Xử lý tiền mặt tồn trên sổ sách quá nhiều-Tiền mặt ảo\

Xử lý tiền mặt tồn trên sổ sách quá nhiều so với thực tế. hay còn gọi là tiền mặt ảo thường xảy ra  đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Đối với các doanh nghiệp lập 2 hệ thống sổ sách (sổ sách dung cho nội bộ và sổ sách thuế). Việc xử lý tiền măt trên sổ sách quá nhiều-Tiền mặt ảo chắc chắn là vấn đề được các kế toán quan tâm. bài biết dưới đây, kế toán thực hành ACC TRAINING xin chia sẻ với các bạn cách xử lý tiền mặt tồn trên sổ sách quá nhiều-tiền mặt ảo.

>>>Xem thêm: Kinh nghiệm quyết toán thuế tại Doanh nghiệp

I: Một số nguyên nhân dẫn đến việc tiền mặt tồn trên sổ sách quá nhiều so với thực tế

*Nguyên nhân đầu tiên có thể kể đến thường là do vốn  góp trong Công ty. Các công ty khi thành lập phải đăng ký vốn điều lệ và phải góp đủ trong vòng 90 ngày, nếu ko sẽ bị phạt theo quy định của Luật đầu tư. Và thường thì vốn điều lệ các doanh nghiệp hay để cao hơn so với năng lực tài chính của mình (nhất là những công ty nhỏ và vừa, trên đăng ký kinh doanh có thể là nhiều người góp vốn, nhưng thực tế chỉ 1 người góp và duy trì hoạt động của Công ty, những người khác có trong danh sách chỉ là để hợp thực loại hình Công ty).
Khi góp vốn, vì không có đủ số tiền theo đăng ký, nên không có chuyện góp bằng tiền gửi ngân hàng. Kế toán thường làm bút toán góp vốn bằng tiền mặt với toàn bộ số vốn đăng ký. Và từ đây, lượng tiền thực tế thì ít, mà lượng tiền trên sổ sách thì nhiều

– Nguyên nhân tiếp theo có thể kể đến đó là: Khi chi tiền thì lại là những món chi mà không có hóa đơn tài chính, không có chứng từ hợp lệ. Dẫn đến kế toán không hạch toán sổ sách (vì nghĩ có hạch toán cũng không được tính vào chi phí). Như vậy tiền thực tế cứ giảm đi, mà tiền sổ sách thì lại không giảm. Nên khi phát hiện ra lại phải nghĩ cách xử lý tiền mặt tồn trên sổ sách quá nhiều so với thực tế như thế nào cho hợp lý.

– Nguyên nhân nữa có thể kể ra là: Sếp bán hóa đơn lấy tiền chênh lệch VAT. Khi bán hóa đơn, vì không muốn khách hàng chuyển khoản thanh toán rồi lại mất công rút ra trả lại cho khách, nên chỉ xuất hóa đơn dưới 20trđ/lần thanh toán. Mà với những trường hợp này thì gần như không thể treo công nợ. Do vậy kế toán thực hiện bút toán bán hàng thu tiền mặt. Như vậy, lượng tiền thu được thì ít (chỉ là mấy % trên tổng hóa đơn), nhưng kế toán phải hạch toán thu tiền mặt cả trị giá của hóa đơn. Lúc này kế toán lại phải nghĩ cách phải xử lý tiền mặt tồn trên sổ sách quá nhiều so với thực tế như thế nào cho hợp lý, hợp lệ nhất. 

Hoặc Có thể do sai lệch công nợ với khách hàng: đã thanh toán, nhưng lại chưa hạch toán kế toán, hoặc chưa thu tiền nhưng lại hạch toán đã thu bằng tiền mặt (thường ít xảy ra hơn) …

II: Một số phương án để xử lý tiền mặt tồn trên sổ sách quá nhiều so với thực tế ( tiền mặt ảo) cho hợp lý, hợp lệ

Rà soát lại toàn bộ hệ thống sổ sách kế toán của doanh nghiệp mình:

Trong Trường hợp, nếu ngay từ ban đầu phát hiện tiền góp vốn không đủ so với điều lệ đăng ký thì có thể tư vấn cho Sếp làm thủ tục giảm vốn điều lệ xuống (nếu được). học nghiệp vụ kế toán

• Làm thủ tục cho các đối tượng là cá nhân vay tiền của công ty không lấy lãi (nên là người trong Công ty thôi nhé). Nếu làm điều này, bạn cần kiểm tra xem Cty bạn có đăng đi vay ngoài hay không. (Không thể có chuyện cùng một lúc cho vay không lấy lãi mà lại đi vay trả lãi được). Hoặc làm thủ tục tạm ứng cho nhân viên (chỉ xử lý được với số tiền nhỏ và trong ngắn hạn)
• Nếu là do không hạch toán những khoản không có hóa đơn, chứng từ, thì bạn có thể xem xét việc lấy hóa đơn đầu vào để hợp thức những khoản đó. Nếu không xử lý thành hợp lý được thì bạn có thể vẫn cứ hạch toán để làm giảm tiền mặt, nhưng phải theo dõi riêng những khoản này, để sau này tách khỏi tổng chi của doanh nghiệp khi quyết toán TNDN. (nó gọi là những khoản chi không hợp lý)
• Kiểm tra đối chiếu công nợ với khách hàng, nhà cung cấp…
• Bạn có nên xem xét đến trường hợp mua sắm ảo thêm các tài sản, công cụ, chi phí… để làm giảm tiền mặt

Nếu không lựa chọn được phương án nào ở trên thì đành để nguyên số tiền mặt ảo trên sổ sách như vậy thôi. Nhưng cần đảm bảo rằng Cty mình không có món lãi vay phải trả nào phát sinh, hoặc có phát sinh nhưng không được hạch toán vào chi phí hợp lý phần lãi vay đó.

Bài viết ở trên là những kinh nghiệm về việc xử lý tiền mặt tồn trên sổ sách quá nhiều so với tiền thực tế – hay còn gọi là tiền mặt ảo. Nếu doanh nghiệp bạn đang gặp phải tình trạng tiền mặt ảo như trên thì có thể cân nhắc lựa chọn phương án giải quyết phù hợp nhé. 

Xem thêm: Mức phạt chậm nộp thuế mới nhất

ACC TRAINING chúc bạn thành công!

ACC TRAINING – ĐÀO TẠO KẾ TOÁN

  Chuyên đào tạo các lớp học kế toán thực hành và làm dịch vụ kế toán thuế trọn gói tốt nhất thị trường 

 (Được giảng dạy và thực hiện bởi 100% các kế toán trưởng 15 năm kinh nghiệm)