Quy trình kế toán tài sản cố định trong doanh nghiệp

1.    Kế toán tải sản cố định trong doanh nghiệp là gì?

Kế toán tài sản cố định trong doanh nghiệp được hiểu đơn giản là những nghiệp vụ của kế toán liên quan đến tài sản cố định.

Theo các quy định hiện hành về quản lý tài sản cố định (TSCĐ) thì mọi TSCĐ trong doanh nghiệp phải có bộ hồ sơ riêng (gồm biên bản giao nhận TSCĐ, hợp đồng, hoá đơn mua TSCĐ và các chứng từ, giấy tờ khác có liên quan).

Mỗi TSCĐ phải được phân loại, đánh số và có thẻ riêng, được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng ghi TSCĐ và được phản ánh trong sổ theo dõi TSCĐ.

Mỗi TSCĐ phải được quản lý theo nguyên giá, số hao mòn luỹ kế và giá trị còn lại trên sổ sách kế toán.

Đối với những TSCĐ không cần dùng, chờ thanh lý nhưng chưa hết khấu hao, doanh nghiệp phải thực hiện quản lý, theo dõi, bảo quản theo quy định hiện hành và trích khấu hao theo quy định hiện hành.

2.    Quy trình kế toán tài sản cố định tại các doanh nghiệp được thực hiện như sau

Để thực hiện tốt nhiệm vụ của kế toán tài sản cố định trong doanh nghiệp thì điều quan trong là cần nắm vững được quy trình kế toán tài sản cố định. Cụ thể quy trình đó như sau:

2.1. Nội dung kế toán tài sản cố định

– Lập và thu thập các chứng từ ban đầu có liên quan đến TSCĐ, các chứng từ gồm:

+ Biên bản bàn giao TSCĐ – Mẫu số 01- TSCĐ

+ Biên bản thanh lý TSCĐ – Mẫu số 02- TSCĐ

+ Biên bản giao nhận TSCĐ, SCL đã hoàn thành – Mẫu số 03- TSCĐ

+ Biên bản kiểm kê TSCĐ – Mẫu số 04- TSCĐ

+ Biên bản đánh giá lại TSCĐ – Mẫu số 05- TSCĐ

+ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ – Mẫu số 06- TSCĐ

– Tại nơi sử dụng, bảo quản tài sản: Việc theo dõi TSCĐ tại nơi sử dụng nhằm xác định trách nhiệm sử dụng và bảo quản, góp phần nâng cao trách nhiệm và hiệu quả sử dụng. Tại nơi sử dụng các phòng ban, phân xưởng sẽ sử dụng sổ “TSCĐ theo đơn vị sử dụng” để theo dõi trong phạm vi bộ phận quản lý.

– Tổ chức kế toán tài sản cố định chi tiết tại bộ phận kế toán: Bộ phận kế toán sử dụng “thẻ TSCĐ” và “Sổ TCSĐ” toàn doanh nghiệp để theo dõi tình hình tăng giảm, hao mòn TSCĐ.

+ Thẻ TCSĐ: Do kế toán lập cho từng đối tượng ghi TSCĐ của doanh nghiệp. Thẻ được thiết kế để phản ánh các chỉ tiêu chung về TSCĐ, nguyên giá, hao mòn, giá trị còn lại đồng thời theo dõi được tình hình tăng giảm.

+ Sổ TSCĐ: Được mở để theo dõi tình hình tăng giảm, hao mòn TSCĐ toàn doanh nghiệp. Mỗi loại TSCĐ có thể dùng riêng 1 sổ hoặc một số trang sổ.

2.2. Tăng giảm kế toán tài sản cố định

TSCĐ tăng do các trường hợp mua mới, nhận góp vốn, điều chuyển từ đơn vị cấp trên, tăng do đầu tư xây dựng cơ bản hoàn thành hoặc do đánh giá lại TSCĐ. Kế toán phản ánh trên các tài khoản:

211- Tài sản cố định hữu hình;

212 – Tài sản cố định thuê tài chính;

213- Tài sản cố định vô hình

Căn cứ vào các chứng từ liên quan (hóa đơn mua, biên bản giao nhận…) kế toán ghi:

Nợ 211, 212, 213 – (phần nguyên giá)

Nợ 1332 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có 111,112, 331… (theo giá trị thanh toán – nếu là mua mới

Có 411 – (nếu là góp vốn)

Có 136… (Điều chuyển từ đơn vị cấp trên)

Có 241… (Xây dựng cơ bản hoàn thành)

Đồng thời phản ánh giá trị hao mòn (nếu có)

Tài sản sử dụng ở các doanh nghiệp giảm do các nguyên nhân: thanh lý khi hết hạn sử dụng, nhượng bán lại cho đơn vị khác, góp vốn liên doanh… kế toán phải lập các chứng từ ban đầu hợp lệ, hợp pháp. Ngoài các tài khoản đã nêu kế toán còn sử dụng tài khoản 711- Thu nhập khác, 811- Chi phí khác để phản ánh

Căn cứ vào biên bản thanh lý, ké toán ghi :

Nợ 214 – Hao mòn TSCĐ ( phần giá trị đã hao mòn)

Nợ 811 – Chi phí khác (phần giá trị còn lại)

Có 211, 213 – TSCĐ hữu hình (phần nguyên giá.)

Với các khoản thu nhập khi thanh lý ghi nhận Có 711 – Thu nhập khác, với các khoản chi phí khi thanh lý ghi nhận Nợ 811 – chi phí khác

2.3. Kế toán khấu hao TSCĐ

Khấu hao TSCĐ là sự phân bổ một cách có hệ thống giá trị phải khấu hao của TSCĐ trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của tài sản đó vào giá trị sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ được sáng tạo ra.

Đây là một biện pháp chủ quan của con người nhằm thu hồi số vốn đã đầu tư mua sắm để sử dụng nên được hiểu như một lượng giá trị hữu dụng được phân phối cho SXKD trong suốt thời gian sử dụng hữu ích.

Tuy nhiên dù có hay không tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh và nhiều nguyên nhân khác, thì TSCĐ vẫn bị giảm sút về mặt giá trị và giá trị sử dụng. Đó được gọi là hao mòn TSCĐ.

Tài khoản kế toán tài sản cố định sử dụng để phản ánh tình hình tăng, giảm giá trị hao mòn của toàn bộ TSCĐ trong quá trình sử dụng là Tk 214 – Hao mòn TSCĐ. Kết cấu như sau:

Bên Nợ: Hao mòn TSCĐ giảm

Bên Có: Hao mòn TSCĐ tăng

Định kỳ, căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, kế toán trích khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh, đồng thời phản ánh giá trị hao mòn của TSCĐ, ghi:

Nợ 641, 642, 627,241, 632…

Có 214 – Hao mòn TSCĐ (tài khoản cấ 2 phù hợp)

Đối với TSCĐ dùng cho hoạt động phúc lợi và hoạt động sự nghiệp, TSCĐ đầu tư mua sắm bằng quỹ phát triển khoa học và công nghệ thì phản ánh giá trị hao mòn như sau:

Nợ 353, 466…

Có 214 – Hao mòn TSCĐ

Với các trường hợp TSCĐ mua về chưa đưa vào sử dụng hoặc chờ thanh lý thì vẫn ghi nhận giá trị hao mòn của TSCĐ. Tuy nhiên các chi phí này không được hạch toán vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN nên sẽ ghi nhận như sau

Nợ 811

Có 214 – Hao mòn TSCĐ

2.4. Sửa chữa kế toán tài sản cố định

Trong quá trình sử dụng, TSCĐ bị hao mòn và hư hỏng từng bộ phận do nhiều nguyên nhân khác nhau.

Do tính chất, mức độ hao mòn và hư hỏng của TSCĐ rất khác nhau nên tính chất và quy mô của việc sửa chữa được chia thành 2 loại

• Sửa chữa thường xuyên, bảo dưỡng

Là việc sửa chữa nhỏ, thường xuyên theo yêu cầu kỹ thuật để đảm bảo cho TSCĐ hoạt động bình thường.

Chi phí sửa chữa thường xuyên được hạch toán thẳng vào chi phí sản xuất kinh doanh của bộ phận có tài sản sửa chữa. Cụ thể như sau:

Nợ 627,641, 642… (nếu chi phí sửa chữa nhỏ)

Nợ 242 – Chi phí trả trước (nếu chi phí sửa chữa cần phân bổ dần)

Nợ 1331 (nếu là dịch vụ sửa chữa thuê ngoài)

Có 111,112…

Đồng thời xác định mức phân bổ tín vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ

Nợ 627,641, 642..

Có 242 – Chi phí trả trước

Mang tính chất khôi phục hoặc nâng cấp, cải tạo khi TSCĐ bị hư hỏng nặng hoặc theo yêu cầu kỹ thuật.

Thời gian sửa chữa lớn thường dài, chi phí sửa chữa phát sinh nhiều do vậy doanh nghiệp phải lập kế hoạch, dự toán. Kế toán sử dụng Tk 241 để phản ánh. Cụ thể như sau:

Khi phát sinh chi phí sửa chữa lớn

Nợ 2413 – Sửa chữa lớn TSCĐ

Có các tài khoản liên quan 111, 112, 152, 242…

Khi sữa chữa lớn hoàn thành ghi nhận các chi phí thỏa mãn ghi tăng nguyên giá TSCĐ:

Nợ 211 – TSCĐ hữu hình

Có 2143 – Sửa chữa lớn TSCĐ

Như vậy, với quy trình kế toán tài sản cố định trong doanh nghiệp thì cần lưu ý tới những vấn đề được nêu trên để theo dõi tốt TSCĐ thông qua việc hạch toán nhanh chóng và chính xác.