Những Lỗi Thường Gặp Khi Khai Báo Hải Quan Điện Tử

23/03/2024

Việc khai báo hải quan chính xác tạo điều kiện thuận lợi thông quan hàng hóa. Tuy nhiên, nếu không nắm được các nguyên tắc khai báo hải quan người khai báo hải quan có thể gây ra rủi ro cho doanh nghiệp.

Ví dụ: Sai sót về khai báo HQ dẫn đến rớt tàu, khai báo sai sót về tiền thuế phải đóng dẫn đến việc doanh nghiệp phải đóng nhiều hơn số thuế thực tế phải đóng….

1. Chỉ tiêu thông tin trên tờ khai hải quan điện tử không được khai bổ sung

Theo PHỤ LỤC I (Ban hành kèm Thông tư số 39/2018/TT-BTC ngày 20/4/2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính). Chỉ tiêu thông tin trên tờ khai hải quan điện tử không được khai bổ sung đối với:

1.1. Tờ khai xuất khẩu, nhập khẩu

Đối với tờ khai nhập khẩu

Mã loại hình
Mã phân loại hàng hóa
Mã hiệu phương thức vận chuyển (trừ trường hợp quy định tại khoản điểm b khoản 3 Điều 82 Thông tư này)
Cơ quan Hải quan
Mã người nhập khẩu
Mã đại lý hải quan

Đối với tờ khai xuất khẩu

Mã loại hình
Mã phân loại hàng hóa
Mã hiệu phương thức vận chuyển
Cơ quan Hải quan
Mã người xuất khẩu
Mã đại lý hải quan

>>>> Xem thêm: Quy trình làm thủ tục Hải quan nhập khẩu

Nguyên tắc và phương pháp xác định trị giá hải quan hàng xuất khẩu

Thuật ngữ tiếng Anh Logistics và Vận tải Quốc tế

1.2. Trường hợp giải phóng hàng (BP), các chỉ tiêu sau không được khai bổ sung Mã loại hình

Mã loại hình
Mã phân loại hàng hóa
Mã hiệu phương thức vận chuyển
Cơ quan Hải quan
Mã người nhập khẩu
Mã người xuất khẩu
Mã đại lý hải quan
Số vận đơn
Số lượng
Tổng trọng lượng hàng (Gross)
Phương tiện vận chuyển
Ngày hàng đến
Địa điểm dỡ hàng
Địa điểm xếp hàng
Số lượng container
Phân loại hình thức hóa đơn
Số tiếp nhận hóa đơn điện tử
Mã lý do đề nghị BP
Mã ngân hàng bảo lãnh
Năm phát hành bảo lãnh
Ký hiệu chứng từ bảo lãnh
Số chứng từ bảo lãnh

Cách khắc phục:

Nếu rớt vào các chỉ tiêu khai báo thuộc mục 1.1 và 1.2 doanh nghiệp không được khai báo bổ sung. Cũng tùy từng tình huống cụ thể Tổng Cục Hải Quan sẽ hướng dẫn Doanh nghiệp thực hiện, trong tình huống này tác giả khuyên doanh nghiệp làm thủ tục hủy tờ khai theo mẫu 04 ( đính kèm) và khai lại tờ khai mới. Doanh nghiệp cũng cần lưu ý việc hủy tờ khai đã khai báo phải được sự chấp thuận của chi cục HQ nơi doanh nghiệp làm thủ tục.

>>>>> Xem thêm: Packinglist là gì? Lập packing list cần chú ý những gì?

1.3. Chỉ tiêu thông tin trên tờ khai hải quan điện tử Hệ thống không hỗ trợ khai bổ sung:

Các chỉ tiêu thông tin trên tờ khai hải quan điện tử Hệ thống không hỗ trợ khai bổ sung được thể hiện trong bảng sau:

STT	Chỉ tiêu thông tin	Hướng dẫn sửa đổi/Ghi chú
1	Tờ khai nhập khẩu
1.1	Phân loại cá nhân/tổ chức	Người khai hải quan: + Trong thông quan khai bổ sung bằng nghiệp vụ IDA01, ghi chính xác nội dung khai bổ sung trên ô “Ký hiệu và số hiệu” của tờ khai hải quan. + Sau thông quan: Người khai hải quan khai bổ sung bằng nghiệp vụ AMA, ghi chính xác tên người nhập khẩu trên ô “Phần ghi chú” của tờ khai sửa đổi. Công chức hải quan căn cứ vào đề nghị sửa đổi và phê duyệt của Lãnh đạo Chi cục để thực hiện chức năng Chuyển địa điểm giám sát trên Hệ thống
1.2	Tên người nhập khẩu
1.3	Mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến

2	Tờ khai xuất khẩu
2.1	Tên người xuất khẩu	– Trong thông quan: Người khai hải quan sửa đổi bằng nghiệp vụ EDA01, ghi chính xác tên người xuất khẩu trên ô “Ký hiệu và số hiệu” của tờ khai hải quan. – Sau thông quan: Người khai hải quan sửa đổi bằng nghiệp vụ AMA, ghi chính xác tên người xuất khẩu trên ô “Phần ghi chú” của tờ khai sửa đổi.
2.2	Mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến	– Tương tự trên
3	Tờ khai nhập khẩu đề nghị giải phóng hàng
3.1	Phân loại cá nhân/tổ chức	– Trong thông quan: Người khai sửa đổi bằng cách ghi thông tin đúng vào ô “Phần ghi chú”. – Sau thông quan: Người khai đề nghị sửa đổi bằng văn bản (mẫu 03/KBS/GSQL Phụ lục V ban hành kèm Thông tư số 38/2015/TT-BTC)
3.2	Ngày khai báo (dự kiến)	Không phải sửa đổi
3.3	Mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến	Công chức hải quan căn cứ vào đề nghị sửa đổi và phê duyệt của Lãnh đạo Chi cục để thực hiện chức năng Chuyển địa điểm giám sát trên Hệ thống

2. Chỉ tiêu thông tin trên tờ khai hải quan điện tử được khai bổ sung

2.1. Chỉ tiêu thông tin Tờ khai bổ sung trong thông quan trên Hệ thống (IDE/EDE)

Trước tiên phải hiểu định nghĩa “trong thông quan” là gì: “Trong thông quan” theo quan điểm của tác giả là những tờ khai chưa được hải quan cho phép thông quan, doanh nghiệp cần phải hoàn tất các thủ tục liên quan trước khi tờ khai chính thức được cán bộ hải quan cho phép thông quan.

Các tờ khai ở trạng thái luồng vàng, đỏ cũng có thể hiểu là các tờ khai đang ở trạng thái “ trong thông quan”.

Như vậy, “trong thông quan” là giai đoạn có sự tham gia của hải quan cũng chính vì vậy sai sót có thể sẽ được chính cán bộ hải quan hoặc nhân viên khai báo hải quan tự phát hiện.

Tác giả quan điểm phát hiện sai sót trong thông quan là “tốt” bởi lẽ cho dù cán bộ hải quan phát hiện hay nhân viên khai báo tự phát hiện thì việc khai bổ sung cũng dễ dàng hơn rất nhiều, nếu phát hiện sau này thì thủ tục có phần phức tạp hơn.

Các chỉ tiêu thông tin tờ khai bổ sung đó là: Các chỉ tiêu thông tin theo mẫu số 1 và mẫu số 2 điểm 1 Phụ lục I (Ban hành kèm Thông tư số 39/2018/TT-BTC ngày 20/4/2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính trừ các chỉ tiêu thông tin quy định tại điểm 3.1 và điểm 4.3 Phụ lục này.

2.2. Chỉ tiêu thông tin Tờ khai bổ sung sau thông quan trên Hệ thống (AMA/AMC)

Chúng ta cũng cần tìm hiểu định nghĩa “ sau thông quan” là gì: Có thể hiểu “ sau thông quan” là tờ khai được thông quan tự động ( thường là luồng xanh) hoặc được cán bộ hải quan kiểm duyệt cho thông quan ( thường là luồng vàng, đỏ).

Việc sửa đổi bổ sung tờ khai sau thông quan sẽ phức tạp hơn chẳng hạn như phải phân thành từng trường hợp sai sót, sai sót có ảnh hưởng tới số thuế phải nộp hay không, cách khai báo bổ sung như thế nào…. Tác giả sẽ chia sẻ cụ thể hơn trong các lớp học Khai báo hải quan chuyên sâu thực tế tại XNK Lê Ánh.

3. Các sai sót thường gặp và cách khắc phục

– Khai sai nhóm và mã loại hình: Thường gặp đối với người bắt đầu khai báo, do người khai báo chưa hiểu rõ được mục đích của các nhóm loại hình và mã loại hình tương ứng của nhóm đó là gì.

Cách khắc phục: Các bạn cần tìm hiểu qua mục đích kinh doanh XNK của doanh nghiệp, khi biết được mục đích thì mới chọn đúng được mã loại hình. Khai sai nhóm và mã loại hình là chỉ tiêu không được phép khai bổ sung. Vì vậy, tác giả không mong muốn các bạn sai ở điểm này.

– Khai sai mã hiệu phương thức vận chuyển: Người khai báo có nhiều năm kinh nghiệm thỉnh thoảng vẫn bị lỗi này, lý do có thể copy từ tờ khai cũ nhưng quên đổi phương thức vận chuyển. Khai sai mã hiệu phương thức vận chuyển không được phép khai bổ sung, buộc phải hủy tờ khai.

Cách khắc phục: Các bạn kiểm tra bộ chứng từ xác định rõ phước thức vận chuyển là gì, kiểm tra đối chiếu với thông tin khai báo trước khi truyền chính thức.

– Khai sai tên người nhập khẩu đối với tờ khai xuất và khai sai người xuất khẩu đối với tờ khai nhập:

Nếu chỉ đơn thuần phát sinh quan hệ mua bán hai bên thì việc xác định thông tin nhà nhập khẩu, nhà xuất khẩu không có gì khó khăn. Nhưng giả sử có thêm bên thứ 3 tham gia vào chuỗi mua bán, giao nhận khiến cho người KBHQ bị nhầm lẫn.

Ví dụ cụ thể, A ký hợp đồng với B, A yêu cầu C giao hàng. Các bạn sẽ chọn nhà xuất khẩu là A hay C?

Cách khắc phục: Chính xác phải phải khai báo A vì A có quan hệ mua bán trên hợp đồng, B phải có nghĩa vụ thanh toán cho A theo các điều khoản ký kết. Tác giả sẽ hướng dẫn cụ thể hơn trong các buổi học thực tế tại XNK Lê Ánh.

– Khai sai số lượng kiện: Hàng hóa đa dạng thì cách đóng gói cũng đa dạng. Ví dụ: Một pallet có 10 thùng carton, mỗi thùng carton có 100 bộ muỗng, mỗi bộ muỗng có 10 cái muỗng được gói trong một túi vải.

Cách khắc phục: Tác giả làm một bài test thì thấy vẫn có học viên chọn sai, lưu ý khi khai báo số lượng kiện thì chúng ta phải khai báo số lượng kiện tổng chứ không cần phải khai báo chi tiết bên trong, chi tiết bên trong đã có phần riêng cho các bạn nhập thông tin. Vì vậy chọn đáp án: khai 1 pallet cho lô hàng.

– Khai sai mã hàng: Đối với các doanh nghiệp nhập khẩu miễn thuế phải tạo mã nguyên liệu và sản phẩm để quản lý, kết thúc năm tài chính các doanh nghiệp phải làm báo cáo quyết toán hải quan.

Cách khắc phục: Giả sử trong năm tài chính 2021 doanh nghiệp ABC làm thủ tục HQ nhập khẩu và báo cáo quyết toán với mã X là 1000pcs mã Y là 5000pcs. Nhưng khi hải quan vô kiểm tra thì phát hiện kho nhập mã X là là 2000pcs mã Y là 4000pcs, sau khi Hải quan kiểm tra xác minh kho nhập đúng. Điều này có nghĩa là nhân viên XNK khai sai mã nguyên liệu.

Việc khai sai dẫn đến khác biệt số liệu so với kho và kế toán doanh nghiệp dễ bị xử phạt hành chính nếu không thể giải trình. Cách khắc phục duy nhất áp dụng đó là người khai báo hải quan phải am hiểu sản phẩm khai báo, kiểm tra hàng hóa cẩn thận trước khi khai báo, không chắc chắn có thể đối chiếu lại với kho hoặc bộ phận có liên quan.

4. Xử phạt vi phạm hành chính

Hiện nay các hành vi khai sai dẫn đến bị xử phạt vi phạm hành chính theo nghị định số 128/2020/NĐ-CP. Ví dụ khai sai xuất xứ, số lượng hàng hóa, thiếu tiền thuế, hay sai HS CODE,…bị xử phạt theo điều 7, 8, 9 của 128/2020/NĐ-CP.

Điều Kiện DPU Incoterms 2020 – Nội dung và cách vận dụng?

Packinglist là gì? Lập packing list cần chú ý những gì?

Đặc điểm cốt lõi và vai trò của ngành dịch vụ logistics ?