lý tưởng cho nhà hàng. Bằng cách theo dõi sự chênh lệch về chi phí thực phẩm lý tưởng so với chi phí thực phẩm thực tế, bạn có thể xác định điểm yếu hoạt động, xác định mất mát và trộm cắp và chống lại chi phí hàng hóa tăng. Cuối cùng, đừng đánh giá thấp chi phí lãng phí thực phẩm; kiểm soát chất thải là một thành phần chính trong việc kiểm soát giá vốn hàng bán. Những điều này là nhằm mục đích đẩy chi phí thực phẩm của nhà hàng của gần hơn với mục tiêu đề ra.

Cần có những mục tiêu cụ thể để kiểm soát chi phí thực phẩm trong nhà hàng

► Thiết kế lại menu

Hãy nhìn vào thực đơn nhà hàng và tìm cách loại bỏ các mục menu tốn kém, không hiệu quả. Đây là những mặt hàng đang đội chi phí thực phẩm của bạn lên mà không mang lại bất kỳ lợi nhuận nào. Sau đó, tìm ra mặt hàng nào có lợi nhất và tìm cách bán những món ăn đặc sắc đi kèm với thực phẩm đó.

► Đào tạo nhân viên biết cách tiết kiệm thực phẩm từ tâm trí

Khi các nhân viên mới tham gia làm việc trong nhà hàng, làm thế nào để họ góp phần giữ cho chi phí thực phẩm thấp? Nếu bạn điều hành một nhà hàng phục vụ nhanh, nhân viên thu ngân có được đào tạo và trang bị đúng cách để trả lời các câu hỏi của khách và điều hướng POS tránh lãng phí và sai lầm không? Bạn sẽ ngạc nhiên về lượng chất thải đến từ các đơn đặt hàng bị loại bỏ hoặc chuẩn bị sai.

Hãy bồi dưỡng cho các đầu bếp và nhân viên trực tiếp về kiểm soát phần ăn, đảm bảo rằng các công thức nấu ăn luôn luôn đúng theo định lượng và đúng theo order. Làm thế nào để bạn đo nước sốt, phô mai, hoặc thịt? Có phải nhân viên phải sử dụng một cái muôi, một cái cân hoặc một số đơn vị đo lường cụ thể khác? Không, mỗi loại gia vị, thực phẩm đều có một tỉ lệ % nhất định theo định lượng của từng món và dung sai cho phép. Do đó cần có một quy trình để tập hợp các mục trong menu và quy định cụ thể để duy trì quy trình đó. Những hiểu biết này có thể giúp các nhà quản lý hoặc đầu bếp tập trung vào huấn luyện nhân viên, những người cần nó nhất.

Nhân viên nhà hàng phải là người biết tránh lãng phí thực phẩm

► Cung cấp tiêu chuẩn rõ ràng cho các bữa ăn nhân viên

Hầu hết các nhà hàng đều có chính sách bữa ăn miễn phí hoặc giảm giá cho nhân viên. Tuy nhiên, để giảm chi phí thực phẩm mà cắt giảm các bữa ăn của nhân viên thì nhân viên sẽ dần dần không còn một ai nữa và khi nghe đến tuyển dụng nhân viên cho nhà hàng – khách sạn của bạn, họ sẽ “chạy mất dép”. Nhân viên làm việc nhiều giờ trong một môi trường có nhịp độ nhanh, do đó, ngồi xuống để có một bữa ăn miễn phí hoặc giảm giá mỗi ngày là một phần quan trọng của việc xây dựng đội ngũ nhân viên.

Cần phải chắc chắn rằng có một mức phí cụ thể cho các bữa ăn miễn phí dành cho nhân viên và giảm giá bao nhiêu % dành cho nhân viên nếu họ muốn ăn một món ăn ngoài khẩu phần ăn miễn phí và truyền đạt những mong muốn đó cho nhân viên. Hãy nói rõ rằng các bữa ăn của nhân viên có nghĩa là ngon miệng, đầy đủ, cân bằng dinh dưỡng vì họ xứng đáng được như thế.

► Cảnh giác với trộm cắp

Đây là một trong những khía cạnh thú vị nhất của quản lý nhà hàng, nhưng đối phó và ngăn chặn hành vi trộm cắp là một phần quan trọng trong việc kiểm soát chi phí thực phẩm. Giảm giá nhân viên cũng có thể góp phần gây ra vấn đề trộm cắp và không chỉ là đầu bếp hay người phục vụ: Các nghiên cứu cho thấy rằng bốn trong số 10 mã giảm giá của người quản lý được sử dụng một cách gian lận, cho thấy thực phẩm giảm giá, trái phép được phục vụ cho bạn bè hoặc gia đình… Tuy nhiên, cũng đừng làm gì “căng” quá đối với nhân viên của mình, đôi khi chúng ta phải mắt nhắm mắt mở cho qua, dù biết nhưng trong giới hạn cho phép là được.

► Quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho thường xuyên cũng là cách kiểm soát chi phí thực phẩm

Hàng tồn kho có thể ảnh hưởng lớn đến chi phí thực phẩm – do đó cần phải thực hiện việc kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên. Hàng tồn kho là tiền trên kệ, và hàng tồn kho bị lãng phí hoặc bị đánh cắp là tiền xuống cống. Nhà quản lý nên thực hiện các thực hành kiểm kê sau đây để cải thiện giá vốn hàng bán của và duy trì theo thời gian:

• Thay đổi và giao trách nhiệm hàng tồn kho mỗi tuần hoặc hai cho một kiểm soát – Thực hành này giữ cho đội ngũ được đào tạo và cập nhật, và nó giữ cho nhân viên trung thực.
• Giữ sạch sẽ, trung thực trong đội ngũ nhân viên.
• Triển khai hệ thống First-In, First-Out (FIFO) để đảm bảo độ tươi và ngăn ngừa chất thải.
• Ưu tiên quản lý hàng tồn kho của bạn: Thực hiện kiểm kê hàng ngày cho một số mặt hàng quan trọng có chi phí cao/ sử dụng cao: các thực phẩm tươi…  Hãy kiểm kê thực phẩm đầy đủ và chính xác mỗi tuần và cuối tháng, với hệ thống kiểm tra và cân bằng để đảm bảo độ chính xác.
• Thiết lập mục tiêu hàng tồn kho với giá trị đặt sẵn, ví dụ bạn có thể thiết lập không được để hàng tồn kho 10 triệu mỗi ngày…
• Theo dõi mức tồn kho theo tổng số trị giá hàng. Bắt đầu kiểm kê hàng tồn kho và trị giá hàng tồn kho nên tương đối gần nhau theo một chu kỳ.
• Sử dụng một công cụ quản lý hàng tồn kho nhà hàng để có được dữ liệu hàng tồn kho một cách thường xuyên.