Hướng dẫn cách xử lý hàng tồn kho bị âm trên sổ sách và âm trên kho

1. Cách xử lý hàng tồn kho bị âm trên sổ sách

1.1. Nếu có hoá đơn đầu vào

– Kiểm tra lại sổ sách:

• Kiểm tra lại sổ chi tiết 331 các trường hợp người bán chưa xuất hoá đơn thì yêu cầu người bán xuất lại để bổ sung.

• Đối chiếu hóa đơn mua hàng, PNK, PXK với sổ chi tiết hàng tồn kho xem đã vào đủ các hóa đơn, bắt đầu từ thời điểm lên Bảng cân đối kế toán của kỳ trước, nếu thiếu hoặc sai sót thì chỉnh sửa và bổ sung.

– Kiểm tra lại hàng trong kho:

• Nếu có hoá đơn đầu vào nhưng hàng hóa kho bị âm so với sổ, các bạn làm biển bản kiểm kê kho. Nếu hàng hóa đã khớp với sổ, chứng tỏ quá trình kiểm tra hàng trước đây có sai sót.

• Nếu hàng hóa thực sự bị âm, hạch toán hàng thiếu vào tài khoản 138, sau đó tuy tìm nguyên nhân dẫn đến thiếu hàng và truy cứu trách nhiệm của thủ kho hoặc nhân viên có liên quan.

1.2. Nếu không có hoá đơn đầu vào

a. Cách 1: Bổ sung hoá đơn

– Doanh nghiệp có thể bổ sung hoá đơn GTGT, hoá đơn bán lẻ của cá nhân, hộ kinh doanh (Ngày trên hoá đơn bổ sung trước ngày hoá đơn bán ra).

– Khi có hoá đơn, kế toán ghi sổ nhập kho, tính giá thành bình thường. 

– Các lưu ý khi bổ sung hóa đơn đầu vào:

• Đây là phương án “hạ sách” cuối cũng mà các doanh nghiệp cần sử dụng. Việc bổ sung hóa đơn đầu vào thể hiện sự gian dối trong hoạt động kinh doanh và chứa nhiều tiềm ẩn rủi ro.
• Không nên sử dụng các hóa đơn đầu vào không liên quan đến các nghiệp vụ của doanh nghiệp. Ví dụ: doanh nghiệp không có hoạt động vận tải, nghiệp vụ giao xăng thì không thể có hóa đơn vận tải, xăng dầu.
• Nên giải thích được tính hợp lệ của hóa đơn, không nên bổ sung quá nhiều hóa đơn với giá trị và diễn giải chung chung giống nhau.

b. Cách 2: Làm thủ tục hàng về trước hoá đơn về sau

– Nếu doanh nghiệp quan hệ được với các công ty khác hoặc có sự đồng thuận giao dịch giữa hai bên, có thể làm thủ tục như sau:

• Để chứng minh được việc hàng về trước hóa đơn về sau, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ: Hợp đồng/ thoả thuận với các bên, các phiếu nhập, phiếu xuất kho, chứng từ thanh toán,…)
• Trong hợp đồng phải ghi rõ: Thời điểm giao hàng, thời điểm giao nhận hoá đơn, chứng từ cho hàng đi đường (bên bán sử dụng Phiếu xuất kho kiêm lệnh vận chuyển/ điều động, sau khi giao nhận đủ, thanh toán tiền mới xuất Hoá đơn GTGT).

– Lưu ý: 

• Theo khoản 3, điều 11 Thông tư 10/2014/TT-BTC, Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi: Lập hóa đơn không đúng thời điểm.
• Trong trường hợp này, doanh nghiệp đã phải thỏa thuận trước với bên bán và
• Doanh nghiệp phải giải thích với thuế: Bên bán đã giao hàng nhưng chưa kịp xuất hoá đơn. Do đó đây là lỗi của người bán.

c. Cách 3: Chấp nhận bị phạt khi quyết toán

– Vi phạm xuất hóa đơn khống vì trên sổ sách không còn hàng tồn kho (dù trong kho vẫn còn hàng), vẫn xuất hàng ra để sử dụng. 

– Lưu ý, theo điều 10, Thông tư 10/2014/TT-BTC: Phạt tiền đối với hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp (giảm nhẹ với hành vi không lập Thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng) hoặc hành vi sử dụng bất hợp pháp hóa đơn (có giảm với hành vi Thông báo thông tin không đầy đủ về việc lập hóa đơn hoặc thông báo không đúng quy định)

2. Cách xử lý hàng tồn kho bị âm trong kho

– Doanh nghiệp có hai nghiệp vụ chính, mua và bán. 

• Đầu vào, mua hàng thì doanh nghiệp lấy hoá đơn và có hạch toán đầy đủ 
• Nhưng khi bán hàng, một số doanh nghiệp chuyên bán lẻ cho người tiêu dùng, họ không lấy hóa đơn. 
• Do đó, bộ phận bán hàng không xuất hoá đơn cho khách hàng. Dẫn đến kế toán không hạch toán vào sổ, cuối năm kiểm kê kho thì trong kho không còn hàng nhưng trên sổ sách lại còn hàng.

⇒ Cách xử lý:

– Kế toán kiểm tra kho và đối chiếu tất cả sổ sách, chứng từ đầu ra, đầu vào kỹ xem còn thừa bao nhiều hàng trên sổ sách so với kho.

– Doanh nghiệp xuất hoá đơn bán ra theo hai cách:

• Có thể xuất bán cho các công ty đang cần hoá đơn đầu vào, trong trường hợp này cần cẩn thận để không vi phạm pháp luật.
• Xuất cho khách hàng mua hàng mà không lấy hoá đơn, trên hoá đơn viết rõ: Khách hàng không lấy hoá đơn.