Những kinh nghiệm cần biết khi quyết toán thuế

I. Kinh Nghiệm Quyết Toán Thuế Của Doanh Nghiệp

Khi kê khai và quyết toán thuế TNCN doanh nghiệp phải hoàn thiện rất nhiều nghiệp vụ, làm số sách chứng từ tuy nhiên dù bạn cẩn thận như thế nào nêu không có kinh nghiệm chuẩn bị sẵn sàng doanh nghiệp của bạn rất dễ bị phát hiện sai sót.

Vậy khi kê khai và chuẩn bị chứng từ quyết toán thuế bạn cần chuẩn bị những gì? Các bạn có thể theo dõi chi tiết tại bài viết: Các bước chuẩn bị khi quyết toán với cơ quan thuế

1. Những lưu ý khi quyết toán thuế tại doanh nghiệp với hàng hóa

Doanh nghiệp chi phối hàng hóa dùng cho nhiều mục đích khác nhau: Hàng xuất bán, tiêu dùng nội bộ, cho biết làm quà tặng… khi xuất hóa đơn cần phải xuất có hóa đơn đầy đủ hết. 

Vì nhiều trường hợp doanh nghiệp xuất hàng khuyến mãi, cho tặng nhân viên công ty không xuất hóa đơn, nhưng sau khi cơ quan thuế kiểm tra lại yêu cầu xuất trình và giải thích lý do vì sao không xuất hóa đơn. Lúc này doanh nghiệp phải lo lằng giải quyết hóa đơn sẽ rất khó khăn.

Trường hợp quyết toán thuế với hàng bảo hành

a) Đối với hàng bảo hành doanh nghiệp xuất bán để giao cho khách hàng thì vẫn nên xuất hóa đơn tiêu dùng nội bộ trong công ty. Trường hợp doanh nghiệp không được xuất hóa đơn cần có các loại phiếu ban hành và biên bản bàn giao. Kế toán xuất hóa đơn cho công ty mình để kê khai VAT đầu ra, đầu vào như bình thường, chắc chắn không bị bắt bẻ.

b) Đối với hàng tồn kho và doanh nghiệp cần thanh lý vì không thể bán được ra ngoài thị trường: Thì doanh nghiệp phải thực hiện theo quy trình đã được thanh lý thì mới đươc ghi nhận giá vốn và vẫn phải xuất trình hóa đơn ghi nhận là bán hàng bị lỗ.

c) Đối với hàng hóa xuất kho nhưng chưa viết hóa đơn ở thời điểm thanh toán sau đó mới viết lại hóa đơn ở thời gian sau, có nghĩa là thời điểm xuất hóa đơn khác cần phải soát lại, ghi chú ra, hóa đơn nào đi với phiếu xuất kho nào, có khớp chưa?

Trường hợp hóa đơn xuất không khớp cần tìm hiểu rõ nguyên nhân và tìm cách sử lý vì cơ quan thuế sẽ phạt nặng tội này mà doanh nghiệp rất khó giải thích khi bị phát hiện sai pham.

Hạch toán với sổ phụ ngân hàng

Doanh nghiệp khi quyết toán thuế cần có đầy đủ sổ phụ ngân hàng gôm có: Sổ phụ, giấy báo (nợ, có), chứng từ đi kèm (giấy nộp tiền, ủy nhiệm chi, lệnh chi…) nên chuẩn bị sao kê theo từng năm. Kế toán cần chuẩn bị sổ phụ ở dạng file cứng và cả file mềm được kết xuất trên Internet Banking để dễ kiểm tra, đối chiếu.

Đơn vị thuế sẽ kiểm tra theo sổ sách chứng từ bản sao nếu có nghi vấn cần xác thực cái gì thì họ mới tìm bản gốc. Trường hợp doanh nghiệp phát hiện thiếu xót chứng từ nên cần kiểm tra lại đẻ bổ sung chứng từ còn thiểu, nếu kế toán phát hiện thiếu sẽ bị kiểm tra và phạt tiền thuế.

Kinh nghiệm quyết toán thuế về Về vấn đề hóa đơn

Lưu trữ hóa đơn đầu ra:

– Hóa đơn nên được đánh theo số thự tự cuốn. Nếu là hóa đơn đặt in thì đã được đánh số, còn hóa đơn mua của thuế thì chỉ có số seri, ta tự đánh số thứ tự cuốn theo trình tự sử dụng và cả thời gian sử dụng của hóa đơn. Ví dụ: khi dùng hết cuốn số 1, ngày xuất hóa đơn trong đó từ 01/01/2015 – 31/01/2015, thì làm cái nhãn thế này rồi dán bên ngoài luôn. Khi cần tìm số nào, ngày nào là có ngay khỏi phải lật bên trong.

– Hóa đơn hủy: Trong 1 cuốn hóa đơn, có bao nhiêu số hủy, thì ta liệt kê ra rồi làm cái nhãn, dán ở trang bìa nhưng bên trong cuốn hóa đơn, khi mở ra xem là biết ngay. Rồi tạo một file Excel luôn, file Excel này ta sẽ quản lý xuyên suốt từ khi bắt đầu kinh doanh. Khi thuế họ cần đối chiếu kiểm tra thì có ngay, dù là mấy chục cuốn hay kiểm tra từ năm nảo năm nao cũng ko sợ                                        

– Khi thuế họ kiểm tra, họ sẽ đối chiếu giữa tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê đầu ra đấy nhé, cả trên cuốn hóa đơn thực tế luôn, xem hóa đơn có hủy thật ko, hay bạn có kê khai sai hoặc sót hóa đơn hủy ko? Kiểm tra có biên bản hủy ko? Ko có biên bản hủy thì bị phạt nhé.

– Hóa đơn hủy liên 2 khách hàng trả về thì bạn dán ngay vào cuốn hóa đơn y như cũ, gạch chéo hủy, rồi dán thêm cái biên bản hủy hóa đơn vào sau nó luôn.

Lưu trữ hóa đơn đầu vào:

– Hóa đơn đầu vào bạn đục lỗ, đóng bìa thành cuốn theo từng tháng hay từng quý, sắp xếp theo thứ tự như trên tờ khai GTGT. Khi bạn tìm 1 tờ hóa đơn ở dòng số mấy trên tờ khai thuế, thì đếm số tờ hóa đơn sẽ ra ngay. Đục lỗ luôn Tờ khai thuế GTGT vào đó. Một cuốn là một tháng hay một quý tùy vào số lượng hóa đơn nhiều hay ít. Nếu là 1 quý một bìa thì lưu cả Tờ khai THSDHĐ, Tờ khai thuế TNCN, Tờ khai TNDN tạm tính vào luôn. Quý nào có tờ khai quý đó.

– In thêm sổ cái 133 đã hạch toán khớp với bảng kê mua vào, để đối chiếu số dư, số phát sinh giữa sổ kế toán và báo cáo thuế luôn.

– Mình nói thêm là các bạn đừng quá tự làm khó mình về hình thức trên tờ hóa đơn nhé. Mình thấy các bạn hay hỏi, viết thế này có được ko? Thiếu một chữ này được ko? Viết tắt như vậy được ko? Nói chung là hàng tá thứ linh tinh vặt vãnh mà chả ai quan tâm (hoặc có thì xui lắm mới bị). Mình làm thì chỉ cần hóa đơn ko sai quá nghiêm trọng, còn thiếu một dấu chấm, dấu phẩy, sai một con chữ, hoặc thiếu một từ TM trong CÔNG TY TNHH TM DV….. thì cũng chả sao. Vì thuế họ ko có thời gian kiểm tra đâu bạn à, cả ngàn tờ hóa đơn ai mà ngồi kiểm từng tờ chứ. Như mình đã nói, họ làm việc trên file mềm trước (chính là bảng kê đầu vào) khi nào có nghi vấn gì đó, thì họ mới kiểm tra hóa đơn gốc thôi

Hóa đơn trên 20 triệu: 

– Hóa đơn trên 20 triệu thì phải chuyển khoản, chắc ai cũng biết rồi. Mình chỉ nói thêm là khi thanh toán các hóa đơn này, các bạn photo thêm UNC thanh toán bấm chung vào hóa đơn hoặc là ghi chú lại hóa đơn nào thanh toán ngày nào cũng được, tùy mọi người có cách riêng của mình, để khi thuế họ cần bạn show ra UNC thanh toán cho hóa đơn trên 20 triệu là có liền.

– Các bạn nhớ là “UNC chuyển tiền từ tài khoản cty mua sang tài khoản cty bán” nhé. Chứ còn Giấy nộp tiền vào tài khoản ngân hàng người bán là ko được đâu nhé.

– Hóa đơn trên 20 triệu, thuế sẽ kiểm tra có UNC thanh toán hay ko? Nếu ko đưa ra cho họ xem được UNC thanh toán thì phần thuế VAT họ sẽ ko cho khấu trừ. Vì vậy, hãy chuẩn bị sẵn để họ hỏi là có ngay cho họ thấy. Khi mình chuẩn bị sẵn thì lục chứng từ rất nhanh, còn khi đó mới lục tìm thì lỡ như đã thất lạc thì mình trở tay ko kịp.

– Hóa đơn trên 20 triệu, nhưng bạn ko thanh toán qua ngân hàng mà cấn trừ công nợ với nhà cung cấp (có nghĩa là 2 bên mua bán qua lại cho nhau, rồi cấn trừ tiền luôn), thì phải có “Biên bản cấn trừ công nợ”, ký tên xác nhận giữa 2 bên.

– Phần này các bạn kỹ càng một tí là ko có gì bị bắt bẻ hết. Công ty mình thì ko bị vấn đề gì ở mục này cả.

»»» Tham khảo: Quy Đổi Thu Nhập Chịu Thuế TNCN Ra Đồng Việt Nam

23 khoản thu nhập khác chịu thuế thu nhập doanh nghiệp

Cách kiểm tra chi phí tiền lương trước khi quyết toán thuế TNDN

Các hóa đơn mua hàng hóa kèm Bảng kê:

– Bên bán xuất hóa đơn hàng hóa cho doanh nghiệp kèm Bảng kê chi tiết nhưng Bảng kê không đầy đủ các chỉ tiêu theo hướng dẫn tại Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định chi tiết về hóa đơn bán hàng và cung cấp dịch vụ: Bảng kê không có dấu của bên bán (HĐ 0152 – 09/01/13), không có thông tin đơn vị bán hàng, mua hàng, các chỉ tiêu Người bán hàng, Người mua hàng, Thủ trưởng đơn vị…

Những kinh nghiệm cần lưu ý khi lưu trữ hóa đơn đầu vào, đầu ra theo từng cuốn sổ sách. Nếu doanh nghiệp đặt in hóa đơn đã được đánh số và hóa đơn thì doanh nghiệp tự đánh số thứ tự cuốn theo trình tư sử dụng và cả thời gian sử dụng của hóa đơn.

Ví dụ: khi dùng hết cuốn số 1, ngày xuất hóa đơn trong đó từ 01/01/2015 – 31/01/2015, thì làm cái nhãn thế này rồi dán bên ngoài luôn để dễ tìm kiếm khi cần hóa đơn.

Lưu ý đối với hàng hóa phi mậu dịch

Đối với hàng hóa phi mậu dịch do NCC cho, biếu, tặng để làm mẫu, ta không mất tiền mua, không thanh toán mà chỉ tốn tiền nộp thuế NK, thuế GTGT và chi phí vận chuyển nhận hàng về.

Thuế GTGT sẽ được khấu trừ, nếu hàng đó dùng để kinh doanh, nhưng vẫn có nhiều trường hợp hàng hóa phi mậu dịch ở trường hợp này không bị khấu trừ thuế GTGT.

Kinh nghiệm xử lý với hàng hóa phi mậu dịch chỉ nên đăng ký nhập kho mà không xuất hóa đơn làm gì.

Xử lý hóa đơn mua hàng của công ty bỏ trốn khi quyết toán thuế

– Nếu không may công ty bạn dính phải hóa đơn với công ty bỏ trốn thì thiệt hại là: loại thuế GTGT đầu vào, bị loại khỏi chi phí hợp lý, phạt hành chính, chậm nộp thuế. Ngoài ra bị phạt về hành vi gian lận, trốn thuế, tùy vào mức độ nghiêm trọng.

Nếu bị dính vào công ty bỏ trốn như mình mà phát hiện sớm, thì điều chỉnh lại BCTC, tự loại ra trước thì thiệt hại sẽ ít hơn đừng để cơ quan thuế sờ ra mới biết thì sẽ không kịp xoay sở.

Nếu công ty bị phạt thì mức phạt nặng nhất chiếm 70% số tiền thiệt hại, vừa bị truy thu thuế GTGT+TNDN, vừa bị phạt chậm nộp, vừa bị phạt hành chính.

Đối với hóa đơn của công ty bỏ trốn nên rà soát và loại bỏ trước khi cơ quan thuế sờ đến 

2. Kinh nghiệm quyết toán thuế về các khoản chi dịch vụ ăn uống tiếp khách

– Qua khảo sát, các hóa đơn dịch vụ ăn uống tiếp khách trong các năm 2012 – 2015 còn tồn tại các sai sót sau:

+ Tên hàng hóa, dịch vụ: “Tiếp khách”, Theo quy định tại Quyết định về mã ngành nghề đăng ký kinh doanh thì không có ngành nghề “Tiếp khách” mà chỉ có Dịch vụ ăn uống (Đa phần các Hóa đơn bán hàng thông thường của Hộ kinh doanh mắc các lỗi này)

+ Các hóa đơn có ghi Tên hàng hóa, dịch vụ là: Dịch vụ ăn uống hoặc Ăn uống tiếp khách, Cơm tiếp khách… thì chỉ ghi chung chung, không đính kèm Bảng kê chi tiết các món ăn, đồ uống.

Theo các công văn hướng dẫn của chi cục thuế, cục thuế thì “Các chi phí tiếp khách trong hóa đơn phải ghi rõ: Mặt hàng: Dịch vụ ăn uống và kèm theo bảng kê các món ăn, đồ uống…

(Theo Quy định về Các chỉ tiêu trong hóa đơn bán hàng và cung cấp dịch vụ, các trường hợp xuất hóa đơn kèm Bảng kê và Thông tư số 219/2014/TT-BTC hướng dẫn quy định chi tiết về thuế GTGT (điều kiện khấu trừ thuế); Thông tư số 78/2014/TT-BTC quy định chi tiết về thuế Thu nhập doanh nghiệp (điều kiện ghi nhận Chi phí được trừ)).

⇒ Do vậy, các hóa đơn chưa thực hiện đúng quy định sẽ rủi ro cao về thuế.

Ngoài ra, thời điểm từ năm 2012 – 2014 các khoản ăn uống tiếp khách phát sinh tương đối nhiều. Theo quy định của Luật thuế TNDN thì các khoản chi phí tiếp tân, tiếp khách, lễ hội, khánh tiết, marketing, khuyến mại, quảng cáo…không vượt quá 15% tổng chi phí (Không bao gồm các khoản chi phí nêu trên).

Tổng chi phí đối với hoạt động thương mại, tổng số chi được trừ không bao gồm giá mua của hàng hóa bán ra. Đối với hàng hóa nhập khẩu thì giá mua của hàng hóa bán ra bao gồm thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường (nếu có)

Xem thêm: Cách Tính Thuế Tiêu Thụ Đặc Biệt Theo Quy Định Mới Nhất

3. Kinh nghiệm quyết toán thuế về Chi phí xăng xe

Trong năm 2012 – 2015, đơn vị có ghi nhận chi phí được trừ và kê khai khấu trừ thuế VAT đầu vào của các hóa đơn xăng xe. Chi phí xăng xe phát sinh khá nhiều (cao nhất khoảng xxx tr đồng/ năm) có thực sự hợp lý đối với tiêu hao nhiên liệu của 1 xe ô tô (khoảng 4 – 6 lít xăng/ 100 km)?

Doanh nghiệp cần xây dựng Lịch trình sử dụng xe, ghi rõ quãng đường đi đến, chỉ số công tơ mét, tình trạng xe, nhiên liệu… để quản lý chi phí và tránh các rủi ro bị loại thuế GTGT, chi phí được trừ khi Cơ quan thuế thanh kiểm tra.

4. Kinh nghiệm quyết toán thuế về các hóa đơn cước vận chuyển

Tại thời điểm khảo sát, kế toán đơn vị chưa cung cấp được các Hợp đồng vận chuyển, Bảng kê cước vận chuyển…

Khi cơ quan thuế thanh kiểm tra, nếu không cung cấp được các chứng từ chứng minh các khoản chi phí cước vận chuyển là khoản chi thực tế phát sinh, phục vụ hoạt động SXKD, chứng minh cung đường đi – đến, số lượng hàng hóa vận chuyển… thì các hóa đơn này sẽ bị loại thuế GTGT, truy thu thuế TNDN.

⇒ Doanh nghiệp, cần rà soát, bổ sung các giấy tờ trên để đảm bảo lợi ích của doanh nghiệp

5. Kinh nghiệm quyết toán thuế về Trích khấu hao TSCĐ

Kế toán doanh nghiệp thực hiện trích khấu hao TSCĐ là xe ô tô không nhất quán (có sự tăng về giá trị trích khấu hao giữa các năm 2012 – 2014 với 2015), không tuân thủ theo hướng dẫn tại Thông tư số 45/2013/TT-BTC hướng dẫn về khấu hao TSCĐ (thay thế Thông tư 203/2012/TT-BCT):

Khung thời gian khấu hao là từ 8 – 12 năm (Doanh nghiệp trích khấu hao trong 84 tháng); Mức trích khấu hao theo phương pháp đường thằng: Giá trị khấu hao các năm phải nhất quán.

6. Nghiệp vụ chuyển tài sản cố định sang Công cụ, dụng cụ do không đủ điều kiện ghi nhận là TSCĐ theo Thông tư số 45/2013/TT-BTC hướng dẫn về khấu hao TSCĐ (thay thế Thông tư 203/2012/TT-BCT)

Doanh nghiệp có mua sắm TSCĐ là máy điều hòa nhiệt độ với nguyên giá khoảng hơn 10 tr đồng (Theo quy định tại Thông tư 203/2012/TT-BTC thì nguyên giá TSCĐ cố định là 1 tiêu chuẩn để ghi nhận TSCĐ hữu hình phải có giá trị từ 10 tr đồng trở lên) nhưng đến thời điểm Thông tư số 45/2013/TT-BTC hướng dẫn về khấu hao TSCĐ (có hiệu lực từ 10/06/2013 và điều chỉnh nguyên giá TSCĐ hữu hình có giá trị từ 30 tr đồng trở lên) kế toán không thực hiện điều chuyển sang CCDC để phân bổ mà vẫn trích khấu hao.

Ngoài ra, việc phân loại TSCĐ chưa đúng bản chất của loại tài sản. TK 21112: Máy móc thiết bị chỉ dùng cho các doanh nghiệp sản xuất..và với các loại máy văn phòng nên đưa vào TK 21114: Thiết bị văn phòng.

7. Kinh nghiệm quyết toán thuế về Chi phí lương của Chủ sở hữu Công ty TNHH 1 TV do cá nhân làm chủ

Trích: Tại tiết d, điểm 2.5, khoản 2, Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính, có hiệu lực từ ngày 02/08/2014, áp dụng từ kỳ tính thuế TNDN năm 2014 trở đi và thay thế cho Thông tư số 123/2012/TT-BTC ngày 27/07/2012, hướng dẫn các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp bao gồm:

“d) Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ); thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.”

Tuy nhiên, trong các năm 2012 – 2015 kế toán đơn vị vẫn ghi nhận Chi phí tiền lương của Chủ sở hữu Công ty vào Chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN phải nộp. Khoản chi này sẽ bị truy thu và tính tiền chậm nộp khi cơ quan thuế thanh kiểm tra.

(Tham khảo thêm tại Công văn số 7278/Ct-Htr ngày 26/11/2015 do Cục thuế HN ban hành)

>>>> Xem thêm: Cách kiểm tra chi phí tiền lương trước khi quyết toán thuế TNDN

8. Kinh nghiệm quyết toán thuế về Các bút toán phân bổ CCDC, trích khấu hao TSCĐ

Trong năm 2012, kế toán đơn vị thực hiện không nhất quán, không liên tục, có tháng phân bổ và trích khấu hao, có tháng không thực hiện (Tháng 8/2012 có trích khấu hao nhưng Tháng 9 – 12/2012 không thực hiện, Từ Tháng 1 – 6/2013 không trích khấu hao, không phân bổ chi phí trả trước).

⇒ Như vậy không chỉ sai sót về mặt kế toán mà còn ảnh hưởng đến quyền lợi của doanh nghiệp

9. Kinh nghiệm quyết toán thuế về Bút toán kết chuyển thuế GTGT cuối kỳ:

– Doanh nghiệp nên thực hiện Bút toán kết chuyển thuế GTGT tương ứng với kỳ khai thuế GTGT (theo tháng hoặc theo quý) chứ không nên thực hiện Bút toán này vào thời điểm cuối năm tài chính.

– Trong năm 2014, kế toán đơn vị có thể thực hiện sai Bút toán kết chuyển thuế GTGT. Số liệu TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ: Dư đầu kỳ: 0; Số phát sinh Nợ: xxx.xxx.xxx đồng; Số phát sinh Có (kết chuyển sang TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp):x xx.xxx.xxxđồng => Vô lý, không thể kết chuyển vượt quá số thuế GTGT được khấu trừ.

10. Kinh nghiệm quyết toán thuế về Các khoản vay và chi phí lãi vay

Trường hợp công ty có vay vốn ngân hàng thì sẽ không được để tồn quỹ tiền mặt cao nhất ở thời điểm ngân hàng giải ngân.

Nếu kế toán để tồn quỹ tiền mặt quá cao thì phải làm phiếu chi để chi ra bớt, nội dung thì cứ bịa ra, như: Chi phí marketing không có hóa đơn, chi phụ cấp, .… không có hóa đơn để giảm quỹ.

Doanh nghiệp thường tạo ra những khoản chi phí hợp lý nhưng cần ghi ra không có hóa đơn nhé, để sau này loại ra khi quyết toán thuế.

Vì nếu ở thời điểm doanh nghiệp vay ngân hàng ghi nhận tồn quỹ tại công ty lớn hơn số tiền đi vay thì sẽ không được tính chi phí lãi vay này vào chi phí hợp lý, sẽ bị loại ra.

Lưu ý: Quỹ tiền mặt sẽ không được để âm tiền.

VD: Tại thời điểm 31/12 các năm tài chính TK 111 (tiền mặt) luôn tồn quỹ khoảng hơn x tỷ – hơn x tỷ nhưng Doanh nghiệp lại đi vay ngắn hạn và chi trả lãi vay. Như vậy có thực sự hợp lý? Số liệu kế toán có phản ánh đúng thực trạng hoạt động SXKD của đơn vị không? Và một người kế toán có kinh nghiệm có nên để các thông tin như vậy cho các cơ quan chức năng?

⇒ Với sai sót trên, cơ quan thuế có thể nghi ngờ doanh nghiệp góp vốn ảo, khống (Luật doanh nghiệp nghiêm cấm hành vi góp vốn khống và có chế tài xử phạt) và bị loại chi phí lãi vay theo quy định của Luật thuế TNDN.

11. Kinh nghiệm quyết toán thuế về Các khoản chi hội nghị khách hàng (xxxxtr đồng) phân bổ ghi nhận vào Chi phí trả trước và phân bổ:

Cơ quan thuế chỉ chấp nhận các khoản chi này khi có đầy đủ các hồ sơ sau:

• Kế hoạch thực hiện hội nghị khách hàng được cấp thẩm quyền phê duyệt (Dự trù kinh phí, số lượng khách mời, mục đích thực hiện…)
• Hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán (nêu rõ kinh phí, địa điểm, thời gian thực hiện)
• Danh sách khách mời, thông tin của khách mời.
• Các hình ảnh, video…chứng minh.

12. Kinh nghiệm quyết toán thuế về Cơ cấu nguồn vốn kinh doanh, thủ tục tăng vốn điều lệ

– Tại thời điểm kiểm tra: Vốn điều lệ: x tỷ đồng; Vốn khác: xxxx tỷ đồng. Trong các năm 2009 – 2012, đơn vị đã ghi nhận các nghiệp vụ tăng vốn góp vào TK 4118 (Vốn khác – Hệ thống tài khoản theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC).

Theo các văn bản hướng dẫn về chế độ, chuẩn mực kế toán..thì “Nguồn vốn khác thuộc nguồn vốn chủ sở hữu (ngoài Vốn đầu tư của chủ sở hữu/ Vốn điều lệ) gồm: lợi nhuận chưa phân phối, tăng vốn bằng phát hành cổ phiếu mới, các quỹ đầu tư phát triển, dự phòng tài chính…”.

Như vậy, với việc tăng vốn của công ty phải được hạch toán vào nguồn vốn góp của chủ sở hữu (các cổ đông công ty).

– Đối với việc tăng vốn của công ty theo Luật doanh nghiệp, Luật chứng khoán thì đơn vị phải tiến hành: Thủ tục tăng vốn điều lệ đối với công ty cổ phần (Nghị định 43/2010/NĐ-CP), đăng ký/ báo cáo kết quả chào bán cổ phiếu riêng lẻ đối với công ty cổ phần chưa phải là công ty đại chúng gửi Sở kế hoạch và Đầu tư.

13. Kinh nghiệm quyết toán thuế về Nghiệp vụ góp vốn liên doanh/ đầu tư vào đơn vị khác

– Trong năm 2009, kế toán đơn vị có ghi nhận Nghiệp vụ: thu lại vốn góp lien doanh/ đầu tư vào đơn vị khác và không phản ánh lãi/ lỗ từ hoạt động đầu tư.

Thông thường khi kiểm tra, quyết toán thuế, cán bộ thuế sẽ yêu cầu cung cấp: Văn bản chấp thuận của Đại hội đồng cổ đồng/ Hội đồng quản trị về việc góp vốn liên doanh/ đầu tư; Biên bản liên doanh; Biên bản hoàn trả vốn đầu tư; Lợi nhuận thu được từ hoạt đồng Liên doanh/ đầu tư

14. Kinh nghiệm quyết toán thuế về Tính và ghi nhận giá nhập kho hàng hóa.

– Giá hàng hóa nhập kho (Chuẩn mực số 02 về Hàng tồn kho): Giá mua hàng hoá + Chi phí phát sinh từ hoạt động mua hàng hóa – Các khoản giảm trừ (giảm giá, khuyến mại…).

Cụ thể đối với đơn vị: Giá ô tô nhập kho = Giá mua theo Hợp đồng (Giá CIF hoặc FO + Cước biển (nếu là nhập khẩu theo PT: FO + Các loại thuế + Các chi phí Handing, THT, nâng rỗng, hạ rỗng, vệ sinh cont..+ Cước vận chuyển nội địa.

– Qua kiểm tra các năm 2009 – 2012, kế toán đơn vị đã không phản ánh đúng giá hàng hóa nhập kho ( Thay vì hạch toán vào Tài khoản 156: Hàng hóa thì kế toán đơn vị lại hạch toán vào tài khoản 142, 242 và kết chuyển vào Chi phí kinh doanh) dẫn đến giá xuất kho sai, giá vốn hàng bán sai

15. Kinh nghiệm quyết toán thuế về So sánh tỷ lệ giá vốn hàng hóa/ Doanh thu các năm

– So sánh tỷ lệ giá vốn hàng bán/ doanh thu các năm thì tỷ lệ giá vốn hang bán dao động từ 96% – 99,2%. Đối với doanh nghiệp thương mại thì tỷ lệ Giá vốn hàng bán/ Doanh thu của đơn vị bất hợp lý.

– Ngoài ra, kế toán đơn vị chưa ghi nhận đúng giá hàng hóa nhập kho dẫn đến giá vốn hàng bán sai. Nếu kế toán đơn vị hạch toán đúng giá nhập xuất kho (ngoài sai sót ghi nhận các chi phí nhập mua hàng hóa) thì tỷ lệ giá vốn hàng bán/ doanh thu của đơn vị có thể > 100%.

– Trong trường hợp: Giá vốn hàng bán của đơn vị lớn hơn hoặc bằng doanh thu. Khi cơ quan thuế kiểm tra, thanh quyết toán có thể ấn định giá trên cơ sở giá giao dịch thông thường trên thị trường (Điểm 1 Mục I Thông tư 69/2002/TT-BTC ngày 16/08/2002 ( trước 07/05/2010) Khoản 2 Điều 4 Thông tư 71/2010/TT_BTC ngày 07/05/2010 (thay thế Thông tư 69/2002/TT-BTC) hoặc Công văn số 2900/TCT-CS ngày 18/08/2011).

– Ngoài ra, đối với các doanh nghiệp có doanh thu lớn, giá vốn hàng bán chiếm tỷ lệ cao, lỗ kéo dài..cơ quan thuế thường nghi ngờ doanh nghiệp có hành vi gian lận thuế, trốn thuế và có thể bị xử phạt truy thu 1 – 3 lần ( Điều 107, 108 Luật Quản lý thuế).

16. Kinh nghiệm quyết toán thuế về Các nghiệp vụ dư có Tài khoản 131

– Trong các năm 2009 – 2012, kế toán đơn vị phản ánh các bút toán phát sinh giảm tài khoản 131: Phải thu khách hàng với số tiền lớn (Tổ chức: xxxxx).

Do chưa kiểm tra chi tiết Hợp đồng, chứng thu tiền, chi tiền nên chỉ có thể tạm nhận định việc phát sinh giảm TK 131 là do: khách hàng ứng trước tiền mua hàng; ký quỹ nếu là tổ chức phân phối…

Tuy nhiên, Số dư Có tài khoản kéo dài và các nghiệp vụ hoàn trả bằng tiền mặt..Với các nghiệp vụ này, CB thuế sẽ yêu cầu cung cấp Hợp đồng, chứng từ thu, chi tiền, giải trình ..do CQ thuế nghi ngờ việc trốn doanh thu (bán hàng không xuất hóa đơn).

17. Kinh nghiệm quyết toán thuế về Hạch toán kết chuyển lợi nhuận chưa phân phối năm trước sang năm nay vào ngày đầu năm tài chính:

– Tài khoản 421: Lợi nhuận chưa phân phối được phân ra 02 tài khoản chi tiết: 4211: Lợi nhuận chưa phân phối năm trước và 4212: Lợi nhuận chưa phân phối năm nay

– Về nguyên tắc hạch toán: Tại ngày đầu năm tài chính kế toán cần kết chuyển lợi nhuận chưa phân phối năm trước sang LN chưa phân phối năm này bằng bút toán:

N 4212/ C 4211: nếu lãi hoặc N 4211/ C 4212: nếu lỗ.

(Giả sử năm trước lãi và lãi lũy kế thì số dư cuối năm trước thể hiện ở bên Có TK 4212, sang tài chính tiếp theo hạch toán N 4212/ C 4211: để chuyển lãi năm nay sang năm trước nhằm tách lợi nhuận từng năm và số dư Nợ hoặc Có cuối kỳ tài khoản 4212 trên bảng cân đối phát sinh tài khoản chỉ thể hiện lợi nhuận của năm hiện hành)

– Mục đích của việc hạch toán bút toán này ngoài việc đúng bản chất, hướng dẫn theo chế độ kế toán còn giúp người đọc báo cáo tài chính nhìn rõ lợi nhuận năm nay là bao nhiêu, năm trước là bao nhiêu.

18. Kinh nghiệm quyết toán thuế về Các bút toán đối ứng tài khoản:

– Ngày 28/02/2009, kế toán đơn vị phản ánh Bút toán đối ứng giữa tài khoản 131 và 311: xtỷ ( 131- x). Nghiệp vụ này sai về bản chất tài khoản, nguyên tắc hạch toán và ảnh hưởng đến Báo cáo tài chính của đơn vị.

– Trong năm 2013, kế toán đơn vị phản ánh bút toán đối ứng tài khoản 511 với 2111: x đồng. Nghiệp vụ này sai về nguyên tắc đối ứng tài khoản.

19. Những điều cần biết khác khi quyết toán thuế TNDN

Trường hợp doanh nghiệp quyết toán tiền lương tháng 13 và thưởng tết trong năm đó sẽ không được tính vào chi phí hợp lý vì theo cách tính của cơ quan thuế là doanh nghiệp bị lỗ thì không được có những chi phí này, tuy nhiên đây là yếu tố mang tính tùy biến với mỗi đơn vị thuế.

– Chi phí quà tặng cho khách hàng bị loại ra,thì chi phí của nhân viên khi đi tặng quà cũng sẽ bị loại. Như vậy khi hạch toán chi phí quyết toán thuế không nên ghi là đi tặng quà chỉ cần ghi là đi công tác sẽ được tính vào chi phí được trừ.

– Làm rõ những phí khấu hao tài sản cố định cần phải có File phân bổ chi tiết để khi cơ quan thuế kiểm tra sẽ không bị loại.

20. Hướng dẫn hạch toán đầy đủ những loại chi phí khác

– Khi quyết tóan thuế doanh nghiệp cần phân biệt rõ ràng đầu là chi phí hợp lý hay không hợp lý để biết được khi loại ra những chi phí không hợp lý luôn.

– Với những khoản chi không có hóa đơn  thì mình ghi rõ ra luôn là “Chi… không có hóa đơn”, hoặc “Chi…có hóa đơn nhưng không hợp lệ”.

II. Kinh Nghiệm Quyết Toán Thuế Với Cơ Quan Thuế

Quyết toán thuế là công việc vô cùng quan trọng và không thể tránh khỏi trong doanh nghiệp. Nếu như người kế toán không có kinh nghiệm hoặc không có sự chuẩn bị kĩ lưỡng trước khi Cơ quan thuế xuống kiểm tra thì có thể sẽ không bảo vệ được lợi ích của doanh nghiệp. 

1. Công việc kế toán cần chuẩn bị khi Quyết toán thuế

Khi cơ quan thuế xuống kiểm tra, để không bị động, chúng ta phải chuẩn bị cẩn thận những công việc sau:

• Kiểm tra sự phù hợp của các chứng từ kế toán
• Kiểm tra việc định khoản, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
• Kiểm ta việc lập và kê khai báo cáo thuế VAT hàng tháng
• Kiểm tra lập báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp
• Kiểm tra hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân
• Kiểm tra việc lập báo cáo tài chính theo quy định
• Điều chỉnh các sai sót, chưa phù hợp với quy định của pháp luật
• Thiết lập lại sổ sách kế toán, báo cáo thuế theo đúng quy định của các luật thuế
• Thực hiện điều chỉnh các báo cáo thuế khi có sai lệch
• Làm việc và giải trình với cơ quan thuế

2. Các loại sổ sách, chứng từ kế toán cần chuẩn bị trước khi Quyết toán thuế

• Giấy phép đăng ký kinh doanh (giấy phép thành lập doanh nghiệp)
• Phiếu thu, chi, nhập xuất…..
• Tờ khai hàng tháng: Chuẩn bị tờ khai của các tháng trong năm mà doanh nghiệp mình quyết toán.
• Sổ sách: In, ký tên, đóng dấu đủ sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết tài khoản, thẻ kho, sổ kho…
• Chứng từ : Chuẩn bị đầy đủ, hóa đơn mua vào, bán ra, giấy nộp tiền vào NSNN, bảng lương, hợp đồng lao động…
• Kiểm tra hóa đơn mua vào, bán ra kê khai trong phụ lục 01, 02 của tờ khai đúng, đủ hay không? hóa đơn có hợp pháp không…
• Kiểm tra các khoản chi phí: Chi phí có đủ hóa đơn, chứng từ hay không? Kiểm tra chi phí tiền lương, BHXH… các bạn nên lưu ý hợp đồng lao động phải đúng và đầy đủ, chi lương = tiền mặt phải có chữ ký nhận và chữ ký phải phù hợp với hợp đồng lao động …các khoản chi phí quảng cáo, khuyến mãi… xem có đủ chứng từ, vượt mức khống chế không?…
• Kiểm tra các khoản giảm trừ doanh thu như chiết khấu, khuyến mãi, hàng bán bị trả lại ( Cơ quan thuế sẽ kiểm tra kỹ trường hợp giảm giá vốn hàng bán bị trả lại có hợp lý hay không..)
• Về TSCĐ: Kiểm tra thời gian trích khấu hao đúng theo quy định, có mở thẻ theo dõi TCSĐ… (việc không in thẻ theo dõi TCCĐ cũng là phần việc quan trọng mà KT ta ít quan tâm, nếu k có chứng từ này, phần chi phí trích khấu hao của đơn vị có thể sẽ bị loại)
• Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước: Là căn cứ để cơ quan thuế và đơn vị dễ đối chiếu công nợ thuế đến hết kỳ quyết toán.
• Báo cáo tài chính (BCĐKT, BCĐPS, BC KQKD, LCTT, TM BCTC….)
• Thời gian làm việc: Có thể trong vòng 3-7 ngày, tùy quy mô cty, còn lại đoàn đề nghị cung cấp file mềm để về cơ quan đối chiếu kiểm tra trước khi đưa ra kết quả thanh tra cuối cùng, vỉ vậy các bạn phải chuẩn bị nếu làm bằng phần mềm thì quan tâm đến việc kết xuất dữ liệu, chủ yếu các tài khoản loại 6.

3. Một số kinh nghiệm cần chuẩn bị khi đón tiếp Cơ quan thuế:

Nhân viên thuế hay đề nghị lịch kiểm tra thích hợp với chính họ, như ngày chuẩn bị làm báo cáo hàng tháng chẳng hạn. Lý do là trong những ngày này doanh nghiệp chưa nộp báo cáo nên họ còn “rảnh”. Tuy nhiên, hãy thẳng thừng đề nghị một ngày thích hợp với chính bạn và lưu ý rằng bạn có quyền này.

Bạn nên chuẩn bị một phòng riêng biệt phục vụ cơ quan thuế trong 3 ngày liên tiếp, tránh việc các trao đổi của nhân viên trong công ty đến tai cán bộ thuế những thông tin không được phép, hoặc các chứng từ, tài liệu nội bộ không được kê khai vào sổ sách thuế bị phát hiện khi để cơ quan thuế ngồi chung với các phòng ban, đặc biệt là phòng kế toán

Bạn cần đề nghị với Giám đốc công ty thành lập một quỹ nhỏ chi phí  gọi là “quỹ đón tiếp thuế” để chủ động trong việc tiếp đón như trà nước, mời ăn, trả tiền taxi… khi cần thiết để không phải bị động mỗi lần cán bộ thuế có nhã ý đề xuất. Tất nhiên quỹ này rất nhỏ và chỉ là chi phí đón tiếp chứ không phải là quỹ để chi các khoản phong bì hay truy thu thuế. 

Việc đưa ra các yêu cầu như có xe đưa đón nhân viên thuế đi kiểm tra, với lý do cục thuế không có xe, đi ăn trưa, nhờ mua cái nọ cái kia ….là chuyện bình thường. Do vậy bạn cần cân nhắc xem cái nào bạn có thể đáp ứng được để tạo mối quan hệ hữu hảo để dễ làm việc, cái nào là quá đáng quá thì bạn cần có thái độ từ chối kiên quyết nhưng khéo léo và lịch thiệp

Chủ doanh nghiệp có thể hoặc không đồng tình với bạn về vài điểm trên đây. Cần nhất là thông nhất với sếp của bạn trước về cách làm việc với nhân viên thuế. Tuy nhiên, tốt nhất là bản thân bạn nên sắp xếp trước từ lịch làm việc, phân công, giấy tờ. 

Để chắc chắn mọi hồ sơ, giấy tờ, số liệu của hệ thống kế toán đã ổn, không còn sai sót lớn… thì tốt nhất bạn nên đề nghị sếp thuê một đơn vị thứ 3 hoặc đề nghị một bộ phận nào đó trong công ty (như là ban kiểm soát, kiểm toán nội bộ…) kiểm tra, rà soát lại một lần nữa thật chắc chắn trước khi cơ quan thuế đến.