Quy định về trích lập quỹ dự phòng tiền lương

>>>> Xem thêm: Hướng dẫn lập phụ lục 03-1A/TNDN

1. Mức trích lập quỹ dự phòng tiền lương

• Quy định tại khoản 2, điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC

“2.6. Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:

a) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.

b) Các khoản tiền lương, tiền thưởng, chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.

– Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người nước ngoài trong đó có ghi khoản chi về tiền học cho con của người nước ngoài học tại Việt Nam theo bậc học từ mầm non đến trung học phổ thông được doanh nghiệp trả có tính chất tiền lương, tiền công và có đầy đủ hoá đơn, chứng từ theo quy định thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

– Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động trong đó có ghi khoản chi về tiền nhà do doanh nghiệp trả cho người lao động, khoản chi trả này có tính chất tiền lương, tiền công và có đầy đủ hoá đơn, chứng từ theo quy định thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

– Trường hợp doanh nghiệp Việt Nam ký hợp đồng với doanh nghiệp nước ngoài trong đó nêu rõ doanh nghiệp Việt Nam phải chịu các chi phí về chỗ ở cho các chuyên gia nước ngoài trong thời gian công tác ở Việt Nam thì tiền thuê nhà cho các chuyên gia nước ngoài làm việc tại Việt Nam do doanh nghiệp Việt Nam chi trả được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

c) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế chưa chi trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề. Mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.

Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế). 

Việc trích lập dự phòng tiền lương phải đảm bảo sau khi trích lập, doanh nghiệp không bị lỗ, nếu doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích đủ 17%.

Trường hợp năm trước doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng tiền lương mà sau 6 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính doanh nghiệp chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết quỹ dự phòng tiền lương thì doanh nghiệp phải tính giảm chi phí của năm sau.”

Theo đó:

• Mức trích lập quỹ dự phòng tiền lương do doanh nghiệp tự quyết định nhưng không quá 17% quỹ lương thực hiện
• Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán và không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng năm trước chi cho quyết toán.
• Sau khi trích lập quỹ dự phòng tiền lương thì doanh nghiệp không bị lỗ, nếu doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích đủ 17%.
• Quỹ dự phòng tiền lương phải được chi hết trong vòng 6 tháng sau khi trích lập.

Nếu doanh nghiệp chưa sử dụng hết thì doanh nghiệp phải tính giảm chi phí của năm sau.

Ví dụ: Khi nộp hồ sơ quyết toán thuế năm 2017, công ty kế toán Việt có trích quỹ dự phòng tiền lương là 100 triệu đồng.

Đến ngày 30/6/2018 công ty mới chi số tiền từ quỹ dự phòng tiền lương năm 2017 là 80 triệu thì công ty phải tính giảm chi phí tiền lương năm sau (năm 2018) là 20 triệu đồng.

Khi lập hồ sơ quyết toán thuế năm 2018 nếu công ty có nhu cầu trích lập thì tiếp tục trích lập quỹ dự phòng tiền lương theo quy định.

2. Cách hạch toán trích lập quỹ dự phòng tiền lương

– Khi trích lập quỹ dự phòng tiền lương:

Nợ TK 642, 641, 154

        Có TK 334

– Khi doanh nghiệp chi trả tiền lương từ quỹ dự phòng:

Nợ TK 334

       Có TK 111, 112, 3335

Tags: Mẫu quyết định trích lập quỹ dự phòng tiền lương, mẫu quyết định trích lập các quỹ, chứng từ lập dự phòng tiền lương, trích lập quỹ dự phòng tài chính