Chưa được phân loại
Chưa được phân loại

Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử dễ hiểu, chính xác, update nhất

25/02/2024

1. Văn bản pháp luật ứng dụng để tra cứu hóa đơn điện tử

  • Nghị định 119/2018/NĐ-CP
  • Thông tư 69/2019/TT-BTC
  • Nghị định 123/2020/NĐ-CP

2. Phân loại hóa đơn điện tử và nguyên tắc tra cứu hóa đơn điện tử

2.1 Phân loại hóa đơn điện tử

Theo quy định tại các văn bản trên thì hóa đơn điện tử bao gồm:
  • Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
  • Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Vì vậy, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn đọc cách tra cứu 2 loại hóa đơn trên.

2.2 Nguyên tắc tra cứu hóa đơn điện tử

Nguyên tắc tra cứu, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 28 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ:

“1. Bên sử dụng thông tin thực hiện truy cập, truy vấn Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn.

2. Tổng cục Thuế thực hiện công khai các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp, sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để các tổ chức, cá nhân có thể tra cứu.

3. Để tra cứu thông tin hóa đơn điện tử, bên sử dụng thông tin nhập thông tin hóa đơn điện tử cần tra cứu tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu nội dung hóa đơn điện tử.

4. Trường hợp cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định tại điểm a khoản 2 Điều 27 Nghị định này có nhu cầu tra cứu thông tin về tình hình quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử của người bán là tổ chức, cá nhân kinh doanh thì cơ quan thuế có trách nhiệm cung cấp thông tin hóa đơn điện tử cho các cơ quan, người có thẩm quyền có liên quan.

5. Tổng cục Thuế có trách nhiệm xây dựng hệ thống cung cấp thông tin tự động.”

3. Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử

3.1 Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế

Theo nguyên tắc của việc tra cứu hóa đơn trên thì người nộp thuế cần làm các bước sau để tra cứu thông tin hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:

Bước 1: Bạn truy cập vào Cổng thông tin của Tổng cục thuế

Truy cập vào Cổng thông tin của Tổng cục thuế tại địa chỉ: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html

Khi đó màn hình sẽ hiển thị như sau:
Tra cứu hóa đơn điện tử

Bước 2: Click chọn mục tra cứu hóa đơn

Chọn mục “Thông tin hóa đơn, biên lai”/ Chọn “Hóa đơn”/ Chọn “Tra cứu một hóa đơn” hoặc “Tra cứu nhiều hóa đơn”. Chi tiết như sau:

Hướng dẫn tra cứu thông tin hóa đơn

Bước 3: Nhập thông tin hóa đơn cần tra cứu

Bạn cần nhập đầy đủ các trường thông tin có gắn dấu (*). Đây là các thông tin bắt buộc phải điền. Điền thông tin xong, bạn ấn nút “Tìm kiếm” để tra cứu.

Lưu ý:

  • Nếu bạn muốn tra cứu nhiều hóa đơn thì bạn cần chuẩn bị một file excel thông tin Hóa đơn cần tra cứu để có thể import lên hệ thống.
  • Nếu bạn muốn tra cứu các loại hóa đơn khác như: Hóa đơn bưu điện, Hóa đơn bưu chính, Hóa đơn viễn thông, hóa đơn Invoice thì các bạn tích vào “Hóa đơn bưu chính viễn thông
  • Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC ...
 

Bước 4: Kiểm tra thông tin kết quả tra cứu

– Nếu kết quả trả về hiển thị đầy đủ cả 2 trường “Thông tin người bán hàng hóa, dịch vụ” và “Thông tin hóa đơn” thì Hóa đơn điện tử mà bạn tra cứu là hợp lệ, hợp pháp.

Cách tra cứu hóa đơn điện tử mới nhất năm 2022

 

– Nếu kết quả trả về thiếu một trong hai trường thì hóa đơn điện tử đang tra cứu là không hợp pháp.

 

Lý do có thể do bên bán chưa thông báo phát hành hóa đơn hoặc đã thông báo phát hành nhưng thông tin chưa được update lên cổng thông tin điện tử.

Trong trường hợp này, các bạn xử lý như sau:
  • Liên hệ với người bán hàng để kiểm tra lại xem bên bán hàng đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử đó chưa. Nếu bên người bán hàng đã thông báo phát hành rồi thì xin bản photo hoặc ảnh chụp của thông báo phát hành hóa đơn được cơ quan thuế chấp nhận.
  • Trường hợp khác, có thể do bạn đang mở qua trình duyệt Google chrome, Cococ,… các bạn vui lòng hãy thử mở lại bằng trình duyệt Internet Explorer.

3.2 Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế

Bước 1: Truy cập vào trang web để xác minh hóa đơn

Truy cập trang web xác minh hóa đơn có mã xác thực của Tổng cục thuế tại https://laphoadon.gdt.gov.vn/xmhd/exploit Hoặc trang web tra cứu hóa đơn điện tử http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html

=> Chọn “Hóa đơn có mã xác thực” => Chọn “Xác minh hóa đơn”

Tra cứu hóa đơn điện tử - 5

 

Bước 2: Điền thông tin của hóa đơn điện tử cần tra cứu

Nhập đầy đủ các chỉ tiêu: “Số HĐ xác thực” => “Mã xác thực” => “Mã kiểm tra”

=> Chọn “Tra cứu”

Bước 3: Kiểm tra kết quả tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

– Hóa đơn hợp pháp, hợp lệ nếu chỉ tiêu “Trạng thái hóa đơn” ở kết quả trả về là một trong các trường hợp sau:

  • Hóa đơn gốc có giá trị sử dụng và không bị thay đổi
  • Là hóa đơn thay thế cho hóa đơn xác thực số …
  • Là hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn xác thực số …
  • Là hóa đơn bị điều chỉnh bởi hóa đơn xác thực số …
  • Mẫu hóa đơn GTGT mới nhất 2020
 – Hóa đơn sẽ không có giá trị pháp lý nếu chỉ tiêu “Trạng thái hóa đơn” ở kết quả trả về là một trong các trường hợp sau:
  • Hóa đơn bị xóa bỏ bởi hóa đơn xác thực số … ngày….
  • Hóa đơn đã bị thay thế bởi hóa đơn xác thực số … ngày….
  • Là hóa đơn xóa bỏ cho hóa đơn xác thực số ….

Theo quy định, khi xóa bỏ hoặc thay thế hóa đơn thì bên bán và bên mua cần có văn bản thỏa thuận. Nếu bên mua không được thông báo trước thì có quyền yêu cầu bên bán giải thích và cung cấp thông tin.

3.3. Tra cứu hóa đơn điện tử phục vụ kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường

Việc tra cứu hóa đơn điện tử phục vụ kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường đã được quy định rõ ràng tại Điều 29 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ:
“1. Khi kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường, đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn điện tử phục vụ yêu cầu quản lý, không yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy. Các cơ quan có liên quan có trách nhiệm sử dụng các thiết bị để truy cập tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử.
2. Trường hợp bất khả kháng do sự cố, thiên tai gây ảnh hưởng đến việc truy cập mạng Internet dẫn đến không tra cứu được dữ liệu hóa đơn, nếu:
a) Trường hợp người vận chuyển hàng hóa có chứng từ giấy (bản sao bằng giấy không cần ký tên, đóng dấu của người mua, người bán hàng hóa) chuyển từ hóa đơn điện tử thì xuất trình chứng từ giấy chuyển cho cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền đang thực hiện kiểm tra hàng hóa. Cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền đang thực hiện kiểm tra căn cứ chứng từ giấy chuyển từ hóa đơn điện tử để lưu thông hàng hóa và tiếp tục thực hiện tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử (tại đầu mối đăng ký với Tổng cục Thuế) để phục vụ công tác kiểm tra để xử lý theo quy định;
b) Trường hợp người vận chuyển hàng hóa không có chứng từ giấy chuyển từ hóa đơn điện tử thì cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền đang thực hiện kiểm tra truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để kiểm tra, xác nhận hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.”

Cách Xuất Hóa Đơn Điện Tử Theo Quy Định Mới Nhất

Mẫu Biên Bản Điều Chỉnh Hóa Đơn Viết Sai

Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử dễ hiểu, chính xác, update nhất