Hạch toán chi phí lương và định khoản các khoản trích theo lương

03/12/2024

Hạch toán chi phí lương là quá trình quan trọng trong việc tính toán và định khoản trả lương cho nhân viên. Kế toán đóng vai trò trung gian giữa doanh nghiệp với người lao động và yêu cầu độ chính xác cao. Để hiểu rõ hơn về cách hạch toán lương và định khoản các khoản trích theo lương năm 2024, hãy cùng tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây nhé!

hach-toan-tien-luong

1. Khái niệm về chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương

1.1 Chi phí tiền lương là gì?

Chi phí tiền lương là khoản chi bắt buộc và thường xuyên của doanh nghiệp. Để đảm bảo tính hợp lý của khoản chi phí này kế toán cần chuẩn bị các tài liệu như hợp đồng lao động, bảng lương, bảng chấm công, chứng từ chi trả lương, và hồ sơ nhân viên.

Hàng tháng, doanh nghiệp phải tính và trả lương cho nhân viên. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương thực tế là một nhiệm vụ quan trọng và nhạy cảm, vì liên quan trực tiếp đến sự gắn kết giữa doanh nghiệp và nhân viên. Do đó, khi định khoản lương và các khoản trích theo lương cần hạch toán lương một cách chính xác và tỉ mỉ là một trong những yêu cầu cơ bản của kế toán tiền lương.

1.2 Khái niệm các khoản trích theo lương là gì?

Các khoản trích theo lương là số tiền người lao động phải đóng cho các quỹ bảo hiểm và hỗ trợ từ tiền lương của mình. Những khoản này được quy định bởi luật lao động và các quy định liên quan, tính dựa trên tổng thu nhập hàng tháng của người lao động.l

2. Tài khoản để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Để hiểu rõ hơn về cách thực hiện hạch toán này, hãy cùng tìm hiểu về hai tài khoản kế toán chính được sử dụng: Tài khoản 334 – phải trả cho nhân viên và Tài khoản 338 – phải trả cho các tổ chức khác.

2.1. Tài khoản 334 – Hạch toán lương

Tài khoản được dùng để hạch toán tiền lương là tài khoản 334 – Phải trả người lao động. Trong tài khoản 334, chúng ta có TK 3341 – Phải trả cho công nhân viên và TK 3348 – Phải trả cho người lao động khác.

Tài khoản chi phí lương 334 dùng để ghi nhận các khoản phải trả cho nhân viên và tình trạng thanh toán của chúng. Bao gồm bên nợ và bên có:

Bên Nợ:

Tiền lương, tiền công, thưởng và các khoản khác đã được trả cho nhân viên.
Các khoản đã khấu trừ từ tiền lương, tiền công.
Tiền công chưa được nhận bởi nhân viên.

Bên Có:
Tiền lương, tiền công và các khoản thanh toán khác còn phải trả cho nhân viên.

2.2. Tài khoản 338 – Hạch toán các khoản trích theo lương

Tài khoản 338 ghi nhận thanh toán của doanh nghiệp đối với các khoản phải nộp, phải trả cho các tổ chức xã hội, bao gồm cả các khoản trích theo lương như kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các khoản khác. Gồm bên nợ và bên có:

Bên Nợ:
Các khoản phải nộp cho cơ quan quản lý hoặc phải trả cho nhân viên.

Bên Có:

Các khoản trích tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, khấu trừ từ lương của nhân viên.
Các khoản được nhà nước bù.
Giá trị tài sản thừa chờ xử lý và các khoản phải trả khác.
Đây là cách kế toán hạch toán lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp được thực hiện thông qua hai tài khoản kế toán chính.

3. Nguyên tắc hạch toán tiền lương

Chính sách hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương đề cao tính minh bạch và đồng nhất trong quản lý kế toán. Theo nguyên tắc này, mỗi khoản lương sẽ được ghi vào chi phí của bộ phận hoặc người lao động tương ứng.

Ví dụ:

Lương của nhân viên mua hàng sẽ được hạch toán vào tài khoản 641 – chi phí bán hàng
Lương của ban giám đốc vào tài khoản 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp
Lương của nhân công bộ phận sản xuất vào tài khoản 622.
Lương quản lý phân xưởng sản xuất được hạch toán vào TK 627 – chi phí sản xuất chung
Các khoản trích theo lương được phân chia thành hai loại:
Phần doanh nghiệp chịu, được ghi vào chi phí của bộ phận tương ứng,
Phần do người lao động chịu, được trừ vào lương phải trả cho họ.
Để thực hiện nguyên tắc này, kế toán cần luôn cập nhật tỉ lệ các khoản trích theo lương mới nhất để áp dụng cho doanh nghiệp một cách chính xác.

4. Cách hạch toán chi phí lương và các khoản trích theo lương

Cách hạch toán tiền lương và định khoản các khoản trích theo lương là một phần quan trọng trong quản lý tài chính và kế toán của doanh nghiệp. Việc xử lý chính xác các khoản chi trả lương và các khoản khấu trừ từ lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân, và các khoản thưởng sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả chi phí lao động và tuân thủ quy định pháp luật. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách hạch toán các khoản trích lương theo quy định định khoản này, bao gồm việc trừ thuế thu nhập cá nhân vào lương nhân viên, nộp tiền thuế TNCN vào ngân sách, và chi trả các khoản thưởng từ quỹ khen thưởng, phúc lợi.

4.1 Hạch toán tiền lương cho nhân sự

Trước khi thực hiện hạch toán chi phí tiền lương, bộ phận kế toán cần phải rõ ràng xác định các khoản tiền lương được chi trả cho từng bộ phận cụ thể và áp dụng các quy định của thông tư tương ứng. Việc này giúp đảm bảo rằng các khoản chi phí của doanh nghiệp được hạch toán đúng đắn và chính xác.

Dưới đây là bảng hạch toán chi phí lương nhân viên chi tiết

1. Tiền lương và các khoản phụ cấp phải trả cho nhân viên	Nợ TK 241 Chi phí khác Nợ TK 622 Chi phí nhân công trực tiếp Nợ TK 623 Chi phí sử dụng máy thi công của công nhân trực tiếp điều khiển máy Nợ TK 627 Lương nhân viên quản lý phân xưởng, bộ phận, đội Nợ TK 641 Lương bộ phận bán hàng Nợ TK 642 Lương bộ phận quản lý doanh nghiệp Có TK 334: Phải trả người lao động
2. Tiền thưởng trả cho nhân viên	Xác định tiền thưởng cho nhân viên được trích từ quỹ khen thưởng: Nợ TK 3531: Tiền thưởng phải trả người lao động Có TK 334: Tiền thưởng phải trả người lao động Tiền thưởng trả cho nhân viên: Nợ TK 334: Tiền thưởng chi trả cho người lao động Có TK 111, 112: Tiền thưởng chi trả cho nhân viên
3. Tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho nhân viên	Hàng tháng, kế toán căn cứ vào kế hoạch để tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép cho nhân viên: Nợ TK 622, 623, 627, 641, 642: Số tiền lương nghỉ phép trích trước Có TK 335: Số tiền lương nghỉ phép trích trước Tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho người lao động: Nợ TK 335: Tiền lương nghỉ phép thực tế phát sinh Có TK 334: Tiền lương nghỉ phép thực tế phát sinh
4. Hạch toán các khoản khấu trừ vào lương	Ghi nhận các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN vào lương nhân viên: Nợ tài khoản 334 Có tài khoản 3383: BHXH (8%) Có tài khoản 3384: BHYT (1.5%) Có tài khoản 3385: BHTN (1%) Khấu trừ thuế Thu nhập cá nhân trước khi trả lương: Nợ tài khoản 334 Có tài khoản 3335 Nộp thuế Thu nhập cá nhân: Nợ tài khoản 3335 Có tài khoản 111, 112 Các khoản khác cần khấu trừ từ lương của nhân viên: Nợ tài khoản 334 Có tài khoản 141: tạm ứng chưa chi hết
5. Hạch toán tiền phạt trừ vào lương nhân viên	Tiền phạt có thể giảm vào giá trị tài sản hoặc ghi nhận vào thu nhập khác. Khi giảm giá trị tài sản: Nợ các tài khoản liên quan, Có các tài khoản 151, 153, 154, 156, 241, 211… Khi ghi nhận vào thu nhập khác: Nợ các tài khoản liên quan, Có tài khoản 711 – thu nhập khác. Đối với bồi thường từ bên thứ ba (như tiền bảo hiểm, tiền đền bù di dời cơ sở kinh doanh), ghi: Nợ các tài khoản 111, 112,… Có tài khoản 711 – khoản thu nhập khác. Các chi phí liên quan đến xử lý thiệt hại cho các trường hợp đã mua bảo hiểm, ghi: Nợ tài khoản 811 – Chi phí khác Nợ tài khoản 133 – Thuế GTGT khấu trừ (nếu có) Có các tài khoản 111, 112, 152,…

Lưu ý: Các bạn cần phân loại cụ thể chi phí liên quan đến tiền lương, tiền thưởng, và phụ cấp cho từng bộ phận trong doanh nghiệp. Điều này rất quan trọng để hạch toán các khoản trích theo lương chính xác, đặc biệt khi doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200 hoặc 133.

Ví dụ: Nếu doanh nghiệp của bạn chi trả tiền lương cho nhân viên bán hàng trong bộ phận bán hàng và đang áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133, bạn sẽ hạch toán như sau: Ghi Nợ vào tài khoản 6421.
Để xác định doanh nghiệp của bạn thuộc loại hình nào và áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133 hoặc 200, hãy tham khảo hướng dẫn cụ thể về phân loại doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Sau khi xác định được chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng và bộ phận chi trả tiền lương, các bạn có thể thực hiện cách hạch toán lương nhân viên theo hướng dẫn sau (dựa vào bảng tính lương):

Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (nếu theo TT 133)
Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang
Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp (theo TT 200)
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6231) (theo TT 200)
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung (6271) (theo TT 200)
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6411) (theo TT 200)
Nợ TK 6421 – Chi phí bán hàng (nếu theo TT 133)
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421) (theo TT 200)
Nợ TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (nếu theo TT 133)
Có TK 334 – Phải trả người lao động (3341, 3348).

4.2 Hạch toán các khoản trích theo lương trong BHXH

Để hạch toán chính xác các khoản chi phí của doanh nghiệp, kế toán lương và các khoản trích theo lương cần xác định trích các khoản trích theo lương theo tỷ lệ chi tiết từng bộ phận được nhận lương và đối chiếu với hạch toán lương theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính tương ứng với doanh nghiệp trong quá trình hạch toán các khoản trích theo lương cho nhân sự.

a) Tỷ lệ trích các khoản theo lương
Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH và Công văn 2159/BHXH-BT về trích các khoản theo lương định khoản của Bảo hiểm xã hội Việt Nam áp dụng từ ngày 1/6/2017 thì cách tính các khoản trích theo lương theo tỷ lệ quy định như sau:

Trích các khoản trích theo lương theo tỷ lệ quy định

Các khoản trích theo lương bao gồm	Trích vào chi phí của doanh nghiệp	Trích vào lương của người lao động	Tổng
Bảo hiểm xã hội (BHXH)	17,5%	8%	25,5%
Bảo hiểm y tế (BHYT)	3%	1,5%	4,5%
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)	1%	1%	2%
Tổng	21,5%	10,5%	32%
Kinh phí công đoàn (KPCĐ)	2%	0%	2%

Như vậy khi tính các khoản trích theo lương hàng tháng, doanh nghiệp phải đóng cho cơ quan Bảo hiểm xã hội là 32% trên tổng quỹ lương phải trả nhân viên (BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN). Nếu doanh nghiệp có thành lập công đoàn, doanh nghiệp phải đóng cho Liên đoàn lao động của Quận/Huyện là 2% trên quỹ lương phải trả nhân viên (KPCĐ).

Căn cứ vào giấy nộp tiền gửi Cơ quan BHXH hoặc Liên đoàn Lao động quận (huyện):

Ghi Nợ TK 3383: Trích số tiền BHXH (lương tham gia BHXH x 25,5%)
Ghi Nợ TK 3384: Trích số tiền BHYT (lương tham gia BHXH x 4,5%)
Ghi Nợ TK 3386 (hoặc 3385): Trích số tiền BHTN (lương tham gia BHXH x 2%)
Ghi Nợ TK 3382: Trích số tiền kinh phí công đoàn (lương tham gia BHXH x 2%)
Ghi Có TK 1111 hoặc 1121: Tổng số tiền cần nộp (lương tham gia BHXH x 34%)

Chú ý: Tài khoản sử dụng cho BHTN phụ thuộc vào thông tư kế toán các khoản trích theo lương doanh nghiệp áp dụng: TK 3386 (theo TT 200) hoặc TK 3385 (theo TT 133).

Ví dụ: Giả sử mức lương tham gia BHXH của một nhân viên trong bộ phận bán hàng là 10.000.000 đồng. Đối với tỷ lệ trích theo lương từ ngày 1/10/2022 trở đi, cách tính các khoản trích theo lương sẽ như sau:

Nợ tài khoản 3383 (BHXH): 1.750.000 đồng (từ chi phí doanh nghiệp) + 800.000 đồng (từ trừ lương nhân viên) = 2.550.000 đồng
Nợ tài khoản 3384 (BHYT): 300.000 đồng (từ chi phí doanh nghiệp) + 150.000 đồng (từ trừ lương nhân viên) = 450.000 đồng
Nợ tài khoản 3386 (BHTN): 100.000 đồng (từ chi phí doanh nghiệp) + 100.000 đồng (từ trừ lương nhân viên) = 200.000 đồng
Nợ tài khoản 3382 (KPCĐ): 200.000 đồng
Có tài khoản 1111 hoặc 1121 (tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng): Tổng số tiền phải nộp (10.000.000 đồng x 34%) = 3.400.000 đồng
b) Các khoản trích được tính vào chi phí của doanh nghiệp
Khi hạch toán các khoản trích từ tháng 1/10/2022 trở đi, ta tính như sau:

Tổng tiền bảo hiểm DN phải nộp = 23,5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm

Nợ TK 241, 622, 623, 627, 641, 642…: Tổng tiền nộp Bảo hiểm + Kinh phí công đoàn doanh nghiệp phải nộp.
Có TK 3383 (BHXH) : Tiền lương tham gia BHXH x 17,5%
Có TK 3384 (BHYT) : Tiền lương tham gia BHXH x 3%
Có TK 3386 hoặc 3385 (BHTN) : Tiền lương tham gia BHXH x 1%
Có TK 3382 ( KPCĐ) : Tiền lương tham gia BHXH x 2%
Chú ý: Riêng về Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)
Trường hợp DN áp dụng theo Thông tư 200 thì dùng TK 3386
Trường hợp DN hạch toán chi lương theo Thông tư 133 thì dùng TK 3385
Ví dụ: Giả sử mức lương tham gia BHXH của một nhân viên trong bộ phận bán hàng là 10.000.000 đồng. Đối với tỷ lệ trích theo lương từ ngày 1/10/2022 trở đi. Nếu bạn trích lương của nhân viên trong bộ phận bán hàng và áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200 hoặc 133, hạch toán cụ thể như sau:
Nợ tài khoản 641 (chi phí bán hàng): 10.000.000 đồng x 23,5% = 2.350.000 đồng
Có tài khoản 3383 (BHXH): 10.000.000 đồng x 17,5% = 1.750.000 đồng
Có tài khoản 3384 (BHYT): 10.000.000 đồng x 3% = 300.000 đồng
Có tài khoản 3386 (BHTN): 10.000.000 đồng x 1% = 100.000 đồng
Có tài khoản 3382 (KPCĐ): 10.000.000 đồng x 2% = 200.000 đồng
Chú ý: Tài khoản sử dụng cho BHTN phụ thuộc vào thông tư kế toán doanh nghiệp áp dụng: TK 3386 (theo TT 200) hoặc TK 3385 (theo TT 133).

c) Các khoản trích được trừ vào lương nhân viên

Tổng tiền bảo hiểm nhân viên phải nộp = 10,5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm

Nợ TK 334: Tổng tiền bảo hiểm nhân viên phải nộp
Có TK 3383 (BHXH): 8% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm
Có TK 3384 (BHYT): 1,5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm
Có TK 3386 (BHTN): 1% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm
Ví dụ: Giả sử mức lương tham gia BHXH của một nhân viên trong bộ phận bán hàng là 10.000.000 đồng. Đối với tỷ lệ trích theo lương từ ngày 1/10/2022 trở đi,. Khi hạch toán khoản bảo hiểm trừ vào lương của nhân viên:
Nợ tài khoản 334 (phải trả người lao động): 10.000.000 đồng x 10,5% = 1.050.000 đồng
Có tài khoản 3383 (BHXH): 10.000.000 đồng x 8% = 800.000 đồng
Có tài khoản 3384 (BHYT): 10.000.000 đồng x 1,5% = 150.000 đồng
Có tài khoản 3386 (BHTN): 10.000.000 đồng x 1% = 100.000 đồng

4.3 Cách hạch toán chi phí lương chi trả bằng hàng hoá sản phẩm (nếu có)

Hạch toán việc trả lương cho nhân viên bằng sản phẩm hoặc hàng hóa có thể được thực hiện theo một số cách tùy thuộc vào việc hàng hóa có chịu thuế GTGT hay không và cách tính thuế GTGT.
Trả lương bằng sản phẩm, hàng hóa chịu thuế GTGT:

Nếu sản phẩm hoặc hàng hóa thuộc loại chịu thuế GTGT và được tính theo phương pháp khấu trừ, bạn cần hạch toán như sau:

Ghi Nợ TK 334 (Phải trả người lao động): Giá trị hàng hóa dùng để trả lương.
Ghi Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp): Mức thuế GTGT phải nộp cho cơ quan thuế.
Ghi Có TK 5118 (Doanh thu khác): Doanh thu từ việc bán hàng nội bộ với giá chưa bao gồm thuế GTGT.

Ví dụ: Nếu bạn trả lương cho một nhân viên bằng sản phẩm trị giá 10.000.000 đồng, trong đó thuế GTGT là 1.000.000 đồng, bạn sẽ ghi:

Nợ TK 334: 10.000.000 đồng
Có TK 3331: 1.000.000 đồng
Có TK 5118: 9.000.000 đồng
Trả lương bằng sản phẩm, hàng hóa không chịu thuế GTGT:
Nếu sản phẩm hoặc hàng hóa không chịu thuế GTGT hoặc được kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, bạn sẽ hạch toán như sau:
Ghi Nợ TK 334 (Phải trả người lao động): Giá trị hàng hóa dùng để trả lương.
Ghi Có TK 5118 (Doanh thu khác): Doanh thu từ việc bán hàng nội bộ theo giá thanh toán.

Ví dụ: Nếu bạn trả lương cho một nhân viên bằng hàng hóa trị giá 10.000.000 đồng và không có thuế GTGT, bạn sẽ ghi:

Nợ TK 334: 10.000.000 đồng
Có TK 5118: 10.000.000 đồng
Với những cách hạch toán này, bạn có thể phản ánh rõ ràng việc trả lương cho nhân viên bằng sản phẩm hoặc hàng hóa trong sổ sách kế toán.

4.4 Hạch toán khi tính tiền thưởng bằng quỹ khen thưởng

Hạch toán khi tính tiền thưởng từ quỹ khen thưởng và chi trả cho nhân viên:
Khi xác định số tiền thưởng từ quỹ khen thưởng:
Cần ghi nhận số tiền thưởng phải trả cho nhân viên từ quỹ khen thưởng:

Ghi Nợ TK 353 (Quỹ khen thưởng, phúc lợi): Số tiền thưởng đã xác định.
Ghi Có TK 334 (Phải trả người lao động): Số tiền thưởng sẽ trả cho nhân viên.

Ví dụ: Nếu bạn thưởng cho một nhân viên 2.000.000 đồng từ quỹ khen thưởng, bạn sẽ ghi:

Nợ TK 353: 2.000.000 đồng
Có TK 334: 2.000.000 đồng

Khi xuất quỹ chi trả tiền thưởng:
Khi chi tiền thưởng đã được xác định, bạn cần ghi nhận việc chi trả cho nhân viên:

Ghi Nợ TK 334 (Phải trả người lao động): Số tiền thưởng chi trả.
Ghi Có các TK 111, 112 (Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng): Số tiền thưởng đã chi.

Ví dụ: Nếu bạn chi trả cho nhân viên 2.000.000 đồng bằng tiền mặt, bạn sẽ ghi:

Nợ TK 334: 2.000.000 đồng
Có TK 111: 2.000.000 đồng

4.5 Hạch toán tiền chế độ thai sản, tai nạn, ốm đau

Hạch toán chi trả các khoản chế độ thai sản, ốm đau, tai nạn cho nhân viên và nhận tiền từ cơ quan BHXH:
Khi hạch toán chi trả chế độ thai sản, ốm đau, tai nạn:

Ghi Nợ TK 338 (Phải trả, phải nộp khác – 3383) và ghi Có TK 334 (Phải trả người lao động).

Ví dụ: Nếu bạn cần chi trả 5.000.000 đồng tiền chế độ ốm đau cho một nhân viên, bạn sẽ ghi:

Nợ TK 338 (Phải trả, phải nộp khác): 5.000.000 đồng
Có TK 334 (Phải trả người lao động): 5.000.000 đồng

Khi nhận được tiền từ cơ quan BHXH:

Ghi Nợ TK 111 hoặc 112 (Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng) và ghi Có TK 3383 (Phải trả, phải nộp khác).

Ví dụ: Nếu doanh nghiệp nhận được 5.000.000 đồng từ cơ quan BHXH, bạn sẽ ghi:

Nợ TK 111 hoặc 112: 5.000.000 đồng
Có TK 3383: 5.000.000 đồng

Khi chi trả tiền cho nhân viên:

Ghi Nợ TK 334 (Phải trả người lao động).

Ví dụ: Nếu bạn chi trả 5.000.000 đồng cho nhân viên, bạn sẽ ghi:

Nợ TK 334: 5.000.000 đồng
Với cách hạch toán này, bạn có thể dễ dàng theo dõi các khoản chi trả từ chế độ thai sản, ốm đau, tai nạn đến nhân viên trong sổ sách kế toán

4.6 Hạch toán thuế TNCN phải nộp (nếu có)

Hạch toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) phải nộp bao gồm hai bước: trừ thuế vào lương của nhân viên và nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước.

a. Trừ số thuế TNCN phải nộp vào lương của nhân viên:

Ghi Nợ TK 334 (Phải trả người lao động): Tổng số thuế TNCN khấu trừ từ lương của nhân viên.
Ghi Có TK 3335 (Thuế TNCN): Số tiền thuế thu nhập cá nhân khấu trừ từ lương của nhân viên.

Ví dụ: Nếu bạn cần khấu trừ 500.000 đồng thuế TNCN từ lương của một nhân viên, bạn sẽ ghi như sau:

Nợ TK 334 (Phải trả người lao động): 500.000 đồng
Có TK 3335 (Thuế TNCN): 500.000 đồng

b. Nộp tiền thuế TNCN vào ngân sách nhà nước:

Ghi Nợ TK 3335 (Thuế TNCN): Số tiền thuế thu nhập cá nhân phải nộp.
Ghi Có TK 1111 hoặc 1121 (Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng): Số tiền thuế đã nộp.

Ví dụ: Nếu bạn nộp 500.000 đồng tiền thuế TNCN vào ngân sách nhà nước, bạn sẽ ghi như sau:

Nợ TK 3335 (Thuế TNCN): 500.000 đồng
Có TK 1111 hoặc 1121 (Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng): 500.000 đồng

4.7 Hạch toán tiền phạt trừ vào lương nhân viên

Hạch toán các khoản tiền phạt và bồi thường cần được thực hiện cẩn thận để phản ánh đúng bản chất của từng trường hợp cụ thể. Dưới đây là cách hạch toán và ví dụ cụ thể để bạn có thể dễ hiểu hơn:

Phản ánh các khoản thu tiền phạt:
Nếu tiền phạt được dùng để giảm giá trị tài sản, bạn hạch toán theo cách sau:

Nợ các tài khoản liên quan như TK 151, 153, 154, 156, 241, 211…
Có các tài khoản liên quan.

Ví dụ: Khi bạn nhận được tiền phạt vì đối tác giao hàng chậm, bạn có thể hạch toán giảm giá trị tài sản liên quan.

Nếu tiền phạt được coi là thu nhập khác, hạch toán như sau:

Nợ các tài khoản liên quan.
Có TK 711 (thu nhập khác).

Ví dụ: Khi bạn nhận được tiền phạt từ một đối tác vì họ vi phạm hợp đồng, khoản này có thể được coi là thu nhập khác.

Phản ánh các khoản bồi thường từ bên thứ ba:
Khi nhận được khoản bồi thường từ bên thứ ba như tiền bảo hiểm hoặc tiền bồi thường di dời cơ sở kinh doanh, hạch toán như sau:

Nợ các tài khoản 111, 112…
Có TK 711 (thu nhập khác).

Ví dụ: Khi bạn nhận được khoản bồi thường từ công ty bảo hiểm vì máy móc hỏng hóc, bạn sẽ hạch toán khoản này như thu nhập khác.

Phản ánh các chi phí liên quan đến xử lý thiệt hại:
Chi phí liên quan đến xử lý thiệt hại đối với trường hợp đã mua bảo hiểm được hạch toán như sau:

Nợ TK 811 (chi phí khác).
Nợ TK 133 (thuế GTGT được khấu trừ, nếu có).
Có các tài khoản 111, 112, 152…

Ví dụ: Nếu bạn cần chi trả chi phí sửa chữa tài sản bị hư hại và đã mua bảo hiểm, bạn sẽ hạch toán chi phí này theo cách trên.

5. Quy định hạch toán tiền lương và các khoản trích tiền lương năm 2024

Để hạch toán chi trả lương cho nhân viên, kế toán sẽ dựa vào Bảng thanh toán lương chứng từ, thanh toán lương qua ngân hàng hoặc phiếu lương. Từ đó, ta được công thức:

Tiền lương thực trả = (Tiền lương + phụ cấp + thưởng) – Các khoản giảm trừ vào lương (tiền thuế TNCN, tiền tạm ứng) – Tiền bảo hiểm phải nộp

Nợ TK 334: Số tiền lương phải trả cho người lao động
Có TK 111, 112: Số tiền lương thực trả
Trong trường hợp phát sinh trả lương cho người lao động bằng hàng hóa, sản phẩm, kế toán cần xuất hóa đơn doanh thu bán hàng nội bộ và làm hạch toán định khoản tiền lương phải trả cho nhân viên:
Nợ TK 334: Số tiền lương phải trả cho nhân viên
Có TK 5118: Doanh thu khác (giá bán hàng hóa, dịch vụ)
Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp

6. Các khoản trích theo lương 2024

Việc tính trích các khoản trích theo lương theo tỷ lệ quy định trong Luật Bảo hiểm xã hội và các văn bản hướng dẫn, mức đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc năm 2024 bao gồm quỹ hưu trí, quỹ ốm đau, thai sản, quỹ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, bảo hiểm thất nghiệp, và bảo hiểm y tế cho người lao động,

Theo quy định trong Luật Bảo hiểm xã hội, tỷ lệ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc là 32% của tiền lương của người lao động. Trong đó, người lao động đóng 10,5% và người sử dụng lao động đóng 21,5% vào quỹ bảo hiểm xã hội từ tiền lương của họ. cụ thể như sau:

Các khoản Bảo hiểm trích theo lương	Trích vào Chi phí của DN	Trích vào lương của NLĐ	Tổng
1. Bảo hiểm xã hội (BHXH)	17.5%	8%	25.5%
2. Bảo hiểm y tế (BHYT)	3%	1.5%	4.5%
3. Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)	1%	1%	2%
Tổng các khoản bảo hiểm	21.5%	10.5%	32%

Ngoài ra, nếu bạn là đoàn viên công đoàn, người lao động cần đóng đoàn phí công đoàn theo quy định của Điều 23 Quy định quản lý tài chính, tài sản công đoàn, kèm theo Quyết định 1908/QĐ-TLĐ như sau:

1% tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội đối với đoàn viên ở các công đoàn cơ sở cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, xã hội, và các đơn vị thuộc lực lượng vũ trang nhân dân;
1% tiền lương thực lĩnh (tối đa là 10% mức lương cơ sở hàng tháng) nếu là đoàn viên tại các công đoàn cơ sở doanh nghiệp nhà nước;
1% tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội theo quy định pháp luật về Bảo hiểm xã hội (tối đa 10% mức lương cơ sở hàng tháng) đối với các đoàn viên ở các công đoàn cơ sở doanh nghiệp ngoài nhà nước, tổ chức nước ngoài, văn phòng điều hành nước ngoài trong hợp đồng hợp tác kinh doanh tại Việt Nam, và đoàn viên công đoàn làm việc ở nước ngoài.

7. Các lưu ý khi hạch toán lương và các khoản trích theo lương

cac luu y khi hach toan tien luong va cac khoan trich theo luong

Chi phí lương không xuất hiện trên hóa đơn, do đó để đảm bảo tính hợp lý và hợp lệ trong chi phí lương, doanh nghiệp cần xác nhận các chứng từ trong quá trình hoạt động.
Để có được chi phí lương hợp lý, doanh nghiệp cần các chứng từ như sau:

Phiếu chi chế các khoản phụ cấp, lương, thưởng.
Hợp đồng lao động.
Bảng chấm công hàng tháng và bảng thanh toán tiền lương có chữ ký xác nhận.
Để áp dụng chế độ kế toán hợp lý, việc xác định chi tiết lương, thưởng, phụ cấp phải tuân thủ Thông tư 200 hoặc 113 năm 2014. Công việc này cần được thực hiện trước khi hạch toán tiền lương.

Cập nhật quy định: Do quy định về tiền lương và các định khoản trích các khoản theo lương có thể thay đổi theo thời gian, doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật các quy định mới nhất từ các cơ quan chức năng và các luật pháp liên quan. Điều này đảm bảo rằng doanh nghiệp hạch toán lương và các khoản trích theo lương đúng quy định và tránh vi phạm pháp luật.

Tư vấn chuyên gia: Trong trường hợp quy định về hạch toán lương và các khoản trích theo lương, doanh nghiệp có thể tìm kiếm sự tư vấn từ chuyên gia về tài chính và kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Chuyên gia sẽ tư vấn và xử lý các hoạt động liên quan đến kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương thay cho doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo tuân thủ đúng theo quy định pháp luật.

Xem thêm:

Hạch toán là gì? Đặc điểm và nguyên tắc hạch toán kế toán

Tiền lương là gì? Một số điều cần lưu ý khi trả lương 2024

Cách hạch toán mua tài sản cố định hữu hình – Tài khoản 211