Cách hạch toán chi thuê kho văn phòng, chi nhánh và địa điểm kinh doanh hợp lý

Chi phí thuê kho và văn phòng, chi nhánh địa điểm kinh doanh hợp lý  kế toán cần lưu ý và thực hiện theo quy định nào?

Khi kinh doanh hầu hết doanh nghiệp đều phát sinh chi phí thuê kho hoặc văn phòng dùng làm đại diện hoặc địa điểm kinh doanh trong trường hợp này doanh nghiệp cần sử dụng hồ sơ cần những gì để hoàn thiện thủ tục làm chi phí hợp lý?

Vấn đề phần lớn các bạn thắc mắc là khi thuê văn phòng có cần làm hồ sơ đăng ký với sở kế hoạch đầu tư không? Khi hạch toán các chi phí tiền thuê nhà, thuê đất dùng để làm văn phòng, nhà xưởng có được dùng và hạch toán vào chi phí hợp lý trong năm tính thuế của doanh nghiệp hay không?

Các trường hợp cần hạch toán chi phí thuê kho, văn phòng chi nhánh địa điểm kinh doanh 

Trường hợp 1:  Nếu cá nhân không kinh doanh không cho thuê doanh nghiệp sẽ chỉ cần nộp thuế mà không cần nộp hóa đơn

Trường hợp doanh nghiệp thuê nhà dùng làm kho và văn phòng đại diện hay địa chỉ kinh doanh cá nhân mà doanh thu có giá trị lớn hơn  100 triệu/năm thì khi doanh nghiệp sẽ không cần sử dụng hóa đơn tài chính (Áp dụng 1/1/2015). Bên đi thuê nhà sẽ nộp thuế thay cho bên có nhà cho thuê:

–  Trường hợp này công ty sẽ trích nộp 5% thuế GTGT và 5% thuế TNCN và chi phí  thuế môn bài dùng để nộp vào ngân sách nhà nước.

Hồ sơ chứng từ sẽ được tính là chi phí được trừ tính như sau: 
– Hợp đồng thuê nhà…
– Chứng từ thanh toán tiền: tiền mặt hay chuyển khoản đều hợp lệ
– Chứng từ khấu trừ thuế là căn cứ để Công ty tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

– Biên bản bàn giao nhà…

– Nộp thuế môn bài

– Chứng từ khấu trừ thuế là căn cứ để Công ty tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Trường hợp thuê kho văn phòng và chi nhánh địa điểm kinh doanh hợp lý như sau:

=> Nếu công ty thuê nhà cá nhân với mức chi phí lớn hơn 100 triệu/năm, trường hợp mà hợp đồng thuê có quy định công việc chịu trách nhiệm nộp thuế  thay cho chủ nhà sẽ được miễn thuế và yêu cầu hóa đơn khi hạch toán tiền thuê nhà sử dụng vào chi phí hợp lý. Công ty sẽ tự trích nộp 5% thuế GTGT và 5% thuế TNCN, thuế môn bài  dùng để nộp thuế vào ngân sách nhà nước.

Nếu cá nhân cho thuê nhà mà không cần để nghị nộp thuế Trường hợp này cá nhân cho thuê nhà không phải đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ để xuất giao cho Công ty. Hồ sơ này sẽ được  tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Trường hợp 2: Nếu cá nhân không kinh doanh, nếu tổng tiền phải trả thuê nhà có giá trị ít hơn 100 triệu năm sẽ được miễn thuế TNCN và GTGT, thuế môn bài mà không cấp hóa đơn 

Dựa trên các thông tư tham khảo khi hạch toán chi phí thuê văn phòng, thuê kho bãi văn phòng địa điểm kinh doanh có thể tham khảo chi tiết tại đây 

– Điều 13 Thông tư số 39/2014/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

– Tại Điều 4 Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 về thuế TNCN từ năm 2015 trở đi

– Điều 03 Nghị định 139/2016/NĐ-CP ngày 04/10/2016 lệ phí môn bài áp dụng 01/01/2017

Như vậy:

Những chú ý về hóa đơn: Nêu tổ chức không phải là doanh nghiệp, hộ cá nhân và không thực hiện kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không phải chịu thuế giá trị gia tăng hay không kê khai và nộp thuế GTGT thì cơ quan thuế không cấp hóa đơn.

Về thuế TNCN và thuế GTGT: Với cá nhân cho thuê tài sản mức doanh thu ít hơn 100 triệu đồng/năm thì điều kiện để được tính không phải nộp thuế giá trị gia tăng và không phải nộp thuế thu nhập cá nhân chính là  tổng doanh thu phát sinh trong năm dương lịch của các hợp đồng cho thuê tài sản.”.

Tham khảo ví dụ chi tiết: Công ty dịch vụ An Khánh có nhu cầu thuê nhà của anh Vinh để làm văn phòng công ty  6/2015. Doanh nghiệp ký hợp đồng thuê nhà với cá nhân/hộ gia đinh anh Vinh với giá 8 triệu đồng/tháng (96 triệu đồng/năm). Trường hợp gia đình anh Vinh chỉ phát sinh duy nhất hợp đồng cho thuê tài sản này thì cá nhân/hộ gia đình không phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN, thuế môn bài.

Chi phí thuê nhà và chi phi thuê văn phòng nên hạch toán như thế nào 

Các trường hợp được miễn nộp tiền lệ phí thuế môn bài 

• Cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình hoạt động sản xuất, kinh doanh có doanh thu hàng năm từ 100 triệu đồng trở xuống.
• Cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình hoạt động sản xuất, kinh doanh không thường xuyên; không có địa điểm cố định theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
• Cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình sản xuất muối.
• Tổ chức, cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình nuôi trồng, đánh bắt thủy, hải sản và dịch vụ hậu cần nghề cá.

Hạch toán chi tiết như sau: Từ năm 2017 Nếu DN đi thuê nhà, văn phòng mà tổng tiên thuê có giá trị nhỏ hơn  100 tr/năm hoặc < 8,4 triệu/tháng thì doanh nghiệp không cần sử dụng hóa đơn thanh toán tiền thuê nhà thay thế bằng hồ sơ thuê nhà gồm các chứng từ sau: 

– Hợp đồng thuê nhà kèm CMT photo của chủ nhà
– Biên bản bàn giao nhà
– Chứng từ thanh toán tiền: tiền mặt hay chuyển khoản đều hợp lệ
– Bảng kê 01/TNDN (ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC).

Trường hợp 3:  Tổng số tiền doanh nghiệp dùng để thuê nhà lớn hơn 100tr/năm mà doanh nghiệp không thực hiện nộp thay thuế cho chủ nhà: cá nhân phải đi mua hóa đơn, nộp thuế GTGT, Thuế TNCN

Hô sơ để nộp lên cơ quan thuế kèm theo gồm có:
– Hợp đồng thuê nhà kèm CMT photo của chủ nhà
– Biên bản bàn giao nhà
– Chứng từ thanh toán: > 20 triệu phải chuyển khoản
– Hóa đơn bán lẻ của cơ quan thuế cấp cho chủ nhà xuất cho doanh nghiệp.

Trường hợp số tiền thuê nhà lớn 100.00.000 đồng/ năm mà chi phí thuê nhà lớn hơn 8,4 triệu/tháng, hộ gia đình, cá nhân cho thuê sẽ phải khai nộp thuế cấp hóa đơn bán lẻ cho cá nhân và dựa vào đó để doanh nghiệp dựa vào chi phí đó để doanh nghiệp hạch toán chi phí. 
Chi phí thuế mà chủ nhà chịu là: 5% thuế GTGT và 5% thuế TNCN, thuế môn bài

Bên cạnh đó, khi tính chí phí thuê nhà, thuê văn phòng, làm chi nhánh đại diện doanh nghiệp cần phải đăng ký và hoàn thiện thủ tục với sở kế hoạch đầu tư chi tiết: 

– Doanh nghiệp thuê nhà làm văn phòng và thuê kho để hàng, nếu có đầy đủ chứng từ the quy định thì chi phí đi thuê (văn phòng, kho) được hạch toán vào chi phí hợp lý khi tính thuế.  Doanh nghiệp sẽ phải làm thủ tục để cấp và xin giấy phép mở thêm chi nhánh đại diện và địa điểm kinh doanh kho bãi và những chi phí khác với sở kế hoạch đầu tư.  

– Trường hợp doanh nghiệp phát sinh thuê để làm địa điểm kinh doanh, chi nhánh, văn phòng đại diện…có phát sinh chi phí nhưng không làm đầy đủ thục đăng ký với SKHĐT và thông báo với cơ quan thuế thì những chi phí phát sinh này không được tính là chi phí hợp lý

– Nếu doanh nghiệp thuê nhà và thuê đất dùng để trả tiền trước nhiều năm thì chi phí thuê nhà và chi phí thuê đất được phân bổ theo từng năm và theo số năm thực hiện trả tiền trước.