Hạch toán là gì? Đặc điểm và nguyên tắc hạch toán kế toán

Hạch toán là một trong những công việc quan trọng và bắt buộc của các doanh nghiệp. Hạch toán kế toán giúp doanh nghiệp ghi nhận, phản ánh và kiểm soát các hoạt động kinh tế, tài chính của mình. vậy hạch toán là gì? nguyên tắc hạch toán kế toán như thế nào? kế toán sử dụng thước đo khi hạch toán? Quy trình hạch toán kế toán ra sao. Nếu các bạn cùng chung những thắc mắt trên cùng tìm hiểu ngay bài viết dưới đây nhé!

1. Hạch toán là gì?

Hạch toán là hệ thống điều tra bao gồm bốn quá trình: quan sát, đo lường, tính toán và ghi chép, nhằm mục đích quản lý chặt chẽ các hoạt động kinh tế. Đây là bước đầu tiên trong quy trình quản lý, giúp ghi nhận thông tin của các đối tượng cần thu thập.

Chi tiết về 4 quá trình trên được mô tả như sau:

• Quan sát: Mục tiêu là xác định và ghi nhận sự tồn tại của đối tượng cần thu thập thông tin.
• Đo lường: Quá trình lượng hóa các hao hụt trong chi phí sản xuất, vật liệu, máy móc, và sản phẩm đã sản xuất, sử dụng các đơn vị đo lường phù hợp.
• Tính toán: Sử dụng các phép tính, phân tích và tổng hợp để nhận biết mức độ thực hiện và hiệu quả của từng quá trình kinh tế.
• Ghi chép: Quá trình thu nhận, xử lý, và ghi lại tình hình cũng như kết quả hoạt động về tài chính, kinh tế, nhằm làm căn cứ cho nhà quản lý đưa ra các quyết định phù hợp.

Hạch toán đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp, cung cấp thông tin cần thiết để tính toán các chỉ số tài chính như lợi nhuận, tổng tài sản, nợ,… từ đó hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định kinh doanh chính xác, chặt chẽ và hiệu quả.

Trong hạch toán, các hoạt động tài chính được ghi nhận theo các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán nhất định, từ đó tạo ra các báo cáo tài chính như báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán, và báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

2. Phân loại hạch toán

Hiện nay, có ba loại hạch toán chính được áp dụng phổ biến:

• Hạch toán nghiệp vụ
• Hạch toán thống kê
• Hạch toán kế toán

Trong đó:

• Hạch toán nghiệp vụ: Đây là quá trình quan sát, kiểm tra và phản ánh liên tục các nghiệp vụ và quá trình kinh tế cụ thể, nhằm đáp ứng kịp thời quá trình thực hiện nghiệp vụ. Nghiệp vụ bao gồm các hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp, và hạch toán sẽ theo dõi quá trình từ khi cung cấp nguyên vật liệu, sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm.
• Hạch toán thống kê: Đây là khoa học nghiên cứu mặt lượng trong mối quan hệ mật thiết với mặt chất của các hiện tượng kinh tế xã hội với số lượng lớn, từ đó rút ra được bản chất, quy luật trong các hiện tượng kinh tế, xã hội được nghiên cứu. Đối tượng của hạch toán thống kê bao gồm giá cả, thu nhập lao động, giá trị tổng tài sản lượng,… Do đó, các thông tin mà loại hạch toán này mang lại không mang tính liên tục, thường xuyên.
• Hạch toán kế toán: Đây là loại hạch toán phổ biến nhất, thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tài sản, nguồn hình thành cũng như luồng hoạt động của tài sản trong tổ chức.

3. Hạch toán kế toán là gì?

Hạch toán kế toán là một lĩnh vực khoa học tập trung vào việc thu thập, phản ánh và xử lý thông tin liên quan đến các hoạt động kinh tế và tài chính trong các tổ chức. Mục tiêu của môn khoa học này là kiểm tra tổng thể tài sản và giám sát các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị.
Hạch toán kế toán sẽ thực hiện quá trình ghi chép, phân loại, xử lý và tổng hợp các thông tin tài chính của doanh nghiệp hoặc tổ chức. Qua đó, giúp cung cấp số liệu về tình hình tài chính, kết quả kinh doanh và các biến động tài sản, nợ phải trả, và vốn chủ sở hữu. Những thông tin này là cơ sở để doanh nghiệp ra quyết định quản lý và lập báo cáo tài chính.

Hạch toán và hạch toán kế toán có liên quan mật thiết, nhưng chúng không hoàn toàn giống nhau:

• Hạch toán: Là khái niệm rộng hơn, bao gồm việc ghi chép, theo dõi, và phân tích mọi hoạt động kinh tế, tài chính trong một tổ chức. Hạch toán có thể bao gồm hạch toán kế toán, hạch toán thống kê, và hạch toán quản trị.
• Hạch toán kế toán: Là một phần của hạch toán, tập trung vào việc ghi chép và xử lý các giao dịch tài chính của doanh nghiệp theo chuẩn mực kế toán để lập các báo cáo tài chính.
  Vậy, hạch toán kế toán là một nhánh cụ thể của hạch toán tổng thể, chuyên về tài chính.

4. Phân loại hạch toán kế toán

4.1. Dựa vào mức độ, tính chất thông tin
Dựa vào mức độ và tính chất thông tin, hạch toán kế toán có thể được phân loại thành 2 loại sau:

• Kế toán tổng hợp: Loại hạch toán này ghi chép, thu nhập và cung cấp thông tin ở dạng tổng quát, dựa trên các chỉ tiêu tổng hợp bằng thước đo tiền tệ.
• Kế toán chi tiết: Loại hạch toán này thu nhận và cung cấp thông tin ở dạng chi tiết về một chỉ tiêu tổng hợp do kế toán tổng hợp thực hiện. Các chỉ tiêu này có thể được đo bằng thước đo tiền tệ, lao động hoặc hiện vật.

4.2. Dựa vào cách thu nhận thông tin
Dựa vào phương pháp thu thập thông tin, hạch toán kế toán có thể được chia thành 2 loại sau:

• Kế toán đơn: Trong loại hạch toán này, thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính được ghi chép và thu thập một cách riêng biệt và độc lập.
• Kế toán kép: Trong loại hạch toán này, thông tin về các nghiệp vụ tài chính và kinh tế được ghi chép và thu thập theo đúng nội dung và sự vận động biện chứng giữa các đối tượng kế toán.

4.3. Dựa vào phạm vi thông tin kế toán cung cấp
Dựa vào phạm vi thông tin mà kế toán cung cấp, có 2 loại hạch toán kế toán như sau:

• Kế toán tài chính: Loại hạch toán này chịu trách nhiệm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, sử dụng thước đo tiền tệ.
• Kế toán quản trị: Loại hạch toán này thu thập, tổng hợp và cung cấp thông tin giá trị cho các nhà quản trị doanh nghiệp để quản lý, nghiên cứu và đưa ra các quyết định chiến lược trong hoạt động kinh doanh của
• doanh nghiệp. Loại hạch toán này sử dụng cả ba loại thước đo.

4.4. Dựa vào mục đích, đặc điểm của đơn vị kế toán
Dựa vào mục đích và đặc điểm của đơn vị kế toán, có 2 loại hạch toán kế toán như sau:

• Kế toán công: Loại hạch toán này thường được tiến hành bởi các đơn vị hoạt động phi lợi nhuận hoặc không có tính chất kinh doanh.
• Kế toán doanh nghiệp: Loại hạch toán này thường được tiến hành bởi các đơn vị hoạt động sản xuất, kinh doanh với mục đích chính là lợi nhuận.

4.5 Hạch toán kế toán sử dụng thước đo
Hạch toán kế toán cần sử dụng các loại thước đo sau:

• Thước đo tiền tệ: Được sử dụng phổ biến nhất trong kế toán, thước đo này cho phép quy đổi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính thành giá trị tiền tệ để dễ dàng so sánh và tổng hợp.
• Thước đo hiện vật: Được sử dụng để ghi nhận các đối tượng kế toán có tính chất vật chất, như số lượng hàng hóa, nguyên vật liệu, sản phẩm, giúp theo dõi chi tiết về mặt vật lý.
• Thước đo lao động: Áp dụng để tính toán, ghi nhận các yếu tố liên quan đến lao động, chẳng hạn như số giờ làm việc, công suất lao động, giúp đánh giá hiệu suất và chi phí lao động trong doanh nghiệp.

5. Nguyên tắc hạch toán kế toán

5.1 Nguyên tắc hạch toán kế toán cơ bản
Nguyên tắc Cơ Sở Dồn Tích (Accrual Basis)

• Các giao dịch tài chính của doanh nghiệp, bao gồm tài sản, nợ, doanh thu, chi phí và vốn chủ sở hữu, cần được ghi nhận ngay tại thời điểm phát sinh, không phụ thuộc vào thời điểm thu hoặc chi thực tế.
• Báo cáo tài chính lập theo nguyên tắc này sẽ phản ánh chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và tương lai.
• Việc ghi nhận ngay lập tức mọi giao dịch kinh tế vào sổ kế toán tại thời điểm phát sinh là cần thiết, thay vì dựa vào thời điểm thu chi thực tế.

Nguyên tắc Hoạt Động Liên Tục (Going Concern)

• Báo cáo tài chính phải được lập dựa trên giả định rằng doanh nghiệp sẽ tiếp tục hoạt động trong tương lai gần.
• Nếu có sự thay đổi so với giả định này, báo cáo tài chính phải được lập theo cơ sở khác và kèm theo lời giải thích phù hợp.
• Không được lập dự phòng quá mức và phải tuân thủ nguyên tắc hoạt động liên tục, không đánh giá quá cao giá trị tài sản và thu nhập.

Nguyên tắc Giá Gốc (Historical Cost)

• Tài sản của công ty phải được ghi nhận theo giá gốc, tức là giá trị ban đầu mà công ty đã chi trả để có được tài sản đó.
• Giá gốc được xác định dựa trên số tiền hoặc giá trị tương đương đã thanh toán, phải trả hoặc giá trị hợp lý tại thời điểm ghi nhận tài sản.
• Không được tự ý điều chỉnh giá gốc của tài sản trừ khi có quy định cụ thể trong luật và chuẩn mực kế toán.

Nguyên tắc Phù Hợp (Matching Concept)

• Doanh thu và chi phí phải được ghi nhận tương ứng với nhau.
• Khi ghi nhận doanh thu, cần ghi nhận chi phí liên quan để phản ánh chính xác thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp.
• Đây là cơ sở để tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Nguyên tắc Nhất Quán (Consistency)

• Chính sách và phương pháp kế toán phải được áp dụng nhất quán trong một kỳ kế toán.
• Nếu có sự thay đổi, cần thuyết minh và giải trình lý do cũng như ảnh hưởng của sự thay đổi đó.

Nguyên tắc Thận Trọng (Prudence Concept)

• Kế toán viên phải đưa ra các phán đoán và cân nhắc kỹ lưỡng trong điều kiện không chắc chắn.
• Không lập dự phòng quá lớn, không đánh giá quá mức giá trị tài sản và thu nhập, không đánh giá thấp hơn khoản phải trả và chi phí.
• Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng xác thực về khả năng thu lợi, tương tự với chi phí.

Nguyên tắc Trọng Yếu (Materiality Concept)

• Thông tin trong báo cáo tài chính phải có độ chính xác cao để tránh sai lệch đáng kể.
• Tính trọng yếu của thông tin cần được xem xét cả về định tính và định lượng.

5.2 Nguyên tắc kế toán bổ sung

Nguyên tắc Khách Quan

• Báo cáo tài chính phải dựa trên các bằng chứng khách quan và đáng tin cậy.
• Áp dụng nguyên tắc này giúp tăng tính minh bạch và độ tin cậy của báo cáo tài chính.

Nguyên tắc Công Khai

• Báo cáo tài chính cần rõ ràng, dễ hiểu và đầy đủ thông tin liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp.
• Báo cáo tài chính phải được công khai.

Thực Thể Kinh Doanh

Thực thể kinh doanh là bất kỳ đơn vị kinh tế nào có khả năng tiến hành hoạt động kinh doanh và lập báo cáo tài chính.

Thước Đo Tiền Tệ

Tiền là đơn vị đo lường cơ bản trong kế toán, chỉ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có thể biểu hiện bằng tiền.

Kỳ Kế Toán

Kỳ kế toán là khoảng thời gian nhất định mà trong đó các báo cáo tài chính được lập, thường có độ dài tương đương để thuận lợi cho việc so sánh (tháng, quý, năm).

6. Đặc điểm của hạch toán kế toán

6.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của hạch toán kế toán thường bao gồm các hoạt động kinh tế tài chính sau:

• Sự thay đổi về tài sản, vốn.
• Sự chuyển đổi của tài sản.
• Quá trình vận hành của vốn trong các đơn vị, tổ chức.

6.2. Phương pháp nghiên cứu
Ngoài 3 thước đo là hiện vật, lao động và giá trị, hạch toán kế toán còn kết hợp một số phương pháp khác bao gồm: phương pháp tài khoản, phương pháp tổng hợp, phương pháp chứng từ, phương pháp tính giá và cân đối kế toán.

6.3. Thông tin hạch toán kế toán
Thông tin hạch toán kế toán được hiểu là các thông tin liên quan đến sự tuần hoàn của vốn. Trong mỗi doanh nghiệp, quá trình từ việc cung cấp vật tư cho đến sản xuất và tiêu thụ đều được phản ánh một cách đầy đủ và chi tiết qua thông tin kế toán.
Thông tin hạch toán kế toán luôn thể hiện 2 khía cạnh của mỗi hiện tượng và quá trình: tăng và giảm, dư thừa và thâm hụt, tài sản và nguồn vốn. Do đó, mọi thông tin thu thập đều là kết quả của quá trình có hai mặt.

7. Yêu cầu, nhiệm vụ của hạch toán kế toán

7.1. Những yêu cầu của hạch toán kế toán

• Đảm bảo tính thống nhất cho tài liệu được cung cấp: Công tác kế toán được tổ chức thống nhất theo một hệ thống từ trung ương tới các đơn vị kinh tế. Do đó, tài liệu kế toán cung cấp phải đảm bảo tính thống nhất, tức là công tác kế toán ở mỗi ngành, doanh nghiệp phải tuân thủ đúng quy định của nhà nước.
• Đảm bảo tính chính xác, trung thực, khách quan: Thông tin kế toán cần phải chính xác và khách quan, phản ánh đúng bản chất của các hoạt động kinh tế. Điều này giúp các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền và các cấp quản lý của doanh nghiệp hiểu chính xác hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp để tối ưu hiệu suất hoạt động và hạn chế các hoạt động kém hiệu quả.
• Đảm bảo tính kịp thời: Để phát triển kinh tế trong nước và mở rộng hơn, người quản lý cần nắm bắt kịp thời thông tin về hoạt động kinh tế và tình hình tài chính từng thời điểm và thời kỳ, từ đó đưa ra quyết định thích hợp và đúng đắn nhất.
• Đảm bảo sự rõ ràng, dễ hiểu: Thông tin kế toán cung cấp phải rõ ràng, dễ hiểu và chính xác để các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền có thể kịp thời phát hiện và ngăn chặn những sai phạm trong hoạt động quản lý tài chính của các doanh nghiệp.

7.2. Những nhiệm vụ của hạch toán kế toán

• Thu thập và xử lý các tài sản thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.
• Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch, kiểm tra việc sử dụng các tài sản, và thực hiện các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị.

8. Quy trình hạch toán kế toán

Quy trình kế toán trong doanh nghiệp là một hệ thống bao gồm nhiều bước liên tiếp như sau:

Bước 1: Tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh:

• Kế toán sẽ thu thập toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến giao dịch mua bán, quan hệ kinh tế, hoặc các hoạt động phát sinh hàng ngày tại doanh nghiệp từ các phòng ban khác nhau và lập chứng từ gốc.
• Ví dụ: Chi tiền từ tài khoản ngân hàng để thanh toán lương cho nhân viên hoặc chi ứng trước để mua sắm công cụ, dụng cụ cho phòng quản lý doanh nghiệp.

Bước 2: Lập chứng từ gốc dựa trên các nghiệp vụ đã tổng hợp:

• Chứng từ gốc là tài liệu quan trọng trong bộ phận kế toán, đóng vai trò như cơ sở pháp lý và bằng chứng ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách hợp lệ.
• Ví dụ: Lập phiếu chi cho nghiệp vụ trả lương hoặc lập phiếu nhập kho khi mua hàng hóa.

Bước 3: Kiểm tra và xử lý chứng từ gốc:
Để đảm bảo tính chính xác trước khi trình lên kế toán trưởng, một bộ phận kiểm tra sẽ rà soát chứng từ gốc nhằm phát hiện và sửa chữa các sai sót, giúp quá trình kế toán diễn ra hiệu quả hơn.

Bước 4: Ghi sổ sách kế toán dựa trên chứng từ đã kiểm tra:
Sau khi chứng từ được kiểm tra và hoàn chỉnh, kế toán tiến hành nhập liệu để lập các sổ sách kế toán như sổ cái, sổ chi tiết, và sổ nhật ký chung. Quá trình này yêu cầu sự cẩn thận và chính xác cao.
Lưu ý: Việc lập và quản lý sổ sách kế toán thường phức tạp và đòi hỏi sự tỉ mỉ, do đó, các phần mềm kế toán hiện đại như MISA AMIS có thể hỗ trợ rất hiệu quả với tính năng tự động nhập liệu.

Bước 5: Sắp xếp và phân loại chứng từ, sổ sách:
Chứng từ và sổ sách kế toán cần được sắp xếp, phân loại một cách khoa học để phục vụ cho việc tra cứu và sử dụng trong tương lai.

Bước 6: Thực hiện bút toán kết chuyển cuối kỳ:
Vào cuối kỳ, kế toán cần thực hiện các bút toán kết chuyển để khóa sổ, tổng hợp dữ liệu kế toán trong tháng, xác định số dư của tài sản, nguồn vốn và tình hình lãi lỗ của doanh nghiệp.

Bước 7: Khóa sổ và xác định số dư:
Sau khi hoàn thành bút toán kết chuyển và kiểm tra thông tin, kế toán tiến hành xác định số dư và khóa sổ, đảm bảo các dữ liệu không thể thay đổi để chuẩn bị lập báo cáo tài chính.

Bước 8: Lập bảng cân đối số phát sinh:
Dựa trên sổ cái và sổ chi tiết tài khoản, kế toán lập bảng cân đối số phát sinh để đánh giá tính chính xác của các thông tin và tổng quan các giao dịch phát sinh theo từng tài khoản.

Bước 9: Lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế:
Việc lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế là giai đoạn quan trọng, đòi hỏi kế toán phải có kỹ năng xử lý tình huống và phát hiện lỗi sai. Các biểu mẫu chính bao gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, và Thuyết minh báo cáo tài chính. Kế toán cũng cần lập báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp và cá nhân, nộp cho cơ quan thuế quản lý theo quy định. Việc nộp chậm sẽ dẫn đến xử phạt hành chính, do đó, cần đảm bảo đúng thời hạn.

Xem thêm:

Tiền lương là gì? Một số điều cần lưu ý khi trả lương 2024

Cách hạch toán mua tài sản cố định hữu hình – Tài khoản 211

Lương KPI là gì? Một số lưu ý về lương KPI trong doanh nghiệp