Hướng dẫn chi tiết cách lập bảng cân đối kế toán 3 đánh

I. Nội dung và kết cấu của bảng cân đối kế toán

1. Khái niệm Bảng cân đối kế toán là gì?

Bảng cân đối kế toán cung cấp tài liệu về giá trị tài sản của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định cho nhà quản trị phục vụ công tác quản lý và các đối tượng khác.

Theo khái niệm hoạt động liên tục, chúng ta đã giả thiết các đơn vị sẽ hoạt động vô thời hạn hoặc ít nhất là không bị giải thể trong tương lai gần như vậy có thể nói các chu kỳ kinh doanh của đơn vị nối tiếp thành một chuỗi không ngừng, theo các chu kỳ này tài sản cũng sẽ vận động không ngừng.

Tuy nhiên, tiếp cận từ công tác quản lý đơn vị, nhà quản trị cần được biết một thời điểm nào đó tài sản của đơn vị có những loại nào và có giá trị bao nhiêu để có những đánh giá về chúng từ đó có những quyết định kinh tế, đây cũng là một trong những yêu cầu của những đối tượng khác như nhà đầu tư, cơ quan quản lý tài chính, ngân hàng cho vay vốn… Đáp ứng những yêu cầu trên trong công tác kế toán có một loại báo cáo được gọi là Bảng cân đối kế toán.

2. Nội dung của Bảng cân đối kế toán

Bảng cân đối kế toán là hình thức biểu hiện của phương pháp tổng hợp cân đối kế toán, phản ánh tài sản của một đơn vị tại một thời điểm theo hai góc độ theo kết cấu vốn kinh doanh và theo nguồn hình thành vốn kinh doanh.

Bảng cân đối kế toán còn là kết quả của loại hình kế toán tài chính, nó là một trong những báo cáo tài chính mà đơn vị lập.

Như vậy, nội dung của Bảng cân đối kế toán phản ánh đó là tình hình tài sản của một đơn vị, tuy nhiên giá trị của những tài sản này không bao gồm quá trình vận động của các loại tài sản mà chỉ phản ánh chúng tại một thời điểm, ví dụ tại thời điểm cuối năm khi kế toán lập Bảng cân đối kế toán, thì giá trị các chỉ tiêu cho biết tại thời điểm này đơn vị có những tài sản nào và giá trị của chúng là bao nhiêu.

Bảng cân đối kế toán được coi là một trong những biểu hiện của phương pháp tổng hợp cân đối bởi cơ sở thiết lập báo cáo này cũng dựa trên tính cân đối vốn có của đối tượng kế toán, ta có phương trình kế toán phản ánh mối liên hệ giữa tài sản theo kết cấu vốn kinh doanh (Tài sản) và nguồn hình thành vốn kinh doanh (Nguồn vốn):

Tài sản = Nguồn vốn

3. Kết cấu của Bảng cân đối kế toán

Các chỉ tiêu trong bảng cân đối kế toán phản ánh giá trị tài sản của đơn vị (thuộc sở hữu hoặc quyền kiểm soát lâu dài) theo hai góc độ: Kết cấu vốn kinh doanh và nguồn hình thành vốn kinh doanh.

Các chỉ tiêu được chia thành hai phần:

Phần I: Tài sản. Phần này phản ánh tài sản theo kết cấu vốn kinh doanh;

Phần II: Nguồn vốn. Phần này phản ánh tài sản theo nguồn hình thành vốn kinh doanh. Học kế toán doanh nghiệp ở đâu

Về hình thức thể hiện, cách bố trí hai phần (Phần I, Phần II) có thể theo chiều dọc (trình bày hết các chỉ tiêu thuộc phần I sau đó đến các chỉ tiêu thuộc phần II) hoặc có thể theo chiều ngang (các chỉ tiêu thuộc phần I được trình bày song song với các chỉ tiêu thuộc phần II).

Bảng cân đối trình bày theo kiểu chiều dọc

Bảng Cân đối kế toán là một trong những báo cáo tài chính đơn vị phải lập, quy định hiện nay tại Việt Nam là báo cáo này sẽ thống nhất về mẫu biểu và phương pháp lập. Tuy nhiên trên thực tế mẫu báo cáo này về cơ bản theo quy định trên nhưng tùy thuộc vào từng đơn vị sẽ có những chỉ tiêu khác nhau.

Thứ tự trình bày các chỉ tiêu trong phần I – Tài sản đó là Tài sản ngắn hạn sau đó đến Tài sản dài hạn, việc sắp xếp các chỉ tiêu từ trên xuống dưới theo tính thanh khoản giảm dần của tài sản.

Thứ tự trình bày các chỉ tiêu trong phần II – Nguồn vốn đó là trình bày nội dung nguồn vốn Nợ phải trả sau đó đến Nguồn vốn chủ sở hữu, trong đó việc sắp xếp các chỉ tiêu từ trên xuống dưới theo thời hạn thanh toán các khoản nợ.

II. Nguồn số liệu lập Bảng cân đối kế toán

Căn cứ lập bảng cân đối kế toán

• Số liệu trên sổ kế toán tổng hợp.
• Số liệu trên sổ, thẻ kế toán chi tiết hoặc Bảng tổng hợp chi tiết.
• Số liệu cuối năm trên Bảng cân đối kế toán năm trước (để trình bày cột đầu năm).

Bảng cân đối kế toán là hình thức biểu hiện của phương pháp tổng hợp – cân đối kế toán, cho nên nguồn số liệu để lập bảng cân đối kế toán phải xuất phát từ các sổ kế toán.

Tuy nhiên số liệu trong số kế toán khi theo dõi đối tượng lại bao gồm cả giá trị hiện có (số dư) và tình hình biến động (số phát sinh) cho nên sử dụng số liệu nào để tổng hợp cần phải căn cứ vào yêu cầu của các chỉ tiêu phản ánh trong báo cáo.

Đối với Bảng cân đối kế toán, là báo cáo phản ánh về tài sản của một đơn vị tại một thời điểm nhất định thì số liệu trong sổ cũng cần có đặc điểm tương tự, do vậy cần căn cứ vào số dư của các sổ kế toán để lập các chỉ tiêu trong báo cáo. Nguồn số liệu để lập nên các chỉ tiêu thuộc phần này đó là số dư của các sổ (tài khoản từ loại 1 đến loại 4), trong đó

• Số dư của các tài khoản phản ánh Tài sản (loại 1, 2) là nguồn số liệu để lập các chỉ tiêu Phần I: Tài sản
• Số dư của các tài khoản phản ánh Nguồn vốn (loại 3,4) là nguồn số liệu lập các chỉ tiêu Phần II: Nguồn vốn

Cách lập Bảng cân đối kế toán

Khi sử dụng số dư của các tài khoản kế toán để lập các chỉ tiêu cần căn cứ vào bản chất của đối tượng nêu trong chỉ tiêu để có phương pháp tổng hợp số liệu cho thích hợp.

Thông thường các tài khoản loại 1, 2 có số dư bên Nợ có thể lấy trực tiếp để lập cho Phần I, các tài khoản loại 3, 4 có số dư bên Có có thể lấy trực tiếp để lập cho Phần II.

Chú ý: Cần chú ý đến các tài khoản có điểm khác biệt, ví dụ như:

• Tài khoản Phải thu đối với khách hàng cuối kỳ có thể có số dư cả bên Nợ và Có (tài khoản lưỡng tính),
• Tài khoản Hao mòn tài sản cố định thuộc tài khoản tài sản nhưng có kết cấu là một tài khoản nguồn vốn… Tất cả những trường hợp này kế toán cần phải cẩn trọng hơn trong xử lý tổng hợp số liệu.

III. Tính chất của Bảng cân đối kế toán

Trước khi đi vào hướng dẫn lập bảng cân đối kế toán thì các bạn cần nắm được tính chất của bảng cân đối kế toán là gì

Là một báo cáo tài chính được lập nhằm cung cấp thông tin ra bên ngoài nên Bảng cân đối kế toán cần phải đáp ứng những yêu cầu nhất định: Chính xác, trung thực, dễ hiểu, có khả năng so sánh … Những đặc điểm này cũng là đặc điểm chung của các báo cáo tài chính khác.

Vậy điều gì tạo nên sự khác biệt của Bảng cân đối kế toán, chúng ta hãy tìm hiểu về một ví dụ cụ thể sau đây:

Thực hiện so sánh giá trị tài sản của đơn vị tại hai thời điểm phản ánh cuối kỳ kế toán thứ N và cuối kỳ kế toán thứ N + 1 ta thấy giá trị của từng chỉ tiêu đã thay đổi, ví dụ chỉ tiêu tiền mặt từ 100 đã tăng lên 200, tổng tài sản cũng đã thay đổi từ 1.570 đã tăng lên thành 1.660 tuy nhiên ở hai thời điểm này giá trị TỔNG CỘNG TÀI SẢN và TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN luôn cân bằng với nhau, đây chính là tính chất nổi bật của bảng cân đối kế toán.

Ở bất kỳ thời điểm nào khi lập Bảng cân đối kế toán mặc dù giá trị từng chỉ tiêu thay đổi hay tổng giá trị tài sản đã thay đổi nhưng tính cân đối của Bảng sẽ không mất đi.

Mối quan hệ giữa bảng cân đối kế toán và tài khoản kế toán

Nếu xét về công dụng thì Bảng cân đối kế toán và tài khoản kế toán có vai trò hoàn toàn khác nhau trong công tác kế toán, tuy nhiên hai yếu tố này không hoàn toàn độc lập với nhau khi kế toán thực hiện nội dung công việc của mình.

Trước hết cả Bảng cân đối kế toán và tài khoản kế toán ĐỀU được sử dụng để phản ánh về đối tượng kế toán, tuy nhiên đối với Bảng cân đối kế toán đối tượng kế toán chỉ bao gồm tài sản của đơn vị và giá trị phản ánh là tại một thời điểm.

Trong khi đó với tài khoản kế toán cũng là phản ánh đối tượng kế toán nhưng tài khoản gồm những loại phản ánh về tài sản và cả sự vận động của tài sản (tài khoản doanh thu, tài khoản chi phí…) nội dung tài khoản phản ánh về từng đối tượng cũng bám sát theo từng nghiệp vụ kinh tế, do vậy số liệu trong tài khoản vừa mang đặc tính thời điểm (thể hiện ở số dư của tài khoản) nhưng cũng đồng thời mang cả đặc tính thời kỳ (thể hiện ở số phát sinh).

Điểm KHÁC BIỆT nữa giữa Bảng cân đối kế toán và tài khoản kế toán đó là mức độ thông tin khi phản ánh đối tượng. Trong Bảng cân đối kế toán các chỉ tiêu phản ánh về đối tượng là ở góc độ khái quát còn với hệ thống tài khoản thì khả năng phản ánh sẽ cụ thể, chi tiết hơn thể hiện là tài khoản kế toán không chỉ có tài khoản tổng hợp mà còn có những tài khoản chi tiết đi kèm nếu có nhu cầu chi tiết hóa thông tin.

Bảng cân đối kế toán và tài khoản kế toán có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Tại một đơn vị kế toán khi mới đi vào hoạt động (hay bắt đầu kỳ kế toán mới) thì căn cứ để kế toán ghi số dư đầu kỳ vào các tài khoản đó là Bảng cân đối kế toán. Từ số dư này trong kỳ kế toán sẽ cập nhật nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào trong tài khoản, đến cuối kỳ kế toán sẽ xác định số dư của từng tài khoản. Số dư của các tài khoản ở thời điểm cuối kỳ là căn cứ để kế toán lập Bảng cân đối kế toán mới.

IV. Hướng dẫn Cách lập bảng cân đối kế toán chi tiết

–  Cột “Số đầu năm”: Lấy số liệu cột “Số cuối kỳ” của bảng CĐKT ngày 31/12 năm trước.

–  Cột “Số cuối kỳ”: Lấy “Số dư cuối kỳ” của các tài khoản liên quan trên bảng cân đối phát sinh năm nay.

Chú ý: Tổng Tài sản = Tổng Nguồn vốn

A. Tài sản

Tên chỉ tiêu		Mã số			Công thức			Số dư cuối kỳ tài khoản
								Dư Nợ		Dư Có
A. Tài sản ngắn hạn		100
I. Tiền và các khoản tương đương tiền		110			110=111+112
1. Tiền		111						111,112, 113
2. Các khoản tương đương tiền		112						1281,1288 (các khoản đầu tư dưới 3 tháng)
II.  Đầu tư tài chính ngắn hạn		120			120=121+122+123
1. Chứng khoán kinh doanh		121						121
2. Dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh		122								2291
3. Đầu tư đến ngày nắm giữ đáo hạn		123						1281,1282,1288 (các khoản có kỳ hạn dưới 12 tháng và không phải tương đương tiền)
III. Các khoản phải thu ngắn hạn	130			130=131+132+133+ 134+135+136+137
1. Phải thu ngắn hạn của KH	131							131 (kỳ hạn thu tiền dưới 12 tháng)
2. Trả trước cho người bán	132							331 (số đã trả trước dưới 12 tháng
3. Phải thu nội bộ ngắn hạn	133							1362,1363,1368 (kỳ hạn thu tiền dưới 12 tháng)
4. Phải thu theo tiến độ kế hoạch HĐXD	134							337
5. Phải thu về cho vay ngắn hạn	135							1283
6. Các khoản phải thu khác	136							1385, 1388, 334, 338, 141, 244, 1381
7. Dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi	137									2293 (ghi âm)
IV. Hàng tồn kho	140			140=141+142
1. Hàng tồn kho	141							151,152,153…
2. Dự phòng giảm giá hàng tòn kho	142									2294 (ghi âm)
V. Tài sản ngắn hạn khác	150			150=151+152+ 153+154+155
1. Chi phí trả trước ngắn hạn	151							2421
2. Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ	152							133
3. Thuế và các khoản phải thu của nhà nước	153							333
4. Giao dịch mua bán lại trái phiếu Chính phủ	154							171
5. Tài sản ngắn hạn khác	155							2288
B. Tài sản dài hạn	200
I. Các khoản phải thu dài hạn	210			210=211+212+ 213+214+215 +216+219
1. Phải thu dài hạn khác	211							131
2. Trả trước cho người bán dài hạn	212							331
3. Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc	213							1361
4. Phải thu nội bộ dài hạn	214							1362,1363,1368
5. Phải thu về cho vay ngắn hạn	215							1283
6. Phải thu dài hạn khác	216							1385,1388,334, 338,141,244, 1381
7. Dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi	219									2293 (ghi âm)
II.  Tài sản cố định	220
1. Tài sản cố định hữu hình	221			221=222+223
– Nguyên giá	222							211
– Giá trị hao mòn	223									2141 (ghi âm)
2. Tài sản cố định thuê tài chính	224			224=225+226
– Nguyên giá	225							212
– Giá trị hao mòn	226									2142
3. Tài sản cố định vô hình	227			227=228+229
– Nguyên giá	228							213
– Giá trị hao mòn	229									2143
III. Bất động sản đầu tư	230			230=231+232
– Nguyên giá	231							217
– Giá trị hao mòn	232									2147
IV. Tài sản dở dang dài hạn	240			240=241+242
1. Chi phí sản xuất, kinh doanh dơ dang dài hạn	241							154		2294
2. Chi phí xây dựng cơ bản dở dang	242							241
V. Đầu tư tài chính dài hạn	250			250=251+252+ 253+254+255
1. Đầu tư vào công ty con	251							221
2. Đầu từ vào công ty liên doanh, liên kết	252							222
3. Đầu tư góp vốn vào đơn vị khác	253							2281
4. Dự phòng đầu tư tài chính dài hạn	254									2292
5. Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn	255							1281,1282,1288 (Kỳ hạn còn lại trên 12 tháng, không nằm trong phải thu về cho vay dài hạn)
VI. Tài sản dài hạn khác	260			260=261+262+ 263+268
1. Chi phí trả trước dài hạn	261							2422
2. Tài sản thuế thu nhập hoãn lại	262							243
3. Thiết bị, vật tư, phụ tùng thay thế dài hạn	263							1534		2294
4. Tài sản dài hạn khác	268							2288
TỔNG TÀI SẢN	270			270=100+2000

B. Nguồn vốn

Tên chỉ tiêu		Mã số		Công thức	Số dư cuối kỳ tài khoản
					Dư Nợ	Dư Có
I. Nợ ngắn hạn		310
1. Phải trả người bán ngắn hạn		311				331 (kỳ hạn dưới 12 tháng)
2. Người mua trả tiền trước ngắn hạn		312				131
3. Thuế và các khoản phải nộp nhà nước		313				333
4. Phải trả người lao động		314				334
5. Chi phí phải trả ngắn hạn		315				335 (chi phí phải trả dưới 12 tháng)
6. Phải trả nội bộ ngắn hạn		316				3362,3363,3368
7. Phải trả theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng		317				337
8. Doanh thu chưa thực hiện ngắn hạn		318				3387 (phần doanh nghiệp phải thực hiện trong vòng 12 tháng)
9. Phải trả ngắn hạn khác		319				338,138,344
10. Vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn		320				341,34311 (phần đến hạn thanh toán trong 12 tháng)
11. Dự phòng phải trả ngắn hạn		321				352
12. Quỹ khen thưởng, phúc lợi		322				353
13. Quỹ bình ổn giá		323				357
14. Giao dịch mua bán lại trái phiếu chính phủ		324				171
II. Nợ dài hạn		330
1. Phải trả người bán dài hạn		331				331 (kỳ hạn trên 12 tháng)
2. Người mua trả tiền trước dài hạn		332				131 (trên 12 tháng)
3. Chi phí phải trả dài hạn		333				335
4. Phải trả nội bộ về vốn kinh doanh		334				3361
5. Phải trả nội bộ dài hạn		335				3362, 3363, 3368
6. Doanh thu chưa thực hiện dài hạn		336				3387 (nghĩa vụ doanh nghiệp phải thực hiện trên 12 tháng)
7. Phải trả dài hạn khác		337				338,344 (chi tiết các khoản kỳ hạn trên 12 tháng)
8. Vay và nợ thuê tài chính dài hạn		338			34312 (âm)	341 (kỳ hạn trên 12 tháng), 34311, 34313
9. Trái phiếu chuyển đổi		339				3432
10. Cổ phiếu ưu đãi		340				41112
11. Thuế thu nhập hoãn lại phải trả						347
12. Dự phòng phải trả dài hạn		342				352
13. Quỹ phát triển khoa học và công nghệ		343				356
E. Vốn chủ sở hữu		400
I. Vốn chủ sở hữu		410
1. Vốn góp của chủ sở hữu		411				4111
Đối với công ty cổ phần, Mã số 411 = Mã số 411a + Mã số 411b
– Cổ phiếu phổ thông có quyền biểu quyết	411a						41111
– Cổ phiếu ưu đãi	411b						41112
2. Thặng dữ vốn góp cổ phần	412				4112 (ghi âm nếu TK 4112 dư nợ)		4112
3. Quyền chọn chuyển đổi trái phiếu	413						4113
4. Vốn khác của chủ sở hữu	414						4118
5. Cổ phiếu quỹ	415				419 (ghi âm)
6. Chênh lệch đánh giá lại tải sản	416				412 (ghi âm nếu TK 412 dư nợ)		412
7. Chênh lệch tủ giá hối đoái	417				413 (ghi âm nếu TK 413 dư nợ)		413
8. Quỹ đầu tư phát triển	418						414
9. Quỹ hỗ trợ sắp xếp doanh nghiệp	419						417
10. Quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu	420						418
11. Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối	421		421=421a+421b
– Lợi nhuận chưa phân phối kỳ này	421a				4212 (ghi âm nếu TK 413 dư nợ)		4212
– Lợi nhuận chưa phân phối kỳ trước	421b				4211 (ghi âm nếu TK 413 dư nợ)		4211
12. Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản	422						441
13. Nguồn kinh phí và quỹ khác	430
– Nguồn kinh phí	431				161		461
Trường hợp số dư Nợ TK 161 lớn hơn số dư Có TK 461 thì chỉ tiêu này được ghi bằng số âm ()
– Nguồn kinh phí đã hình thành TSCD	432						466
TỔNG NGUỒN VỐN	440		440=300+400

V. Những sai sót thường gặp khi lập bảng cân đối kế toán

1. Sai sót về hình thức bảng cân đối kế toán

– Sai đơn vị tính:

Bảng cân đối kế toán phải để đơn vị tính là đồng Việt Nam, không được để đơn vị tính là nghìn đồng.

– Thiếu chữ ký trong bảng cân đối kế toán: 

Bảng cân đối kế toán trước khi nộp và công bố phải có đầy đủ chữ ký của Giám đốc, Kế toán trưởng, Người lập.

– Sai thời gian lập bảng cân đối kế toán:

 Thông thường nếu không có điều chỉnh gì thì thời gian lập bảng cân đối kế toán là ngày kết thúc năm tài chính. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, có sự điều chỉnh của kiểm toán thì lúc này kế toán cần điều chỉnh lại thời gian lập báo cáo tài chính cho phù hợp.

2. Sai sót về nội dung bảng cân đối kế toán

– Sai sót ở chỉ tiêu “Tiền và các khoản tương đương tiền”:

Nột số đơn vị đã đưa cả số liệu của những khoản đầu tư trên 3 tháng vào chỉ tiêu này dẫn đến số liệu của chỉ tiêu “tiền và các khoản tương đương tiền” của đơn vị tăng vọt. Kế toán cần lưu ý theo dõi riêng các khoản đầu tư trên 3 tháng (dưới 1 năm) để đưa vào chỉ tiêu “Đầu tư tài chính ngắn hạn”

– Sai sót do ghi nhận không đúng lãi, lỗ khi bán chứng khoán:

Nguyên nhân do Nhiều doanh nghiệp có các khoản đầu tư chứng khoán, nhưng lại không theo dõi chi tiết từng loại chứng khoán đầu tư ngắn/dài hạn đang nắm giữ, dẫn đến việc hạch toán không đúng lãi, lỗ khi bán chứng khoán.

– Trích lập dự phòng các khoản hàng tồn kho, nợ phải thu khó đòi, dự phòng tổn thất khoản đầu tư tài chính không đúng quy định:

 Nguyên nhân do các doanh nghiệp chưa có hội đồng thẩm định. Do đó, kế toán cần lưu ý đến các khoản đầu tư tài chính, hàng tồn kho và các khoản nợ phải thu khó đòi của doanh nghiệp.

+ Trích lập dự phòng phải thu khó đòi thiếu doanh nghiệp không dự kiến mức tổn thất đối với các khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán, nhưng công ty khách hàng đã lâm vào tình trạng phá sản, hoặc đang làm thủ tục giải thể, hoặc không thu thập những thông tin tài chính trước và sau kiểm toán của đối tác nên chưa xem xét sự cần thiết phải trích lập dự phòng.

+ Sai sót ở chỉ tiêu “Hàng tồn kho”: Nguyên nhân do doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính gía hàng tồn kho không nhất quán giữa các chu kì kế toán làm ảnh hưởng đến giá trị hàng tồn kho. Do vậy, kế toán trước khi về tiếp nhận công việc tại công ty phải xem xét phương pháp tính giá xuất kho đối với hàng hóa có phù hợp với chính sách kế toán không và thực hiện kiểm kê thường xuyên để đảm bảo số liệu là chính xác.

– Sai sót do doanh nghiệp không dự kiến được tổn thất đối với các khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán, nhưng đơn vị đối tác đã rơi vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể nhưng doanh nghiệp lại không thu thập thông tin tài chính trước và sau khi kiểm toán để xem xét sự cần thiết trích lập dự phòng.

– Sai sót do doanh nghiệp ghi nhận sai tỷ giá ngoại tệ:

 Nhiều doanh nghiệp vẫn ghi nhận tỷ giá ngoại tệ theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 10, nhưng hiện nay việc ghi nhận tỷ giá không được thực hiện theo thông tư này nữa mà phải thực hiện theo thông tư 201/2009/TT-BTC.