Cách quản lý nguyên vật liệu nhà hàng chi tiết và hiệu quả

Quản lý nguyên vật liệu nhà hàng là công việc quan trọng khi bạn bắt đầu kinh doanh F&B, đặc biệt là nhà hàng/ quán ăn. Nhưng dù vậy, rất nhiều người vẫn gặp khó khăn khi làm công việc này bởi lẽ không phải ai kinh doanh nhà hàng cũng có chuyên ngành về kế toán, tài chính hay có kinh nghiệm trước đó. Trong bài viết này, Acc Training sẽ cùng bạn đi qua các vấn đề phổ biến và cách thiết lập quy trình để quản lý nguyên vật liệu nhà hàng hiệu quả.

1. Vấn đề thường gặp với nguyên vật liệu

1.1. Không đảm bảo chất lượng thực phẩm và không dự tính được nguyên vật liệu cần thiết cho dịp cao điểm/thấp điểm

Đảm bảo độ tươi mới của nguyên liệu là yếu tố trọng yếu khi kinh doanh ẩm thực. Nếu bạn đang là một người chủ hoặc trong vai trò thực khách thì cũng đều sẽ muốn thưởng thức những món ăn tươi ngon. Đặc biệt là các mô hình nhà hàng fine-dining hoặc hải sản, lẩu nướng… thực khách thường rất quan tâm và đánh giá nhà hàng dựa trên mức độ tươi của nguyên liệu bên cạnh các yếu tố phục vụ khác của nhà hàng.

Bởi vậy nên nếu quản lý không hiệu quả nguyên vật liệu trong kho thì sẽ không đảm bảo được yếu tố tươi ngon của thực phẩm.

Vì sao? Hãy thử lấy một ví dụ phổ biến như sau:

Bạn kinh doanh một nhà hàng bít tết. Nhóm nguyên liệu chính bao gồm thịt bò, bánh mì, rau xà lách, mì ý. Một tháng bán ra 600 suất bít tết, căn cứ vào định lượng 150 gram thịt bò/ suất, có thể tính ra lượng thịt bò cần nhập là 600*150 = 90000 (gr) – tương ứng với 90kg.

Đó là một bài toán đơn giản. Tuy nhiên bạn sẽ không nhập nguyên 90kg thịt bò đó ngay từ đầu tháng mà sẽ chia thành nhiều đợt để đảm bảo thịt bò (và các nguyên liệu đi kèm trong món ăn) luôn tươi. Lúc này bạn cần thường xuyên nhìn vào:

• Tần suất món ăn được phục vụ theo ngày/ tuần: để ước tính được tuần kế tiếp cần bao nhiêu nguyên liệu, ngay từ giữa tuần trước bạn đã cần tính toán để tiếp tục nhập hàng. Bạn cần biết mỗi ngày bán được bao nhiêu suất tương ứng với lượng nguyên liệu giảm bao nhiêu? Lượng bán mỗi ngày có đều đặn hay ngày bán chạy ngày bán ít?
• Cảm nhận từ thực khách về chất lượng món ăn: nếu bạn liên tục nhận được chia sẻ của thực khách về chất lượng không tốt của món bít tết như khẩu phần thịt ít hơn so với bình thường, thịt không tươi, rau héo… thì bạn cần ngay lập tức thay đổi nhà cung ứng hoặc thay đổi chu kỳ nhập nguyên liệu.

1.2. Thất thoát

Thực chất, quản lý nguyên vật liệu nhập xuất là một trong những công đoạn gây ra nhiều thất thoát nhất trong nhà hàng. Bạn sẽ nhìn thấy vấn đề ngay với những lý do dưới đây:

• Không đủ thời gian để quản lý sâu sát vào số liệu thu mua, chế biến. Hãy thử áp dụng bài toán phía trên vào trường hợp của bạn. Nếu bạn không trực tiếp kiểm tra số liệu để xem doanh số món ăn biến đổi ra sao thì rất nhiều khả năng bạn sẽ không quyết định chính xác lượng thịt cần nhập mỗi tuần. Nếu số lượng thịt bị dư, có thể thực khách sẽ trải nghiệm món bít tết với một miếng thịt bò bị đông lạnh quá thời hạn. Ngược lại, nếu lượng thịt không đủ, bạn lại cần đi thu mua gấp gáp để bù đắp, và hệ quả là bạn phải mua ở nhà cung ứng khác hoặc giá cao hơn so với định mức ban đầu. Như vậy, bạn lại đau đầu hơn để quản lý những con số không cố định.
• Không trực tiếp là người đi thu mua và chế biến nguyên liệu. Ở mỗi công đoạn nhỏ này, chỉ cần (1) người phụ trách thu mua (thường là nhân viên hoặc quản lý) kiểm thiếu hàng hoặc phổ biến hơn (và tiêu cực hơn) là kết hợp với nhà cung ứng để tạo ra chênh lệch hoặc (2) bộ phận bếp chế biến không đúng theo công thức thì bạn đã bị thất thoát tài chính rất nhiều. Nếu việc đó xảy ra hàng ngày, bạn sẽ thấy sự hao phí lớn đến chừng nào.

Bài toán thất thoát này giống như câu chuyện về con gà và quả trứng. Nếu muốn bảo đảm, bạn cần là người trực tiếp làm những công việc này hàng ngày và ngược lại, nếu không trao quyền và có người khác đảm nhận thì nhà hàng/ quán ăn của bạn lại không phát triển – mở rộng quy mô thêm được.

Trên thực tế Acc Training có rất nhiều khách hàng là những người đầu bếp hoặc xuất phát từ chuyên ngành quản trị khách sạn, nhà hàng và mong muốn khởi nghiệp với thương hiệu riêng của mình. Khi làm công việc chuyên môn, họ rất xuất sắc và thành công. Tuy nhiên, khi chuyển đổi vai trò thành người chủ thì lại gặp rất nhiều khó khăn trong việc quản lý và trở nên đau đầu với những con số rối rắm mỗi ngày. Bạn có đang ở một trường hợp tương tự? Nếu bạn nhìn thấy mình ở trong tình trạng như vậy, phía dưới đây Acc Training sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập quy trình chi tiết để quản lý nguyên vật liệu trong nhà hàng hiệu quả!

2. Quy trình quản lý nguyên vật liệu trong kho nhà hàng

2.1. Xây dựng định mức nguyên vật liệu

2.1.1. Xác định food cost

Việc xây dựng định mức nguyên vật liệu liên quan chặt chẽ tới việc xác định food cost – chi phí nguyên liệu cấu thành nên món ăn. Đó không chỉ là chi phí thực phẩm thô mà còn các chi phí khác như điện, nước, gas, gia vị.. được chia thành 04 nhóm chính:

• Chi phí trực tiếp: là các loại chi phí liên quan trực tiếp đến việc cấu thành món ăn như: chi phí nguyên liệu, gia vị, dụng cụ;
• Chi phí nhân công: nhân viên Bếp, nhân viên phục vụ, tạp vụ,… tạo ra món ăn mang đến phục vụ khách hàng và dọn dẹp vệ sinh sau bữa ăn;
• Chi phí bổ sung: giá trị thương hiệu, chất lượng dịch vụ, độ ngon của món ăn,… đều ảnh hưởng đến việc tính giá cost
• Chi phí phát sinh: khấu hao mặt bằng, trang thiết bị, tiếp thị, bán hàng,…

Theo kinh nghiệm của Acc Training đối với nhiều khách hàng trong ngành F&B, mức food cost hợp lý để nhà hàng có lợi nhuận ổn định là tối thiểu 35% và tối đa có thể tới 45%. Tuy nhiên, con số này chỉ mang tính tham khảo ở mặt bằng chung thị trường. Nếu bạn mong muốn phục vụ cho thực khách những món ăn đầy đặn, tươi ngon thì có thể cân nhắc tăng food cost lên để khách muốn quay trở lại nhà hàng, chỉ cần bạn tính toán cẩn thận cho nhà hàng vẫn có lợi nhuận và tiếp tục kinh doanh. Giả sử, chúng ta lấy tỉ lệ food cost trung bình là 40%, thì sẽ có công thức dưới đây:

Food cost = Giá gốc thực phẩm/ 0.4

Quay trở lại với món bít tết phía trên, chúng ta có giá gốc thực phẩm đầu vào bao gồm:

Thịt thăn ngoại bò Úc 150gr: 70.000đ/ miếng

Các loại rau củ & gia vị đi kèm (khoai tây, xà lách, nước sốt): 30.000đ/ suất

Tổng chi phí ban đầu cho một suất bít tết là 100.000đ, như vậy giá bán cuối cùng sẽ là 100/ 0.4 = 250.000đ. Đây là con số đảm bảo được nhà hàng sẽ có lợi nhuận trên một món bán ra. Tất nhiên ở góc độ nhà hàng sẽ có nhiều phương pháp để giảm tỉ lệ food cost, ví dụ như tăng giá bán món ăn nhờ các hoạt động thương hiệu – marketing, giảm chi phí thực phẩm hoặc giảm khẩu phần và giữ nguyên giá bán. Nhưng dù bằng phương pháp nào, bạn hãy cố gắng đảm bảo thực khách sẽ cảm thấy hài lòng với chất lượng phục vụ của nhà hàng để tiếp tục quay lại thường xuyên.

2.1.2. Xác định giá bán

Phía trên là một cách để định giá món ăn, đó là dựa trên chi phí và ước tính khoảng lợi nhuận mong muốn. Ngoài ra, bạn có thể phối hợp với một số phương pháp khác để định giá phù hợp nhất:

• Định giá dựa trên phân khúc khách hàng & mức độ cạnh tranh: thông thường khi mở nhà hàng, bạn sẽ quyết định phục vụ cho một phân khúc khách hàng nhất định. Đó có thể là sinh viên học sinh, dân công sở hoặc doanh nhân, thu nhập trung bình – thu nhập cao, khu vực địa lý,… Từ những yếu tố nhân khẩu học của tệp đối tượng mục tiêu, bạn sẽ xây dựng được phân khúc và chân dung khách hàng của mình. Song song với đó, bạn tiến hành nghiên cứu các nhà hàng phục vụ sản phẩm tương tự xem khung giá như thế nào. Từ 2 bước trên, bạn sẽ hình thành được giá bán cho món ăn của mình để tăng mức độ cạnh tranh. Tuy nhiên, việc này sẽ gây áp lực ngược trở lại cho bộ phận bếp để cân đối food cost.
• Định giá dựa trên giá trị: trường hợp này phổ biến đối với những nhà hàng đặc sản, sở hữu những công thức món ăn đặc biệt hoặc dịch vụ xuất sắc. Ví dụ nhà hàng lẩu Haidilao nổi tiếng mới vào Việt Nam vài năm trở lại đây, có rất nhiều người sẵn sàng xếp hàng chờ đợi để được thưởng thức nghệ thuật phục vụ của họ. Hay đối với Pizza 4Ps, bên cạnh chất lượng món ăn tươi ngon và đặc biệt, không gian và cách thức phục vụ cũng khiến cho khách hàng ưa thích và không ngại tiếp tục quay lại những lần sau.
• Định giá thâm nhập thị trường: đây là cách thức sử dụng một mức giá bán trung bình trong thời gian đầu và tăng dần qua thời gian nếu món ăn nhận được phản hồi tích cực. Điều này đòi hỏi bạn phải trường vốn và cân đối chi phí rất kỹ trong thời gian đầu để duy trì được hoạt động của nhà hàng. Đến thời điểm bạn giành được một lượng thị phần nhất định thì việc tăng dần giá bán trở nên đơn giản hơn.
• Định giá cao cấp: phương pháp này phù hợp với những nhà hàng cao cấp. Thông thường tâm lý của thực khách là giá cao tương ứng với dịch vụ tốt. Một mức giá cao cũng giúp bạn phân khúc rõ ràng đối tượng khách hàng của mình và xây dựng các hoạt động tập trung vào họ. Mức giá cao cấp cũng giúp bạn dễ dàng hơn trong việc sử dụng các chương trình khuyến mãi mà không lo ảnh hưởng tới lợi nhuận.
• Định giá dựa trên khả năng sinh lời: nếu bạn sử dụng phần mềm quản ly bán hàng, bạn sẽ dễ dàng nắm bắt được những món bán chạy và được gọi là ‘signature’ của nhà hàng. Bạn có thể nhìn vào tần suất món ăn được gọi, doanh thu riêng món đó mang lại so sánh với tổng doanh thu, cảm nhận của khách hàng… để cân nhắc đẩy mạnh món ăn đó bằng cách tăng giá bán nhẹ hoặc tối ưu chi phí nguyên liệu.

Khi đã có giá bán, bạn nhập liệu vào phần mềm

2.1.3. Định mức nguyên vật liệu cho từng món ăn

Bước tính toán food cost và định giá phía trên cũng đồng thời giúp xác định nguyên liệu cần thiết để chế biến được một món ăn hoàn chỉnh. Công việc này bạn và bộ phận bếp sẽ cùng thống nhất để định mức chính xác các món ăn có trong menu. Sau đó, bạn tiếp tục nhập liệu công thức chế biến này vào phần mềm:

2.2. Phổ biến với toàn bộ nhân sự trong nhà hàng

Khi đã có thông tin chuẩn về nguyên vật liệu và giá bán chính thức, bạn tiến hành phổ biến cho toàn bộ nhân viên trong nhà hàng, từ bộ phận bếp, kế toán cho tới nhân viên phục vụ. Nếu cẩn thận hơn, bạn có thể in một bản cứng các công thức chế biến món ăn để đảm bảo mọi người đều nắm được. Điều đó cũng giúp bạn tiết kiệm thời gian training cho nhân viên mới vì đặc thù ngành F&B tỉ lệ ra vào của nhân sự là rất cao.

2.3. Kiểm soát giá cả hàng hóa mua vào

• Thu thập báo giá của nhà cung cấp.
• Theo dõi việc tăng giảm giá của các nhà cung cấp.
• Định kỳ hàng tháng kiểm tra giá cả trên thị trường và so sánh với giá của nhà cung cấp.
• Kiểm tra tính chính xác về giá, nhà cung cấp với hàng hoá mua ngoài.

2.4. Kiểm soát hàng tồn kho, xuất nhập tồn

• Định kỳ kiểm tra số lượng xuất nhập tồn và số lượng hàng hoá thực tế trong kho.
• Hàng tháng, kết hợp cùng thủ kho/ kế toán kiểm kê số lượng hàng hoá tồn thực tế trong kho, bếp, bar

Các loại báo cáo hỗ trợ

• Báo cáo tổng hợp xuất kho
• Báo cáo tổng hợp tồn kho
• Tổng hợp xuất nhập tồn/ chi tiết tồn kho

Tại sao bạn nên sử dụng và nhập liệu thông tin vào phần mềm quản lý?

Tới đây, có thể bạn sẽ băn khoăn tại sao bạn cần mất thời gian nhập liệu vào phần mềm. Để giải thích chi tiết cho công việc này, Acc Training sẽ chỉ ra điểm khác biệt cơ bản ở 02 phương pháp quản lý kho nguyên vật liệu như dưới đây:

	Truyền thống (thủ công)	Phần mềm
Hình thức áp dụng	Truyền miệng	Nhập liệu và phổ biến
Tần suất kiểm tra số liệu, quy trình	1-2 ngày/ lần	3-4 ngày/ lần
Định dạng báo cáo, số liệu	File excel hoặc giấy tờ, rất nhiều số liệu thô chưa được xử lý	Mẫu báo cáo trực quan được thiết kế sẵn, trên phần mềm
Chi phí đầu tư	– Thuê thêm người quản lý – Thời gian kiểm tra và rà soát toàn bộ giấy tờ	– Đầu tư phần mềm – 01 tuần làm quen với phần mềm
Rủi ro	Gian lận, thất thoát tài chính	Không
Khả năng mở rộng	Thấp, do phụ thuộc vào con người quá nhiều	Cao, với hệ thống và quy trình có sẵn, chỉ cần áp dụng vào cơ sở mới
Xử lý khi có sự cố	Trao đổi ở góc độ cá nhân, tình cảm	Thưởng phạt rõ ràng với dữ liệu đầy đủ, minh bạch

Nếu bạn đang quản lý theo phương pháp truyền thống thì chắc hẳn bạn đã hiểu cách vận hành của nhà hàng. Có thể thấy phương pháp này mang lại nhiều rủi ro cho bạn bởi thủ công luôn gắn liền với 2 yêu cầu: cần nhiều thời gian và xử lý theo cảm tính. Những yếu tố này chắc chắn sẽ không giúp bạn phát triển quy mô kinh doanh của bạn lên được, mà thậm chí còn khiến bạn hao tổn sức lực, thời gian rất nhiều. Hãy để phần mềm bán hàng Acc Training đồng hành với bạn để giải quyết tất cả vấn đề bạn gặp phải khi kinh doanh nhà hàng/ quán ăn.

Trên đây, ACC TRAINING – DỊCH VỤ KẾ TOÁN NHÀ HÀNG đã chia sẻ cho các bạn về các cách quản lý NVL nhà hàng chi tiết và hiệu quả. Nếu bạn có những vấn đề khúc mắc, khó khăn trong quá trình kiểm soát nội bộ nhà hàng thì ACC TRAINING –  DỊCH VỤ KẾ TOÁN NỘI BỘ NHÀ HÀNG luôn sẵn sàng giúp bạn !

ACC TRAINING chúc quý doanh nghiệp thành công!