Hướng dẫn tổ chức chứng từ thanh toán trong doanh nghiệp

 

trong doanh nghiệp là bằng chứng kế toán quan trọng, do vậy việc tổ chức chứng từ thanh toán trong doanh nghiệp đầy đủ là hết sức cần thiết. Kế toán Lê Ánh hướng dẫn bạn cách tổ chức chứng từ thanh toán trong doanh nghiệp như sau:

>> Mẫu sổ chi tiết các tài khoản theo Mẫu số S19 – DNN theo Thông tư số 133

1. Chứng từ thanh toán khi doanh nghiệp mua nguyên vật liệu, hàng hóa

a. Chứng từ thanh toán đối với hàng hóa mua trong nước

• Hợp đồng
• Hóa đơn GTGT.
• Giấy đề nghị thanh toán
• Phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi, giấy báo nợ. Trong đó lưu ý đối với chứng từ thanh toán cho người bán trên 20 triệu đồng thì phải có chứng từ thanh toán chuyển khoản…

b. Đối với hàng hóa mua nhập khẩu.

Chứng từ thanh toán bao gồm:

• Hợp đồng bán hàng hoá, gia công hàng hóa , cung ứng dịch vụ.
• Tờ khai hải quan đối với hàng hoá xuất khẩu đã làm xong thủ tục hải quan
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng
• Hóa đơn thương mại.
• Chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu.

Bài viết xem thêm: Các yêu cầu về chứng từ trong quá trình mua hàng

2. Chứng từ bán hàng hóa, ghi nhận doanh thu.

a. Đối với hoạt động hàng hóa bán trong nước thì chứng từ thanh toán bao gồm

• Hợp đồng mua bán
• Hóa đơn GTGT
• Biên bản giao nhận
• Phiếu thu, giấy báo Có, biên bản đối chiếu công nợ …

b. Đối với hoạt động bán hàng xuất khẩu.

• Hợp đồng bán hàng hoá, gia công hàng hóa , cung ứng dịch vụ.
• Tờ khai hải quan đối với hàng hoá xuất khẩu đã làm xong thủ tục hải quan
• Hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu phải thanh toán qua ngân hàng
• Hóa đơn thương mại.
• Chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu.

3. Bộ chứng từ của chi phí tiền lương, tiền công

Để đưa chi phí tiền lương, thưởng vào chi phí hợp lý thì cần:

• Hợp đồng lao động
• Chứng minh thư phô tô.
• Quy chế tiền lương, thưởng.
• Thỏa ước lao động tập thể ( nếu có)
• Quyết đinh tăng lương (trong trường hợp tăng lương)
• Bảng chấm công hàng tháng.
• Bảng thanh toán tiền lương.
• Thang bảng lương do doanh nghiệp tự xây dựng.
• Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu thanh toán qua ngân hàng
• Mã số thuế thu nhập cá nhân (danh sách nhân viên được đăng ký MSTTNCN)

Đối với những lao động thời vụ cần có: Bản cam kết mẫu 02/BCK-TNCN nếu không khấu trừ 10% thu nhập trước khi trả lương thì phải có 

Đối với hợp đồng giao khoán cần có:

• Hợp đồng giao khoán
• Biên bản bàn giao
• Biên bản nghiệm thu
• Chứng từ thanh toán tiền

4. Các khoản phụ cấp cho người lao động

Doanh nghiệp có các khoản phụ cấp cho người lao động như xăng xe, điện thoại, trang phục, ăn ca thì cần có các chứng từ thanh toán sau:

Các khoản phụ cấp phải được quy định tại 1 trong các hồ sơ sau:

• Hợp đồng lao động.
• Thỏa ước lao động tập thể.
• Quy chế tài chính.

Chứng từ chi tiền cho người lao động

5. Bộ chứng từ chi phí công tác:

• Quyết định cử người đi công tác (giấy điều động đi công tác): Nêu rõ cán bộ được cử đi, nội dung, thời gian, phương tiện sử dụng.
• Giấy đi đường có xác nhận của Doanh nghiệp cử đi công tác (ngày đi, ngày về), xác nhận của nơi được cử đến công tác (ngày đến, ngày đi) hoặc xác nhận của nhà khách nơi lưu trú. 
• Các chứng từ, hóa đơn thanh toán trong quá trình đi lại: Như vé máy bay, vé tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn taxi,….

6. Bộ chứng từ của tài sản cố định khi tăng hoặc giảm tài sản, khấu hao tài sản

a. Hồ sơ ghi tăng tài sản gồm :

• Hợp đồng mua, thanh lý hợp đồng.
• Hóa đơn
• Biên bản giao nhận tài sản
• Chứng từ thanh toán

Nếu là xây dựng cơ bản cần có thêm

• Hồ sơ quyết toán công trình ( nếu là xây dựng)
• Biên bản nghiệm thu, bàn giao công trình.

b. Hồ sơ ghi giảm tài sản gồm có

• Quyết định thanh lý,hủy tài sản
• Hợp đồng bán tài sản và thanh lý hợp đồng
• Hóa đơn bán tài sản
• Biên bản bài giao tài sản
• Chứng từ thanh toán

c. Chi phí khấu hao tài sản.

• Đăng ký trích khấu hao tài sản cố định.
• Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định.

7. Bộ chứng từ vé máy bay

a. Nếu doanh nghiệp trực tiếp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử thì cần:

• Vé máy bay điện tử.
• Thẻ lên máy bay (boarding pass)
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

b. Nếu không thu hồi được thẻ lên máy bay thì cần: 

• Vé máy bay điện tử,
• Giấy điều động đi công tác.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

c. Nếu doanh nghiệp giao cho cá nhân tự mua vé máy bay, (Chỉ với vé máy bay dưới 20 tr) thanh toán bằng thẻ ATM hoặc thẻ tín dụng mang tên cá nhân, sau đó về thanh toán lại với doanh nghiệp thì chứng từ gồm:

• Vé máy bay.
• Thẻ lên máy bay (trường hợp thu hồi được thẻ).
• Các giấy tờ liên quan đến việc điều động người lao động đi công tác có xác nhận của DN, quy định của DN cho phép người lao động thanh toán công tác phí bằng thẻ cá nhân do người lao động được cử đi công tác là chủ thẻ và thanh toán lại với DN.
• Chứng từ thanh toán tiền vé của DN cho cá nhân mua vé.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân.

8. Chi phí phúc lợi như hiếu, hỉ, sinh nhật, nghỉ mát