Surrendered Bill of Lading (Vận đơn điện giao hàng – Vận đơn xuất trình)

Thông thường, quy trình gửi hàng và phát hành B/L sẽ diễn ra như đã trình bày bên trên: Người XK giao hàng cho hãng tàu => Hãng tàu phát hành bộ B/L gốc đưa cho người XK => Người XK sẽ gửi B/L gốc này (cùng với bộ chứng từ của lô hàng) theo đường bay cho người NK => Người NK sẽ cầm vận đơn gốc lên Văn phòng của hãng tàu đó ở nước nhập khẩu để lấy Lệnh Giao hàng sau đó ra cảng làm thủ tục hải quan nhập khẩu và lấy hàng… Và do B/L gốc đi bằng đường air nên thường đến trước khi lô hàng đến.

Nhưng nếu hành trình lô hàng trên biển là ngắn (ví dụ đi từ cảng HCMC qua Singapore mất chưa đến 02 ngày) trong khi người XK lại chuẩn bị chậm trễ chứng từ, hoặc B/L được phát hành chậm, dẫn tới việc hàng đến rồi trong khi người NK chưa nhận được chứng từ trong đó có B/L gốc để nhận hàng. Điều này khiến người NK phải gánh chịu chi phí DEMURAGE và DETENTION ở cảng đến do không thể lấy hàng sớm.

Từ thực tế phát sinh này, hai bên sẽ dùng một loại B/L có thể khắc phục tình huống kể trên. Đó là Surrendered B/L (hay Vận đơn Xuất trình).

Hiểu nôm na, đây là B/L có thể giúp người NK lấy hàng/hãng tàu thả hàng cho người NK mà không cần đợi B/L gốc.

Có 02 tình huống sử dụng Surrendered B/L mà người XK/người NK thực hiện:

Tình huống 1: Người NK không lường trước được việc người XK chậm chuẩn bị bộ chứng từ, chậm gửi bộ chứng từ (trong đó có B/L gốc).

Lúc này, hãng tàu đã ký phát B/L gốc cho người XK. (vì thường hãng tàu có B/L gốc rất nhanh, 01 ngày sau ngày tàu chạy là có B/L gốc). Người XK đang giữ B/L gốc và chưa gửi đi cho người NK do phải chờ các chứng từ khác của lô hàng.

Khi đó, người NK sẽ yêu cầu người XK hãy đề nghị hãng tàu “surrender” B/L gốc ấy.

Hãng tàu sẽ thực hiện nghiệp vụ Surrender bộ B/L gốc ấy và thả hàng ra cho người NK nhận hàng mà không cần đợi B/L mà người XK gửi qua.

Thấy rằng, người XK/NK sẽ phải trả hai lần lệ phí cho hãng tàu: Một lệ phí cho việc phát hành B/L gốc và một khoản lệ phí cho nghiệp vụ Surrender bộ B/L gốc này. Gây lãng phí.

Nếu người NK khó tính và tính toán chi li, họ có thể yêu cầu người XK phải trả phí này, vì người gây ra vấn đề từ đầu chính là người XK – chậm làm ra/gửi chứng từ đi. Một vài hãng tàu dễ chịu/có mối quan hệ tốt với chủ hàng, chỉ thu một lần phí: hoặc là thu phí B/L hoặc là thu phí dịch vụ Surrender cho tình huống này.

Quy trình: có nên đầu tư chứng khoán

(1) Người XK giao hàng cho hãng tàu

(2) Hãng tàu phát hành B/L gốc giao cho người XK

(3) Hãng tàu cho hàng đi. Hàng đã đến nhưng chứng từ chưa đến…

(4) Người NK yêu người XK hãy thả hàng (release hàng) bằng cách surrender bộ B/L gốc;

(5) Người XK yêu cầu hãng tàu hãy thả hàng (release hàng) bằng cách surrender bộ B/L gốc. Người XK phải mang bộ B/L gốc đến trả lại cho hãng tàu thì hãng tàu mới thực hiện nghiệp vụ surrender.

(6) Hãng tàu đầu xuất thực hiện gửi điện tín (telex) cho Văn phòng hãng tàu đầu xuất của họ ở nước nhập để thả hàng (release) cho người NK. Nên xuất hiện thuật ngữ Telex Release B/L (hay Điện giao hàng) là do vậy.

(7) Hãng tàu đầu xuất sẽ Đóng dấu mộc đỏ chữ “Surrendered” lên B/L gốc hoặc B/L Copy hoặc B/L Draft và scan và gửi bản scaned này cho người XK (không có bản cứng nào được đưa cho người XK).

Vậy nên Surrendered B/L là một vận đơn không chuyển nhượng được.

Đôi khi hãng tàu cũng không đóng dấu mộc đỏ này. Họ chỉ xác nhận bằng email rằng họ đã thực hiện việc surrender/thả hàng xong. Khi đó, nếu người NK nhất quyết phải có dấu mộc đỏ này thì người XK có thể tự ý down dấu này trên internet và dán vào file mềm của B/L Draft và gửi cho người NK cũng không sao (không phát sinh rắc rối pháp lý cho người XK);

(8) Người XK gửi bản scan này cho người NK để chứng minh mình đã release hàng.

(9) Người NK chỉ cần ra hãng tàu đầu đến xuất trình giấy thông báo hàng đến và giấy giới thiệu công ty là lấy được hàng. Không cần bản scan này. Có nghĩa là không cần xuất trình  surrendered B/L.

Đối với một số hãng tàu như Wanhai, Yangming… thì có khác một chút:

Bước (7) Hãng tàu đầu xuất sẽ cấp cho người XK một dãy mã số gọi là Telex Release Numer/Code

+ Người XK báo code này cho người NK biết để chứng minh mình đã release hàng;

+ Người NK đến hãng tàu xuất trình giấy thông báo hàng đến, giấy giới thiệu công ty và đọc mã code này là lấy được hàng.

Tình huống 2: Hai bên đã biết trước được việc người XK sẽ chậm gửi bộ chứng từ (trong đó có B/L gốc) và hãng sẽ đến sớm do vậy hai bên chủ động ngay từ đầu là sẽ quyết định dùng Surrendered B/L. Và không yêu cầu hãng tàu phát hành B/L gốc ngay từ đầu.

Quy trình thực hiện tương tự như trên, chỉ khác là người XK không phải trả lại B/L gốc vì B/L không được phát hành ra.

Lúc này hãng tàu chỉ tính một lần chi phí đó là phí dịch vụ Surrender. Hai bên tiết kiệm được chi phí.

Qua đây ta thấy rằng, Surrendered B/L được sử dụng trong trường hợp:

• Hai bên muốn tiết kiệm chi phí, không cần phát hành B/L gốc;
• Người NK thường không có nhu cầu chuyển nhượng lại lô hàng bằng chứng từ ( surrendered B/L không chuyển nhượng được)
• Người NK với người XK có quan hệ là công ty mẹ/con hoặc khách hàng thân thiết, tin cậy.

Lưu ý cho người XK, trước khi thả hàng, người XK phải kiểm tra việc thanh toán của người NK (nếu thoả thuận phải thanh toán trước khi thả hàng). Ngược lại, người NK phải tiến hành thanh toán đúng hẹn cho người XK, phòng trường hợp hàng đến rồi, mà việc thanh toán chưa hoàn thành, người XK không thả hàng, người NK không lấy được hàng, phát sinh phí demurrage, người NK phải gánh.

Khi dùng Surrendered B/L, nguyên tắc làm việc của hãng tàu là chỉ thả hàng khi nào có lệnh của người XK. Tuy nhiên, một vài hãng tàu không uy tín, có thể làm trái điều này bằng cách thông đồng với người NK, thả hàng ra cho người NK (bất chấp có lệnh thả hàng từ người XK hay chưa). Dù trường hợp này rất ít xảy ra nhưng để an toàn khi dùng Surrendered B/L, người XK nên giành được quyền thuê tàu là hay nhất. Lúc đó, tiếng nói của người XK với hãng tàu càng mạnh mẽ hơn.

Cũng cùng một vai trò tương đương như Surrendered B/L, ta nên nghiên cứu thêm một giấy tờ khác, đó là Giấy gửi hàng đường biển.