Hạch toán định khoản tài khoản 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp
Hạch toán, định khoản các chứng từ kế toán là công việc không thể thiếu của kế toán viên. Công việc này, đòi hỏi tính chính xác tuyệt đối
I. Hạch toán định khoản tài khoản 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp
Tài khoản 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp gồm các chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (Tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp,. . .); bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của nhân viên quản lý doanh nghiệp; chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp; tiền thuê đất, thuế môn bài; khoản lập dự phòng phải thu khó đòi; dịch vụ mua ngoài (Điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, cháy nổ. . .); chi phí bằng tiền khác (Tiếp khách, hội nghị khách hàng. . .).
Tài khoản 642 theo Thông tư 133
Nguyên tắc hạch toán tài khoản 642
Tài khoản 642 được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí theo quy định.
Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng ngành, từng doanh nghiệp, Tài khoản 642 Có thể được mở thêm một số tài khoản cấp 2 để phản ánh một số nội dung chi phí thuộc chi phí quản lý ở doanh nghiệp. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào bên Nợ Tài khoản 911 “Xác định kết quản kinh doanh”.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp
Bên Nợ:
– Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ;
– Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết);
– Dự phòng trợ cấp mất việc làm.
Bên Có:
– Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết);
– Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào Tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.
Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ.
Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp, có 8 tài khoản cấp 2:
– Tài khoản 6421 – Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh các khoản phải trả cho cán bộ quản lý doanh nghiệp, như tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoạn của Ban Giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng, ban của doanh nghiệp.
– Tài khoản 6422 – Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như văn phòng phẩm. . . vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ,. . . (Giá có thuế, hoặc chưa có thuế GTGT).
– Tài khoản 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh chi jphí dựng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý (Giá có thuế, hoặc chưa có thuế GTGT).
– Tài khoản 6424 – Chí phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng,. . .
– Tài khoản 6425 – Thuế, phí và lệ phí: Phản ánh chi phí về thuế, phí và lệ phí như: thuế môn bài, tiền thuê đất,. . . và các khoản phí, lệ phí khác.
– Tài khoản 6426 – Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
– Tài khoản 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp; các khoản chi mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế,. . . (Không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ) được tính theo phương pháp phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp; tiền thuê TSCĐ, chi phí trả cho nhà thầu phụ.
– Tài khoản 6428 – Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp, ngoài các chi phí đã kể trên, như: Chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe, khoản chi cho lao động nữ…
>>>>>> Xem thêm: Nguyên lý kế toán và hệ thống bài tập, bài giải về nguyên lý kế toán
II. Hướng dẫn hạch toán tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế
1. Tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản khác phải trả cho nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của nhân viên quản lý doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421)
Có các TK 334, 338.
2. Giá trị vật liệu xuất dùng, hoặc mua vào sử dụng ngay cho quản lý doanh nghiệp như: xăng, dầu, mỡ để chạy xe, vật liệu dùng cho sửa chữa TSCĐ chung của doanh nghiệp,. . ., ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (Nếu được khấu trừ)
Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Có các TK 111, 112, 142, 224, 331,. . .
3. Trị giá dụng cụ, đồ dùng văn phòng xuất dùng hoặc mua sử dụng ngay không qua kho cho bộ phận quản lý được tính trực tiếp một lần vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có TK 153 – Công cụ. dụng cụ
Có các TK 111, 112, 331,. . .
Hạch toán định khoản tài khoản 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp
4. Trích khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý chung của doanh nghiệp, như: Nhà sửa, vật kiến trúc, kho tàng, thiết bị truyền dẫn,. . ., ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6424)
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.
5. Thuế môn bài, tiền thuê đất,. .. phải nộp Nhà nước, ghi :
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425)
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
6. Lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu, phà phải nộp, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425)
Có các TK 111, 112,. . .
7. Dự phòng các khoản phải thu khó đòi tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)
Có TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi.
8. Tiền điện thoại, điện, nước mua ngoài phải trả, chi phí sửa chữa TSCĐ một lần với giá trị nhỏ, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6427)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có)
Có TK các TK 111, 112, 331, 335,. . .
9. Chi phí phát sinh về hội nghị, tiếp khách, chi cho lao động nữ, ch cho nghiên cứu, đào tạo, chi nộp phí tham gia hiệp hội và chi phí khác, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6428)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu được khấu trừ thuê)
Có các TK 111, 112, 331, 335,. . .
10. Định kỳ, tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp số phải nộp cấp trên để cấp trên lập quỹ quản lý, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 336 – Phải trả nội bộ
Có các TK 111, 112 (Nếu nộp tiền ngay cho cấp trên).
11. Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ phải tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331, 1332).
12. Khi trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 351 – Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm.
13. Đối với sản phẩm, hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ tiêu dùng nội bộ sử dụng cho hoạt động quản lý doanh nghiệp:
– Nếu sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ dùng vào hoạt động SXKD hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thì không phải tính thuế GTGT, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422, 6423, 6427, 6428)
Có TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ (Chi phí sản xuất sản phẩm hoặc giá vốn hàng hoá xuất tiêu dùng nội bộ).
– Nếu sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ dùng vào hoạt động SXKD hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp thì số thuế GTGT phải nộp cho sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422, 6423, 6427, 6428)
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3331).
Có TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ (Chi phí sản xuất sản phẩm hoặc giá vốn hàng xuất tiêu dùng nội bộ).
14. Hoàn nhập số chênh lệch giữa số dự phòng phải thu khó đòi cần lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng đã lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, ghi:
Nợ TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426).
15. Khi trích lập dự phòng phải trả về chi phí tái cơ cấu doanh nghiệp, dự phòng phải trả cần lập cho hợp đồng có rủi ro lớn và dự phòng phải trả khác (Trừ dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hoá), ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 352 – Dự phòng phải trả.
– Cuối kỳ kế toán năm, hoặc cuối kỳ kế toán giữa niên độ, đơn vị phải tính, xác định số dự phòng phải trả cần lập về chi phí tái cơ cấu doanh nghiệp, dự phòng phải trả về hợp đồng có rủi ro lớn và dự phòng phải trả khác:
Hạch toán định khoản tài khoản 642
+ Trường hợp dự phòng phải trả cần lập ở cuối kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng phải trả đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có tài khoản 352 – Dự phòng phải trả.
+ Trường hợp dự phòng phải trả cần lập ở cuối kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải trả đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí, ghi:
Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
16. Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
Nợ các TK 111, 112,. . .
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
17. Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp tính vào Tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ, ghi:
Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.