Kế toán tiền mặt – Tổng quan công việc của kế toán tiền mặt

08/11/2023

1. Kế toán tiền mặt là gì?

Kế toán tiền mặt là người chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý các hoạt động thu chi tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp để từ đó có thể điều phối dòng tiền hợp lý khi chi trả những hoạt động sản xuất, kinh doanh nội bộ.

Đây cũng là một phân hệ trong kế toán vốn bằng tiền, bao gồm nhiều công việc khác nhau như thu chi tiền mặt, chuyển và nhận tiền qua ngân hàng.

Cuối kỳ kế toán theo dõi các tài khoản tiền mặt, tiền gửi và các tài khoản đối ứng phản ánh vào các sổ sách liên quan, tập hợp dữ liệu làm thông tin cho các phân hệ khác.

2. Vai trò và nhiệm vụ của kế toán tiền mặt

2.1. Vai trò của kế toán tiền mặt

Vị trí này giữ vai trò quan trọng trong các doanh nghiệp hiện nay, cụ thể như:

Cung cấp thông tin kế toán thông qua hệ thống kế toán
Hỗ trợ doanh nghiệp nắm rõ tình hình kinh doanh và lợi nhuận của doanh nghiệp

Các nghiệp vụ kế toán sẽ được thực hiện đầy đủ, chính xác cho phép chủ doanh nghiệp nắm bắt được các khoản nợ của doanh nghiệp, từ đó biết được dòng tiền của doanh nghiệp như thế nào cũng như tình hình kinh doanh và lợi nhuận của doanh nghiệp.

Giúp doanh nghiệp theo dõi được lợi nhuận và chi phí để từ đó cân đối các khoản chi phí hợp lý hơn
Cung cấp các thông tin cho việc kêu gọi đầu tư, hỗ trợ kêu gọi vốn để mở rộng hoạt động sản xuất, kinh doanh

Như vậy, ở vị trí này sẽ giúp doanh nghiệp xử lý các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt như tính toán số liệu, xem xét chứng từ có hợp lý không và thực hiện hạch toán trên các phần mềm kế toán.

2.2. Nhiệm vụ của kế toán tiền mặt

Nắm bắt đầy đủ, kịp thời các quy định của pháp luật về lưu thông tiền tệ của Nhà nước và chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý như quản lý kho tiền quỹ và các quy trình thực hiện công việc liên quan đến thủ tục xuất – nhập quỹ theo quy chế của Kho bạc
Theo dõi các mã quỹ, mã tài khoản kế toán và mã kho bạc Nhà nước để thực hiện kế toán vốn bằng tiền
Theo dõi tình hình thu chi của Kho bạc Nhà nước để kịp thời phản ánh số tồn quỹ tiền mặt trong sổ kế toán khớp với thực tế chi tiêu tại kho bạc cũng như số tiền dư mà kho bạc gửi tại ngân hàng

3. Mô tả công việc của kế toán tiền mặt

Ở vị trí này sẽ tập trung quản lý những nghiệp vụ phát sinh khi sử dụng tiền mặt để thu chi cho hoạt động sản xuất trong doanh nghiệp, cụ thể:

Lập các chứng từ thu, chi khi có phát sinh
Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến tiền mặt: sử dụng đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam để hạch toán
Báo cáo quỹ kèm các chứng từ gốc từ thủ quỹ hàng ngày
Kiểm tra đối chiếu số liệu trên chứng từ với số liệu trên sổ quỹ
Định khoản và ghi vào sổ kế toán tổng hợp
Lưu giữ các chứng từ liên quan đến tiền mặt theo quy định và quy chế của công ty

4. Nguyên tắc kế toán tiền mặt

Theo quy định tại điều 11, Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định nguyên tắc kế toán tiền như sau:

Kế toán doanh nghiệp thực hiện mở sổ kế toán ghi chép hàng ngày theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập tiền, ngoại tệ và tính ra số tồn tại quỹ và các khoản ở ngân hàng tại mọi thời điểm thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu
Các khoản tiền do doanh nghiệp khác và cá nhân ký quỹ, ký cược tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như tiền của doanh nghiệp
Khi thu, chi phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký theo quy định của chế độ chứng từ kế toán.
Kế toán phải theo dõi chi tiết tiền theo nguyên tệ. Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc:

+ Bên Nợ các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế;

+ Bên Có các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền.

Tại thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế.

5. Kế toán thu tiền mặt

Đối với kế toán thu tiền mặt, các nghiệp vụ phát sinh được mô tả bằng các bước dưới đây:

Bước 1: Người nộp tiền làm đề nghị nộp tiền chuyển cho Kế toán thanh toán;
Bước 2: Kế toán thanh toán lập phiếu thu (thường gồm 3 liên), đặt giấy than viết và chuyển cho Kế toán trưởng;
Bước 3: Kế toán trưởng ký và duyệt phiếu thu chuyển lại Kế toán thanh toán;
Bước 4: Người nộp tiền chuyển phiếu thu cho thủ quỹ để nộp tiền và ký vào phiếu thu
Bước 5: Thủ quỹ nhận Phiếu thu đồng thời thu tiền và vào Sổ quỹ. Sau đó, Thủ quỹ giữ liên 2 phiếu thu, giao lại liên 3 cho người nộp tiền và liên 1 cho Kế toán thanh toán;
Bước 6: Kế toán thanh toán tiến hành lưu chứng từ và vào sổ tiền mặt (TK 111).

Đối với 3 liên của phiếu thu, một liên được lưu tại cuống, một liên người nộp tiền giữ. Nếu người ngoài doanh nghiệp thì liên này được xem là căn cứ chứng minh đã nộp tiền.

Còn trường hợp người trong công ty thì liên này được giao cho bộ phận kế toán của doanh nghiệp để làm căn cứ chứng minh đã nộp tiền theo đúng phiếu thu.

Liên còn lại được thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ và cuối ngày tập hợp các phiếu thu cùng chứng từ gốc kèm theo cho kế toán để ghi sổ kế toán và sau đó được bảo quản trong năm và hết năm được chuyển sang lưu trữ.

6. Kế toán chi tiền mặt

Đối với kế toán chi tiền mặt, phiếu chi được dùng để xác định số tiền mặt thực tế phải chi ra và là căn cứ để thủ quỹ phải chi tiền, ghi sổ quỹ và chuyển giao cho kế toán ghi sổ kế toán. Mọi khoản chi đều phải có phiếu chi.

Các nghiệp vụ phát sinh đối với kế toán chi tiền mặt được mô tả bằng các bước dưới đây:

Bước 1: Người đề nghị chi tiền lập Giấy đề nghị thanh toán, Giấy đề nghị tạm ứng,… chuyển cho Kế toán thanh toán;
Bước 2: Kế toán thanh toán lập Phiếu chi nộp lên Kế toán trưởng;
Bước 3: Kế toán trưởng nhận Phiếu chi, nếu không hợp lý sẽ trả lại phiếu chi cho kế toán thanh toán chỉnh sửa, còn nếu hợp lý sẽ chuyển lên Giám đốc hoặc Người được ủy quyền để ký duyệt Phiếu chi;
Bước 4: Giám đốc ký duyệt Phiếu chi sau đó chuyển lại Kế toán thanh toán;
Bước 5: Kế toán thanh toán tiếp nhận Phiếu chi đã được duyệt giao cho Thủ quỹ;
Bước 6: Thủ quỹ tiến hành ký và xuất tiền cho Người đề nghị và lấy đầy đủ chữ ký bên nhận tiền;
Bước 7: Thủ quỹ ghi sổ quỹ (giữ lại liên 2) và chuyển liên 1 Phiếu chi cho Kế toán thanh toán để vào sổ tiền mặt (TK 111).