Bộ Chứng Từ Hải Quan Khi Xuất Nhập Khẩu

1. Chứng từ hải quan là gì?

Chứng từ hải quan là các chứng từ cần thiết phải nộp cho cơ quan hải quan theo quy định.

2. Bộ chứng từ hải quan gồm những gì?

Các chứng từ trong bộ hồ sơ hải quan

Các chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc:

– Hợp đồng thương mại (Sales Contract): là thỏa thuận bằng văn bản giữa người mua và người bán về nội dung liên quan, chẳng hạn như thông tin người mua và người bán, thông tin sản phẩm, điều khoản, điều kiện giao hàng và phương thức thanh toán.

– Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Chứng từ này do nhà xuất khẩu phát hành để thu tiền thanh toán từ người mua đối với hàng hóa đã bán theo thỏa thuận trong hợp đồng. Chức năng chính của chứng từ này là chứng từ thanh toán. Vì vậy, hóa đơn này phải thể hiện rõ đơn giá, tổng số tiền,phương thức thanh toán,thông tin ngân hàng người nhận…

– Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List): Là chứng từ thể hiện rõ lô hàng được đóng gói như thế nào. Thông qua loại chứng từ này, người đọc có thể biết được số lượng, trọng lượng, dung tích,… của kiện hàng.

– Vận đơn (Bill of Lading): Là chứng từ xác nhận hàng hóa đã được xếp lên phương tiện vận tải (tàu thủy hoặc máy bay). Với vận đơn đường biển gốc, chứng từ này còn có chức năng sở hữu hàng hóa

– Tờ khai hải quan (Customs Declaration):Là văn bản yêu cầu chủ hàng hóa hoặc chủ phương tiện vận tải cung cấp đầy đủ thông tin chi tiết về hàng hóa, phương tiện khi xuất khẩu, nhập khẩu vào hoặc ra khỏi lãnh thổ Việt Nam.

Những chứng từ xuất nhập khẩu thường có khác:

– Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Hình thức của nó giống như hóa đơn nhưng không được sử dụng để thanh toán. Điều này là do nó không phải là một chứng từ đòi tiền.

– Thư tín dụng (L/C): Là thư tín dụng do ngân hàng phát hành theo yêu cầu của người nhập khẩu. Loại chứng từ này cam kết của người bán về việc phải trả một khoản tiền trong một khoảng thời gian nhất định.

– Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): Là một chứng từ được ký phát bởi một công ty bảo hiểm cam kết sẽ bồi thường cho người được bảo hiểm.

– Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Là loại chứng từ do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp cho hàng hóa xuất khẩu được sản xuất trực tiếp tại nước đó. C/O cho biết nguồn gốc của hàng hóa được sản xuất tại một khu vực hoặc quốc gia cụ thể.

– Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate):Một loại giấy chứng nhận được cấp để xác nhận rằng hàng hóa xuất nhập khẩu đã được kiểm dịch. Vai trò của loại chứng từ này là ngăn chặn sự lây lan của bệnh truyền nhiễm giữa các quốc gia và khu vực.

Một số những chứng từ bắt buộc khác:

Ngoài các chứng từ trên, bộ chứng từ xuất khẩu còn yêu cầu một số chứng từ khác như:

• Giấy chứng nhận chất.lượng(CQ – Certificate of Quality);
• Chứng nhận kiểm.định(CA – Certificate of analysis );
• Giấy chứng nhận vệ.sinh(Sanitary Certificate);
• Chứng thư hun.trùng(Fumigation Certificate);
• Phiếu an toàn hóa.chất(MSDS – Material Safety Data Sheet);

Vai trò của bộ chứng từ trong hoạt động xuất nhập khẩu

Chứng từ xuất nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác,minh bạch và an.toàn của các giao dịch quốc tế. Những chứng từ này đảm bảo rằng hàng hóa được vận chuyển hợp pháp,thông tin xuất nhập khẩu được ghi lại đúng cách và thông tin giao dịch đó được hiển thị cho các bên liên quan để xác nhận.

3. Quy trình xử lý các chứng từ hải quan xuất nhập khẩu

Quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm 5 bước chính:

– Bước 1 – Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ chứng từ hàng hóa:

Trước khi làm thủ tục hải quan XNK hàng hóa, công ty phải chuẩn bị các bộ hồ sơ nêu trên bằng cách in mẫu và điền đầy đủ các thông tin. Ngoài ra, bạn có thể điền trực tiếp vào máy tính của mình trước khi in.

– Bước 2 – Cài đặt phần mềm khai báo hải quan VNACCS

Lưu ý: Nếu công ty bạn chưa cài đặt phần mềm khai hải quan VNACCS, bạn sẽ cần cài đặt phần mềm để thuận tiện cho việc khai và truyền tờ khai.

Bước 3 – Đăng ký kiểm tra chuyên ngành(nếu có)

Nếu hàng hóa NK thuộc danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu phải kiểm tra chuyên ngành thì công ty phải lập hồ sơ và đăng ký đúng quy định với cơ qua kiểm tra. Trong trường hợp ngược lại, công ty có thể bỏ qua bước này.

– Bước 4 – Khai báo và nộp tờ khai

Sau khi tải phần mềm khai hải quan, công ty có thể bắt đầu khai và truyền tờ khai hải quan. Sau đó bạn sẽ nhận được lệnh giao hàng của mình. Lệnh giao hàng (D/O) là một trong những chứng từ quan trọng được người nhập khẩu sử dụng để lấy và vận chuyển hàng hóa từ cảng về kho.

– Bước 5 – Hoàn tất thủ tục hải quan

Bước tiếp theo trong quy trình NK hàng hóa là mở và thông quan tờ khai hải quan. Để mở tờ khai hải quan, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Giấy giới thiệu;
• Tờ khai phân luồng;
• Invoice;
• Packing list;
• Bill of lading;
• Các chứng từ cần thiết khác như: C/O, hóa đơn cước, giấy phép nhập khẩu,…nếu được yêu cầu.

Sau khi nộp hồ sơ cho hải quan, nếu thấy hồ sơ hợp lệ thì hải quan sẽ thông quan qua hệ thống.

4. Thời hạn nộp và lưu trữ chứng từ hải quan

Thời hạn nộp hồ sơ hải quan như sau:

– Thời hạn nộp tờ khai hải quan như sau:

+ Đối với hàng hóa xuất khẩu, việc nộp tờ khai được thực hiện sau khi hàng đã được tập kết tại địa điểm do người khai hải quan thông báo và chậm nhất 4 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh. Đối với hàng hóa xuất khẩu theo hình thức chuyển phát nhanh thì chậm nhất là 2 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh.

+ Đối với hàng nhập khẩu phải nộp trước ngày hàng đến cửa khẩu hoặc trong vòng 30 ngày kể từ ngày hàng đến cửa khẩu.

+ Thời hạn nộp tờ khai hải quan đối với phương tiện vận tải thực hiện theo quy định tại Điều 69(khoản2) Luật Hải quan 2014.

Thời gian lưu trữ hồ sơ: Người khai hải quan có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ. Hồ sơ được lưu giữ trong 5 năm. Người khai hải quan phải giữ bản chính các loại chứng từ. Trừ trường hợp đã nộp lại cho cơ quan hải quan.

5. Những lưu ý khi làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu

Khi thông quan hàng hóa NK cần lưu ý những điểm sau:

– Xác định mã hải quan:Trước khi NK hàng hóa, bạn cần xác định mã hải quan của hàng hóa để biết các quy định, thuế áp dụng.

– Chuẩn bị chứng từ:Thu thập và chuẩn bị đầy đủ các chứng từ liên quan như hợp đồng mua bán,hóa đơn,vận đơn,chứng từ xuất xứ,chứng từ thanh toán, bảo hiểm, v.v.

– Đăng ký thông tin NK:Gửi thông tin hàng hóa và các chứng từ liên quan đến hải quan để đăng ký nhập khẩu.

– Tính toán và nộp thuế:Xác định các loại thuế và thuế nhập khẩu áp dụng cho sản phẩm của bạn và tính số tiền bạn sẽ phải trả. Sau đó, bạn cần phải chuẩn bị và nộp các khoản thuế đó.

– Kiểm tra quy định NK:Kiểm tra quy định nhập khẩu của quốc gia nơi bạn đến để đảm bảo rằng sản phẩm của bạn tuân thủ các quy định về chất lượng, an toàn và bảo vệ môi trường.

– Kiểm tra và khai báo hàng hóa:Kiểm tra hàng hóa trong quá trình vận chuyển đến cảng và khai báo thông tin hàng hóa với hải quan.

– Hoàn tất thủ tục thông quan: Gửi các chứng từ, thông tin cần thiết cho cơ quan hải quan để hoàn tất thủ tục thông quan.

– Kiểm tra hải quan: Hàng hóa được cơ quan hải quan kiểm tra để đảm bảo tuân thủ các quy định và điều kiện NK.

– Thanh toán phí và chi phí: Thanh toán các khoản phí và chi phí liên quan đến việc thông quan hàng hóa, bao gồm phí dịch vụ và các khoản phí khác.

– Lưu trữ hồ sơ: Lưu trữ tất cả các tài liệu và hồ sơ liên quan đến quá trình thông quan hàng hóa trong kho lưu trữ an toàn và dễ tiếp cận.