Nguyên nhân dẫn đến chứng từ thanh toán LC có sai sót

L/C ià phương thức thanh toán được sử dụng khá phố biến trong trường hợp người xuất khẩu và nhập khẩu có thương vụ mua – bán lớn trong khi 2 bên chưa có sự tin tưởng, chưa giao dịch nhiều với nhau.

Tuy nhiên thanh toán bằng L/C rất phức tạp ở khâu làm chứng từ và thường xảy ra sai sót về chứng từ thanh toán L/C. Hãy tìm hiểu về nguyên nhân dẫn đến chứng từ thanh toán L/C có sai sót để tránh những trường hợp rủi ro trong thanh toán L/C. 

>>>>> Xem thêm:Quy Trình Xuất Khẩu Hàng Hóa Bằng Đường Biển (Chi Tiết A – Z)

Nguyên nhân chứng từ thanh toán LC có sau sót

Có thể nêu ra 3 nguyên nhân chính dẫn đến chứng từ thanh toán LC có sau sót như sau:

Thứ nhất, thiếu hiểu biết về giao dịch L/C, UCP, ISBP và Incoterms.

Thứ hai, doanh nghiệp xuất nhập khẩu không có hoặc có nhưng không hiệu quả bộ phận chuyên trách và quy trình giao dịch L/C tại đơn vị. bảng tài khoản theo thông tư 200

Thứ ba, lỗi cẩu thả của văn thư, văn phòng, đánh máy, in ấn,…

Những nguyên nhân cụ thể mà nhà xuất khẩu thường mắc sai lầm khi lập bộ chứng từ được biết đến là “sai lầm 3 C”, bao gồm: 

+ Lỗi không chính xác (not correct)

+ Lỗi không hoàn chỉnh (not complete)

+ Lỗi không nhất quán (not consistent)

Theo thống kê của ICC, có tới 50% – 70% bộ chứng từ là có sai sót khi xuất trình lần đầu và hậu quả là sự chậm trễ thanh toán, từ chối chứng từ, hoặc kiện tụng tranh chấp kéo dài. Mặc dù như vậy, nhưng các doanh nghiệp vẫn sử dụng L/C cho dù rủi ro chứng từ có sai sót là rất lớn. 

Chúng ta cũng thấy rằng, mặc dù có những tài liệu hướng dẫn lập, kiểm tra chứng từ, các lớp tập huấn với các chuyên gia nổi tiếng, nhưng sai sót chứng từ vẫn xảy ra. Như vậy, nguyên nhân dẫn đến chứng từ có sai sót là rất phức tạp, bởi vì nếu biết được một cách dễ dàng thì chắc hẳn số lượng bộ chứng từ có sai sót sẽ giảm xuống rõ rệt. Chúng ta thường bàn cách thức xử lý sai sót như sửa chữa chứng từ và xuất trình lại, xin nhà nhập khẩu bỏ qua, khiếu nại,… Nhưng, chúng ta lại ít bàn về các biên pháp ngăn ngừa trước và trong khi lập chứng từ. Chỉ cho đến khi có thông báo về chứng từ có sai sót mới tập trung sức lực để xử lí và tìm cách xin được thanh toán.

Vậy, tại sao chúng ta không thử tìm hiểu những nguyên nhân sâu xa nào dẫn đến bộ chứng từ có sai sót? 

Sau đây, chúng ta thử khám phá nguyên nhân là gì:

Thứ nhất,  thiếu hiểu biết về UCP

The Uniform Customs and Practice for Documentary Credits, viết tắt là UCP) là một bộ các quy định về việc ban hành và sử dụng thư tín dụng (hay L/C). UCP được các ngân hàng và các bên tham gia thương mại áp dụng ở trên 175 quốc gia. Khoảng 11-15% thương mại quốc tế sử dụng thư tín dụng với tổng giá trị hơn 1.000 tỷ USD mỗi năm.

Nguyên nhân dẫn đến các doanh nghiệp xuất nhập khẩu không chịu hiểu UCP bởi họ cho rằng UCP là văn bản nghiệp vụ dành riêng cho các ngân hàng, còn các doanh nghiệp xuất nhập khẩu chỉ cần tuân thủ hợp đồng thương mại và những yêu cầu của L/C là đủ.

Thứ hai, quy trình nghiệp vụ L/C tại doanh nghiệp tùy tiện, dẫn đến đọc và giải thích L/C không thận trọng; bộ phận nghiệp vụ thiếu trách nhiệm, dẫn đến lỗi chính tả, lỗi đánh máy, in ấn,..Một nhận thức sai lầm phổ biến thường gặp ở các doanh nghiệp là: “Hãy gửi cho tôi một L/C và tôi sẽ gửi hàng cho anh”. Do có nhận thức như vậy, nên các doanh nghiệp thường bỏ qua khâu kiểm tra tính chuẩn xác của L/C ngay sau khi nhận được.

Thứ ba, thỏa thuận giữa người mua và người bán không rõ ràng về các chi tiết giao hàng và/ hoặc L/C. Người thụ hưởng đã không kiểm tra cẩn thận L/C, mặc dù đã được cảnh báo từ phía ngân hàng. Nhà xuất khẩu đã không có đủ thời gian hoặc không tiến hành yêu cầu sửa đổi L/C, thay vào đó là sự im lặng và sự tin tưởng vào nhà nhập khẩu sẽ bỏ qua một số lỗi nhỏ, không cơ bản. Người thụ hưởng không tuân thủ yêu cầu của L/C, có thể là do thiếu hiểu biết về UCP.

Nguyên nhân dẫn đến chứng từ có sau sót phụ thuộc rất nhiều vào đặc điểm kinh doanh. Đối với những thương vụ mới, không thường xuyên (kinh doanh thời vụ), thì nguyên nhân chủ yếu do thiếu kinh nghiệm và không hiểu biết về UCP. Những nhà kinh doanh thời vụ thường đối mặt với những rủi ro cao, và họ đã tìm thấy cái neo ở L/C. Tuy vậy, họ lại không hiểu thấu đáo giao dịch L/C và UCP. Đối với các doanh nghiệp lớn, thì các phòng ban được chuyên môn hóa cao, nhưng thiếu sót lại xảy ra trong khâu phối hợp giữa các phòng ban. 

Thứ năm, L/C không được phát hành chuẩn xác, có chủ ý xấu; hoặc L/C không hoàn chỉnh, không khả thi. Mặc dù vậy, người thụ hưởng vẫn coi thường và còn khẳng định rằng: “Tôi không cần quan tâm đến UCP nói gì; tôi cần tiền của tôi là đủ”. 

Thứ sáu, một số nhà nhập khẩu tịnh quái đã cài một số điều khoản không khả thi để bắt lỗi chứng từ làm cơ sở từ chối nhận hàng (do hợp đồng thương mại ký bị hớ), hoặc làm cơ sở mặc cả để giảm giá. Những L/C dài, nhiều nội dung, yêu cầu nhiều chứng từ và sử dụng ngôn ngữ khó hiểu thì càng dễ dẫn đến hiểu sai và nhầm lẫn, đây cũng là nguyên nhân dẫn đén chứng từ có sai sót sau này.

Thứ bảy, trong tư duy của nhiều nhà xuất khẩu, việc từ chối thanh toán hẳn do bộ chứng từ có sai sót trên thực tế là rất ít. Do đó, nếu có sai sót xảy ra, thì chỉ cần tập trung thương lượng là ổn thỏa.

Thứ tám, do quá tin tưởng vào người nhập khẩu là họ sẽ tập trung vào lô hàng nhập khẩu mà có thể bỏ qua những sai sót nhỏ của chứng từ , từ đó tạo ra thái đội chủ quan trong khâu lập chứng từ. 

Thứ chín, tin tưởng vào phép màu của L/C là công cụ để nhận tiền thnah toán, nhưng lại không chịu hiểu một nguyên tắc cơ bản của L/C là “nhận tiền có điều kiện”, dẫn đến lơ là trong kiểm tra các điều kiện và điểu khoản của L/C, hậu quả là lập chứng từ không tham chiếu yêu cầu L/C.

Thứ mười, xuất trình đúng vào thời điểm L/C hết hạn, không còn cơ hội để sửa chữa, bổ sung, thay thế chứng từ. 

Cho đến nay, những sai sót về chứng từ bắt nguồn chủ yếu từ phía doanh nghiệp. Người mua và người bán với phương thức kinh doanh ở 2 môi trường khác nhau, ngôn ngữ khác nhau,…đã trở thành nguồn gốc tạo ra sự sai biệt trong chứng từ. Điều đáng ngạc nhiên là, những người trong cuộc lại luôn tập trung sức lực vào việc xử lý sai sót chứng từ hơn là tìm kiểm biện pháp ngăn ngừa chúng.

Nhiều nhà xuất khẩu (đặc biệt đối vưới những công ty không có bộ phận chuyên trách để lập và xử lí chứng từ L/C) khi nhận được thông báo L/C họ thường chỉ quan tâm đến các câu hỏi như:

+ Giá trị L/C là bao nhiêu? Có đúng không? phương pháp nhập trước xuất trước

+ Ngân hàng có thể xem qua nội dung L/C? Đó có phải là trách nhiệm của ngân hàng? (họ có quan niệm cho rằng đó là trách nhiệm của ngân hàng)

Khi mà sự quan tâm của doanh nghiệp chỉ có vậy, thì rõ rang việc lập bộ chứng từ theo L/C có sai sót là đương nhiên. Khi sai sót xảy ra, lại quá chú tâm vào việc xử lý các sai sót, coi đó là quy trình thanh toán bằng L/C.

>>>> Bài viết liên quan: chứng từ bất hợp lệ, người Xuất khẩu cần làm gì để Ngân hàng Mở LC thanh toán tiền