Các từ được viết tắt trên hóa đơn điện tử

13/01/2024

Khi lập hóa đơn điện tử trường hợp nào được viết tắt và trường hợp nào phải viết đầy đủ vẫn khiến nhiều người lúng túng. Cùng xem bài viết sau để biết chi tiết các chỉ tiêu được viết tắt trên hóa đơn điện tử.

Căn cứ:

– Luật Kế toán 2015;

– Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ

Các từ được viết tắt trên hóa đơn điện tử

Khi lập hóa đơn điện tử, trường hợp tiêu thức “tên, địa chỉ” của người mua quá dài thì người bán được viết tắt một số từ thông dụng theo điểm a khoản 5 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP như “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”… Cụ thể:

STT	Từ được phép viết tắt	Cách viết tắt
1	Phường	P
2	Xã	X
3	Thị trấn	TT
4	Quận	Q
5	Huyện	H
6	Thị xã	TX
7	Thành phố	TP
8	Việt Nam	VN
9	Cổ phần	CP
10	Trách nhiệm hữu hạn	TNHH
11	Khu công nghiệp	KCN
12	Sản xuất	SX
13	Chi nhánh	CN
Yêu cầu: Dù được phép viết tắt trong hóa đơn nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phải ghi theo đúng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký thuế, Thông báo mã số thuế, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã

Bên cạnh đó, tại Công văn số 9208/CT-TTHT ngày 22/9/2017 của Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh có hướng dẫn:

Hình thức thanh toán không phải là nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn. Trường hợp hóa đơn có nội dung này mà bên bán và mua chưa xác định phương thức thanh toán thì có thể ghi ký hiệu “TM/CK” thì vẫn đảm bảo tính đúng đắn, hợp lệ của hóa đơn.

Do vậy, trong trường hợp hóa đơn điện tử có tiêu thức “hình thức thanh toán” thì được phép viết tắt:

– Nếu thanh toán bằng hình thức tiền mặt, người lập hóa đơn điền “TM”.

– Nếu thanh toán bằng hình thức chuyển khoản, người lập hóa đơn điền “CK”.

– Nếu chưa xác định được hình thức thanh toán, người lập hóa đơn để trống tiêu thức hình thức thanh toán hoặc điền “TM/CK”.

*Các từ được viết tắt trên hóa đơn điện tử (Ảnh minh họa)*

Trường hợp không được phép viết tắt trên hóa đơn

Khoản 3 Điều 18 Luật Kế toán số 88/2015/QH13 quy định:

– Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa;

– Khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo.

– Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán.

– Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

Lưu ý, khi lập hóa đơn mà có sai sót trong việc viết tắt về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.

Kết luận:

– Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán thì không được viết tắt, tẩy xóa, sữa chữa;

– Được viết tắt tiêu thức “tên, địa chỉ” của người bán, người mua trong trường hợp tên, địa chỉ quá dài;

– Được viết tắt tiêu thức “hình thức thanh toán” nếu trên hóa đơn có tiêu thức này.