Hướng Dẫn Hạch Toán Tiền Thuê Nhà Theo Thông Tư 200

Hạch toán tiền thuê nhà là một trong những nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên của hầu hết các Doanh nghiệp. Tuy nhiên khi tiến hành hạch toán có nhiều điều khiến các bạn cần lưu tâm để ghi nhận, phản ánh chính xác doanh thu của doanh nghiệp.

I. Ghi Nhận Khoản Tiền Thuê Nhà Là Chi Phí Hợp Lệ Như Thế Nào?

Trước khi hạch toán tiền thuê nhà thì kế toán viên cần phải ghi nhận khoản chi phí này là chi phí hợp lệ theo chứng từ kế toán để ghi nhận vào sổ sách, tiến hành xác nhận doanh thu của doanh nghiệp.

Có 2 trường hợp xảy ra mà bạn cần lưu tâm như sau:

1. Trường hợp 1: Tổng tiền thuê nhà của Doanh nghiệp NHỎ hơn 100 triệu đồng/năm hoặc 8.4 triệu đồng/tháng.

Quy trình thực hiện ghi nhận chi phí hợp lý như sau:

Bước 1: Đọc kỹ các văn bản pháp luật liên quan, đây là bước rất quan trọng để các kế toán nắm bắt để hạch toán tiền thuê nhà đúng và thực hiện đúng theo quy định.

Trong trường hợp này, kế toán cần tìm hiểu kỹ khoản 7 Điều 1 Thông tư 119/2014/TT-BTC. Văn bản này quy định như sau:

– Những hộ gia đình, cá nhân, tổ chức cho thuê tài sản (nhà, bất động sản,…) mà tổng số tiền thuê nhà < 100 triệu/năm hoặc < 8,4 triệu/tháng thì: Không phải kê khai thuế và nộp thuế GTGT, thuế TNCN và cơ quan thuế không cấp hóa đơn lẻ ⇒ Như vậy là KHÔNG có hóa đơn.

– Để khoản tiền thuê nhà là chi phí hợp lý thì bạn cần phải đáp ứng những điều kiện sau:

Chủ nhà chỉ phải nộp tiền thuế môn bài là 1 triệu/năm;
Hồ sơ khai thuế môn bài là Tờ khai mẫu 01/MBAI ban hành kèm theo Thông tư 156/2013/TT-BTC, chủ nhà nộp tại Chi cục Thuế ở địa phương có nhà cho thuê
Tóm lại, hiểu đơn giản là: Các chủ nhà cho thuê không phải nộp thuế TNCN, thuế GTGT mà chỉ PHẢI nộp lệ phí môn bài.

Bên cạnh đó, Doanh nghiệp của bạn không cần phải có hóa đơn, chứng từ nộp thuế GTGT của chủ nhà nhưng sẽ cần phải xây dựng bộ chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp lý,…để kế toán tiến hành hạch toán tiền thuê nhà.

Xem thêm: Hướng Dẫn Hạch Toán Nộp Thuế GTGT Theo Quy Định Mới Nhất

Bước 2: Xây dựng bộ hồ sơ chứng từ về khoản tiền thuê nhà đầy đủ, hợp lý,..

Doanh nghiệp cần có đầy đủ tài liệu trong bộ hồ sơ này như:

– Hợp đồng thuê nhà (Từ ngày 1/7/2015 thì không bắt buộc phải công chứng hợp đồng, Theo văn bản số 4528/TCTPC ngày 02/11/2015 của Tổng cục Thuế)

– Chứng từ thanh toán tiền thuê nhà (Vì không có hóa đơn nên không nhất thiết phải chuyển khoản tiền thuê nhà)

– Bảng kê khai theo mẫu 01/TNDN (được ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TT – BTC), phải có chữ ký của Giám đốc hoặc người được ủy quyền.

– Chứng từ nộp thuế môn bài của chủ nhà. Nếu trong hợp đồng có thỏa thuận doanh nghiệp có thể nộp thay chủ nhà hoặc chủ nhà tự đi nộp thuế tại Chi cục Thuế.

2. Trường hợp 2: Tổng tiền thuê nhà của Doanh nghiệp LỚN hơn 100 triệu đồng/năm hoặc 8.4 triệu đồng/tháng

Với trường hợp này, chủ nhà phải nộp các loại thuế như: Thuế môn bài, Thuế TNCN và Thuế GTGT.

a. Quy định liên quan về đối tượng kê khai thuế: Có thể là bên thuê nhà (doanh nghiệp) hoặc bên cho thuê (chủ nhà). Cụ thể:

Theo hướng dẫn tại khoản 1 và khoản 2 Điều 8 Thông tư số 92/2015/TT – BTC thì:

– Cá nhân cho thuê tài sản (trường hợp này là chủ nhà) trực tiếp khai thuế với cơ quan thuế quản lý, hoặc

– Bên thuê tài sản (doanh nghiệp) kê khai và nộp thuế thay (nếu trong hợp đồng thuê nhà có thoả thuận bên thuê là người nộp thuế)

b. Quy định liên quan về các loại thuế và khoản thuế các loại thuế phải nộp

Chủ nhà cần lên cơ quan thuế nộp các loại thuế như sau:

*Thuế môn bài: Nếu thuê nhà vào 6 tháng đầu năm thì mức đóng là 1 triệu/năm, trường hợp thuê vào 6 tháng cuối năm thì chi phí là 500.000 đ/năm.

Ví dụ: Bà Nguyễn Thị B cho doanh nghiệp A thuê 1 ngôi nhà vào tháng 3/2022 ⇒ Bà B sẽ đóng thuế môn bài là 1 triệu/năm; cho doanh nghiệp B thuê 1 ngôi nhà vào tháng 11/2021 ⇒ Bà B sẽ đóng thuế môn bài là 500.000 đồng/năm.

*Thuế TNCN:

Thuế TNCN phải nộp = Doanh thu X 5%

*Thuế GTGT:

Thuế GTGT phải nộp = Doanh thu X 5%

Nhưng thực tế, chủ nhà thường thỏa thuận với doanh nghiệp đi thuê đi kê khai thuế và nộp các khoản thuế, nên doanh nghiệp muốn ghi nhận chi phí sẽ phải làm thay chủ nhà tiến hành việc này. Kế toán sẽ phải ghi nhận và tính toán cẩn thận, nộp thuế đầy đủ trước khi hạch toán tiền thuê nhà.

c. Hồ sơ thuê nhà đầy đủ gồm có:

– Hợp đồng thuê nhà (có thể có công chức hoặc là không)

– Tờ khai thuế cho thuê tài sản Mẫu 01/TTS (Ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT – BTC của Bộ Tài chính)

– Giấy phô tô công chứng CCCD, CMND của cá nhân cho thuê nhà (chủ nhà)

– Chứng từ nộp tiền thuế (cần có giấy tờ xác minh đã nộp 03 loại thuế) của chủ nhà hoặc chứng từ nộp thuế thay chủ nhà.

– Chứng từ minh chứng cho việc thanh toán tiền thuê nhà (có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng)

Chú ý: Nếu doanh nghiệp thuê nhà của cá nhân mà tại hợp đồng thuê có thỏa thuận tiền thuê nhà không bao gồm thuế và doanh nghiệp nộp thuế thay cho chủ nhà thì kế toán sẽ tính khoản tiền thuế nộp thay trên vào chi phí thuê nhà và hạch toán tiền thuê nhà đó.

»»» Quy trình nhập khẩu lô hàng bằng đường biển

II. Hạch Toán Tiền Thuê Nhà Theo Thông Tư 200

Hướng dẫn hạch toán tiền thuê nhà

Tiền thuê nhà là chi phí phát sinh thường được doanh nghiệp quan tâm bởi tính chất quan trọng của mặt bằng, địa chỉ văn phòng, địa điểm bán hàng, sản xuất kinh doanh,…

Do đó, kế toán thường theo dõi gắt gao và hạch toán tiền thuê nhà chính xác theo quy định pháp luật.

1. Hạch toán tiền thuê nhà của Doanh nghiệp đi thuê

– Khi đặt cọc tiền thuê nhà, dựa vào chứng từ thanh toán trả trước và hợp đồng thuê nhà, kế toán hạch toán tiền thuê nhà như sau:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (Tiền đặt cọc)

Có TK 111,112.

– Khi nhận được hóa đơn thuê nhà, kế toán doanh nghiệp hạch toán tiền thuê nhà như sau:

Nợ TK 242: Chi phí tiền nhà trả trước dài hạn.

Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Có TK 111,112, 331

– Đến cuối kỳ, kế toán tiến hành phân bổ hạch toán tiền thuê nhà:

Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp.

Có TK 242: Chi phí trả trước dài hạn.

Kê khai thuế và tiến hành nộp thuế: Doanh nghiệp lưu ý kê khai thuế GTGT được khấu trừ trên hóa đơn vào tờ khai thuế của kỳ phát sinh hoá đơn, chứ không chia số thuế GTGT đó theo từng kỳ để kê khai vào những kỳ sau.

⇒ Đây là một trong những sai lầm mà kế toán thường mắc phải khi hạch toán tiền thuê nhà.

Lưu ý: Các khoản thanh toán tiền thuê nhà từ 20 triệu trở lên, kế toán phải thanh toán qua chuyển khoản (tiền gửi ngân hàng)

2. Hạch toán tiền thuê nhà đối với Doanh nghiệp cho thuê

– Khi người đi thuê thanh toán tiền nhà trong nhiều kỳ, doanh nghiệp cho thuê hạch toán tiền thuê nhà như sau:

Nợ TK 111, 112

Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ ( tiền cho thuê nhà của kỳ hiện tại)

Có TK 3331: Số thuế GTGT trên hóa đơn

Có TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện (số tiền cho thuê nhà các kỳ còn lại)

– Những kỳ sau, doanh nghiệp phân bổ tiền ứng trước của khách hàng vào doanh thu của mình. Kế toán hạch toán tiền thuê nhà như sau:

Nợ TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện

Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Lưu ý: Khi hạch toán tiền thuê nhà, kế toán cần lưu tâm là doanh nghiệp cho thuê kê khai hoá đơn đầu ra đó vào kỳ kê khai thuế tại tháng phát sinh hoá đơn đầu ra, chứ không chia nhỏ thuế GTGT cho các kỳ theo kỳ hạn.

III. Bài Tập Minh Họa Hạch Toán Tiền Thuê Nhà

Hạch toán chi phí thuê nhà

Ví dụ 1: Hạch toán tiền thuê nhà của Doanh nghiệp đi thuê

Ngày 20/06/2022, công ty sản xuất giày da AD ký hợp đồng thuê văn phòng của hộ gia đình ông C với thời hạn là 12 tháng, mỗi tháng là 10 triệu đồng, hợp đồng có giá trị 120 triệu đồng để làm cửa hàng bán.

Trong ngày 20/06/2022, công ty AD tiến hàng thanh toán cho ông C 20 triệu đồng. Đến ngày 25/06/2022, hai bên hoàn thành thủ tục pháp lý. Công ty AD thanh toán số tiền còn lại của hợp đồng là 100 triệu đồng.

Theo thỏa thuận trong hợp đồng, công ty AD nộp thuế thay cho ông C với tổng thuế phải nộp là 12.5 triệu đồng bao gồm:

Thuế môn bài: 500.000 đồng
Thuế GTGT 5%: 6 triệu đồng
Thuế TNCN 5%: 6 triệu đồng
Yêu cầu: Hãy hạch toán tiền thuê nhà của công ty AD

Hướng dẫn:

Cách hạch toán tiền thuê nhà để làm cửa hàng của công ty AD như sau:

*Ngày 20/06/2022, hạch toán khoản trả trước (đặt cọc) dựa theo hợp đồng, phiếu chi như sau:

Nợ TK 331: 20.000.000

Có TK 111: 20.000.000

*Ngày 26/06/2022, hoàn thành thủ tục pháp lý, công ty AD thanh toán nốt số tiền trong hợp đồng như sau:

Nợ TK 331: 100.000.000

Có TK 112,111: 100.000.000

*Dựa theo chứng từ thanh toán, kế toán hạch toán tiền thuê nhà:

Nợ TK 242: 120.000.000

Có TK 331: 120.000.000

*Dựa vào chứng từ nộp tiền thuế thay cho đơn vị cho thuê:

Nợ TK 242: 12.500.000

Có TK 111, 112: 12.500.000

*Kế toán phân bổ vào chi phí hàng tháng:

Nợ TK 641: 10.000.000 (Mục đích thuê làm địa điểm bán hàng)

Có TK 242: 10.000.000

Xem thêm:

Cách Hạch Toán Xác Định Kết quả Kinh Doanh – Tài Khoản 911
Cách Hạch Toán Chi Phí Lãi Vay Hợp Lý
Nguyên lý kế toán và hệ thống bài tập, bài giải về nguyên lý kế toán
Hướng dẫn chi tiết cách hạch toán tài khoản 711- Thu nhập khác
Cách hạch toán thuế thu nhập hoãn lại

Kết Luận

Hạch toán tiền thuê nhà là nghiệp vụ quen thuộc với các bạn kế toán, tuy nhiên vẫn khó tránh được sai sót do xác định sai hình thức trả tiền thuê nhà hoặc xác định sai tiền thuế GTGT đầu vào khấu trừ,…