Những lưu ý quan trọng về hóa đơn GTGT

I. LƯU Ý VỀ HÓA ĐƠN GTGT ĐẦU VÀO

• Hóa đơn GTGT đầu vào phải đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn: kiểm tra đúng tên, địa chỉ, MST của doanh nghiệp chưa?, hóa đơn không được tẩy xóa, có đầy đủ dấu, chữ ký của đơn vị bán. Nếu hóa đơn có sai sót về tên, địa chỉ yêu cầu bên bán lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.

• Đối với những hóa đơn có tổng giá thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên phải thanh toán qua ngân hàng:

+ Thời hạn thanh toán: khi kê khai thuế, những hóa đơn chưa thanh toán (vì chưa đến hạn thanh toán theo hợp đồng) cũng được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Nhưng khi quyết toán thuế, nếu những hóa đơn này đã đến hạn thanh toán nhưng chưa thanh toán sẽ bị cơ quan thuế loại phần thuế GTGT đầu vào và loại khỏi chi phí được trừ của doanh nghiệp.

+ Nếu có nhiều hóa đơn mua của cùng một nhà cung cấp phát sinh trong một ngày: Tổng giá thanh toán trên tất cả các hóa đơn phát sinh trong một ngày lớn hơn hoặc bằng 20 triệu thì vẫn phải thanh toán qua ngân hàng để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

+ Một hóa đơn thanh toán thành nhiều lần: tất cả các lần thanh toán đều phải chuyển khoản qua ngân hàng. Nếu đã trót thanh toán một lần nào bằng tiền mặt thì đề nghị nhà cung cấp đưa lại tiền mặt để chuyển khoản vào tài khoản của nhà cung cấp.

+ Thanh toán bù trừ với nhà cung cấp: phương thức thanh toán bù trừ cũng được coi là thanh toán qua Ngân hàng. Sau khi bù trừ công nợ, nếu số còn lại phải thanh toán dưới 20 triệu đồng, doanh nghiệp có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản đều được hợp lệ, còn nếu số còn lại phải thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên, phải thanh toán qua chuyển khoản mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

+ Quy định về thanh toán qua ngân hàng. Thanh toán qua ngân hàng tức là thanh toán từ tài khoản ngân hàng của Công ty mua sang tài khoản ngân hàng của Công ty bán mới được coi là hợp lệ. Tất cả các trường hợp khác đều không được coi là thanh toán qua ngân hàng.

• Hóa đơn đầu vào của tài sản cố định là ô tô từ 9 chỗ ngồi trở xuống (không phục vụ kinh doanh vận chuyển hàng, hành khách, du lịch, khách sạn): Các hóa đơn đầu vào của ô tô từ 9 chỗ ngồi trở xuống trên 1,6 tỷ thì chỉ được khấu trừ phần thuế GTGT tương ứng với 1,6 tỷ đồng. Phần vượt được tính vào nguyên giá của tài sản để phân bổ vào chi phí.
• Hóa đơn thuê văn phòng của cá nhân: Nếu tổng số tiền thuê trong năm từ 100 triệu đồng trở lên, thì bên cho thuê phải lên cơ quan thuế mua hóa đơn bán hàng xuất cho bên thuê. Hóa đơn này là hóa đơn trực tiếp nên doanh nghiệp không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Hóa đơn đầu vào của dự án: Nếu ở thời điểm quyết toán, dự án bị doanh nghiệp hủy bỏ thì phần thuế GTGT đầu vào của dự án đó sẽ không được chấp nhận, kế toán nên chuyển các chi phí đó sang những dự án đang hoạt động hoặc đã hoàn thành để không bị loại chi phí này.
• Khi bị mất hóa đơn đầu vào: Nếu bị mất hóa đơn đầu vào, kế toán phải photo lại liên 1, xin xác nhận của bên bán, gửi thông báo mất hóa đơn GTGT theo mẫu Mẫu số BC21/AC ban hành kèm Thông tư số 39/2014/TT-BTC, sau đó nộp phạt theo quy định thì hóa đơn đó mới được coi là hợp lệ và được khấu trừ thuế GTGT.

+ Quy định về mức phạt làm mất hóa đơn đầu vào:

Do bên bán làm mất: bị phạt 15.000.000 đồng

Do bên mua làm mất: bị phạt 3.000.000 đồng.

Lưu ý về thuế giá trị gia tăng đầu vào

Xem thêm: Hóa đơn đầu vào bỏ sót năm trước

II. LƯU Ý ĐỐI VỚI HÓA ĐƠN GTGT ĐẦU RA

• Lưu ý về nội dung (tên hàng hóa, dịch vụ) trên hóa đơn:

• viết đúng tên hàng hóa theo sổ theo dõi kho, viết đúng nội dung dịch vụ cung cấp để tránh bị áp thuế suất cao. VD ở doanh nghiệp có ngành nghề kinh doanh vận tải đang trong thời gian được giảm thuế GTGT cho hoạt động vận tải từ 10% xuống còn 5%. Nếu hóa đơn ghi dịch vụ vận tải thì được hưởng mức thuế suất thuế GTGT là 5% nhưng nếu ghi là cho thuê xe thì mức thuế suất thuế GTGT là 10%.
• Kiểm tra có bỏ sót hóa đơn đầu ra không

Hàng tháng, kiểm tra số hóa đơn xuất ra để đảm bảo không bỏ sót hóa đơn nào. Nếu phát hiện ra có hóa đơn bị bỏ sót phải tiến hành kê khai bổ sung ngay để tránh mức lãi do nộp thuế chậm.

• Đối với các hàng hóa, dịch vụ trả thay lương, xuất dùng nội bộ, cho, biếu tặng: đều phải lập hóa đơn GTGT, kê khai và nộp thuế GTGT bình thường.
• Nếu giám đốc thường xuyên không có mặt ở công ty thì nên ủy quyền cho người bán hàng ký để xuất hóa đơn kịp thời.
• Các dòng thừa trên hóa đơn GTGT kế toán phải gạch chéo.
• Doanh nghiệp chỉ được phép xuất hóa đơn với những mặt hàng hóa, dịch vụ có trong đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.

Như vậy, trên đây đã chia sẻ cho các bạn những lưu ý quan trọng về hóa đơn GTGT. Hy vọng, bài viết trên đây có thể giúp các bạn kế toán viên hiểu rõ hơn về hóa đơn giá trị gia tăng và làm tốt công việc kế toán của mình.