Kỹ năng quyết toán thuế tại Doanh nghiệp

1. Chuẩn bị hồ sơ cần có khi cơ quan thuế có Công văn kiểm tra thuế GTGT

Khi cơ quan thuế có Công văn kiểm tra Thuế giá trị gia tăng của doanh nghiệp thì doanh nghiệp cần chuẩn bị các hồ sơ sau:

• Toàn bộ hóa đơn đầu ra sắp theo các tháng/quý (Theo yêu cầu của cán bộ thuế).
• In thông báo phát hành hóa đơn niêm yết tại doanh nghiệp.
• In tất cả các lần thông báo phát hành hóa đơn (nếu có).
• Photo Giấy phép kinh doanh (Các lần nếu có thay đổi).
• In Báo cáo thuế (Bảng kê chi tiết đầu ra).
• In Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn các tháng/quý.
• Photo hợp đồng đặt in hóa đơn, biên bản thanh lý, hủy kẽm, mẫu hóa đơn.
• Kiểm tra hóa đơn nếu có sai sót thì gạch chéo hóa đơn cả 3 liên (Trong Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi mục xóa bỏ).
• Đối với doanh nghiệp kinh doanh Nhà hàng thì cần chú ý khi xuất khách lẻ (Nếu giá trị nhỏ hơn 200.000 đồng thì lập bảng kê cuối ngày xuất hóa đơn); Nếu từ 200.000 đồng trở lên thì xuất hóa đơn theo từng lần phát sinh.
• – Hóa đơn được ghi theo đúng theo ngày lũy tiền; Không được ghi cách ngày của hóa đơn hoặc ngày của hóa đơn số nhỏ ghi sau ngày của hóa đơn số lớn.

Ví dụ: Ngày 22/8/2018 xuất số hóa đơn 0000068; Ngày 21/8/2018 xuất hóa đơn số hóa đơn 0000069 (Ghi hóa đơn như thế là không đúng).

• Để tránh có sai sót về hóa đơn; doanh nghiệp cần ghi đúng và chính xác để tránh tình trạng bị sai phạm về hóa đơn dẫn đến bị phạt (Mức phạt theo Thông tư 10/2014/TT-BTC hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn).

Tham khảo: 

2. Chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế khi có văn bản thanh tra thuế tại DN

Bước 1: Chuẩn bị số kế toán file excel (gửi mail)

• Xuất tất cả sổ cái từ loại 1 đến loại 9, cân đối phát sinh, Công Nợ năm thanh kiểm tra thuế ra excel ⇒ gửi vào mail bên thuế

• In toàn bộ số sách ra excel đóng quyền và đóng thùng carton ⇒ mang lên đội kiểm tra thuế hoặc kiểm tại doanh nghiệp tùy theo từng chi cục/ cục

Bước 2: Chuẩn bị bảng kê mua vào, bán ra file excel (gửi mail)

• Mua vào bán ra từ năm thanh kiểm tra thuế ra excel gộp các năm/ cùng 1 files.
• Lọc tất cả những hóa đơn đơn > 20 triệu, ghi chú ngày thanh toán và số tiền thanh toán.

Lưu ý: Nên lưu riêng bộ hồ sơ công nợ; photo những hóa đơn > 20 + ủy nhiệm chi photo hoặc gốc lưu thành bộ.

Bước 3: Chuẩn bị bộ báo cáo quyết toán TNDN + BCTC năm thanh kiểm tra (photo 1 bản cho bên thuế khi họ kiểm tra)

• In bản mềm 01 bản lưu trữ sổ sách.
• In 01 bản gửi cán bộ thuế.
• Bao gồm: Quyết toán TNDN TNCN BCTC các năm

Lưu ý: Thường cán bộ thuế chỉ quan tâm bản cuối cùng doanh nghiệp đã nộp nếu trong các năm có làm KHBS bổ sung, vẫn phải lưu trữ bản gốc nộp đầu để khi hỏi kiểm tra vẫn có số liệu để giải trình

Bước 4: Chuẩn bị hóa đơn mua vào, bán ra (bản gốc) và tờ khai thuế hàng kỳ

• Hóa đơn kẹp theo tờ khai hàng tháng/Quý.
• Hóa đơn kẹp chứng từ: phiếu thu, chỉ, hạch toán, nhập kho….

Lưu ý: Sắp thành bộ theo tháng /quý của tờ khai thuế

Bước 5: Chuẩn bị sổ phụ ngân hàng + Ủy nhiệm chi bản gốc (Liệt kê các hóa đơn mua vào >= 20 triệu, ghi rõ ngày thanh toán)

• Kẹp ủy nhiệm chi vào các hóa đơn > 20 triệu để dễ kiếm và tra cứu.
• Có thể là phô tô để 1 bản riêng hoặc bán gốc riêng, bản phô tô kẹp chứng từ sổ sách

Lưu ý: Đối chiếu bảng tổng hợp công nợ và công nợ chi tiết với bảng kê Excel xem chênh lệch công nợ thanh toán với công nợ khách hàng là bao nhiêu

Bước 6: Chuẩn bị hợp đồng lao động + bảng lương (bản gốc)

• Hợp đồng lao động kẹp CMT
• Bảng chấm công đầy đủ
• Quyết định tăng lương, và phụ lục hợp đồng lao động.
• Quyết toán thuế TNCN đầy đủ.
• Ký tá đầy đủ

Lưu ý: Các khoản chi lương và phụ cấp theo lương không Có trong văn bản sau thì sẽ bị loại trừ không được tính vào chi phí hợp lý: 

• Hợp đồng lao động
• Thỏa ước lao động tập thể
• Quy chế tài chính của công ty, Tổng công ty, Tập đoàn
• Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của công ty, tổng công ty

Bước 7: Chuẩn bị hợp đồng kinh tế

• Hợp đồng kinh tế đã ký kết, phụ lục hợp đồng, thanh lý hợp đồng, biên bản giao nhận…
• Hợp đồng đầu vào là hợp đồng nguyên tắc do việc mua bán là thường xuyên.
• Hợp đồng mượn xe để hợp lý chi phí xăng dầu đã đưa vào

Lưu ý: Lưu trữ theo bìa còng, công ty nào phát sinh nhiều có thể lưu riêng 1 bìa còng, nếu ít thì lưu chung nhưng có ghi chú bằng giấy note

• Mỗi công ty là 01 tập liền nhau để tìm kiếm
• Đánh dấu bằng giấy note màu để dễ nhận biết
• Hợp đồng chứng từ nào mất thì liên hệ khách hàng để xin bản sao y lại hoặc bản sốc thì càng tốt

Bước 8: Chuẩn bị giấy phép kinh doanh

• Photo sao y hoặc photo đóng dấu treo đều được
• Các chứng từ khác như đăng ký mẫu dấu…
• Điều lệ công ty
• Quy chế tài chính công ty
• Hợp đồng đầu vào là hợp đồng nguyên tắc do việc mua bán là thường xuyên.
• Hợp đồng mượn xe để hợp lý chi phí xăng dầu đã đưa vào;

Lưu ý: Quy chế tài chính công ty là một loại văn quan trọng nhất xuyên suốt trong quá trình thanh kiểm tra vì nó có mối liên hệ mật thiết đến những chi phí phát sinh trong doanh nghiệp như: tiền tiếp khách hàng, phòng nghỉ, máy bay, công tác phí khác, mượn xe, sửa chữa xe đi mượn, điện thoại…..