Hướng dẫn chi tiết cách định khoản các khoản tạm ứng
1. Nguyên tắc hạch toán tài khoản 141
– Tài khoản này dùng để phản ánh các tài khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó.
– Khoản tạm ứng là khoản tiền hay vật tư do doanh nghiệp giao cho người lao động để thực hiện nhiệm vụ kinh doanh, sản xuất hoặc giải quyết công việc được phê duyệt. Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp.
– Người nhận tạm ứng phải sử dụng số tiền hay vật tư đúng mục đích và nội dung công việc được giao. Nếu số tiền tạm ứng không sử dụng hoặc không sử dụng hết thì phải giao nộp lại quỹ. Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền đó cho người khác sử dụng. Khoản tạm ứng không sử dụng hết thì người nhận phải nộp lại, nếu không nộp thì phải tính trừ vào lương của người nhận. Trường hợp chi quá số tiền tạm ứng thì doanh nghiệp sẽ chi bổ sung số tiền còn thiếu.
– Kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình thanh toán. Phải thanh toán tạm ứng dứt khoát kỳ trước mới được nhận thanh toán tạm ứng kỳ sau.
2. Kết cấu và nội dung tài khoản 141
TK 141″Tạm ứng”
– Nội dung: Phản ánh các khoản tiền đã tạm ứng cho CBCNV và việc thanh toán số tiền đó.
Bên nợ: – Các khoản tiền đã tạm ứng cho người lao động trong doanh nghiệp
– Chi tiếp số tạm ứng còn thiếu
Bên có:
– Các khoản tạm ứng đã thanh toán theo số thực chi được duyệt
– Số tạm ứng chi không hết nộp lại quỹ hoặc trừ vào lương
Số dư bên nợ: Số tiền tạm ứng chưa thanh toán
Tài khoản này được mở và theo dõi chi tiết cho từng đối tượng nhận tạm ứng, từng lần tạm ứng
3. Hướng dẫn cách định khoản một số nghiệp vụ tạm ứng
a. Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng được thủ trưởng và kế toán trưởng duyệt, kế toán ghi:
Nợ TK 141 (Chi tiết cho từng người nhận tạm ứng)
Có TK 111, TK 112. TK 152…
b. Khi hoàn thành công việc, người tạm ứng lập giấy thanh toán tiền tạm ứng kèm theo chứng từ gốc (Hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, hoá đơn bán lẻ…). Kế toán kiểm tra chứng từ và đề nghị duyệt thanh toán :
Nợ TK 152, 153, 156… : Sử dụng tiền tạm ứng mua vật tư
Nợ TK 641, 627, 642: Sử dụng tiền tạm ứng chi tiêu hành chính quản trị…
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có)
Có TK 141 (Chi tiết người nhận tạm ứng): Số thực chi được duyệt
c. Số tiền tạm ứng lớn hơn số thực chi:
Nợ TK 111: Nhập lại quỹ tiền mặt
Nợ TK 334: Nếu trừ vào lương
Có TK 141 (Chi tiết người nhận tạm ứng)
d. Số thực chi lớn hơn số tiền tạm ứng, kế toán sẽ chi tiếp số còn thiếu:
Nợ TK 141 (Chi tiết người nhận tạm ứng):
Có TK 111, 112…
Ví dụ: Tháng 7/2016 tại Công ty Nam Hồng thuộc đối tượng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và hạch toán hàng tồn kho theo kê khai thường xuyên, có tài liệu sau liên quan đến tạm ứng:
- Anh Nguyễn Văn Toàn, nhân viên cung ứng vật tư tạm ứng số tiền 10.000.000 đ bằng séc chuyển khoản để mua hàng.
=> Kế toán định khoản:
Nợ TK 141 : 10.000.000 đ
(Chi tiết anh Nguyễn Văn Toàn: 10.000.000 đ)
Có TK 112 : 10.000.000 đ
- Sau khi hoàn thành công việc anh Toàn lập giấy thanh toán tạm ứng như sau:
– Mua nguyên vật liệu: Giá mua chưa có thuế GTGT (thuế suất 10%):10.000.000 đ (đã nhập kho theo PNK số 20 ngày 25/7)
– Doanh nghiệp đã đồng ý thanh toán và chi tiếp số tiền còn thiếu bằng tiền mặt.
=> Căn cứ chứng từ thanh toán, Kế toán ghi sổ theo số thực chi:
a. Căn cứ hoá đơn bán hàng:
Nợ TK 152: 10.000.000 đ
Nợ TK 133: 1.000.000đ
Có TK 141: 11.000.000 đ
(Chi tiết anh Nguyễn Văn Toàn: 11.000.000 đ)
b. Doanh nghiệp thanh toán số tiền tạm ứng còn thiếu bằng tiền mặt:
Nợ TK 141 1.000.000 đ
(Chi tiết anh Nguyễn Văn Toàn: 1.000.000đ)
Có TK 111: 1.000.000đ