Kiểm Kê Tài Sản Là Gì? Quy Trình Kiểm Kê Tài Sản Cuối Năm

1. Kiểm Kê Tài Sản Là Gì?

Kiểm kê tài sản là việc cân, đo, đong, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản cố định, vốn chủ sở hữu hiện có tại thời điểm kế toán viên kiểm kê để đối chiếu, kiểm tra với số liệu trong sổ sách kế toán.

* Ví dụ về kiểm kê tài sản:

Doanh nghiệp A yêu cầu kiểm kê về số lượng và chất lượng sản phẩm trong kỳ kế toán bao gồm hàng tồn kho, sản phẩm đã bán, hàng bán bị trả lại, hàng bị hao mòn, hỏng hóc,… để lên chiến lược sản xuất kinh doanh.

* Phân loại kiểm kê tài sản:

Tùy theo phạm vi và thời gian, kiểm kê tài sản được chia thành 2 loại chủ yếu đó là:

• Kiểm kê theo phạm vi và đối tượng tài sản: Kiểm kê từng phần tài sản và kiểm kê toàn bộ.
• Kiểm kê theo thời gian tiến hành kiểm kê: Kiểm kê bất thường và kiểm kê định kỳ.

* Tác dụng của kiểm kê tài sản:

• Giúp cho việc ghi chép, vào sổ, lên báo cáo số liệu đúng với tình hình thực tế.
• Ngăn ngừa các hiện tượng tham ô, lãng phí, cắt xén làm thất thoát tài sản doanh nghiệp, làm cơ sở để kỷ luật tài chính với các hiện tượng vi phạm, nâng cao trách nhiệm của người quản lý tài sản.
• Giúp cho lãnh đạo nắm bắt chính xác số lượng, chất lượng các loại tài sản hiện có, hàng tồn kho, tài sản bị trả lại, nguồn vốn hiện có …để có biện pháp, quyết định kinh tế nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng.
• Tiết kiệm chi phí, thời gian, công sức khi thực hiện các kế hoạch đầu tư, mua sắm tài sản, đầu tư của doanh nghiệp.

2. Trong Trường Hợp Nào Cần Kiểm Kê Tài Sản

Theo Điều 40 Luật Kế toán 2015 có quy định như sau:

“Đơn vị kế toán phải kiểm kê tài sản trong các trường hợp sau đây:

– Cuối kỳ kế toán năm;

– Đơn vị kế toán bị chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc cho thuê;

– Đơn vị kế toán được chuyển đổi loại hình hoặc hình thức sở hữu;

– Xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và cá thiệt hại bất thường khác;

– Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

– Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.”

3. Quy Trình Kiểm Kê Tài Sản Cuối Năm

Quy trình kiểm tài sản cuối năm được Kế Toán Lê Ánh gói gọn trong 7 bước sau đây:

Bước 1: Lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp ban hành và công bố Quyết định kiểm kê tài sản cuối năm

Bước 2: Tổ chức thành lập Hội đồng kiểm kê tài sản của doanh nghiệp, trong đó, Hội đồng kiểm kê tài sản bao gồm các thành viên sau:

• Giám đốc, Tổng giám đốc hoặc Thủ trưởng đơn vị làm Chủ tịch Hội đồng.
• Cán bộ quản lý trực tiếp của các phòng ban đơn vị trực tiếp sử dụng tài sản.
• Cán bộ quản lý trực tiếp phòng quản lý tài sản.
• Kế toán trưởng, kế toán tài sản, kế toán kho, thủ quỹ của doanh nghiệp.
• Các thành viên khác tham gia Hội đồng.
• Sau khi thành lập Hội đồng kiểm kê, Hội đồng sẽ họp và lên kế hoạch cho quy trình kiểm kê tài sản doanh nghiệp.
• Tổ kiểm kê cần có danh sách các loại tài sản hiện có, đã và đang được sử trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Bước 3: Vào cuối năm tài chính hoặc khi có nhu cầu, Hội đồng sẽ thực hiện quy trình kiểm kê tài sản.

Bước 4: Tập hợp số liệu, xử lý số liệu và lập biên bản quy trình kiểm kê tài sản.

Căn cứ vào số liệu kiểm kê tài sản thực tế mà doanh nghiệp có, Hội đồng sẽ tiến hành tổng hợp, phân tích, đánh giá số liệu tài sản đã được kiểm kê, sau đó tiến hành đối chiếu với số liệu ở các bộ phận quản lý tài sản, bộ phận sử dụng tài sản và kế toán doanh nghiệp.

Tiến hành lập biên bản kiểm kê tài sản phù hợp, nhưng đảm bảo thể hiện đầy đủ các nội dung chủ yếu như:

• Phản ánh sự chênh lệch về số lượng, giá trị tài sản giữa sổ sách thực tế
• Tổng hợp các tài sản cần được bảo dưỡng, sửa chữa hoặc điều chuyển nội bộ
• Tổng hợp các tài sản cần thanh lý hoặc khấu hao: do hư hỏng, hoạt động kém hiệu quả, tốn nhiên liệu, năng lượng hoặc không dùng đến nữa,…

Bước 5: Hội đồng kiểm kê tài sản đưa ra nhận xét, đánh giá

Sau quy trình kiểm kê tài sản, Hội đồng cần họp và đưa ra đánh giá, nhận định về tình hình tài sản như:

• Đánh giá chung về tình hình sử dụng, quản lý tài sản tại doanh nghiệp
• Cần tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra biện pháp khắc phục khi xảy ra sự chênh lệch giữa kiểm kê thực tế và sổ sách kế toán
• Lên kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng, nâng cấp,…những tài sản cần sửa chữa tùy thuộc vào nguyên nhân cụ thể do các phòng ban trực tiếp sử dụng tài sản báo cáo.
• Phân loại, thống kê tài sản để đề nghị thanh lý dựa trên nguyên nhân cụ thể do bộ phận sử dụng trực tiếp báo cáo.

Bước 6: Đề xuất các giải pháp, kiến nghị:

• Tham mưu về chế độ quản lý tài sản nội bộ của các phòng quan;
• Kiến nghị chế độ lưu giữ, sắp xếp hồ sơ về tài sản giữa các bộ phận sử dụng;
• Đưa ra chế độ bảo hành, sửa chữa tài sản,
• Thực hiện kiến nghị của biên bản kiểm kê tài sản ở kỳ trước,
• Đưa ra biện pháp xử lý chênh lệch số liệu và giao trách nhiệm thực hiện, khắc phục.

Bước 7: Báo cáo kết quả quy trình kiểm kê tài sản:

• Báo cáo với doanh nghiệp về kết quả kiểm kê
• Gửi báo cáo kết quả chỉ đạo, điều hành của doanh nghiệp tới các bộ phận có liên quan.

4. Mức Xử Phạt Khi Không Thực Hiện Quy Trình Kiểm Kê Tài Sản

Nếu không thực hiện đúng theo quy định về thực hiện quy trình kiểm kê tài sản, đơn vị kế toán sẽ bị xử phạt theo hành vi vi phạm quy định về kiểm kê tài sản theo Điều 16 của Nghị định 41/2018/NĐ-CP về xử phạt các vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập như dưới đây:

“1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

• Không lập Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê hoặc báo cáo kết quả kiểm kê không có chữ ký theo quy định;
• Không phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý số chênh lệch giữa số liệu sổ sách kế toán với số liệu kiểm kê thực tế.

2. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi không thực hiện kiểm kê tài sản theo quy định.”

5. Mẫu Biên Bản Quy Trình Kiểm Kê Tài Sản

5.1 Mẫu biên bản kiểm quy trình kê tài sản theo Thông tư 200

Đơn vị: …………………… Bộ phận: ………………….

Mẫu số 05 – TSCĐ (Ban hàng theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)

BIÊN BẢN KIỂM KÊ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

Thời điểm kiểm kê …………. giờ ……….. ngày ……… tháng …….. năm ……….

Ban kiểm kê gồm:

– Ông/Bà:….…………………Chức vụ ……………Đại diện ……………Trưởng ban

– Ông/Bà:….……………………Chức vụ ……………Đại diện ……………Ủy viên

– Ông/Bà:….……………………Chức vụ ……………Đại diện ……………Ủy viên

Đã kiểm kê TSCĐ, kết qủa như sau:

Ngày ….. tháng ……năm……

Giám đốc (Ghi ý kiến giải quyết số chênh lệch)

Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên)

Trưởng Ban kiểm kê (Ký, ghi rõ họ tên)

5.2 Mẫu biên bản quy trình kiểm kê tài sản theo Thông tư 133

Đơn vị: …………………… Bộ phận: ………………….

Mẫu số 08a – TT (Ban hàng theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC Ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính)

BẢNG KIỂM KÊ QUỸ

(Dùng cho VNĐ)

Hôm nay, vào …….. giờ ………. ngày ………… tháng ……. năm ………

Chúng tôi gồm:

– Ông/Bà: …………………………………….…………………… đại diện kế toán

– Ông/Bà: …………………………………….…………………… đại diện thủ quỹ

– Ông/Bà: …………………………………….…………………… đại diện……….

Cùng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt kết quả như sau:

Số TT	Diễn giải	Số lượng (tờ)	Số tiền
A	B	1	2
I	Số dư theo sổ quỹ:	x	………………..
II	Số kiểm kê thực tế:	x	………………..
1	Trong đó: – Loại:	………………..	………………..
2	– Loại:	………………..	………………..
3	– Loại:	………………..	………………..
4	– Loại:	………………..	………………..
5	– …………	………………..	………………..
III	Chênh lệch (III = I – II)	x	………………..

– Lý do: 

+ Thừa: ………………..………………..………………..………………..……..……..

+ Thiếu: …..……..……..………………..………………..………………..……..……..

– Kết luận sau khi kiểm kê quỹ: …..………………..………………..………………….

Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên)

Thủ quỹ (Ký, ghi rõ họ tên)

Người chịu trách nhiệm kiểm kê quỹ (Ký, ghi rõ họ tên)

6. Cách Xử Lý Chênh Lệch Giữa Sổ Sách Và Thực Tế (nếu có)

Số liệu trong sổ sách kế toán là số liệu trên cơ sở được cập nhật từ các chứng từ, hóa đơn tức là số liệu có tính chất hợp pháp, tin cậy. Tuy nhiên, giữa số liệu trên sổ sách kế toán với thực tế trong quy trình kiểm kê tài sản vẫn có thể phát sinh chênh lệch do một số lý do sau đây:

• Tài sản doanh nghiệp (nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hóa, thiết bị sản xuất…) bị tác động của môi trường tự nhiên, thiên tai, cháy nổ làm cho hư hao, xuống cấp.
• Thủ kho, kế toán kho, thủ quỹ có thể nhầm lẫn về mặt chủng loại, thiếu chính xác về mặt số lượng khi nhập, xuất, thu, chi…
• Kế toán viên tính toán, ghi chép trên sổ sách có sai sót, tổng hợp thiếu chứng từ, hóa đơn…
• Các hành vi tham ô, gian lận, trộm cắp, cắt xén tài sản của doanh nghiệp.

Trong công tác chuẩn bị cho quy trình kiểm kê tài sản phải định kỳ kiểm tra số liệu kế toán, đồng thời phải sử dụng phương pháp kiểm kê để kiểm tra tình hình tài sản thực tế đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán. Nếu khi kết thúc quy trình kiểm kê tài sản cuối năm phát hiện có chênh lệch phải tìm nguyên nhân, xử lý và kịp thời điều chỉnh, bổ sung số liệu trên sổ sao cho phù hợp với tình hình thực tế.